Lorsqu’une entreprise s’engage dans un processus d’audit, elle place de grands espoirs dans les recommandations qui vont émerger. En effet, ce travail est un projet impliquant pour les collaborateurs et peut amener des revirements stratégiques. Par conséquent, l’auditeur a une lourde responsabilité envers l’organisation.
Détaillons dans cet article les savoir-être, savoir-faire et attitudes qui caractérisent un bon auditeur RH.
Qualités et compétences de l’auditeur
D’un point de vue technique
L’auditeur doit posséder un socle de connaissances techniques en lien avec la thématique auditée. Dans le cadre d’un audit RH, il devra ainsi maîtriser l’aspect réglementaire. On entend par là les textes (Code du Travail, convention collective…) et accords (d’entreprise, de branche) qui concernent l’entreprise.
Il aura également connaissances des expertises liées au recrutement et au management RH. On l’attendra sur la question des relations sociales, ainsi que l’administration du personnel et la gestion de la paie. Enfin, il pourra se positionner sur les enjeux de santé et sécurité, ainsi que sur la formation et GEPP.
Outre ces connaissances, c’est également la maîtrise des processus organisationnels qui sont attendus. En effet, l’audit s’intéresse à la manière dont les actions s’enchaînent pour parvenir au résultat (notamment dans le cadre d’une certification). Il s’agit donc d’avoir une vision globale de l’activité et des parties prenantes.
D’un point de vue relationnel
En complément de ses connaissances techniques, l’auditeur RH doit posséder des qualités humaines indéniables. Il doit agir telle une main de fer dans un gant de velours. En effet, il est là pour évaluer la conformité de l’entreprise vis-à -vis d’un référentiel. Cependant il doit savoir faire preuve d’empathie face aux personnes auditées, pour envisager les actions dans leur globalité afin de féliciter ou sanctionner un tout, sans se focaliser sur du détail.
Afin de comprendre la façon dont l’entreprise fonctionne et s’organise, il doit également exceller dans l’écoute active. Laisser la place et le temps à l’interlocuteur d’expliquer son travail pour comprendre. Il peut s’appuyer sur la reformulation et l’alternance de questions ouvertes et fermées pour faire progresser les échanges.
Enfin, s’il sait écouter, il doit également savoir s’exprimer. De réelles aptitudes de communication seront nécessaires. Tout d’abord au moment de la réunion de lancement de l’audit où il devra rappeler le cadre de son intervention et les attendus du programme. De même, lors de la restitution de fin d’audit où il devra exposer le fruit de ses conclusions, devant l’assemblée de commanditaires (Direction – CODIR).
D’un point de vue analytique
Pour compléter le profil de l’auditeur, il ne faut pas oublier son goût pour l’analyse. En effet, l’audit va chercher à mesurer l’écart entre les processus de l’entreprise et la norme. L’auditeur va nécessairement devoir interpréter les données transmises et les quantifier. Il doit pour cela avoir une base en calculs statistiques, maîtriser un tableur à minima pour la création de tableaux et graphiques. C’est son esprit critique qui permettra de mettre en lumière les points saillants de l’audit, pour améliorer l’organisation.
Sa plus-value lors de la phase de restitution sera d’être capable de synthétiser l’ensemble des informations récoltées, en les modélisant. Cette modélisation faite, il doit pouvoir se projeter dans des préconisations qui seront adaptées au contexte de l’entreprise, notamment d’un point de vue financier.
Si l’auditeur RH est un condensé de savoir-faire, il doit également disposer de qualités humaines dans le cadre de sa mission.
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La posture à adopter
Neutralité et objectivité
L’auditeur doit adopter une position neutre lors de l’exercice d’audit. En effet, il doit évaluer l’entreprise par rapport à une norme, sans adopter de parti pris. C’est son impartialité qui garantira la qualité de l’audit et des préconisations formulées.
Il ne doit être ni trop sévère, ni trop laxiste dans ses appréciations afin d’apporter la plus-value maximale pour l’entreprise.
Enfin, il doit avoir conscience des biais pouvant surgir au moment de l’audit, pour ne pas s’y laisser entraîner. On pourra notamment citer l’effet de halo, qui consiste en une perception sélective d’informations allant dans le sens d’une première impression que l’on cherche à confirmer. Cette première impression peut être bonne ou mauvaise.
De même, l’erreur fondamentale d’attribution accorde plus d’importance aux facteurs internes de l’audité (intentions, émotions) qu’à son discours ou à ses actes. Pour rappel, un auditeur ne doit s’appuyer que sur des faits et non des opinons ou (un excès de) sentiments.
Éthique et déontologie
L’auditeur peut se retrouver, au cours de l’audit, face à des cas de conscience ou des inconnues. Il doit savoir faire preuve d’intégrité pour y faire face. Fort heureusement, il n’est pas omniscient et doit connaître ses propres limites pour ne pas outrepasser son rôle.
Il a à coeur de garantir l’éthique au cours de la réalisation de l’audit et se réfère aux principes de déontologie, notamment pour les activités RH.
Étant donné qu’il brasse nombre de documents et d’informations qui contiennent des données sensibles (dossiers du personnel, fiches de paie…), il est garant de la confidentialité des échanges. Il ne s’adresse d’ailleurs uniquement qu’aux parties prenantes de chaque processus, pour respecter les cloisonnements opérés (en lien avec le RGPD par exemple).
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Lorsque l’entreprise s’engage dans une démarche d’audit, c’est pour pouvoir identifier ses forces et ses axes d’amélioration. Ainsi, la plus-value de l’auditeur sera de proposer des solutions constructives à cette dernière. Il doit se positionner comme un partenaire, expert dans son domaine, qui adoptera une attitude de conseiller bienveillant.
En interne notamment, il pourra être sollicité pour accompagner le changement proposé lors de la réunion de restitution. Il se glissera alors dans la peau du chef de projet, véritable chef d’orchestre pour harmoniser les parties prenantes.
Il devra alors faire preuve de leadership, pour favoriser la montée en compétence durable et pérenne, plutôt que de céder à la facilité du “faire à la place de”.
En conclusion
L’auditeur, RH notamment, est finalement un véritable couteau-suisse au service de l’amélioration de l’entreprise. Il possède de nombreuses connaissances techniques et fait preuve de qualités humaines fortes. S’il est souvent vu comme le “grand méchant loup”, il doit se défaire de cette mauvaise image. En réalité, son rôle est d’amener de la remise en question dans l’entreprise et de participer à l’amélioration continue des procédures RH existantes.
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