Heures de Délégation 2024 : tableau pour CSE & délégué syndical

Les heures de délégation jouent un rôle important dans l’exercice des fonctions des représentants du personnel au sein des entreprises. Ces heures accordées permettent aux membres du Comité Social et Économique et aux délégués syndicaux de remplir efficacement leurs responsabilités de représentation des employés, tout en disposant d’un temps spécifiquement alloué à ces tâches.

L’objectif de cet article est de présenter un récapitulatif clair et détaillé sous forme de tableau pour faciliter la compréhension de l’attribution et de l’utilisation des heures de délégation, en accord avec les règles établies par le Code du travail.

Dans un premier temps, nous allons expliquer ce que sont les heures de délégation et pourquoi elles sont importantes. Vous apprendrez la nature de ces heures et leur importance dans les activités quotidiennes des représentants du personnel.

Ensuite, nous examinerons comment le Code du travail encadre l’attribution des heures de délégation. Nous aborderons les droits spécifiques des membres du CSE, des délégués syndicaux, et des représentants syndicaux au CSE. Nous traiterons également de quelques cas particuliers, tels que les élus suppléants, ceux en temps partiel, ceux en forfait annuel en jours, et ceux en maladie.

Enfin, nous détaillerons la mise en pratique des heures de délégation. Cette section répondra aux questions fréquentes sur les heures de réunion non incluses dans le crédit d’heures, la justification des heures par les élus, la possibilité pour l’employeur de refuser des heures, le délai de prévenance nécessaire, les moyens de contrôle des heures par l’employeur, l’impact sur le bulletin de salaire, et la possibilité de transférer ou reporter des heures non prises.

Grâce à ce tableau récapitulatif et aux explications fournies, vous aurez une vision d’ensemble des règles et des pratiques concernant les heures de délégation pour les membres du CSE et les délégués syndicaux.

Qu’est-ce que les heures de délégations ?

Les heures de délégation, c’est quoi ? Définition !

Les représentants du personnel et les salariés désignés par les syndicats représentatifs bénéficient d’un temps spécifique, appelé heures de délégation, que l’employeur doit obligatoirement leur accorder selon la loi. Ces heures leur permettent d’exercer leurs responsabilités durant leur temps de travail habituel, sans impact sur leur salaire.

L’utilisation de ces heures doit être en lien avec les fonctions du représentant. Elles offrent la possibilité de se déplacer librement dans et hors de l’entreprise pour établir les contacts nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches. Par exemple, ils peuvent accompagner un employé lors d’un entretien préliminaire, conduire une investigation, ou se rendre auprès de l’inspection du travail.

Attribution d’heures de délégation ? Que dit le Code du travail ?

Les heures de délégation dépendent du mandat et de l’effectif de l’entreprise. Nous nous attarderons sur le crédit d’heure légal, tout en sachant que des accords de branche, d’entreprise, des usages ou encore une décision unilatérale de l’employeur peuvent en disposer autrement de façon plus favorable.

Nous nous intéresserons plus spécifiquement aux membres du CSE, délégués syndicaux et représentants syndicaux.

Membre du CSE

Depuis le 1^er janvier 2020, tous les représentants du personnel disposent du crédit d’heure légal accordé aux membres du CSE, sauf dispositions plus favorables.

Voici, ci-dessous, un tableau détaillant le nombre légal d’heures par membre titulaire du CSE en fonction de l’effectif de l’entreprise :

L’accord préélectoral peut aménager le volume d’heure individuel à partir du moment où il respecte le volume d’heure global du crédit d’heures légal.

Ce crédit d’heures légal peut être augmenté en raison de circonstances exceptionnelles (exemple : projet de licenciement collectif entraînant des démarches multiples et un accroissement d’activité des représentant du personnel).

Délégués syndicaux

Les délégués syndicaux sont des salariés désignés par les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise, ayant obtenu au moins 10% des voix sur leur candidature au 1^er tour des élections professionnels.

Ils ont, notamment, la compétence de négocier des accords d’entreprise. Vous trouverez ci-dessous un tableau répertoriant le nombre d’heures auquel ont droit les délégués syndicaux.

Il est important de souligner que les représentants syndicaux impliqués dans la négociation de conventions ou d’accords au sein de l’entreprise se voient attribuer un crédit d’heures supplémentaire sur une base annuelle.

Les mesures introduites par les ordonnances MACRON en septembre 2017 ouvrent la possibilité, via un accord d’entreprise, de créer un Conseil d’entreprise. Cette instance, qui est en fait un Comité Social et Économique (CSE) avec des capacités de négociation élargies, intègre des délégués syndicaux.

Les membres de ce Conseil d’Entreprise qui participent aux négociations bénéficient d’un double avantage en termes de crédit d’heures. En plus des heures allouées pour leur rôle au sein du CSE, ils disposent d’un crédit d’heures additionnel, dont le détail est présenté dans un tableau de référence.

