Externalisation des entretiens professionnels : préparation, avantages, … Tout savoir !

L’entretien professionnel, en plus d’être une obligation légale, représente un enjeu RH et managérial majeur pour les entreprises. Amélioration de la QVCT, fidélisation des collaborateurs, développement des compétences, …Les apports sont, certes, nombreux et importants, mais l’organisation de ces entretiens peut également s’apparenter à un véritable casse-tête pour les entreprises.

Dans un contexte où il devient de plus en plus complexe de gérer l’ensemble des missions RH, l’externalisation des entretiens professionnels peut-elle représenter une réponse adaptée ? Présente-t-elle un véritable intérêt ? Est-ce facile à mettre en œuvre ? …

Découvrez dans notre article le principe d’externalisation des entretiens professionnels !

L’entretien professionnel, quelques rappels !

Afin de comprendre au mieux les enjeux de l’externalisation des entretiens professionnels, ainsi que les points d’attention à garder en tête lors de ce process, attardons-nous quelques instants sur les obligations et risques liés aux entretiens professionnels.

Entretiens professionnels, quelles sont les obligations de l’employeur ?

Quel que soit le type de contrat (hors mise à disposition, sous-traitance ou intérim) et quelle que soit la taille de l’entreprise, l’employeur a l’obligation d’informer ses salariés, dès leur embauche, qu’un entretien professionnel leur sera proposé tous les deux ans. Cet échange porte sur leurs perspectives d’évolution, en lien avec leurs compétences et leur employabilité.

De même, tous les six ans, l’employeur est dans l’obligation d’organiser un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du collaborateur. Cet état des lieux doit faire l’objet d’un compte rendu écrit et doit reprendre entre autres les différentes actions de formation dont a pu bénéficier le collaborateur.

Au cours de ces différents entretiens de nombreux sujets devront être abordés afin que l’employeur puisse justifier de l’accomplissement de ses obligations.

À noter que, selon l’article L. 6315-1 du Code du travail, la tenue de cet entretien est de la responsabilité de l’employeur qui devra également en proposer la tenue lors de la reprise d’activité des collaborateurs à la suite de certaines absences, tel que : le congé de maternité, le congé parental d’éducation ; etc.

Entretiens professionnels, quelles sanctions possibles ?

L’employeur qui ne répond pas à ses obligations en lien avec l’organisation et la tenue des entretiens professionnels encourt de nombreux risques, et plus particulièrement :

• La reconnaissance d’une faute de l’employeur dans le cadre de l’exécution du contrat de travail.
• Le paiement de dommages et intérêts.
• Un versement supplémentaire et obligatoire sur le compte personnel de formation du ou des collaborateurs concernés. Ce paiement prend la forme d’un abondement à hauteur de 3 000€. Cette mesure ne sera pas applicable dans les entreprises de 50 salariés et moins.

Externalisation des entretiens professionnels, quels avantages ?

L’entretien professionnel répond donc à certaines obligations de formalisme qu’il n’est pas toujours évident de réaliser. Ainsi, même en répondant à ses obligations de tenue, l’employeur encourt tout de même certains risques juridiques et financiers.

De ce fait, déléguer cette obligation semble alors être une réelle opportunité pour les entreprises, mais cela est-il réellement le cas ? La délégation des entretiens est-elle vraiment une bonne opportunité ? Cela en vaut-il le coût ?

Évidemment, tout dépend de la taille et de l’organisation de votre entreprise, mais parmi les principaux avantages de l’externalisation nous pouvons citer les trois points suivants.

Sécuriser la pratique des entretiens professionnels

Réalisé par des consultants expérimentés, rompu à cette pratique et possédant des supports adaptés et pertinents, recourir à l’externalisation des entretiens professionnels vous assure de répondre à l’ensemble de vos obligations.

À lire également :

• L’entretien d’évaluation à 360° : Comment le mettre en place ? Avantages et inconvénients ?
• Entretien de suivi de charge et télétravail : comment le rédiger ?
• RH, comment se préparer à la conduite de l’entretien préalable ?

Bénéficier d’un accompagnement et d’une expertise

L’externalisation des entretiens ne se résume pas à la tenue de l’entretien lui-même, les consultants accompagnent l’employeur et le service RH tout au long du process.

La suite après la publicité

Construction de l’entretien, élaboration de la trame, analyse et restitution des échanges sont autant de prestations qui composeront l’externalisation des entretiens professionnels.

Autre avantage important : des résultats souvent plus riches que lors d’entretiens menés en interne. Les collaborateurs, plus à l’aise avec un intervenant externe, hésitent moins à évoquer certains sujets et s’expriment plus librement sur leurs aspirations et projets professionnels.

Il est alors plus simple de déterminer les actions de formation à leur proposer. De même, vous pourrez vous appuyer sur l’expertise du consultant pour dénicher la formation idéale.

Libérer du temps

Bien qu’essentiel et obligatoire, l’entretien professionnel s’avère être extrêmement chronophage tant pour les équipes RH que pour les managers et autres chefs d’équipe.

En faisant appel à l’externalisation vous serez en mesure de rationaliser votre temps, mais aussi celui de vos équipes encadrantes qui se verront déchargées d’une tâche (la conduite d’entretien) dans laquelle ils ne sont généralement pas très à l’aise.

Externalisation des entretiens professionnels, comment bien la préparer ?

Si l’externalisation des entretiens professionnels présente de nombreux avantages, cela n’est pas pour autant une solution miracle qui vous permettra de déléguer cette mission dans sa globalité.

Pour vous assurer de la réussite de ce projet, vous devrez y investir à la fois des moyens financiers, mais aussi du temps.

Définissez clairement vos attentes et vos objectifs

Pour permettre au cabinet ou au consultant de mener sa mission efficacement, il est indispensable de lui transmettre les attentes et objectifs de l’entreprise. Êtes-vous favorable à la mobilité interne ? Quels projets sont actuellement en développement ? Quelles évolutions anticipez-vous dans votre secteur d’activité ? …

Autant d’éléments de contexte qui permettront au consultant d’appréhender les enjeux de l’entreprise afin de les concilier au mieux avec les attentes des collaborateurs.

Participer à la planification des entretiens

Si l’un des avantages de l’externalisation est de vous libérer du temps, il est néanmoins indispensable que vous gardiez une vue sur l’organisation de ces entretiens.

Pourquoi ? Tout simplement pour vous permettre d’organiser au mieux la productivité de vos équipes. Il serait dommage que vous perdiez une ou plusieurs journées de production parce que certains de vos collaborateurs sont occupés à réaliser leur entretien professionnel.

Accorder du temps à l’étape de restitution

L’obligation liée aux entretiens professionnels n’est pas seulement une obligation de moyen, mais également de résultat.

Ainsi, en tant qu’employeur, vous devez pouvoir justifier la mise en œuvre d’actions concrètes à la suite des entretiens professionnels. C’est pourquoi la phase de restitution est essentielle : il ne suffit pas de mener les entretiens, encore faut-il en tirer parti pour structurer les parcours professionnels de vos collaborateurs.

Lors de la restitution, vous pourrez vous appuyer sur l’expertise et l’expérience des consultants pour élaborer avec eux, un programme de formation qui répondra à vos obligations de formation, de développement des compétences et d’employabilité des salariés.

À lire également :

• L’entretien annuel à distance est-il possible ? Mode d’emploi !
• Comment gérer les situations délicates en entretien ?
• Entretien de recadrage : jeu d’équilibre entre remobilisation et démotivation