Externalisation des entretiens professionnels : solution miracle ?

Externalisation des entretiens professionnels : solution miracle ?
Audrey Gervoise

DRH en temps partagé, j'accompagne les entreprises dans la gestion et l'optimisation de leurs Ressources Humaines

Avez-vous déjà envisagé de déléguer la tenue de vos entretiens professionnels ? Vous hésitez ? Prenez quelques instants pour découvrir cette pratique et ce qu’elle peut vous offrir !

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L’entretien professionnel, en plus d’être une obligation légale, représente un enjeu RH et managérial majeur pour les entreprises. Amélioration de la QVCT, fidélisation des collaborateurs, développement des compétences, …Les apports sont, certes, nombreux et importants, mais l’organisation de ces entretiens peut également s’apparenter à un véritable casse-tête pour les entreprises.

Dans un contexte où il est de plus en plus difficile de concilier tous les aspects de la fonction RH, l’externalisation des entretiens professionnels peut-elle être une solution ? Y a-t-il un réel intérêt à externaliser les entretiens professionnels ? Est-ce simple à réaliser ? …

Découvrez dans notre article le principe d’externalisation des entretiens professionnels !

L’entretien professionnel, quelques rappels !

Afin de comprendre au mieux les enjeux de l’externalisation des entretiens professionnels, ainsi que les points d’attention à garder en tête lors de ce process, attardons-nous quelques instants sur les obligations et risques liés aux entretiens professionnels.

Entretiens professionnels, quelles sont les obligations de l’employeur ?

Quelle que soit la nature du contrat de travail (à l’exception de ceux mettant du personnel à disposition d’entreprises d’accueil, de ceux conclus dans le cadre d’une sous-traitance et d’intérim) et quelle que soit la taille de l’entreprise, l’employeur doit informer ses collaborateurs, dès l’instant de leur embauche, qu’ils bénéficieront tous les deux ans d’un entretien professionnel consacré à leurs perspectives d’évolution professionnelle ; et notamment en ce qui concerne leurs qualifications et leur employabilité.

De même, tous les six ans, l’employeur est dans l’obligation d’organiser un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du collaborateur. Cet état des lieux doit faire l’objet d’un compte rendu écrit et doit reprendre entre autres les différentes actions de formation dont a pu bénéficier le collaborateur.

Au cours de ces différents entretiens de nombreux sujets devront être abordés afin que l’employeur puisse justifier de l’accomplissement de ses obligations.

À noter que, selon l’article L. 6315-1 du Code du travail, la tenue de cet entretien est de la responsabilité de l’employeur qui devra également en proposer la tenue lors de la reprise d’activité des collaborateurs à la suite de certaines absences, tel que : le congé de maternité, le congé parental d’éducation ; etc.

Entretiens professionnels, quelles sanctions possibles ?

L’employeur qui ne répond pas à ses obligations en lien avec l’organisation et la tenue des entretiens professionnels encourt de nombreux risques, et plus particulièrement :

  • La reconnaissance d’une faute de l’employeur dans le cadre de l’exécution du contrat de travail.
  • Le paiement de dommages et intérêts.
  • Un versement supplémentaire et obligatoire sur le compte personnel de formation du ou des collaborateurs concernés. Ce paiement prend la forme d’un abondement à hauteur de 3 000€. Cette mesure ne sera pas applicable dans les entreprises de 50 salariés et moins.

Externalisation des entretiens professionnels, quels avantages ?

L’entretien professionnel répond donc à certaines obligations de formalisme qu’il n’est pas toujours évident de réaliser. Ainsi, même en répondant à ses obligations de tenue, l’employeur encourt tout de même certains risques juridiques et financiers.

De ce fait, déléguer cette obligation semble alors être une réelle opportunité pour les entreprises, mais cela est-il réellement le cas ? La délégation des entretiens est-elle vraiment une bonne opportunité ? Cela en vaut-il le coût ?

Évidemment, tout dépend de la taille et de l’organisation de votre entreprise, mais parmi les principaux avantages de l’externalisation nous pouvons citer les trois points suivants.

Sécuriser la pratique des entretiens professionnels

Réalisé par des consultants expérimentés, rompu à cette pratique et possédant des supports adaptés et pertinents, recourir à l’externalisation des entretiens professionnels vous assure de répondre à l’ensemble de vos obligations.

