Budget de Recrutement : Comment le construire ? Quel coût ? Tout savoir !

Quand on est recruteur dans une petite comme dans une grande structure, il est nécessaire de déterminer au préalable le budget que l’on peut allouer aux recrutements pour l’année à venir.

En effet, recruter a un coût ! Par exemple, tous les frais internes liés à la bonne gestion de l’activité recrutement au sein de son entreprise ou encore les frais externes parce que nous mettons en ligne des offres d’emploi sur des jobboards payants ou encore parce que nous faisons appel à un cabinet de recrutement.

Afin d’optimiser au mieux ses recrutements, il est donc nécessaire de pouvoir construire son budget de recrutement en amont. Mais alors comment élaborer un budget de recrutement lorsque l’on est recruteur ?

Dans cet article, vous découvrirez exactement ce qu’est un budget de recrutement et pour quelles raisons vous devez absolument commencer à en construire un. Dans un second temps, vous découvrirez quels éléments vous devez absolument prendre en compte pour pouvoir le construire mais aussi comment en déterminer les différentes attributions.

Un budget de recrutement, c’est quoi ?

Dans les ressources humaines en général, il existe de nombreux budgets associés à chaque fonction des ressources humaines. En effet, chacune de ces fonctions a un coût particulier et il est donc primordial de définir et de mettre en place des budgets en amont pour chacune d’entre elles.

Comme nous l’avons vu plus haut, recruter du personnel a un coût (que ce soit en interne comme en externe). Il est donc nécessaire que la fonction recrutement d’une entreprise fasse l’objet d’une gestion budgétaire. Pour cela, chaque entreprise définit avant chaque début de nouvel exercice un budget en recrutement.

Ce budget permet de prendre en compte le coût qu’un recrutement peut avoir pour l’entreprise mais aussi savoir comment en gérer au mieux les dépenses en fonction du nombre de recrutements à venir dans l’année.

Un budget en recrutement c’est donc l’ensemble des coûts et dépenses que l’on pourra accorder à la fonction recrutement d’une entreprise pour l’année à venir. Cela permet de définir au préalable quel budget peut être utilisé et donc mieux gérer les dépenses liées à l’ensemble de l’activité recrutement de l’entreprise.

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Pourquoi faut-il construire son budget de recrutement ?

Construire son budget de recrutement a de nombreux avantages. Il est donc nécessaire de mettre en place un budget de recrutement que l’on soit dans une grande entreprise qui recrute des centaines de personnes chaque année comme dans une petite entreprise qui n’aura que très peu de recrutements à faire dans l’année.

Mieux identifier les différentes dépenses de son activité recrutement

Le premier avantage d’établir un budget de recrutement est que ce dernier permet de mieux identifier l’ensemble des dépenses que l’on aura à prévoir pour ses recrutements.

En effet, lorsque l’on construit un budget, il est nécessaire de lister l’ensemble des dépenses que l’on peut avoir : que ce soit les frais internes comme externes à l’entreprise.

Cela permet donc de savoir exactement les différentes dépenses que l’on a pu avoir l’année passée mais aussi de prévoir où l’on souhaite mettre certaines dépenses de l’année à venir.

Anticiper les recrutements pour l’année à venir et vérifier la cohérence avec le budget défini

Le deuxième avantage de préparer son budget de recrutement est qu’il permet d’anticiper les recrutements à venir pour l’année et en vérifier la cohérence avec le budget défini.

En effet, l’une des variables qui impacte le budget en recrutement est le nombre de recrutements qu’il faudra effectuer dans l’année (ouvertures de poste, remplacements, turn-over, …).

Plus le nombre de recrutement sera élevé plus le budget sera important car les moyens pour recruter devront être plus nombreux (annonces payantes, cvthèques payantes, faire appel à un recruteur externe, …).

Mettre en place un budget de recrutement prévoit d’anticiper les recrutements à venir car ce sera une donnée nécessaire à réfléchir pour pouvoir construire un budget de recrutement optimal. Puis, cela permettra également de vérifier la cohérence du budget que vous aviez en tête et de le clarifier.

