Prime de 13ème mois : simulation, calcul, conditions d’obtention…

Instaurer une prime de 13ème mois ou de fin d’année constitue un avantage salarial très apprécié des salariés. Cette gratification annuelle, souvent vue comme un complément de revenu bienvenu, pose toutefois des questions importantes pour les employeurs et les collaborateurs.

Quelles sont les conditions d’éligibilité à un 13ème mois ? Comment en définir les modalités de calcul afin de garantir une répartition juste et conforme aux règles en vigueur ? Comment intégrer cette prime dans le traitement de la paie, en tenant compte de son impact sur le bulletin de salaire ?

Cet article propose un tour d’horizon complet de la prime de 13e mois. Nous verrons d’abord ce qu’elle recouvre concrètement et pourquoi une entreprise peut décider de la mettre en place. Nous aborderons ensuite les critères d’éligibilité, en précisant les contrats concernés ainsi que les conditions d’ancienneté à remplir.

Nous passerons ensuite à la gestion concrète de cette prime en paie, en précisant le moment de son versement et en décrivant les différentes méthodes de calcul envisageables. Des exemples concrets et des simulations viendront illustrer l’application de cette prime, ainsi que son impact sur le bulletin de paie.

Enfin, nous aborderons les questions fréquemment posées par les salariés, telles que la possibilité d’avance, son influence sur la retraite et le chômage, ainsi que les éventuelles limitations de son montant.

Qu’est-ce que la prime de 13^ème mois ? Comment ça fonctionne ?

Le 13^ème mois, c’est quoi ? Définition !

La prime de fin d’année que l’on appelle plus communément « prime de 13^ème mois » est une prime annuelle versée en fin d’année et qui couvre toute l’année.

Comment fonctionne la prime de 13^ème mois ?

Est-elle obligatoire ?

La prime de 13^ème mois n’est pas imposée par le Code du travail, mais définit par la convention collective ou mise en place par l’employeur.

La prime de fin d’année peut également être mentionnée dans le contrat de travail, son paiement est alors obligatoire.

Pourquoi la mettre en place ?

Dans le cas d’une mise en place par l’employeur, cette prime constitue un avantage salarial qui permet à l’employeur de fidéliser ses salariés et d’attirer de futurs collaborateurs.

Comment la mettre en place ?

Lorsque la convention collective ne prévoit rien concernant la prime de 13e mois, l’employeur peut choisir de la mettre en place par décision unilatérale ou sur la base d’un usage établi dans l’entreprise.

En l’absence de document formalisant les modalités d’attribution, il est recommandé de les consigner dans un référentiel paie. Cela permet de sécuriser la pratique et d’éviter les risques de litiges ou d’interprétations divergentes.

Est-elle imposable ?

La prime de 13^ème mois est imposable car elle constitue un complément de salaire. Elle rentre donc dans le calcul du prélèvement à la source.

Qui peut toucher le 13^ème mois ? Quels sont les salariés concernés ?

Quels sont les contrats concernés ? CDD ? CDI ? Intérim ?

Tous les types de contrats peuvent bénéficier de la prime de 13^ème mois, y compris les travailleurs intérimaires.

Concernant ces derniers, une entreprise qui fait bénéficier à ses salariés d’une prime de 13^ème mois doit également en faire bénéficier ses travailleurs temporaires, même s’ils ne sont pas salariés de l’entreprise elle-même, mais de l’entreprise de travail temporaire.

En effet, la rémunération d’un travailleur temporaire ne peut pas être inférieure à celle d’un salarié de l’entreprise utilisatrice, après la période d’essai, à poste de travail et qualification équivalents (article L1251-18 du Code du travail).

Les salariés à temps partiel peuvent également bénéficier de cette prime au prorata de leur temps de présence dans les mêmes conditions qu’un salarié à temps plein.

À partir de quelle ancienneté un salarié peut y prétendre ?

Les modalités d’attribution de la prime de 13e mois sont fixées par la convention collective, un accord d’entreprise ou un usage en vigueur. Ces textes peuvent prévoir une condition d’ancienneté pour en bénéficier, ou au contraire en accorder le versement sans exigence particulière à ce sujet.

Comment traiter en paie le 13^ème mois ?

Quand doit être versée la prime de 13^ème mois ?

La prime de 13ème mois est une prime de fin d’année, elle doit donc, sauf dispositions contraires, être versée sur la paie de décembre.

Comment calculer le 13^ème mois ?

Pour déterminer comment calculer la prime de 13^ème mois, il faut se référer au texte instaurant la prime (convention collective, accord, référentiel paie, …).

Déterminer la base de calcul de la prime. :

Il peut s’agir du seul salaire de base ou de la totalité de la rémunération. À défaut de précisions, la prime de 13^ème mois doit être calculée sur l’ensemble de la rémunération hors remboursement de frais professionnels.

