Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises choisissent de fermer temporairement leurs locaux pour permettre à leurs employés de prendre des congés. Cependant, la fermeture de l’entreprise par l’employeur ne doit pas être décidée à la légère et exige une préparation minutieuse.
En effet, plusieurs aspects doivent être pris en compte pour garantir que cette fermeture soit conforme à la législation en vigueur et pour en limiter les impacts sur les employés et les dirigeants.
Dans cet article, nous aborderons les différentes étapes pour organiser la fermeture annuelle imposée par l’employeur pour congés. Nous détaillerons les délais de prévenance à respecter, la durée de fermeture à observer et les incidences sur la prise de congés payés des salariés.
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Je télécharge le guideEnfin, nous répondrons à une question cruciale : les échéances de cotisations sociales des dirigeants peuvent-elles être reportées en cas de fermeture de l’entreprise par l’employeur ?
À travers ces informations, nous vous proposons un guide complet pour une gestion sereine et conforme de la fermeture estivale de votre entreprise.
Comment procéder à la fermeture de l’entreprise pour congés ?
La fermeture de l’entreprise pour congés oblige tous les salariés à prendre leurs congés durant cette période. Mais l’employeur peut-il imposer cette décision? Avant de procéder à la fermeture de son entreprise, il est requis de consulter les représentants du personnel.
En effet, l’employeur doit impérativement solliciter l’avis du Comité social et économique avant toute décision de fermeture. La législation récente a simplifié les procédures en la matière.
Selon l’article L.2312-8 du Code du travail, une simple consultation du CSE est nécessaire pour discuter du projet de fermeture de l’entreprise.
Toutefois, en présence d’un accord collectif, cet accord fixe les règles applicables et les formalités à respecter dans le cadre de la fermeture de l’entreprise pour congés.
En effet, en vertu de l’article L.3141-15 du Code du travail, un accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, une convention ou un accord de branche peut imposer la fermeture de l’entreprise à une date déterminée ou à une date à fixer par l’employeur.
En l’absence d’accord collectif, l’employeur décide seul de fermer l’entreprise. Il n’a pas à solliciter l’accord des salariés. Néanmoins, il est tenu de les informer sur la période de prise des congés payés, en respectant un délai de prévenance suffisant correspondant à la fermeture de l’entreprise.
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Quel est le délai de prévenance à respecter par l’employeur ?
L’employeur doit impérativement prévenir ses salariés lorsqu’il décide de la fermeture de l’entreprise pour congés. En effet, ces derniers doivent anticiper la période de prise des congés payés. L’employeur doit donc les informer par affichage, courrier ou mail en respectant un délai suffisant.
La fermeture de l’entreprise n’est pas assimilée à des congés payés et l’employeur doit compenser les salariés pour les rémunérations perdues.
Ainsi, l’employeur est tenu de respecter un délai suffisant, conformément à la réglementation en vigueur :
- La période de prise de congés payés doit être portée à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant l’ouverture de cette période, selon les dispositions de l’article D.3141-5 du Code du travail.
- La date de fermeture doit être communiquée au moins 1 mois avant la fermeture de l’entreprise, ce qui signifie que l’ordre des départs en congés est communiqué à chaque salarié 1 mois avant son départ en congés, conformément à l’article D.3141-6 du Code du travail.
Par ailleurs, il est recommandé d’informer les salariés par courrier adressé en recommandé avec avis de réception.
Quelle est la durée maximale de fermeture pour congés autorisée ?
Par principe, la fermeture annuelle de l’entreprise ne peut pas dépasser 24 jours ouvrables consécutifs, soit 4 semaines, conformément à l’article L.3141-17 du Code du travail. Les salariés doivent bénéficier d’au moins 12 jours continus de congés pendant la période de fermeture, selon l’article L.3141-18 du Code du travail.
En cas de fractionnement du congé principal, l’accord des salariés n’est pas non plus nécessaire.
Si l’entreprise ferme plus de 30 jours ouvrables sur l’année, l’employeur doit verser aux salariés une indemnité de congés payés pour chacun des jours ouvrables de fermeture excédant cette durée, en vertu de l’article L.3141-31 du Code du travail.
Quelles sont les incidences sur la prise de congés payés des salariés ?
Si les salariés possèdent suffisamment de jours de congés par rapport aux jours de fermeture, il n’y aura pas d’impact. Pendant cette période, les salariés bénéficieront d’une indemnité de congés payés.
Toutefois, si un salarié n’a pas acquis suffisamment de jours de congés payés, il ne sera pas indemnisé sauf si la fermeture annuelle excède le nombre de jours de congés légaux, soit 30 jours ouvrables par an. L’indemnité versée au salarié sera distincte de l’indemnité journalière de congés payés, mais au moins équivalente.