Cibler ses priorités et avoir une vision globale du fonctionnement du service

Construire son budget en recrutement permet également d’avoir une vision globale du fonctionnement du service en recrutement. En effet, comme vous listerez l’ensemble des dépenses, vous serez capable de définir les dépenses utiles comme inutiles.

Cela vous permettra d’avoir une meilleure vision de l’activité recrutement au sein de votre entreprise. De plus, vous pourrez définir en amont les axes d’améliorations pour votre service en recrutement et donc définir exactement vos priorités.

Prévoir les imprévus

Lorsque vous construisez votre budget en recrutement, il est important de prendre en compte de nombreux paramètres notamment les paramètres imprévus.

En effet, l’activité recrutement peut être assujettie à de nombreux imprévus comme le fait de ne pas réussir à recruter par manque de candidatures, un recrutement d’un nouveau collaborateur qui s’est soldé par une fin de période d’essai, (…).

Construire son budget de recrutement permettra donc de prendre en compte ses paramètres et donc de prévoir en amont les imprévus ainsi que les solutions à y apporter.

Mettre en place des stratégies en fonction du budget alloué

Construire un budget de recrutement c’est aussi décider de la mise en place de nouvelles stratégies pour le service recrutement. En effet, quand vous préparerez votre nouveau budget, vous ferez également le point sur vos dépenses de l’année passée.

Cela vous permettra de définir les futures stratégies à mettre en place dans votre service. Par exemple la réduction de certains coûts, l’augmentation de certaines dépenses, la mise en place d’un nouveau logiciel ou encore le recrutement d’un nouveau collaborateur dans l’équipe recrutement, (…).

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Quels éléments faut-il prendre en compte ?

Dans un premier temps, il est important de comprendre quels éléments il est absolument nécessaire de prendre en compte.

Les frais internes à l’entreprise

Les frais internes correspondent à l’ensemble des dépenses propres à l’entreprise :

• Le salaire des collaborateurs faisant parti de votre équipe recrutement
• Le temps passé sur les tâches
• Les infrastructures utilisées
• Le temps d’onboarding
• La formation des futurs salariés […]

Les frais externes à l’entreprise

Les frais externes à l’entreprise correspondent, quant à eux, à l’ensemble des outils et ressources humaines utilisés pour recruter dans votre entreprise mais qui n’appartiennent pas à l’entreprise. Nous pouvons prendre les exemples suivants :

• Les frais d’annonces
• La délégation de votre besoin en recrutement à un tiers (externaliser un recrutement)
• Des outils de sélection externes comme certains logiciels […]

Tous les paramètres liés à votre service recrutement

Ils existent également de nombreux paramètres et éléments à prendre en compte pour mieux construire un budget de recrutement :

• Le nombre de recrutements que vous avez effectué l’année passée
• Le nombre de recrutements que vous avez prévus pour l’année à venir
• Les imprévus qui pourraient intervenir dans vos recrutements comme le turn-over, une fin de période d’essai, des remplacements, …
• Les stratégies que vous souhaitez mettre en place dans votre service en recrutement […]

Les 7 étapes pour construire son budget de recrutement

Maintenant que nous avons vu les différents éléments à prendre en compte, nous allons voir les différentes étapes à suivre pour pouvoir le construire.

Etape 1 : Listez l’ensemble des frais inhérents au service recrutement en année N

La première étape est de lister l’ensemble des frais, des coûts que l’on a pu avoir dans son activité recrutement au cours de l’année.

Comme nous l’avons vue plus haut, la liste des dépenses est large : frais internes, frais externes, (…). Vous devez absolument tout lister : du salaire de vos collaborateurs qui travaillent au service recrutement en passant par les logiciels que vous utilisez ou encore par les factures des cabinets de recrutement.

Etape 2 : Calculez le coût global des frais de l’année N

Une fois cette liste dressée, vous devrez en calculer le coût global : combien avez-vous dépensé dans votre activité recrutement au cours de l’année ?