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Bénéficier d’un accompagnement et d’une expertise

L’externalisation des entretiens ne se résume pas à la tenue de l’entretien lui-même, les consultants accompagnent l’employeur et le service RH tout au long du process.

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Construction de l’entretien, élaboration de la trame, analyse et restitution des échanges sont autant de prestations qui composeront l’externalisation des entretiens professionnels.

Nouveautés sur la prime de partage de la valeur et modèle de décision de versement

Depuis son entrée en vigueur le 1er décembre 2023, la la loi sur le partage de la valeur permet le versement de 2 primes de partage de la valeur (PPV) par année civile. Il est grand temps d'en profiter car les règles d'exonération changent à compter du 1er janvier 2024 ! Retrouvez dans cette synthèse à télécharger les modalités de mise en place de la PPV ainsi qu’un modèle de décision unilatérale de versement. Ce dossier a été réalisé par notre partenaire les Editions Tissot.

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Autre avantage non négligeable, l’obtention de résultats bien plus probants que si vous réalisez les entretiens vous-même. Souvent plus en confiance, les collaborateurs ne craignent pas d’aborder certains sujets et s’expriment généralement plus librement sur leurs envies et projets.

Il est alors plus simple de déterminer les actions de formation à leur proposer. De même, vous pourrez vous appuyer sur l’expertise du consultant pour dénicher la formation idéale.

Libérer du temps

Bien qu’essentiel et obligatoire, l’entretien professionnel s’avère être extrêmement chronophage tant pour les équipes RH que pour les managers et autres chefs d’équipe.

En faisant appel à l’externalisation vous serez en mesure de rationaliser votre temps, mais aussi celui de vos équipes encadrantes qui se verront déchargées d’une tâche (la conduite d’entretien) dans laquelle ils ne sont généralement pas très à l’aise.

Externalisation des entretiens professionnels, comment bien la préparer ?

Si l’externalisation des entretiens professionnels présente de nombreux avantages, cela n’est pas pour autant une solution miracle qui vous permettra de déléguer cette mission dans sa globalité.

Pour vous assurer de la réussite de ce projet, vous devrez y investir à la fois des moyens financiers, mais aussi du temps.

Définissez clairement vos attentes et vos objectifs

Pour que le cabinet et/ou le consultant choisi puisse mener sa mission à bien, il est essentiel de porter à sa connaissance les attentes et objectifs de l’entreprise. Êtes-vous ouvert à une politique de mobilité interne ? Quels sont les projets en cours de développement ? Quelles sont les possibles évolutions du marché de votre secteur d’activité ? …

Autant d’éléments de contexte qui permettront au consultant d’appréhender les enjeux de l’entreprise afin de les concilier au mieux avec les attentes des collaborateurs.

Participer à la planification des entretiens

Si l’un des avantages de l’externalisation est de vous libérer du temps, il est néanmoins indispensable que vous gardiez une vue sur l’organisation de ces entretiens.

Pourquoi ? Tout simplement pour vous permettre d’organiser au mieux la productivité de vos équipes. Il serait dommage que vous perdiez une ou plusieurs journées de production parce que certains de vos collaborateurs sont occupés à réaliser leur entretien professionnel.

Accorder du temps à l’étape de restitution

L’obligation liée aux entretiens professionnels n’est pas seulement une obligation de moyen, mais également de résultat.

Ainsi, en tant qu’employeur, vous devez être en mesure de prouver la réalisation d’actions en lien avec ces entretiens. De ce fait, l’étape de la restitution est tout aussi importante, car vous ne pouvez vous contenter de la simple tenue des entretiens, vous devez les exploiter afin de construire le parcours professionnel de vos collaborateurs.

Lors de la restitution, vous pourrez vous appuyer sur l’expertise et l’expérience des consultants pour élaborer avec eux, un programme de formation qui répondra à vos obligations de formation, de développement des compétences et d’employabilité des salariés.

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Audrey Gervoise

Généraliste confirmée dans le domaine des Ressources Humaines et dans la gestion des entreprises, je mets l'ensemble de mes compétences, de mon expérience et de mes savoir-faire au service des entreprises pour les aider et les éclairer dans la gestion RH et administrative du quotidien.