Par exemple, un employeur peut fermer son entreprise 4 semaines en août et 1 semaine en décembre. Mais s’il souhaite fermer plus de 5 semaines sur l’année, il devra verser une indemnité à ses salariés.
Afin de pallier le manque de jours de congés payés d’un salarié, l’employeur peut lui proposer :
- Soit de poser des congés par anticipation ou des RTT, sans lui imposer.
- Soit de prendre un congé sans solde et demander une aide financière pour congés non payés à Pôle Emploi.
Cette situation concerne à la fois les salariés récemment embauchés et ceux ayant utilisé la totalité de leurs congés payés. L’employeur n’a donc pas l’obligation de leur verser un salaire.
Le montant de l’aide versée par France Travail est calculé en fonction :
- Du nombre de jours de fermeture de l’entreprise.
- Des droits à congés payés acquis par le salarié au titre de son nouvel emploi.
S’agissant du contrat de travail, si un salarié est en période d’essai au moment de la fermeture de l’entreprise, son essai sera prolongé d’une durée équivalente à cette fermeture.
Si un salarié est employé en CDD ou en contrat de travail temporaire dans l’entreprise, rien n’interdit d’inclure dans son contrat une clause de suspension pendant la période de fermeture de l’entreprise pour congés payés.
Cependant, il est essentiel que le contrat de travail précise explicitement que le contrat sera suspendu durant cette période de fermeture pour congés payés.
Les échéances de cotisations sociales des dirigeants peuvent-elles être reportées ?
Qu’en est-il des échéances de cotisations sociales pour les dirigeants ? Peuvent-elle être reportées ?
Les dirigeants peuvent se demander s’ils peuvent différer le paiement de leurs cotisations sociales. Toutefois, la fermeture de l’entreprise pour congés ne justifie pas un report du règlement pour les dirigeants affiliés à la sécurité sociale des indépendants.
Ainsi, ils doivent donc régler leurs cotisations sociales, soit chaque mois, soit chaque trimestre, selon l’option qu’ils ont choisie.
Pour les dirigeants relevant du régime général des salariés, les cotisations sociales doivent être réglées lorsque les rémunérations sont versées. Par conséquent, aucune cotisation ne sera due pendant la période de fermeture annuelle si aucune rémunération n’est payée durant cette période.
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FAQ : 6 questions fréquentes sur la fermeture pour congés
Que faire si la fermeture d’entreprise coïncide avec un arrêt maladie, un congé maternité ou un accident du travail ?
C’est une vraie zone d’interrogation pour les salariés et les RH.
La fermeture de l’entreprise n’annule pas les règles liées à ces absences. En arrêt maladie ou en accident du travail, les congés peuvent, selon les cas, être reportés. En congé maternité, la salariée conserve ses droits et peut aussi bénéficier d’un report de congés payés. La suspension du contrat prime sur la fermeture collective. L’employeur doit vérifier les règles applicables et gérer chaque situation individuellement.
L’employeur peut-il fermer l’entreprise si certains salariés ont déjà réservé leurs congés à d’autres dates ?
Oui, l’employeur peut imposer une fermeture collective, même si certains salariés avaient prévu leurs congés à d’autres dates, sous réserve de respecter les délais de prévenance et les éventuelles dispositions conventionnelles. Les congés déjà envisagés par les salariés ne créent pas, en principe, un droit opposable face à une fermeture collective décidée dans les règles.
Que se passe-t-il pour les clients, contrats ou obligations commerciales pendant la fermeture de l’entreprise ?
L’employeur doit anticiper la continuité des obligations contractuelles malgré la fermeture. Information des clients, adaptation des délais, permanences ou clauses contractuelles doivent être envisagées pour éviter litiges, pénalités ou ruptures de service.
Une entreprise peut-elle fermer uniquement un service ou un établissement pour congés, sans fermer toute la société ?
Oui, une fermeture partielle peut être organisée pour un établissement, une agence ou un service seulement. Cette décision doit respecter les règles applicables sur les congés payés, ainsi que les éventuels accords collectifs ou usages en vigueur.
Comment gérer la fermeture pour congés avec les salariés en télétravail, en forfait jours ou à temps partiel ?
Le principe de fermeture collective peut aussi s’appliquer à ces salariés. Toutefois, leurs modalités de décompte des congés, leur organisation du travail ou leur durée contractuelle peuvent nécessiter des ajustements spécifiques.
L’employeur peut-il modifier ou annuler une fermeture pour congés déjà annoncée ?
Une modification reste possible, mais elle est encadrée. Si la fermeture a été annoncée et que les salariés ont organisé leurs congés, un changement tardif peut être contesté, sauf circonstances exceptionnelles ou accord des salariés.
