L’assiduité des salariés est un enjeu pour les entreprises soucieuses de limiter l’absentéisme. Pour encourager la présence au travail, certaines choisissent d’instaurer une prime d’assiduité. Ce dispositif permet de récompenser les employés en fonction de leur régularité, mais son application soulève plusieurs questions.
Quelle est la définition exacte de cette prime et sous quelles conditions peut-elle être mise en place ? Comment son calcul est-il réalisé, notamment en cas d’absence pour maladie, grève ou congé parental ? Son traitement en paie, son régime fiscal et social doivent également être maîtrisés pour éviter toute erreur d’application.
Cet article fait le point sur les modalités de mise en place de la prime d’assiduité, les différentes méthodes de calcul et les éventuelles alternatives permettant aux entreprises de favoriser la présence de leurs salariés.
Qu’est-ce qu’une prime d’assiduité ?
La prime d’assiduité ou prime de présence est une prime qui récompense la présence des salariés.
Elle peut être minorée ou supprimée en cas d’absences. Les modalités de calcul de la prime peuvent être définis par le contrat de travail, un accord collectif, la convention collective ou par usage.
Comment instaurer une prime d’assiduité ?
L’employeur peut instaurer la prime d’assiduité de façon unilatérale, par le biais d’un accord collectif ou en application d’une convention collective. Elle peut aussi figurer directement dans le contrat de travail du salarié.
Si l’entreprise décide seule de sa mise en place, aucun écrit n’est exigé par la loi, mais il est recommandé de formaliser les règles encadrant son attribution. Définir clairement le montant et les conditions d’éligibilité permet d’éviter d’éventuels litiges. Cette formalisation peut se faire sous la forme d’une note de service ou d’un accord signé entre la direction et les représentants du personnel.
En l’absence de document formalisant son attribution, la prime d’assiduité peut devenir un usage au sein de l’entreprise, engageant ainsi l’employeur. Un usage est caractérisé par un versement régulier selon un mode de calcul constant.
Pour cesser son versement, l’employeur doit mettre fin à cet usage en respectant une procédure spécifique. Il doit informer les salariés concernés ainsi que les représentants du personnel, tout en respectant un délai de préavis suffisant pour permettre d’éventuelles négociations.
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Comment calculer une prime d’assiduité ?
La loi ne définit pas de règles précises concernant le calcul de la prime d’assiduité. Ce sont les dispositions prévues dans le texte qui l’instaure qui déterminent ses modalités d’attribution et de calcul.
L’employeur peut réduire ou supprimer cette prime en cas d’absence du salarié, à condition que cette mesure ne crée pas une situation de discrimination liée à un motif spécifique comme la santé, la grossesse, la paternité ou la grève. Il a ainsi la possibilité de prendre en compte toutes les absences, à l’exception de celles qui sont légalement assimilées à du temps de travail effectif.
Cette prime n’est pas nécessairement versée chaque mois. Elle peut être attribuée sur une base trimestrielle ou annuelle, bien que dans ce dernier cas, son impact soit plus limité.
La maladie
L’absence pour maladie n’est pas considérée comme du travail effectif et par conséquent peut entraîner la réduction ou la suppression de la prime d’assiduité.
Par ailleurs, ce type de prime est souvent utilisé par les employeurs pour prévenir des arrêts maladie abusifs.
De la même manière une absence pour accident de travail ou maladie professionnelle peut également entraîner une minoration ou suppression de la prime.
Cas de la grève :
Toutes les absences peuvent être prises en compte pour réduire voire supprimer la prime y compris les absences liées à la grève à la condition que les autres absences, non considérés comme du travail effectif, comme les absences pour événement familial par exemple, soient prises en compte.
Le congé maternité et paternité :
De la même manière que pour la grève, les absences pour congé paternité et maternité peuvent être prises en compte pour la minoration ou la suppression de la prime à la condition que les autres absences non assimilées à du temps de travail effectif soient prises en compte.
Cas du temps partiel :
L’employeur peut octroyer le même montant à ses salariés qu’ils soient à temps plein ou en temps partiel ou alors décider de calculer la prime au prorata temporis en fonction de la durée du travail du collaborateur. Ce principe peut également être étendu au temps partiel thérapeutique.
