Veille RH : les étapes incontournables de sa création à son utilisation.

Définition.

« La veille est un dispositif organisé, intégré et finalisé de collecte, traitement, diffusion et exploitation de l’information qui vise à rendre une entreprise capable de réagir, à moyen et long terme, face à des évolutions ou des menaces de son environnement, que celles-ci soient technologiques, concurrentielles, sociales… ».

(Définition de l’Association des Professionnels de l’Information et de la Documentation).

À la lumière de cette définition, on comprend bien que la veille est une démarche globale, fondée sur l’anticipation, afin de rendre l’entreprise proactive.

Ainsi, la veille RH doit permettre de surveiller l’évolution des textes réglementaires (Code du Travail, Convention Collective…), des jurisprudences ou encore des pratiques opérationnelles qui peuvent avoir un impact sur l’entreprise au sens large. En effet, l’impact peut venir de différents niveaux (droit français, norme européenne…) et concerner des domaines RH variés comme : la paie, le recrutement, la formation, la gestion du personnel….

L’objectif de la veille est de s’informer en amont des évolutions à venir pour les intégrer le plus tôt possible à son champ de travail, dans le but de garantir une application maîtrisée et dans les temps des nouveautés détectées, afin d’éviter tout risque légal pour l’entreprise.

La veille RH repose sur une stratégie initiale de mise en place, afin de pouvoir délivrer la bonne information aux personnes concernées, au bon moment et sous la bonne forme.

Les 4 étapes incontournables pour initier une stratégie de veille RH.

La mise en place d’une veille RH repose sur la réponse à 4 questions clés : QUOI ? QUI ? QUAND ? COMMENT ?

Quelles informations récolter ? (QUOI ?)

Il est utopiste de penser que vous allez pouvoir assurer une veille sur l’ensemble des thématiques RH.

C’est pourquoi il va falloir faire des choix et vous définir une liste de 4-5 thématiques maximum qui sont prioritaires pour votre veille. Votre choix peut découler de vos missions, de la stratégie d’entreprise ou encore d’une problématique actuelle rencontrée.

Une fois vos thématiques définies, il va falloir en extraire des objectifs à atteindre afin de pouvoir identifier les mots-clés appropriés pour obtenir des résultats de recherche pertinents.

Voici quelques exemples d’objectifs :

• Suivre l’actualité RH (objectif généraliste).
• Être à jour des évolutions légales liées à mon secteur d’activité.
• Connaître les bonnes pratiques en termes de marque employeur.

Conseil de l’experte.

Plus vos objectifs seront précis et ciblés, plus les mots-clés à utiliser couleront de source.

Afin de valider les mots-clés retenus, n’hésitez pas à les tester en les tapant dans votre moteur de recherche. Cela vous permettra de vous rendre compte si les résultats générés correspondent ou non à vos attentes.

À qui sera destinée l’information recueillie ? (QUI ?)

Déterminer le destinataire des informations obtenues par le biais de votre veille permettra d’adapter le niveau d’information au public ciblé (quel niveau de détail restituer ? sous quelle forme ? …). En effet, afin d’être percutante et assimilée, l’information transmise doit correspondre au niveau d’expertise et d’attente de la population visée. Il en va de même de la forme choisie pour véhiculer le message.

Vos principales cibles seront les salariés de l’entreprise, les membres du service RH, le comité de Direction ou les représentants du personnel.

Le choix du format n’aura de limite que le temps que vous aurez à y consacrer et les outils à votre disposition.

Voici quelques formats habituellement employés :

• Restitution orale (réunion, séminaire…).
• Compte rendu écrit (note d’information, newsletter, mail…).
• Représentation visuelle (infographie, vidéo…).

Ces formats ne sont pas exhaustifs et peuvent tout à fait se combiner entre eux.

À quel moment récolter de l’information et à quel moment la restituer ? (QUAND ?)

À cette étape, le but est de trouver le juste milieu entre volume d’informations reçues et fraîcheur de l’information. Soyez toujours attentif à la date de parution des informations récoltées pour ne pas vous retrouver avec de l’information obsolète.

Des informations quotidiennes risquent d’être redondantes et demandent un traitement réactif. A contrario, avec une veille trop espacée, vous risquez de passer à côté d’une information de première urgence. 

Il s’agit alors de trouver la bonne fréquence de collecte pour garder l’aspect proactif de la veille.

Conseil de l’experte.

Je vous conseille de vous créer un calendrier des principales échéances à surveiller pour récolter les informations au bon moment, tout en vous gardant un délai confortable d’exploitation et de mise en application. En effet, les informations liées à vos objectifs peuvent avoir des fréquences d’évolution différentes (mois, trimestre, année…).

