ICCP : comment la calculer et la traiter en paie ?

Lorsqu’un salarié quitte l’entreprise, quel que soit le motif de rupture, l’employeur est tenu de lui verser une indemnité compensatrice de congés payés pour les congés acquis et non pris à la date du départ.

Cette somme, qui vient solder les droits du collaborateur, est versée au moment de la remise du solde de tout compte. Il est donc indispensable pour les gestionnaires de paie de bien maîtriser son calcul et son traitement en paie.

Mais qu’est-ce que l’ICCP et quand est-elle exactement due ? Comment comparer la règle du maintien de salaire et celle du dixième pour garantir le calcul le plus favorable ? Quel est son traitement social et fiscal sur le bulletin de paie ?

Dans cet article, nous vous proposons de faire le point sur l’indemnité compensatrice de congés payés.

Qu’est-ce que l’indemnité compensatrice de congés payés (ICCP) ?

Le départ d’un salarié déclenche l’obligation de solder ses compteurs de congés. L’ICCP est une somme versée au salarié destinée à compenser les jours de congés acquis que le salarié n’a pas pu prendre avant la fin de son contrat.

Quand l’ICCP est-elle due au salarié ?

L’ICCP est due dès lors qu’un salarié quitte l’entreprise sans avoir épuisé l’intégralité de ses congés payés acquis au titre de la période de référence en cours et de la période antérieure le cas échéant. Elle est exigible dès la rupture du contrat de travail.

Pour rappel, l’indemnité doit être versée au moment du règlement du solde de tout compte, que le salarié soit en CDI ou en CDD. Elle doit obligatoirement figurer sur le dernier bulletin de salaire.

Quel est l’impact du motif de rupture sur le versement de l’ICCP ?

Le motif de la rupture n’a aucune influence sur l’obligation de verser cette indemnité. Ainsi, l’ICCP est due dans les cas suivants :

• Démission ;
• Licenciement (y compris pour faute grave ou faute lourde) ;
• Rupture conventionnelle ;
• Fin de contrat à durée déterminée (CDD) ;
• Départ ou mise à la retraite.

À savoir que depuis une décision du Conseil constitutionnel en 2016, même la faute lourde ne prive plus le salarié de son droit à l’indemnité compensatrice de congés payés.

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Comment calculer l’indemnité compensatrice de congés payés ?

La détermination de l’ICCP sur le solde de tout compte consiste à comparer deux méthodes de calcul : le maintien de salaire et le dixième, afin d’appliquer la plus favorable au salarié.

Jours ouvrables ou jours ouvrés : Quel décompte choisir ?

Conformément à l’article L3141-3 droit du travail, les congés sont par défaut acquis en jours ouvrables (tous les jours de la semaine sauf le dimanche et les jours fériés). Le salarié acquiert alors 2,5 jours par mois, soit 30 jours pour une année complète.

Toutefois, lorsque l’horaire collectif est réparti sur 5 jours (généralement du lundi au vendredi), l’entreprise a la possibilité de calculer les congés en jours ouvrés. Le salarié acquiert alors 2,08 jours par mois, soit 25 jours par an.

Attention : Le décompte en jours ouvrés ne doit jamais être moins favorable au salarié que le décompte légal.

C’est notamment le cas lorsqu’un jour férié chômé tombe un samedi : si le salarié pose des congés sur cette semaine, il convient de rajouter un jour de congé supplémentaire dans son compteur pour maintenir l’équivalence avec la règle des jours ouvrables.

La règle du maintien de salaire : Comment ça marche ?

Cette méthode consiste à verser au salarié une indemnité égale au salaire qu’il aurait perçu s’il avait continué à travailler pendant sa période de congés.

On se base donc sur le salaire brut habituel précédant le départ en congés. Il convient donc de prendre en compte le salaire de base ainsi que la rémunération accessoire versée habituellement au salarié.

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Par exemple, une prime d’ancienneté proratisée en cas d’absence du salarié (c’est généralement le cas), doit être prise en compte dans le salaire brut habituel.

Taux journalier ICCP = (Salaire brut de référence / Jours ouvrés ou ouvrables moyens du mois) x Nombre de jours de congés (ouvrés ou ouvrables) restant à payer.

La règle du dixième (1/10ème) : quel est le principe ?

La règle du dixième prévoit que l’indemnité est égale à un dixième de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence (généralement du 1er juin au 31 mai).

ICCP (1/10ème) = (Rémunération brute totale de la période de référence / 10) x (Nombre de jours à payer / Nombre de jours acquis sur la période).

Quelle méthode de calcul faut-il retenir en paie ?

L’employeur a l’obligation légale d’appliquer la méthode la plus favorable au salarié. Voici un exemple pour bien comprendre :

• Salaire brut habituel du salarié : 2 000 €
• Base de congés payés période de référence : 30 000 €
• Nombre de congés acquis : 30 jours ouvrables
• Nombre de congés à payer : 6 jours ouvrables

Ainsi, c’est la règle du dixième qui doit être retenue car elle est plus avantageuse pour le salarié.