Représentant syndicaux au CSE

Dans les entreprises de 501 salariés et plus, le nombre d’heures de délégation des représentants syndicaux ne peut pas dépasser 20 heures par mois, sauf circonstances exceptionnelles.

Quelques cas particuliers

Les élus suppléants ?

Sauf accords de branche ou d’entreprise, les suppléants du CSE ne disposent pas d’heures de délégation. Néanmoins, ils peuvent se voir donner des heures par un titulaire du CSE.

Les élus en temps partiel ?

Les employés travaillant à temps partiel bénéficient du même nombre d’heures de délégation que ceux à temps plein.

Cependant, pour éviter que ces heures ne représentent une proportion disproportionnée par rapport au temps de travail réel des employés à temps partiel, il est stipulé que leur temps de travail ne peut être réduit de plus d’un tiers grâce à l’utilisation du crédit d’heures auquel ils ont droit. Le solde de ce crédit d’heures peut éventuellement être utilisé en dehors de leurs heures de travail habituelles.

Exemple : pour un salarié à temps partiel cumulant les mandats de délégué syndical et de membre du CSE dans une entreprise de plus de 550 personnes et travaillant 120 heures par mois, il ne peut consacrer à ses mandats que 120/3 = 40 heures pendant son temps de travail, or il totalise 48 heures d’heures de délégation. Dans ce cas, le solde de 8 heures devra être utilisé par lui, en dehors de son temps de travail.

L’élu en forfait annuel en jours ?

En l’absence d’un accord collectif, un élu travaillant selon un forfait annuel en jours verra ses heures décomptées par demi-journée, chaque demi-journée correspondant à 4 heures de délégation.

Ces heures seront soustraites du nombre total de jours travaillés annuellement tel qu’établi dans la convention individuelle du salarié.

L’élu en maladie ?

La maladie, cause de suspension du contrat de travail, ne suspend pas le mandat de l’élu. Il peut donc venir aux réunions organisées par l’employeur et utiliser son crédit d’heures.

En revanche, il est à noter que la Sécurité Sociale peut demander le remboursement des indemnités journalières et l’employeur ne devra payer les heures que si le médecin traitant de l’élu l’a autorisé a exercer son mandat pendant la maladie.

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Les heures de délégation, comment ça marche en pratique ?

Quelles heures de réunion ne font pas partie du crédit d’heures ?

Voici le temps passé en réunion qu’il convient de ne pas décompter du crédit heures, à savoir notamment :

• Toute réunion à l’initiative de l’employeur, à titre d’exemple, les réunions mensuelles du CSE.
• Les réunions de la commission santé, sécurité et condition de travail obligatoire dans les CSE des entreprises de 300 salariés et plus.
• Les réunions des autres commissions du CSE.
• Le temps passé en cas d’alerte pour risque grave et imminent : recherches de mesures préventives, enquêtes.

Sauf accord d’entreprise plus favorable, le temps passé en réunion préparatoire, en dehors de la présence de l’employeur s’impute bien sur le crédit d’heures.

Un élu doit-il justifier ses heures de délégation ?

Non, l’élu n’a pas à justifier ses heures de délégation. En effet, il peut disposer librement de ses heures de délégation à condition de les utiliser dans le cadre de l’exercice de ses mandats.

Toutefois, en cas de contestation de l’utilisation des heures de délégation par l’employeur devant le Conseil des Prud’hommes, l’élu pourra être amené à justifier de leur utilisation. Il est à noter que l’utilisation irrégulière des heures de délégation oblige l’élu à rembourser son employeur.

En cas d’utilisation frauduleuse des heures, l’élu s’expose à des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement (exemple : participer à des travaux en réfection dans un immeuble pendant ses heures de délégation).

L’employeur peut-il refuser des heures de délégation ?

Le représentant élu n’est pas tenu de solliciter l’accord de son employeur avant d’utiliser son crédit d’heures de délégation ou de quitter son poste, voire l’entreprise, pour remplir ses fonctions de représentation.

Cependant, bien que le représentant puisse exercer librement son mandat pendant ses heures de travail, il ne peut pas modifier de son propre chef ses horaires de travail. Il doit informer son employeur de tout changement (par exemple, s’il prévoit d’arriver à 15h au lieu de 14h, son heure habituelle de début de travail).

Un employeur qui exigerait une autorisation préalable commettrait un délit d’entrave, passible de sanctions pénales.

Il est important de noter que, même si une autorisation préalable n’est pas nécessaire, une information préalable reste possible et souvent souhaitable. Dans la pratique, plusieurs méthodes peuvent être adoptées : informer le supérieur hiérarchique au début et à la fin de la mission, tenir un registre écrit des activités de délégation, ou mettre en place un système de bons de délégation en collaboration avec les représentants du personnel.

