Absences répétées pour cause de maladie: que faire ? Règles & Procédure

« Le travail c’est la santé » est un dicton bien connu cependant il peut arriver que, durant la relation contractuelle avec son employeur, le salarié ait des ennuis de santé.

Des ennuis tels qu’ils le contraignent à s’absenter régulièrement voire de façon prolongée….

Comment réagir face à une telle situation ? Quelles sont les leviers possibles permettant de faire face aux imprévus ? Que faire quand ces absences désorganisent le fonctionnement du service ?

Dans le présent article, nous allons aborder ces différents points en vous expliquant la marche à suivre.

Absences répétées ou prolongée du fait de la maladie : c’est quoi ? Définition !

Lorsque nous sommes face à des absences répétées ou prolongées du fait de la maladie, nous ne sommes pas face à des absences répétées injustifiées ou un abandon de poste.

En effet, les absences sont généralement justifiées par un arrêt maladie délivré par le médecin traitant du salarié et fourni par ce dernier dans les délais prévus (à défaut 48 heures).

On peut alors se poser la question de la problématique : en quoi cela pose-t-il problème ?

Malheureusement, les absences répétées ou prolongées peuvent dans certains cas venir perturber le fonctionnement du service voire désorganiser l’entreprise à tel point que le remplacement définitif du salarié devient nécessaire. Si vous êtes placé dans cette situation, que pouvez-vous faire ?

C’est ce que nous allons aborder dans le paragraphe ci-dessous.

Comment réagir ? Quelles précautions ?

Face aux absences dues à la maladie, il existe plusieurs solutions, dans le présent article nous avons décidé de faire un focus sur le licenciement pour absences répétées et prolongées du fait de la maladie.

Attention, le licenciement en raison de la maladie du salarié est strictement interdit en France car discriminatoire. Un licenciement qui serait justifié par la maladie d’un salarié serait nul : les conséquences étant notamment la réintégration du salarié.

Ainsi, avant d’envisager un licenciement en raison des absences répétées ou prolongées du fait de la maladie, il faut vérifier que vous respectez bien 2 critères cumulatifs :

• L’absence du salarié perturbe le fonctionnement de l’entreprise
• Le remplacement définitif du salarié est nécessaire.

Si vous ne respectez pas ces deux critères, le licenciement sera considéré comme étant sans cause réelle et sérieuse, cela signifie qu’en cas de contentieux, vous aurez notamment des dommages et intérêts à verser au salarié.

Pensez également à bien vérifier dans votre convention collective qu’il n’y a pas une clause de garantie d’emploi qui interdirait de licencier le salarié durant la période de garantie d’emploi.

Inutile de préciser que l’absence en raison de la maladie ne doit pas être imputable à l’employeur. En effet, si l’absence fait suite à un contexte de harcèlement, burn out, méconnaissance des préconisations du médecin du travail, ou tout élément permettant de prouver qu’il y aurait défaillance de l’employeur dans son obligation de sécurité de résultat, elle ne pourra pas constituer le motif d’un licenciement.

Remplacement définitif du salarié

S’agissant du remplacement définitif du salarié, cela signifie que le remplaçant du salarié devra être embauché sous CDI.

Le licenciement sera considéré comme abusif si le salarié est remplacé par un salarié sous CDD ou par une entreprise extérieure, sauf à prouver que le salarié remplaçant ne peut pas assurer toutes les tâches du salarié absent.

Par ailleurs, la désorganisation est telle qu’elle doit nécessiter un remplacement définitif du salarié absent, cela signifie donc que s’il est aisé de trouver des remplaçants en CDD, vous ne serez pas fondé à mettre en œuvre ce type de licenciement.

La réalité de l’embauche définitive s’apprécie au jour où l’employeur a pris la décision de rompre le contrat, ainsi peu importe s’il y a une rupture de période d’essai du salarié remplaçant par la suite.

Le remplacement doit être un nouveau salarié ainsi ce ne peut être un salarié choisi en interne. En revanche, le remplacement en cascade est possible : si le remplaçant est en interne et que le remplaçant du remplaçant est un nouvel embauché sous CDI.

Le remplacement doit se faire dans un délai raisonnable, proche du licenciement : soit 2 mois avant le licenciement, soit quelques temps après à condition d’être en capacité de démontrer toutes les démarches de recrutement effectuées.

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Réalité de la perturbation du fonctionnement de l’entreprise

La réalité de la perturbation du fonctionnement devra figurer tel quel dans la lettre de licenciement et l’employeur devra démonter cette réalité et surtout devra démontrer que cela a nécessité le remplacement définitif du salarié.

En effet, si pendant la période d’absence, la solution transitoire choisie pouvait devenir définitive, l’employeur ne sera pas fondé à mettre en œuvre ce type de licenciement.

Pour déterminer la réalité de la perturbation, on regardera plusieurs éléments :

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• Le lien de causalité entre l’absence et la perturbation : l’absence doit être la cause directe de la perturbation,
• La qualification du salarié : un salarié sans qualification sera plus facilement remplaçable. A l’inverse, un salarié qui a des fonctions spécifiques ou des compétences uniques dans l’entreprise sera plus difficilement remplaçable,
• La taille et la nature de l’activité de l’entreprise : plus l’entreprise est petite et les délais d’exécution resserrés, plus un remplacement définitif sera nécessaire,
• La situation géographique de l’entreprise : il sera plus facile de trouver des remplaçants rapidement en région parisienne par exemple.

