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Quelles sont les compétences pour devenir gestionnaire de paie ?

Quelles sont les compétences pour devenir gestionnaire de paie ?
La rédac' Culture RH

Découvrez les compétences nécessaires pour devenir gestionnaire de paie.

Pour devenir gestionnaire de paie, il faut détenir des compétences techniques (ce qu’on appelle les “hard skills”) mais aussi des compétences humaines (ce qu’on appelle les “soft skills”).

Avant de se lancer dans une formation ou une reconversion en gestionnaire de paie, il est important de bien comprendre tout le panel de compétences nécessaires au gestionnaire de paie. 

Quelles compétences un bon gestionnaire de paie doit-il avoir ?

Le gestionnaire de paie un un champ d’action assez large. Il gère la création mensuelle des fiches de paie en priorité (en intégrant également les éléments changeants permettant l’élaboration des fiches de paie comme les absences et les congés payés).

Mais il peut également s’occuper de la création des contrats de travail, établir des fiches de poste et gérer les documents comptables liés aux départs de l’entreprise. Dans les grandes entreprises, le gestionnaire de paie a aussi en charge les déclarations sociales incluant les cotisations patronales et salariales ainsi que des relations avec les caisses de retraite.

Un gestionnaire de paie se doit également d’être disponible pour répondre à toutes les questions des salariés. 

Ce large panel suppose donc de nombreuses compétences techniques comme humaines.

Les compétences techniques du gestionnaire de paie

Les compétences techniques ou hard skills sont toutes les connaissances et capacités que le gestionnaire de paie doit maîtriser à minima pour effectuer toutes ses missions de la meilleure manière possible. 

Référentiel des compétences techniques de gestion de paie

  • Elaborer les fiches de paie
  • Intégrer la saisie de tous les éléments changeants (absences, congés, notes de frais…)
  • Procéder à la rémunération des salariés (espèces, chèques ou virement)
  • Gérer les outils techniques et informatiques de création de fiche de paie (SAGE et Cegid, les logiciels des ressources humaines, de gestion de paie…)
  • Etablir les déclarations de cotisations sociales pour les entreprises (et adresser son règlement à l’organisme compétent)
  • Connaître la convention collective de l’entreprise (parfois multisite et multiconvention), les terminologies comptables et sociales, la gestion administrative du personnel et le rôle et fonctionnement des institutions et des organismes sociaux
  • Créer un déclaration sociale nominative (DSN) ou déclaration annuelle de données sociales unifiée (DADS-U) annuelle 
  • Maîtriser les outils statistiques de traitement des données (tableaux excel, outils de récupération de données…)
  • Développer des connaissances en droit du travail et en droit social (et les règles spécifiques à l’activité en particulier (intérim, déplacements, expatriation…) afin d’appliquer correctement les législations en vigueur

Comment acquérir les bonnes compétences techniques en gestion de paie ? 

Il existe différentes manières d’acquérir ces compétences techniques, pour devenir un gestionnaire de paie efficace. Certains vont les acquérir avec l’expérience, en effectuant des stages en entreprise par exemple.

Il est également possible de se créer ces compétences par le biais des différentes formations en gestion de paie qui sont disponibles (via un compte CPF, une université, le pôle emploi…). 

Les compétences humaines du gestionnaire de paie

Les compétences humaines (ou soft skills) du gestionnaire de paie correspondant à toutes qualités personnelles et liées au caractère, à l’intelligence émotionnelle, qui vont être nécessaires au gestionnaire de paie pour mener à bien ses missions. 

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Référentiel des compétences humaines en gestion de paie

Parmi les qualités humaines primordiales à avoir quand on souhaite devenir gestionnaire de paie, l’on trouve : 

  • La résistance au stress : notamment en fin de mois car c’est une période où le gestionnaire de paie va être fortement sollicité. 
  • La discrétion : un bon gestionnaire de paie ne doit pas divulguer d’informations sur les chiffres qu’il manipule. Au courant des rémunérations de chacun, il doit veiller au strict respect de la vie privée de chaque employé
  • La rigueur : un bon gestionnaire de paie doit se prémunir d’un esprit rigoureux à toute épreuve. Il se doit de vérifier chaque chiffre pour s’assurer de l’absence totale d’erreurs sur les fiches de paie
  • Le sens du relationnel : diplomate et bon communicant, le gestionnaire de paie doit souvent gérer des sujets délicats avec les salariés, les responsables RH et la direction. Il se doit de répondre avec diplomatie à tous. 
  • La disponibilité : les salariés ont souvent des questions sur leur rémunération, leur bulletin de paie, leurs contrats de travail, leurs notes de frais, leurs indemnités de départ… Le gestionnaire de paie doit alors pouvoir se rendre disponible afin de répondre à toutes ses questions le plus rapidement possible. 
  • Capacité à prioriser : chaque mission du gestionnaire de paie est très importante pour la comptabilité de l’entreprise. Il est donc indispensable de savoir définir les bonnes priorités.
  • Autonomie : si le gestionnaire de paie travaille en étroite collaboration avec les services RH et la direction, il se doit d’être totalement autonome sur les création des documents de paie demandés.  

Lire également: quel est le salaire d’un gestionnaire de paie ?

Comment acquérir les bonnes soft skills en gestion de paie ? 

Les compétences humaines pour devenir un bon gestionnaire de paie peuvent être innées.

Mais ce sont aussi des compétences qui s’apprennent au niveau individuel, comme la gestion du stress (via des exercices de sophrologie ou de gestion de ses émotions par exemple) ou la rigueur, qui va se développer au fur et à mesure de l’expérience et de l’apprentissage suite à des erreurs.

D’autres compétences humaines comme l’esprit d’équipe ou l’ouverture d’esprit (pour comprendre au mieux les évolutions du droit social et du droit du travail) peuvent s’acquérir via un travail au sein d’une entreprise, au contact des collègues. 

Quelles compétences valoriser sur un CV gestionnaire de paie ?

Vous avez envie de devenir gestionnaire de paie et vous avez suivi une formation de gestion de paie dans ce sens ? Mais vous ne savez pas comment, désormais, mettre en avant les bonnes compétences sur votre CV. 

N’hésitez pas, par exemple, à lister pour votre futur employeur vos compétences techniques (avec leur niveau de maîtrise pour chaque compétence) d’un côté et de l’autre vos compétences humaines et comportementales. 

Pour exemple, mettre dans les compétences techniques : 

  • Logiciels SAGE et Cegid (maîtrise parfaite)
  • Anglais (niveau scolaire)
  • Connaissance du droit du travail et du droit social lié à la gestion de paie (maitrise en cours)

Et du côté des compétences humaines : 

  • Rigueur très élevée dans la saisie des données
  • Grande capacité d’organisation et d’autonomie
  • Esprit d’équipe et bon relationnel avec les salariés
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