Exemple : le taux AT/MP est calculé chaque fin d’année N et vous est transmis en janvier de l’année N+1. Ainsi, il ne sert à rien de surveiller cette information chaque mois. Votre veille devra cibler le dernier trimestre de l’année N pour voir s’il y a des nouveautés à ce sujet. Au mois de janvier N+1, il faudra vérifier la bonne réception du taux vous concernant et la transmission au service paie de votre entreprise pour prise en compte.

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De quelle manière recueillir les informations ? (COMMENT ?)

La première réponse incontournable à cette question réside dans le choix des sources. Il s’agit impérativement de sélectionner des sources d’information fiables, actualisées et pertinentes (sites officiels du gouvernement, sites spécialisés – coucou Culture RH -, cabinets juridiques, OPCO, syndicat de branche, associations professionnelles…).

Ensuite, à vous de vous créer des alertes pour recevoir les informations désirées selon la fréquence que vous avez définie précédemment.

Interrogez-vous également sur la forme retenue pour obtenir vos informations (article, newsletter, webinaire, vidéo, livre blanc, étude, podcast…). Vous avez très certainement une forme préférée (selon que vous soyez plutôt visuel ou auditif par exemple), mais je vous encourage vivement à diversifier les formats pour élargir les points de vue.

En résumé.

Les 4 étapes incontournables pour exploiter sa veille RH.

Une fois l’ensemble des informations souhaitées obtenues, il s’agit de tirer profit de sa veille à travers une analyse fine des données, puis une restitution des points clés. Le processus étant itératif, il vous faudra également déterminer votre fréquence d’archivage et d’actualisation de vos recherches.

Analyser sa veille.

Il s’agit tout d’abord de consulter l’ensemble des informations recueillies pour en extraire l’utile par rapport à vos thématiques. Cela vous demandera des capacités d’analyse, de mise en perspective et de synthèse.

En effet, vous réalisez votre veille pour une cible définie. Votre but est de lui faire gagner du temps en lui permettant d’accéder directement à l’information dont elle a besoin dans l’exercice de ses missions.

Aller à l’essentiel en étant synthétique, savoir ordonner les idées clairement et dans certains cas vulgariser les données récoltées seront des atouts incontournables pour assurer une bonne diffusion du contenu de votre veille.

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Diffuser sa veille.

L’objectif de l’étape de diffusion est d’intégrer les informations extraites lors de l’analyse dans les procédures de l’entreprise afin de garantir la conformité aux évolutions détectées. 

La diffusion pourra amener la mise en place de nouvelles procédures dans l’entreprise. Il sera peut-être aussi nécessaire d’élaborer de nouveaux outils de travail ou de mettre à jour certains documents internes.

Une communication claire et exhaustive est alors indispensable pour faire entrer toutes les nouveautés dans les habitudes de travail des collaborateurs concernés. 

La communication doit se faire lorsque les outils sont prêts et mis à disposition des salariés, pour permettre une utilisation immédiate, sous peine d’échec.

Lorsque vous exploiterez votre veille, vous constaterez que les informations relevées n’ont pas toutes le même impact sur votre organisation. Vous vous rendrez compte que certaines seront très vite intégrées et assimilées. A contrario, d’autres demanderont un accompagnement plus soutenu, via de la formation notamment (exemples : création des entretiens professionnels, mise en place de la DSN, politique RSE…).

Classer et archiver ses données.

Une fois les informations recueillies, traitées et transmises, il vous faudra déterminer votre procédure de classement et d’archivage. Quelles sont les informations pour lesquelles j’ai besoin de garder un historique ? Sur quelle durée ? Où vais-je les stocker ?

Je vous recommande de conserver a minima les informations liées à une évolution actuelle et sa situation antérieure, afin de pouvoir revenir sur l’historique.

Votre procédure de classement va principalement dépendre du format des informations récoltées. On pourra imaginer des dossiers thématiques et/ou chronologiques dans le cadre de mails ou fichiers numériques. Je vous conseille de les mettre au format AA/MM/JJ pour faciliter vos futures recherches. Vous pourrez également utiliser le listing des favoris sur votre navigateur internet ou encore jouer avec les filtres et les tags sur les plateformes de flux.

En ce qui concerne la durée d’archivage, il n’y a pas de règle légale applicable, mais plutôt votre bon sens quant à l’importance de l’historique souhaité, en fonction de votre objectif et de sa fréquence d’évolution.

Il faudra également être vigilant à la place qu’occupe ce stockage pour ne pas surcharger votre matériel inutilement.

Actualiser sa veille.

Le processus de veille est itératif et doit rester agile pour évoluer en fonction de vos objectifs. Ainsi, à chaque remaniement d’objectifs, il faudra vous assurer que votre schéma de veille reste adapté. 

Ces mises à jour impliqueront de revalider les 4 étapes incontournables liées à la mise en place de votre veille que nous évoquions en première partie d’article.

Et la boucle est bouclée !

En résumé.