Cela permettra de connaître exactement le montant que vous avez dépensé pour vos recrutements tout au long de l’année.

Le mieux est d’utiliser un tableur Excel qui listera l’ensemble des dépenses (frais internes et externes) que vous aurez pu avoir pendant l’année.

Etape 3 : Listez le nombre de recrutements de l’année N

Ensuite, il sera important de connaître exactement le nombre de recrutements que vous avez effectués au cours de l’année en prenant en compte les informations suivantes :

• Le nombre total de recrutement que vous avez effectué dans l’année que ce soit en interne comme en externe
• N’oubliez pas de prendre en compte les remplacements éventuels que vous auriez pu effectuer dans l’année (remplacement maladie, remplacement congé maternité, …)
• Prenez également en compte le turn-over de votre entreprise : combien de personnes sont parties et que vous avez dû remplacer par un nouveau collaborateur ?

L’ensemble de ces données vous permettra de calculer le coût moyen d’un recrutement.

Etape 4 : Calculez le coût moyen d’un recrutement

Maintenant que vous avez listé l’ensemble des dépenses au sein de votre activité et listez le nombre de recrutements que vous avez pu effectuer, il est temps de calculer le coût moyen d’un recrutement. Pour cela rien de plus simple, utilisez la formule suivante :

Coût d’un recrutement = frais internes + frais externes / le nombre de recrutement réalisé sur la même période

Etape 5 : Evaluez le nombre de postes à pourvoir pour l’année N+1

Passons à l’étape de calcul du budget de recrutement pour l’année à venir. La première chose à faire est d’évaluer le nombre de postes que vous aurez à pourvoir pour l’année qui vient :

• Y a-t-il des ouvertures de poste prévues ?
• Y a-t-il des remplacements à anticiper ? Des départs à anticiper ?

Cette partie doit être la plus précise possible alors n’hésitez pas à prendre en compte des imprévus qui pourraient arriver.

Etape 6 : Calculez votre budget global de recrutement

Pour calculer votre budget global de recrutement, rien de très compliqué. Vous devrez reprendre l’ensemble des données précédentes et effectuer le calcul suivant :

Budget de recrutement = Coût d’un recrutement moyen année N x Nombre de postes à pourvoir pour l’année à venir

Si vous trouvez que votre budget est bien trop important par rapport à ce que vous aviez projeté au préalable, pensez aux stratégies que vous pouvez mettre en place. Pour ce faire, posez-vous les questions suivantes :

• Quelles dépenses sont obligatoires ?
• Quelles dépenses pouvons-nous réduire ?

Etape 7 : N’oubliez pas de réajuster votre budget tout au long de l’année !

Une entreprise n’est jamais à l’abri d’un imprévu ou d’un changement dans l’année alors surtout n’hésitez pas à jeter régulièrement un œil à votre budget.

Exemple de calcul de budget de recrutement

Etape 1 : Listez l’ensemble des frais de votre activité recrutement en année N

Comme nous l’avons vu plus haut, vous devez tout d’abord, lister l’ensemble des frais inhérents à votre activité recrutement en année N. Prenons un exemple concret d’un service en recrutement qui a les coûts suivants :

• Salaire des recruteurs internes : 2 recruteurs dans le service dont 1 qui a un salaire de 28k€ et l’autre à 30k€ (Total annuel = 58 000€)
• Ils possèdent un logiciel de gestion de candidatures qui coûte 100€ par mois (Total annuel = 1 200€)
• Ils ont mis en ligne différentes annonces sur des jobboards payants : 1500€ dépensé sur Indeed et 800€ dépensé sur RégionsJob (Total annuel = 2 300€)
• Le service recrutement a également mis en place un compte LinkedIn recruteur représentant un coût de 90€ par mois (Total annuel = 1 080€)
• Ils ont fait appel à un cabinet de recrutement pour divers recrutements dont un cabinet d’interim qui les a facturé 15k€ et un autre cabinet qui les a facturé 20k€ (Total annuel = 35 000€)
• L’activité recrutement a également des coûts de structure (locaux, équipements, …) qui monte à 1200€ par mois (Total annuel = 14 400€)
• Le recruteur fait également appel à des opérationnels de l’entreprise pour valider les candidats. Les opérationnels passent environ 450h de leur temps à faire passer des entretiens dans l’année et 1h de travail d’un opérationnel coûte 25€ (Total annuel = 11 250€)

