Nombreuses sont les entreprises, notamment les plus petites, où la fonction RH est encore bien trop sous-estimée. Dans certains cas, elle est assimilée à une charge incompressible pour l’entreprise, sans apporter de plus-value capable de diminuer ce coût. Dans d’autres, elle se limite à des pans purement opérationnels. C’est notamment le cas ces derniers mois avec la fonction recrutement dans un marché des talents tendu.
Pourtant, pensées de manière stratégique, les ressources humaines vont pouvoir aider les entreprises à gagner en performance, en rentabilité et en attractivité. Elles font partie de l’essence même de l’entreprise. De ce fait, elles ont un rôle à jouer dans toutes les activités de cette dernière.
Voyons à travers cet article comment les RH vont s’intégrer au système de management de la qualité de l’entreprise, dans le cadre de l’obtention d’une certification.
Former et sensibiliser à la certification
Le service RH peut contribuer à la réussite de la certification en garantissant une bonne connaissance de la norme visée. En effet, il peut proposer de former l’équipe projet désignée pour leur permettre de s’approprier le référentiel associé. On note aussi souvent des besoins quant aux outils spécifiques à un tel exercice (gestion de projet, management transversal, conduite de réunion…).
Les RH peuvent également sensibiliser aux impacts des certifications de l’entreprise en les intégrant dans les processus existants. Ainsi, il n’est pas rare de constater qu’un objectif fixé lors des entretiens annuels d’évaluation (EAE) concerne une certification de l’entreprise.
Dans le cas d’une certification à venir, l’inclure comme cible sera une bonne manière de l’intégrer dans le quotidien des salariés. Il en va d’une démarche d’acceptation (ou de co-construction), plutôt qu’une imposition descendante. Cette vision étant bien mieux acceptée des collaborateurs et plus efficace en termes d’engagement.
Gérer les compétences
Dans la majorité des cas, le système de management de la qualité exige des salariés compétents pour les missions qui leur sont assignées. Là encore, le service RH a son rôle à jouer.
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L’entretien annuel peut devenir un moment clé pour l’engagement et la formation des équipes. Pour révéler tout son potentiel, notre partenaire Lucca a élaboré un guide avec des conseils pratiques pour impliquer les collaborateurs lors de préparation, identifier des besoins de formation et favoriser la montée en compétences.
Je télécharge les 8 fichesEn effet, les RH ont pour mission de construire un plan de développement des compétences annuel. Ce dernier va permettre de déployer les actions de formation nécessaires pour combler les lacunes détectées. On y retrouvera de l’individuel, issu de l’entretien professionnel par exemple, mais on peut également y retrouver du collectif, à travers les besoins recensés par chaque manager pour son équipe.
L’évaluation à froid, mise en place par les RH, sera capitale pour s’assurer de l’évolution effective des compétences, donc de l’efficacité du plan de développement des compétences déployé.
L’équipe projet va superviser la partie documentaire. En parallèle, le service RH va amener les collaborateurs au niveau attendu pour la certification. Ce sera un travail main dans la main, avec un minutage optimal, qui permettra de garantir la certification.
Gérer les effectifs
Si la formation permet d’avoir les bonnes compétences, encore faut-il avoir les ressources (humaines) en adéquation. C’est ce que s’efforcent de faire les RH, à travers la politique de recrutement (et intégration), ainsi que celle en lien avec la gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP).
En effet, sans ce contrôle du service RH, plusieurs risques apparaissent :
- Sur ou sous-effectif, impactant directement la masse salariale.
- Dérives qualité (en qualitatif et/ou quantitatif).
- Difficulté de stabilisation des procédures déployées et impacts sur l’amélioration continue.
Il est tout à fait envisageable d’intégrer la démarche de certification dans le livret d’accueil pour imprégner les collaborateurs dès leur arrivée !
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Gérer la documentation
Obtenir une certification est un exercice technique. En effet, l’objectif de l’entreprise est de prouver, à travers ses politiques, procédures et pratiques opérationnelles, qu’elle est conforme aux attendus imposés. C’est pourquoi, chaque service évalué s’impose la rédaction et la mise à jour de documentations spécifiques. Le service RH ne déroge pas à cette pratique et peut bien souvent servir de modèle.
Dans nos métiers où la règlementation évolue constamment, c’est un impératif bien souvent légal. Nous devons fonctionner de manière rigoureuse et souple pour garantir à tout moment la conformité de l’entreprise. On pense bien évidemment à la conformité avec le droit du travail, mais il y a aussi la convention collective ou encore les accords d’entreprise. Finalement, une certification n’est qu’un nouveau référentiel à satisfaire.
Les services RH ont l’habitude de réaliser fréquemment des audits internes pour garantir leurs procédures. Ainsi, les collaborateurs RH ont l’habitude de ce genre d’exercice. Ce travail récurrent va permettre à l’équipe projet de gagner du temps. Par la même occasion, on diminuera également considérablement le risque de non conformité.
Promouvoir l’engagement social
La politique de Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) est de plus en plus plébiscitée. D’une part, afin de promouvoir l’engagement à la diversité et à l’inclusion de l’entreprise vis-à-vis de ses collaborateurs et partenaires. D’autre part, à l’heure du réchauffement climatique, les moindres faits et gestes environnementaux des sociétés sont scrutés à la loupe.
Ces critères font leur apparition dans les référentiels de certification, car ils correspondent à l’évolution de la société civile. On n’en attend donc pas moins des entreprises privées. Pour cela, les directions peuvent s’appuyer sur leur service RH puisque ces sujets touchent à l’humain au sens large.
L’entrée de l’entreprise dans un parcours de certification doit être en adéquation avec sa culture d’entreprise. Ou, tout du moins, doit-elle être consciente des effets que cela pourra avoir sur cette dernière.
Accompagner le changement
Dans leur rôle d’accompagnement de proximité, les RH vont pouvoir véhiculer toutes les modifications imposées par une certification d’entreprise. Grâce à leur communication et à l’évolution des procédures internes, les RH vont participer à la diffusion du changement.
Garantes des droits des collaborateurs, les RH vont apporter leur caution aux nouveautés liées à la certification. De part ses actions transversales au sein de l’entreprise, le service RH va servir de lien entre les divers acteurs. Ceci pour leur permettre de fonctionner au mieux, tout en garantissant l’atteinte des objectifs fixés.
En conclusion
La fonction RH, de par ses missions transversales, permet d’assurer la conformité aux normes de certification. Dans un premier temps, grâce à son action directe sur les procédures liées au travail des collaborateurs. Dans un second temps, à travers le travail de la culture d’entreprise en interne, comme en externe.
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