Les trois dernières années ont pas mal bousculé le monde du travail, son fonctionnement et ses méthodes d’organisation. Le management a lui aussi été impacté.
Dans le secteur tertiaire, après ces périodes de télétravail prolongées, les collaborateurs ont, pour beaucoup, été invités à revenir au bureau. Tout en continuant à bénéficier de journées de télétravail régulières voire même hebdomadaires.
Une nouvelle configuration d’organisation du travail et de management est alors apparue: le travail hybride. Et avec lui, de nouveaux challenges pour les managers.
Comment parvenir à coordonner et superviser des équipes qui ne sont pas toutes présentes au même endroit au même moment ?
Ces problématiques existaient déjà pour les équipes internationales ou multisites, mais la pandémie et ses conséquences ont généralisé ce cas de figure.
Et de nombreux managers doivent aujourd’hui apprendre à gérer de manière efficace des collaborateurs qui sont éparpillés géographiquement. Et qui appliquent des modes de travail différents. Car on le sait, le télétravail a ses spécificités qui font qu’il se distingue du simple fait de travailler dans un bureau autre que celui du reste de son équipe.
Sommaire de l'article:
Matériel et outils
Le premier point pour garantir un travail à distance efficace, c’est de disposer de matériel et d’outils adéquats.
Cela passe bien sûr par un ordinateur et une connexion wifi performante. Mais il faut aussi avoir à disposition des outils collaboratifs et de communication qui permettent d’échanger à distance, autrement que par téléphone ou par email.
Les outils collaboratifs permettent de travailler en même temps sur un même document, de faire des ajustements visibles par tous en temps réel, de limiter ainsi les temps de réunion et les envois de documents par email.
Les outils de communication à distance englobent les plateformes de visioconférences et les messageries instantanées. Les premières permettent d’entretenir le lien, même à distance, et de maintenir l’interactivité des réunions. Les dernières favorisent des échanges plus spontanés et rapides. Mais elles sont aussi le lieu de conversations plus légères, tel que celles qu’on pouvait avoir à la machine à café. Et elles sont importantes pour entretenir la cohésion de votre équipe.
Plusieurs références d’outils collaboratifs et de communication sont disponibles sur le marché. L’entreprise doit s’assurer de bien étudier les options possibles pour choisir celles correspondant le mieux à son contexte et ses contraintes.
Pratiques de management
Des pratiques de management qui doivent impérativement s’adapter à ce nouveau contexte afin de garantir la pérennité et l’efficacité de ce mode de travail qui est désormais incontournable pour la majorité des collaborateurs.
L’importance de la communication
Il est nécessaire de trouver le bon équilibre entre l’autonomie laissée à vos équipes et le contrôle de l’avancée des missions de chacun. Dans ce cas de figure, la communication est clé.
Il est primordial de planifier un point régulier et individuel avec chaque personne de votre équipe. La fréquence (une fois par semaine ou toutes les deux semaines) est à déterminer selon vos besoins. Ces points peuvent se faire au moment où vous êtes tous les deux au bureau par exemple.
Vous devez aussi arriver à faire comprendre à vos collaborateurs que, même à distance, vous êtes disponible en cas de question ou problème. Précisez par quel moyen de communication vous souhaitez être contacté (téléphone, email, visioconférence, messagerie instantanée…).
Il est même possible de prévoir des créneaux dédiés pendant lesquels n’importe quelle personne de l’équipe peut vous solliciter (principe des “office hours” en anglais). Ce qui ne les empêche pas bien sûr de communiquer avec vous en dehors de ces moments en cas d’urgence.
Enfin, si vous avez l’impression qu’un collaborateur est plus en retrait ou modifie son comportement, parlez-en tout de suite pour essayer de comprendre la source du problème et apporter votre aide si besoin. Cela implique d’être attentif et capable de reconnaître et écouter les signaux faibles.
La gestion de la performance
La gestion des objectifs de votre équipe est un élément clé du management. Il faut vous assurer que ceux-ci soient clairs et bien compris de chaque membre, que chacun sache sur quoi il est attendu et évalué et dans quel délai.
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Je télécharge le guide RHEn cas de baisse de performance d’un collaborateur ou de décrochage, il est nécessaire d’en parler rapidement. L’objectif est de comprendre s’il s’agit d’un problème conjoncturel ou plutôt de fond. Et ainsi essayer d’identifier avec le salarié les causes afin de mettre en place un plan de remédiation pour améliorer la situation.
À l’inverse, dans le cas de bonne performance et de réussite sur un projet, célébrez cela avec l’équipe. Cela peut être au cours d’une de vos réunions d’équipe avec un moment dédié pour revenir sur ce projet et féliciter les salariés concernés. Vous pouvez aussi envoyer un email mettant à l’honneur le collaborateur auprès de destinataires choisis.
Des applications professionnelles permettent également de distribuer facilement et de manière ludique des encouragements et des félicitations à distance. Si votre entreprise en dispose, n’hésitez pas à les utiliser pour encourager votre équipe.