Etape 2 : Calculez le coût global des frais de l’année N

Pour cela, rien de plus simple. Nous n’avons plus qu’à faire l’addition de l’ensemble des frais cités ci-dessus.

Coût global des frais = salaire des recruteurs + logiciel de gestion de candidature + frais d’annonces + compte LinkedIn + cabinets de recrutement + coûts de structure + coûts des opérationnels

Soit :

58 000€ + 1 200€ + 2 300€ + 1 080€ + 35 000€ + 14 400€ + 11 250€ = 123 230€

Etape 3 : Listez le nombre de recrutements de l’année N

Le service en recrutement a effectué 30 recrutements dans l’année :

• 5 recrutements en intérim pour pallier à un accroissement d’activité
• 20 créations de postes
• 5 remplacements (dont remplacement d’employés suite à un licenciement ou démission et remplacement d’un congé maternité)

Etape 4 : Calculez le coût moyen d’un recrutement

Pour cette étape, nous devons utiliser la formule suivante :

Coût d’un recrutement = frais internes + frais externes / le nombre de recrutement réalisé sur la même période

Soit :

123 230€ / 30 = 4 107€

Etape 5 : Evaluez le nombre de postes à pourvoir pour l’année N+1

Le service recrutement a estimé que le nombre de recrutement pour l’année à venir s’élèveraient à 42 recrutements :

• 10 intérimaires
• 25 créations de postes
• 7 remplacements

Etape 6 : Calculez votre budget global de recrutement

La prochaine étape est celle du calcul du budget de recrutement. Pour cela, voilà la formule qui sera nécessaire pour effectuer le calcul :

Budget de recrutement = Coût d’un recrutement moyen année N x Nombre de postes à pourvoir pour l’année à venir

Soit :

4107€ x 42 recrutements = 172 494€

Ce calcul permet donc de voir que le budget en recrutement devrait avoisiner les 172k€ pour l’année à venir. Si vous souhaitez voir ce budget à la baisse, il est donc nécessaire de réfléchir aux coûts que vous pourriez diminuer.

Par exemple, peut-on remplacer les frais de cabinets de recrutement par un nouveau salarié ou le recrutement d’un stagiaire ? Peut-on diminuer les frais d’annonces ?

Etape 7 : N’oubliez pas de réajuster votre budget tout au long de l’année !

Attention à bien vous fixer une limite de temps pour contrôler votre budget : une fois par mois, par trimestre ou par semestre. Vous devez absolument ajuster votre budget tout au long de l’année pour faire attention à ne pas le dépasser.

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Préparer son budget de recrutement c’est anticiper son activité recrutement et éviter les mauvaises surprises

Comme vous le savez, recruter un candidat a un coût plus ou moins élevé en fonction de l’entreprise où l’on se trouve. En effet, plus on a de recrutement à pourvoir, plus le budget en recrutement sera élevé.

Le budget en recrutement est donc généralement beaucoup plus important dans une grande entreprise que dans une TPE/PME. Ce n’est pas pour autant qu’il faut penser que construire son budget n’est réservé qu’aux grandes entreprises.

En effet, dès lors que l’on a une activité recrutement dans son entreprise, il est primordial de se construire un budget de recrutement. Cela permettra non seulement d’anticiper l’activité recrutement de l’entreprise pour l’année à venir mais aussi d’éviter les mauvaises surprises dans les dépenses.

Alors si vous n’avez pas encore eu le réflexe de mettre en place ce budget dans votre entreprise, pensez-y dès aujourd’hui !