Les éléments de preuve généralement retenus par les juges sont les répercussions financières, les retards pris dans l’activité et la surcharge de travail répartie sur les collègues.

L’appréciation de la réalité du motif se fait au moment où l’employeur prend la décision de rompre le contrat.

Par ailleurs, cela doit être une perturbation au niveau de l’entreprise donc si vous êtes dans une entreprise comprenant plusieurs établissements, la désorganisation ne doit pas avoir lieu que dans un établissement. Autrement dit, si vous êtes dans une entreprise dans laquelle il y a 90 magasins, vous ne pouvez pas utiliser ce motif si l’absence du salarié ne perturbe l’activité que de l’un de vos magasins.

Quelle procédure ?

S’agissant de la procédure de licenciement, il conviendra de respecter la procédure conventionnelle de licenciement, à défaut celle prévue par la Loi que nous allons exposer ci-dessous.

Convocation

L’employeur devra adresser au salarié une convocation dans laquelle sera obligatoirement mentionner la date, l’heure, le lieu et l’objet de l’entretien.

Petite particularité ici, comme il s’agit d’un salarié potentiellement en arrêt maladie, il faudra veiller à le convoquer durant ses heures de sorties autorisées (le temps de déplacement doit également être compris durant ces heures), ou bien prévoir un entretien écrit si le salarié n’est pas en capacité de se déplacer ou encore la faculté de se faire représenter à condition de laisser au salarié la possibilité de s’exprimer.

Entretien préalable

L’entretien doit avoir lieu dans un délai de 5 jours ouvrables à compter de la date de 1^ère présentation du courrier de convocation.

Si vous avez régulièrement convoqué le salarié (durant les heures de sorties autorisées, ou laisser la possibilité de faire part de ses observations à distance), et que le salarié ne s’est pas présenté à l’entretien, vous pouvez poursuivre la procédure.

Il est à noter que le salarié peut demander un report de l’entretien, vous n’êtes en aucun cas obligé de l’accepter. Toutefois, si votre refus démontre que vous mettez le salarié face à des difficultés pour user de son droit de défense, cela pourrait être retenu contre vous.

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Notification du licenciement

La notification doit avoir lieu dans un délai minimum de 48 heures après la date prévue pour l’entretien préalable.

Pour rappel, dans la lettre doit figurer clairement que l’absence du salarié a causé la perturbation du fonctionnement de l’entreprise nécessitant son remplacement définitif. Il faudra être en capacité de démontrer la nécessité du remplacement définitif, la réalité de la perturbation à l’échelle de l’entreprise et le remplacement définitif.

Quelles indemnités ?

Le licenciement pour ce motif est généralement un licenciement pour cause réelle et sérieuse, ainsi le salarié aura droit à :

– une indemnité de préavis. Il est à noter que si le préavis ne peut être effectué du fait de de l’incapacité du salarié à l’effectuer vous n’aurez pas à verser d’indemnité sauf disposition contraire dans la convention collective ;

-une indemnité légale ou conventionnelle de licenciement

Questions complémentaires :

Quid du licenciement pour absences répétées ou prolongée du fait de la maladie d’un salarié protégé ?

Il est possible d’envisager le licenciement d’un salarié protégé pour ce motif. A cet effet, il conviendra de combiner la procédure de licenciement pour absences répétées ou prolongées du fait de la maladie avec la procédure spéciale de licenciement.

Il faudra notamment s’attacher à démontrer que le licenciement n’est pas du fait du mandat du salarié, ni de sa maladie et démontrer la réalité du motif.

Quid pour un salarié en CDD ?

Cette modalité de rupture ne s’applique que pour les CDI.

Une des seules voies possibles sera alors le licenciement pour inaptitude du salarié, motif faisant partie des cas de ruptures anticipées du CDD.

Impossibilité de licencier en raison des absences répétées pour maladie : quelles autres solutions possibles ?

Si suite à cet article vous réalisez que vous ne pouvez pas évoquer ce motif de licenciement pour rompre le contrat de travail du salarié, sachez qu’il existe d’autres modalités de rupture qui doivent toujours être étrangère à l’état de santé du salarié. En effet, nous insistons pour rappeler qu’une rupture d’un contrat de travail gouverné par l’état de santé du salarié est discriminatoire et nul.

Les autres solutions serait un licenciement pour inaptitude qui ne pourra être mis en œuvre que s’il y a constatation du médecin du travail ou encore la rupture conventionnelle qui reste une modalité de rupture possible durant la maladie du salarié, à condition que  la maladie ne soit pas le motif et que la maladie ne fasse pas suite au non-respect de l’obligation de sécurité par l’employeur (harcèlement, burn out, surcharge etc…)

Quid de la maladie pendant la période d’essai ?

Il est interdit de rompre la période d’essai du fait de l’état de santé du salarié.

La seule possibilité de rompre la période d’essai sera si l’employeur estime que le salarié n’a pas les aptitudes professionnelles pour tenir le poste.

Ainsi, si la lettre de rupture est intervenue avant la maladie, il n’y aura pas de difficulté à prouver que l’état de santé est étranger à cette prise de décision. Ce sera également le cas si la rupture intervient au retour du salarié et suite à la visite d’information confirmant que le salarié est apte physiquement à tenir son emploi.