Calculer la prime au prorata du temps de présence effectif :

La prime de 13ème mois peut être calculée au prorata du temps de présence effectif dans l’entreprise. Les absences impactant la prime peuvent être précisées dans les textes. Il est d’ailleurs conseillé de les mentionner afin d’éviter tout litige et servir de référentiel au gestionnaire de paie.

Si seule la notion de temps de présence effectif est mentionnée, il faut se référer à celle-ci dans le Code du travail, la convention collective et dans l’entreprise afin de déterminer les absences impactées.

Quelques exemples d’absences pouvant impacter la prime :

• Grève.
• Maladie.
• Accident de trajet.
• Accident de travail.
• Maladie professionnelle.
• Congé sans solde.
• Congé sabbatique.
• Congé paternité.
• Congé maternité.

La prime peut également être conditionnée à une présence effective à une date déterminée. Tout salarié absent à cette date ne peut bénéficier de la prime sauf les salariés dispensés de préavis dans le cadre d’une procédure de licenciement et les salariés en arrêt pour accident de travail.

Dans tous les cas, il faut toujours se référer à la notion de présence effective dans les textes ou dans l’entreprise.

La calcul de la prime de 13^ème mois au prorata temporis ne se présume pas, il faut qu’il soit prévu dans les textes instaurant la prime.

En cas de solde de tout compte

Si le versement de la prime n’est pas conditionné à une présence effective à une date déterminée, la prime est due au salarié qui quitte l’entreprise en cours d’année. La prime est alors proratisée en fonction du temps de présence sur l’année. 

Quelques exemples de conventions collectives instaurant une prime de 13^ème mois :

CCN de la banque

« La treizième mensualité, calculée prorata temporis, est versée en même temps que le salaire du mois de décembre, sauf dispositions différentes d’entreprise ».

CCN de l’immobiler

« Les salariés à temps plein ou partiel reçoivent en fin d’année un supplément de salaire, dit de 13^ème mois, égal à 1 mois de salaire global brut mensuel contractuel … Il est acquis au prorata du temps de présence dans l’année et réglé sur la base du salaire de décembre. Les périodes pendant lesquelles les salariés bénéficient du maintien de leur salaire à 90% ou à 100 % …, sont considérées comme temps de présence. »

CCN Boulangerie/Patisserie

« Après 1 an de présence dans l’entreprise, il est accordé aux salariés une prime de fin d’année. Cette prime est due aux salariés occupés par l’entreprise le 31 décembre et devra être payé au plus tard le 15 janvier. Le montant de cette prime est fixé en pourcentage du montant du salaire brut payé au salarié du 1^er janvier au 31 décembre. ».

Exemples de calcul :

Une entreprise verse à ses salariés une prime de 13e mois équivalente au salaire contractuel de décembre, incluant le salaire de base et la prime d’ancienneté. Son montant est calculé au prorata du temps de présence effectif sur l’année. Aucune présence n’est exigée à la date de versement pour en bénéficier.

Par exemple, un salarié avec un salaire de base de 1 900 euros et une prime d’ancienneté de 100 euros pour décembre, ayant été présent toute l’année, percevra une prime de 13ème mois de 2 000 euros.

Pour une salariée embauchée le 15 juin avec un salaire mensuel contractuel de 2 000 euros, sa prime de 13ème mois sera calculée comme suit : (2000 / 365) * 200 = 1 095,89 euros

Un salarié est à temps partiel à 80%. Son salaire mensuel contractuel équivalent temps plein est de 2 000 euros. Sa prime de 13^ème mois sera de : 2000 X 80% = 1600 euros

Un salarié quitte l’entreprise le 31/07, son salaire mensuel contractuel est de 2 000 euros. Sa prime de 13^ème mois sera de : 2000 / 365 X 212 = 1 161,64 euros

Un salarié est en maladie non professionnelle du 01/09 au 31/10. Les textes prévoient que cette absence impacte le montant du 13^èmemois. Son salaire mensuel contractuel est de 2 000 euros. Sa prime de 13^ème mois sera de : 2000 / 365 X (365-61) = 1 665,75 euros

Une salariée a une absence de 4 heures de grève sur l’année. Son salaire mensuel contractuel est de 2 000 euros. Sa prime de 13^ème mois sera de : 2000 / 1820,04 X (1820,04-4) = 1 995,60 euros

Le 13ème mois est différent de la gratification

Il ne faut pas confondre la gratification pour 13^ème mois qui constitue un complément de salaire et le paiement du salaire sur 13 mois qui constitue une modalité de règlement.

Le salarié peut bénéficier des deux éléments car ils n’ont pas le même objet (Cour de cassation- chambre sociale- 17 octobre 2018 n°17-20.646).

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Quel est l’impact sur le bulletin de salaire ?