Exemple de calcul de prime d’assiduité
Prime d’assiduité d’un montant fixe calculé au prorata du temps de présence :
Une prime d’assiduité de 200 euros est accordée à tout le personnel d’une entreprise et calculée au prorata temporis en fonction du temps de présence. En cas d’absence non considérée comme du temps de travail effectif, elle est donc minorée voire supprimée en cas d’absence tout le mois.
Un salarié à temps plein a 5 jours d’absences maladie dans le mois , sa prime d’assiduité sera de : 200/30X26 = 173,33 euros
Une salariée débute son congé maternité le 15 du mois, sa prise d’assiduité sera de : 200/30/14 = 93,33 euros. Le mois suivant, la prime sera suspendu jusqu’à son retour de maternité.
Prime d’assiduité calculée en fonction d’un % du salaire et au prorata du temps de présence
Un employeur met en place une prime d’assiduité de 5% du salaire de base calculée au prorata du temps de présence.
Un salarié a 1 jour de grève et a un salaire de base de 2000 euros, sa prime d’assiduité sera de : 2000X 5% /30X29 = 96,67 euros
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Je découvreUn salarié a un salaire de base de 2500 euros et a 14 jours d’absences pour congé paternité, sa prime d’assiduité sera de 200/30X14 = 58,33 euro
Prime d’assiduité calculée en fonction du nombre de jours d’absence
Un employeur met en place une prime d’assiduité de 200 euros. Cette prime sera réduite de moitié en cas d’absence de plus de 5 jours et supprimée en cas d’absences de plus de 10 jours.
Un salarié a une absence pour maladie enfant de 3 jours, il conservera sa prime d’assiduité.
Un salarié a un arrêt maladie de 6 jours, sa prime d’assiduité sera de 100 euros.
Un salarié a une absence maladie de 15 jours, sa prime d’assiduité sera supprimée.
Ce système a l’avantage de ne pas pénaliser les petites absences comme les jours de grève ou les absences pour événement familial et de se concentrer sur les absences plus longues comme les arrêts de travail pour maladie.
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Le régime social et fiscal de la prime d’assiduité
La prime d’assiduité est-elle soumise à cotisation ? Est-elle imposable ?
La prime d’assiduité est considérée comme un élément accessoire au salaire et est donc soumise à cotisation et contribution sociale.
Par ailleurs, la prime d’assiduité est soumise à l’impôt sur le revenu et entre donc dans l’assiette de calcul du prélèvement à la source.
Les alternatives à la prime d’assiduité
La prime d’assiduité est une méthode d’incitation au présentéisme qui est de moins en moins utilisée en raison de son coût, mais aussi de son impact réel sur le présentéisme des collaborateurs.
Un salarié malade, mais qui ne s’arrête pas en raison de la prime va venir travailler ; mais qu’en est-il de sa productivité ? Cette situation ne va t-elle pas entraîner une dégradation de sa santé qui va nécessiter un arrêt de travail plus important ? Quel est alors le gain pour l’employeur ?
Pour lutter contre l’absentéisme, il est alors essentiel de se concentrer sur le cœur du problème et non pas le problème en lui même, comme par exemple le bonheur au travail.
La contre-visite médicale
Si l’employeur souhaite lutter contre les arrêts de travail abusifs de ses collaborateurs, il peut alors mettre en place un contre-visite médical au domicile du salarié.
Une société est alors mandatée par l’employeur pour effectuer la contre-visite, si l’arrêt de travail n’est pas justifié, l’employeur pourra suspendre l’indemnisation jusqu’à la fin de l’arrêt de travail.
La qualité de vie et des conditions de travail
La première chose à faire pour lutter contre l’absentéisme est de se centrer sur les conditions de travail de ses collaborateurs. Un salarié qui travaille dans de bonnes conditions, qu’elles soient fonctionnelles, techniques ou humaines, aura tendance à être moins absent. Il est donc important de travailler sur la motivation au travail des salariés plus que sur les inciter à venir en entreprise.
Ceci peur prendre la forme d’un travail sur l’ergonomie des postes de travail en collaboration avec le CCE, d’un audit des méthodes de travail ou de la prise en compte de l’aspect psychologique des conditions de travail (pression, management, …).