Quels éléments inclure dans l’assiette de calcul de l’ICCP ?

Tous les éléments de paie ne rentrent pas dans l’assiette de calcul de l’ICCP, également appelée base de congés payés.

Conformément à l’article L3141-25 du code du travail, sont pris en compte les éléments de salaire que le salarié perçoit en contrepartie de son travail et perdrait pendant la durée du congé.

Quelles sont les primes et rémunérations à intégrer ?

Voici une liste non exhaustive des éléments généralement pris en compte dans la base de congés payés :

• Le salaire de base ;
• Les majorations pour heures supplémentaires ou complémentaires ;
• Les commissions ;
• La prime d’ancienneté ;
• La prime sur objectif si elle est liée à des résultats personnels ;
• Les primes de sujétion ou servitude (froid, nuit, etc.).

Quels sont les éléments à exclure de l’assiette ?

Voici les éléments exclues de la base de congés payés (liste non exhaustive) :

• Les remboursements de frais professionnels : Cela inclut la totalité des sommes versées à ce titre, y compris la part éventuellement soumise à cotisations sociales en cas de dépassement des barèmes forfaitaires.
• L’indemnité de congés payés : Les indemnités de congés payés versées au salarié au moment de la prise doivent être ignorés.
• Les sommes liées à l’épargne salariale : La participation et l’intéressement sont exclus de l’assiette.
• Les avantages en nature : Ils sont exclus si le salarié continue à en bénéficier durant ses congés payés (ex: conservation du véhicule de fonction).
• Les primes annuelles : Il s’agit des primes qui couvrent à la fois les périodes de travail et les périodes de congés (13e mois, prime de vacances, prime de fin d’année, etc.).
• Les primes exceptionnelles et facultatives : Seuls les éléments présentant un caractère obligatoire pour l’employeur intègrent l’assiette. Les primes purement facultatives ou les gratifications bénévoles versées de manière discrétionnaire lors d’un événement unique sont exclues.

Calcul de la base de congés payés : Certaines absences à réintégrer

Certaines absences retenues sur la paie doivent être rétablies pour déterminer l’assiette de calcul de l’ICCP.

• Les absences assimilées à du travail effectif : Pour ces périodes (congé de maternité, de paternité, d’adoption, AT/MP, etc.), il convient d’intégrer dans la base de calcul de l’indemnité les rémunérations que le salarié aurait perçues s’il avait effectivement travaillé.
• Les absences non assimilées : À l’inverse, il convient d’ignorer les absences qui ne permettent pas l’acquisition de congés payés (congé de proche aidant, congé de présence parentale, etc.), sauf usage ou convention collective plus favorable.

Les évolutions de la loi DDADUE : l’acquisition pendant l’arrêt maladie

Concernant les arrêts pour accident ou maladie à caractère non professionnel, le Code du travail prévoit désormais que ceux-ci sont assimilés à du travail effectif pour l’acquisition des congés payés selon l’article L. 3141-5 du code du travail.

Toutefois, quelques spécificités s’appliquent pour ces périodes :

• Acquisition limitée : Sauf disposition conventionnelle ou usage plus favorable, le salarié acquiert uniquement 2 jours ouvrables de congés payés par mois d’arrêt de travail (soit 24 jours par an), contre 2,5 jours habituellement.
• Impact sur la règle du 1/10ème : Pour l’application de cette règle, il faut désormais retenir dans la base de calcul de l’ICCP 80 % de la rémunération qu’aurait perçue le salarié s’il n’avait pas été en arrêt de travail.
• Exception : Si un usage ou une convention collective assimile pleinement ces arrêts à du travail effectif (permettant l’acquisition de 2,5 jours), le salaire doit alors être reconstitué à 100 %.

Comment traiter l’ICCP sur le bulletin de paie ?

L’ICPP est considéré comme un élément de salaire et rentre donc dans l’assiette de cotisations et de prélèvement à la source.

Quel est le régime social et fiscal de l’indemnité ?

L’indemnité compensatrice de congés payés est un élément de salaire. Son régime est donc le suivant :

• Cotisations sociales : Soumise à cotisations patronales et salariales. Elles entrent donc le calcul de la réduction Fillon RGDU.
• CSG / CRDS : Soumise après l’abattement de 1,75% pour frais professionnels.
• Impôt sur le revenu : Elle entre dans le montant net imposable et est soumise au prélèvement à la source (PAS).

Comment faire apparaître l’ICCP sur le solde de tout compte ?

L’indemnité compensatrice de congés payés doit apparaître distinctement sur le bulletin de paie . Voici un exemple type de présentation :

Cette distinction entre les jours acquis et les jours en cours d’acquisition permet de sécuriser le contrôle de la paie lors de la validation du solde de tout compte.