La prime de 13^ème mois doit être mentionnée dans le bulletin de salaire. Elle est soumise à cotisations et contributions sociales ainsi qu’à la CSG/CRDS. Elle entre dans le net imposable et pour le calcul de la retenue à la source.

Par ailleurs, la prime de 13^ème mois ne rentre pas dans la base de calcul des indemnités de congés payés.

Quelques cas particuliers :

Peut-il y avoir une disparité entre les salariés cadres et non-cadres ?

Dans certains secteurs, les salariés cadres et non-cadres relèvent de conventions collectives distinctes. Cette différence peut entraîner des disparités dans l’attribution ou les modalités de la prime de 13e mois selon le statut.

Par ailleurs, attribuer une prime de 13^ème aux seuls salariés cadres est justifié dans la mesure où cette prime est un élément de rémunération versé en contrepartie du travail effectué et destinée à compenser une sujétion particulière (dans ce cas l’encadrement).

Les contrats particuliers (contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, contrats aidés, …) ont-ils droit au 13^ème mois ?

Tous les salariés quel que soit leurs types de contrat ont le droit au bénéfice de la prime de 13^ème mois. Par contre, l’employeur n’a pas l’obligation d’attribuer la prime aux stagiaires.

Que se passe-t-il pour un salarié en mi-temps thérapeutique ?

Le calcul est spécifique pour les salariés en temps partiel thérapeutique, qui ne sont ni tout à fait des salariés à temps partiel, ni entièrement en arrêt de travail à temps plein.

Pour le calcul au prorata temporis, en l’absence de dispositions claires, il convient de prendre en compte leurs heures d’absence liées au temps partiel thérapeutique pour ajuster la prime, plutôt que leur taux d’activité contractuel. En effet, pendant les congés payés, ils perçoivent une rémunération à temps plein.

En ce qui concerne les primes liées à une présence effective à une date donnée, il ne faut pas désavantager un salarié en temps partiel thérapeutique par rapport aux autres en fonction de son emploi du temps. Il doit donc être traité comme tout autre salarié à temps partiel intégré à l’effectif.

Quid du 13^ème mois lors d’un licenciement pour faute grave ?

Un salarié qui est licencié pour faute grave peut bénéficier de la prime de 13^ème mois dans la mesure où celle-ci est calculée au prorata du temps de présence effectif sur l’année.

Quelques questions que pourraient vous poser les salariés

Peut-on obtenir une avance sur 13^ème mois ?

Un salarié peut solliciter une avance sur son 13e mois, à condition que cette prime lui soit effectivement due. Cela implique qu’elle soit calculée au prorata temporis, qu’elle ne soit pas soumise à une condition de présence à une date précise, et qu’elle corresponde à une période de travail déjà accomplie.

Exemple :

Un salarié demande une avance sur 13^ème mois le 30/06. Son salaire est de 2 000 euros. Il n’a pas eu d’absences minorant sa prime. Son avance sera calculée de la manière suivante : 2000 / 12 X 6 = 1000 X 75% = 750 euros.

L’employeur a toutefois la faculté de refuser, car ceci ne rentre pas dans le cadre de l’acompte sur salaire.

Certaines entreprises offrent à leurs employés une avance sur le 13ème mois chaque année en novembre ou début décembre, ce qui aide ces derniers à faire face aux dépenses de fin d’année. Cette avance est versée sous forme d’acompte et est déduite du salaire du mois de décembre.

Alternativement, il est possible de verser cette prime sur la paie de novembre en brut, ce qui permet de prélever les cotisations sociales afférentes dès novembre. Toute régularisation nécessaire peut alors être effectuée sur la paie de décembre.

En tout état de cause, concernant cette pratique, il faut être vigilent sur les évènements pouvant minorer la prime en décembre (absences, départ, …).

Compte-t-elle pour la retraite ?

La prime de 13^ème mois est soumise à cotisation de retraite, elle donc prise en compte pour le calcul des droits à la retraite.

Et pour le chômage ?

Comme pour la retraite, la prime de 13e mois est soumise aux cotisations chômage. Elle entre donc dans le calcul des droits à l’assurance chômage en cas de rupture du contrat ouvrant droit à ce dispositif. Elle doit être déclarée dans la rubrique dédiée aux primes annuelles (bloc 52 de la DSN).

Est-elle limitée à un mois de salaire ?

La prime de fin d’année ne correspond pas obligatoirement à un 1 mois de salaire, mais peut être supérieur. Certaines entreprises font bénéficier à leurs salariés d’un 14^ème mois et même parfois d’un 15^ème mois.

Pour résumer, la prime de 13^ème mois, qui constitue un complément de salaire, dépend largement de ce que prévoient les textes instaurant la prime tout en veillant à ne pas créer de situation discriminatoire quant au calcul de celle-ci.

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