Externalisation de la paie : comment ca marche ?

Complexité de la règlementation, diversité conventionnelle, évolution permanente, la paie est devenue de plus en plus complexe. Depuis ces dernières années, des experts de la paie proposent des prestations d’externalisation de la paie.

Mais comment fonctionne l”externalisation de la paie ? Comment la paie est -elle produite ?

Nous vous proposons dans cet article de faire le point sur le mode de fonctionnement d’une entreprise prestataire d’externalisation de la paie.

A noter que Culture RH a également publié un article sur le coût de l’externalisation de la paie. Pensez à aller le consulter.

Comment externaliser la paie ?

Plusieurs étapes sont nécessaires pour externaliser la paie d’une entreprise, du choix du prestataire à l’organisation dans l’entreprise.

Externaliser la paie est une décision clé dans la gestion d’une entreprise et doit donc bénéficier d’une importante préparation.

Choisir son prestataire

Choisir son prestataire est la première étape pour externaliser sa paie. Il existe plusieurs types de prestataires proposant l’externalisation de la paie, chacun ayant ses avantages et ses inconvénients.

Le choix du prestataire va surtout dépendre des besoins et attentes de l’entreprise.

• Le cabinet comptable
• L’éditeur de logiciel
• Le gestionnaire de paie indépendant
• Le cabinet d’externalisation de la paie

Lire également: comment choisir un prestataire d’externalisation de la paie ?

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Préparer le transfert du dossier

Externaliser sa paie nécessite une préparation en amont afin de faciliter le démarrage de la prestation dans les meilleures conditions.

Le prestataire sollicite dans un premier temps un rendez vous avec le responsable de l’entreprise afin de définir le devis en fonction des prestations choisies et des spécificités de l’entreprise.

Avant ce premier rendez-vous, il est important de préparer le dossier en amont avec les éléments suivants :

• Nombre de salarié : CDI/CDD/Contrats particuliers- Temps plein/ Temps partiel
• Convention(s) collective(s) applicable(s)
• Accord(s) collectif(s) ou règles de paie par décision unilatérale de l’employeur : en cas d’absence d’écrit, il est important de le formaliser afin d’éviter tout litige et de faciliter le travail du prestataire
• Liste et coordonnées des caisses Urssaf, de retraite, de prévoyance et de mutuelle ainsi que les fiches de paramétrage DSN
• Dossier du personnel de chaque salarié (données personnelles, contrats de travail , …)

Certains logiciels permettent la création d’un dossier par l’import du dernier fichier DSN. Si c’est le cas du prestataire, il convient également de se munir de ce document.

Définir un interlocuteur clé

Il est important de définir un interlocuteur clé dans l’entreprise qui sera l’interlocuteur privilégié du prestataire et des salariés pour tout ce qui concerne la paie.

Externalisation de la paie : la production de la paie

De la transmission des éléments de paie aux déclaration sociales, plusieurs étapes sont nécessaires à la production de la paie.

La transmission des éléments de paie

L’interlocuteur de l’entreprise transmet au prestataire les éléments de paie chaque mois à une date définie en amont. Il peut s’agir, entre autres :

• des heures supplémentaires
• des primes
• d’une augmentation
• des frais professionnels

D’autres éléments doivent être transmis au fil de l’eau car nécessite une déclaration de la part du prestataire :

• Une embauche
• Une déclaration d’accident du travail
• Un arrêt de travail
• Une sortie

Il est important de transmettre les éléments par écrit afin d’éviter tout litige entre les deux parties.

La réalisation de la paie par le prestataire

Le prestataire réalise la paie en toute autonomie sur la base des éléments transmis par l’entreprise. En général, un gestionnaire de paie est dédié au dossier parfois en binôme avec un autre gestionnaire. C’est l’interlocuteur privilégié du client pour la gestion du dossier.

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La validation de la paie par le client

Certains prestataires font valider la paie par le client avant validation définitive et envoie de la DSN. Cette étape n’est pas obligatoire, elle est définie en concertation avec les deux parties à la signature du contrat.

Le traitement des virements

Les bulletins de salaire sont envoyés au client qui se charge d’effectuer les virements de salaire. Certains logiciels peuvent prévoir la génération d’un fichier SEPA qui est transmis directement à la banque de l’entreprise.

Les déclarations sociales

Les déclarations sociales sont envoyées par le prestataire via la DSN mensuelle. Le règlement des cotisations est généralement paramétré en prélèvement automatique. Si ce n’est pas le cas, le client est en charge d’effectuer le règlement après envoi des états de cotisations ou états DSN par le prestataire.

Externalisation de la paie : les autres prestations proposées par le prestataire

Au delà de la production de la paie au sens strict, les prestataires d’externalisation de la paie peuvent proposer des services annexes liées au social dans l’entreprise.

La gestion administrative du personnel

Au delà de l’unique production de la paie, le prestataire peut également proposer des services annexes à la paie et notamment :

• La rédaction des contrats de travail et avenants
• La gestion de la médecine du travail
• Les déclarations annuelles (tendent à diminuer avec la généralisation de la DSN)
• La tenue des indicateurs sociaux et documents sociaux obligatoires

Le conseil en droit social

Le prestataire peut également proposer au client un conseil en droit social, au delà des questions strictement liées à la paie. Il peut s’agir par exemple d’un conseil en cas de procédure disciplinaire ou lié à la mise en place des élections des représentants du personnel par exemple.

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