Quel est le délai de prévenance pour les utiliser ?

Il peut être demandé aux élus de respecter un certain délai de prévenance. Ce délai sera très court et variera en fonction du poste occupé et de la nature du travail. Le délai sera même nul si la prise d’heures de délégation de l’élu n’est pas de nature à nuire au bon fonctionnement du service.

Ainsi, un salarié à la découpe de bois dans un magasin de bricolage n’aura pas le même délai de prévenance qu’une assistante dans un service administratif fermé à la clientèle, par exemple.

En pratique, la mise en place d’un registre ou bien de bons de délégation en concertation avec les élus, peut être un bon compromis. Le bon de délégation permet à l’employeur d’être informé avant que le salarié n’utilise ses heures et de comptabiliser les heures effectivement prises dans le mois.

Mais attention, les bons de délégation ne doivent en aucun cas servir à instaurer une autorisation préalable ou un contrôle a posteriori, sous peine de délit d’entrave répréhensible pénalement.

Comment l’employeur peut-il contrôler les heures de délégation ?

A priori, l’employeur ne peut pas contrôler les heures de délégation. Toutefois, s’il a un doute sur l’utilisation des heures de délégation, autrement dit, s’il pense qu’elles n’ont pas été utilisée pour l’exercice du mandat de l’élu, il peut les contester devant le Conseil des Prud’hommes après les avoir rémunérées.

Au préalable, il doit avoir demandé à l’élu des indications sur l’utilisation du crédit d’heures. Si l’élu refuse de donner ses indications à l’amiable, l’employeur devra saisir le juge des référés.

Et ce n’est qu’après cette étape que l’employeur pourra demander le remboursement des heures de délégation non utilisées dans le cadre des missions de l’élu.

Attention, il faut être sûr des raisons de la contestation, car l’employeur peut être condamné à des dommages et intérêts en réparation du préjudice moral et matériel subi par l’élu, si cette contestation est reconnue comme étant abusive.

Cela a été le cas par exemple pour un employeur qui s’est contenté d’affirmer, sans en apporter la preuve, que l’élu n’avait pas utilisé ses heures en conformité avec son mandat.

Quel est l’impact des heures de délégation sur le bulletin de salaire ?

Les heures passées en heures de délégation sont considérées comme du temps de travail effectif et payées comme tel, à l’échéance normale. Il est à noter qu’en cas de contestation, devant le Conseil des Prud’hommes de l’utilisation des heures de délégation, l’employeur est tout de même tenu de les payer.

La mention des heures de délégation sur le bulletin de paie est strictement interdite. En revanche, la nature et le montant de l’activité de représentation doit apparaître sur une fiche annexe ayant la même valeur qu’un bulletin de paie, la remise de cette fiche étant obligatoire qu’en cas d’utilisation du crédit d’heures dans le mois par l’élu.

S’agissant du bulletin de paie informatisé, l’administration considère que l’interdiction de faire apparaître les heures sur un bulletin de paie et la remise obligatoire d’une fiche annexe sont remplies :

• Si la codification utilisée n’est connue que par l’entreprise et le salarié.
• Et si une fiche explicative, à part, est remise au salarié pour lui permettre d’identifier les rubriques codifiées.

Est-il possible de transférer des heures de délégation à un suppléant ou autre membre ?

Avec l’introduction du CSE, une nouvelle pratique a été mise en place concernant les heures de délégation. Contrairement à ce qui était en vigueur pour les anciennes structures représentatives (CE, DP, CHSCT), il est maintenant permis de redistribuer ces heures entre les différents membres du CSE, y compris les suppléants.

Cette redistribution est soumise à certaines limites. Un membre ne peut pas, suite à ce partage, bénéficier dans le mois de plus d’une fois et demie le crédit d’heures initialement attribué au membre titulaire qui cède ses heures. De plus, ce partage est limité aux seuls membres du CSE, excluant ainsi les représentants syndicaux.

Pour mettre en œuvre cette redistribution, une procédure spécifique doit être suivie. L’employeur doit être notifié par écrit au minimum 8 jours avant que le transfert d’heures ne soit effectif. Cette notification doit préciser qui sont les membres concernés et combien d’heures sont partagées pour chacun d’entre eux.

Est-il possible de reporter des heures de délégation non prises ?

En effet, contrairement aux instances précédentes (CE, DP, CHSCT), il est maintenant permis de reporter les heures de délégation d’un mois sur l’autre, avec une limite de 12 mois.

Cependant, il est important de souligner qu’un report éventuel ne peut pas permettre à un membre du CSE d’utiliser plus d’une fois et demie le crédit d’heures auquel il a habituellement droit.

Pour cela, l’élu devra informer l’employeur par tout moyen au moins 8 jours avant.

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