De même, en point individuel en présentiel ou à distance, n’oubliez pas de toujours souligner la performance positive du collaborateur.
Travail et vie de l’équipe
Les règles du jeu
Il est important de définir des règles qui vont régir la façon dont les collaborateurs travaillent et communiquent ensemble.
Afin que cela soit mieux accepté par tous, vous pouvez impliquer vos salariés dans la réflexion, les faire brainstormer sur les règles de fonctionnement et ainsi co-construire un cadre qui convienne à tous.
Bien sûr, certaines règles peuvent être imposées par l’entreprise ou par vous. Mais l’idée est que les collaborateurs participent un maximum afin de mieux accepter et s’approprier ce cadre.
Vous pouvez ensuite formaliser cela dans une charte rédigée ensemble qui serait à la disposition de tous et serait également remise à tout nouvel arrivant dans l’équipe.
De même, afin d’avoir une visibilité sur qui est où et quand, vous pouvez prévoir un système permettant à chaque membre de l’équipe de dire quand il est présent au bureau. Beaucoup d’entreprises ont maintenant des outils qui permettent ce suivi, mais un simple fichier Excel partagé peut convenir.
Essayez toutefois de laisser chacun choisir le rythme qui lui convient (dans le cadre imposé par l’entreprise bien sûr). Certains préfèrent être au bureau 100% du temps quand d’autres utiliseront tout le quota de télétravail possible. L’essentiel est de permettre cette flexibilité tout en conservant la connexion de l’équipe.
Enfin, vous devez aussi vous assurer de partager des règles concernant le droit à la déconnexion, afin de protéger chacun et de limiter la confusion entre vie privée et vie professionnelle.
Les moments d’équipe
Afin d’entretenir la cohésion de l’équipe, il faut ritualiser des moments de rendez-vous.
Cela concerne notamment la réunion d’équipe. Il faut définir sa fréquence et idéalement l’organiser un jour où tout le monde est présent au bureau.
Vous pouvez aussi organiser une ou plusieurs fois dans l’année, si le budget le permet, des séminaires où tout le monde se retrouve afin de prendre du recul sur le travail quotidien et réfléchir à la vision et la stratégie de l’équipe.
Des moments plus informels peuvent aussi être définis (le café “visio” du lundi matin…)
L’inclusion
L’inclusion est le concept selon lequel chaque personne doit pouvoir être reconnue dans sa singularité, sentir qu’elle fait pleinement partie du collectif et être suffisamment mise en confiance pour faire entendre sa voix et contribuer au projet commun.
Elle est d’autant plus difficile à mettre en place en cas de travail à distance.
Il sera de votre responsabilité de vous assurer que chaque membre de l’équipe se sente comme un membre à part entière de celle-ci.
C’est un travail de longue haleine qui implique notamment de bien connaître vos salariés, leurs particularités et besoins spécifiques et de développer un véritable lien de confiance avec chacun d’entre eux. Cela passe également par l’empathie, qui permet de mieux comprendre et tenir compte du contexte de chacun.
Par exemple, lors de réunions, il faut être vigilant à apporter le même niveau d’attention et le même temps de parole à ceux qui sont sur site qu’à ceux qui sont à distance.
Vous pouvez aussi proposer un déjeuner d’équipe où ceux qui sont sur site se retrouvent au même endroit pour déjeuner et ceux à distance se joignent par visioconférence. Cela parait peu naturel et étrange au début, mais la répétition peut permettre l’habituation.
Vos besoins en tant que manager dans un contexte de travail hybride
En tant que manager d’équipe à distance, vous avez également besoin de support spécifique.
Si cela est déjà en place dans votre entreprise, n’hésitez pas à participer aux ateliers et formations sur le sujet. Et si ce n’est pas proposé, vous pouvez en faire la demande à votre management.
Le management hybride est une pratique très récente et qui a été mise en place sans préparation préalable. Cela peut justifier un besoin de formation sur le sujet. Voire même du coaching, si votre entreprise est d’accord pour le financer.
Et si vous sentez venir une surchauffe ou avez du mal à gérer votre charge de travail, prévenez votre propre manager et vos équipes Ressources Humaines.
En effet, selon une enquête réalisée en 2021 par Opinion way pour Empreinte Humaines, les managers sont en moyenne 1,5 fois plus touchés par le burn out. Phénomène qui est lui-même en augmentation.
Il est important que vous preniez soin de vous pour pouvoir accompagner au mieux vos équipes.
Un autre levier intéressant est le partage et l’échange de bonnes pratiques entre pairs managers.
Les autres managers de votre entreprise sont confrontés aux mêmes challenges.
Vous pouvez proposer d’organiser des cercles de parole qui vous permettraient de prendre du recul sur votre quotidien et vous offrir un forum sain et bienveillant où vous pouvez échanger et vous inspirer d’autres managers.
La tendance récente du management hybride chahute les codes classiques du management, mais la pandémie n’a fait qu’accélérer et imposer un changement qui s’annonçait imminent. Le manager d’aujourd’hui et de demain doit demeurer agile afin de s’adapter aux modes de travail qui évoluent en permanence.