Bons de délégation du CSE : comment ça marche ?

Les membres du comité social et économique (CSE) doivent remplir de nombreuses missions dans le cadre de leur mandat : organisation et marche générale de l’entreprise, présentation des réclamations individuelles et collectives….

Pour les mener à bien, ils bénéficient d’un certain nombre d’heures de délégation (ou crédit d’heures).

Ces heures peuvent être utilisées sans autorisation de l’employeur ou du supérieur hiérarchique. Néanmoins, il est utile que l’employeur puisse être informé de ces absences. Pour cela, beaucoup d’entreprises utilisent les bons de délégations.

Ces derniers ne sont pas prévus par le Code du travail, mais résultent d’une pratique dont les modalités ont été précisées par la jurisprudence.

Après un bref rappel de leur définition, je vous propose dans cet article toutes les informations nécessaires pour bien gérer les bons de délégation dans votre entreprise.

Comment mettre en place les bons de délégation ? Comment les utiliser ? Sur quel modèle les rédiger ?

Définition des bons de délégation.

Qu’est-ce que c’est ?

Le bon de délégation est un document que les représentants élus du personnel remettent à l’employeur lorsqu’ils souhaitent utiliser leur crédit d’heure.

L’objectif est de permettre un meilleur décompte et suivi des heures de délégation par l’employeur. En outre, il permet également à ce dernier d’être informé de la prochaine absence de l’élu et donc d’aménager le travail ou organiser un éventuel remplacement si nécessaire.

Quels élus sont concernés ?

Les bons de délégation concernent les élus disposant d’un crédit d’heure (ou heures de délégation) pour mener à bien leurs missions, à savoir :

• Les membres titulaires du CSE.
• Les représentants syndicaux au CSE. 
• Les délégués syndicaux. 
• Les représentants de sections syndicales. 

Attention : les membres suppléants du CSE ne disposent pas d’heures de délégation sauf dispositions conventionnelles plus favorables ou s’ils remplacent un membre titulaire. 

La mise en place des bons de délégation. 

La mise en place de bons de délégation est-elle obligatoire ?

Les bons de délégation sont une pratique facultative. Aucun texte n’impose la mise en place de bons de délégation dans l’entreprise. Chaque employeur est donc libre d’utiliser cette possibilité dans la gestion du crédit d’heures de ses élus.

Néanmoins, une fois mis en place, l’employeur est tenu de s’y conformer.

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L’employeur peut-il imposer les bons de délégation dans l’entreprise ?

L’employeur ne peut pas imposer de manière unilatérale l’utilisation des bons de délégation. Une procédure de concertation est en effet obligatoire, comme le rappelle la cour de cassation dans son arrêt du 12 avril 1988 (Cass. crim., 12 avr. 1988, no 87-84.148).

Cette concertation est menée soit avec :

• Les syndicats représentatifs dans le cadre d’un accord collectif (après consultation du CSE).
• Soit avec les représentants du personnel concernés (dans le cadre d’un accord conclu avec le CSE).

Ces discussions peuvent prévoir également les modalités de l’utilisation des bons de délégation : délai de prévenance, formulaire à utiliser, etc.

Conditions de validité des bons de délégation.

Le bon de délégation est un document écrit. Étant issu de la pratique, aucun article du Code du travail ne prévoit de contenu précis ou encore de conditions d’utilisation. La jurisprudence est venue néanmoins apporter certaines précisions.

Comment remplir un bon de délégation ?

Mentions habituelles.

Le bon de délégation mentionne habituellement les informations suivantes :

• Nom et prénom du salarié élu concerné.
• Mandat exercé (Titulaire du CSE, délégué syndical, etc.).
• Date et heure prévue de départ.
• Durée probable de l’absence.
• Date et heure de retour (à remplir par le salarié au retour).
• Nombre d’heures déjà prises dans le mois.

Le bon de délégation doit être signé par l’élu concerné et par le responsable hiérarchique auquel il le remet.

Mentions interdites.

Le bon de délégation ne doit pas indiquer le motif de l’absence. Rappelons en effet que l’employeur n’a pas à contrôler l’utilisation des heures de délégation (Cass. soc.10 mai 2006, 05-40.802).

La mention du lieu d’utilisation des heures est également interdite. Néanmoins, pour une question de responsabilité en cas d’accident, il est possible d’indiquer si le déplacement s’effectue à l’extérieur de l’entreprise.

Utilisation des bons de délégation.

Interdiction de toute autorisation préalable ou de contrôle a priori.

L’utilisation des bons de délégation ne doit pas conduire l’employeur à mettre en place une autorisation ou un contrôle préalable de l’utilisation du crédit d’heure. Une telle pratique constituerait un délit d’entrave, exposant l’entreprise à une amende de 7 500 euros (article L2317-1 du code du travail).

Les élus transmettent les bons de délégation dans un but uniquement informatif pour l’employeur.

Il est néanmoins possible d’instaurer un délai de prévenance afin que l’employeur puisse avoir le temps de s’organiser face à cette prochaine absence. Ce délai de prévenance est établi en concertation avec les représentations syndicales ou du personnel, lors des discussions relatives à la mise en place des bons de délégation.

La cour de cassation le rappelle ainsi : “s’il est vrai que (le crédit d’heure) peut licitement être soumis à l’emploi de bons de délégation et précédé d’un délai de prévenance, de telles modalités de son exercice, qui ne sauraient exister de plein droit, ne peuvent être mises en place qu’à l’issue d’une procédure de concertation” (Cass. crim. 12-4-1988 n° 87-84.148).

Mise à disposition des bons de délégation.

Les bons de délégation sont la plupart du temps remis par le service des ressources humaines ou par le responsable hiérarchique.

Les représentants du personnel doivent y avoir accès sans limitation et immédiatement. En effet, la remise des bons par l’employeur ne doit être assujetti à aucun délai ni condition préalable. Toute rétention des documents par l’employeur, de remise sous conditions ou sous délai, peut être constitutif du délit d’entrave.

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Recours et contestations.

Employeurs, que faire en cas de doute sur l’utilisation du bon de délégation ?

Au préalable, rappelons que l’élu peut utiliser son crédit d’heure, et donc son bon de délégation, sans avoir besoin d’une autorisation de son employeur.

En cas de doute sur la finalité réelle de l’absence, vous devez quand même délivrer un bon de délégation et rémunérer ces heures. Vous pourrez néanmoins, a posteriori, demander des explications à l’élu. À défaut de justification, l’employeur peut demander le remboursement des heures concernées auprès du juge judiciaire. (art L2315-10 du Code du travail ; Cass. soc., 15 décembre 1993, n°91-44481 ; Cass.soc, du 1 décembre 1993, 89-44.297).

Risques en cas de non-utilisation des bons de délégation par les salariés.

Une fois mis en place dans l’entreprise, l’utilisation des bons de délégation est obligatoire pour les élus. Le refus de les utiliser peut constituer une faute, susceptible d’entraîner une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement.

Un usage abusif peut également être sanctionné.

Par exemple : des bons de délégation servant à justifier des retards répétés (CE, 17 avril 1992, n°89834).

Modèle de bon de délégation à télécharger

Culture RH met à votre disposition un modèle type de bon de délégation qui pourrait vous être utile. Pour le télécharger, remplissez les champs ci-dessous.