Calcul du préavis de démission : dispense, traitement paie, …Tout savoir !

La rupture du contrat de travail donne lieu à l’exécution d’un préavis, une étape clé qui varie en fonction des motifs de rupture. Dans certains cas, le salarié peut être dispensé d’effectuer ce préavis, entraînant alors le versement d’une indemnité compensatrice. Mais qu’est-ce que le préavis exactement, et dans quelles situations s’applique-t-il ?

Dans cet article, nous explorerons d’abord la notion de préavis : sa définition, les différents motifs de rupture (qu’ils soient à l’initiative du salarié ou de l’employeur, en passant par la rupture conventionnelle ou l’inaptitude), et les situations où il est obligatoire. Nous détaillerons ensuite comment calculer la durée du préavis, en abordant des aspects essentiels tels que la prise en compte de l’ancienneté, les congés payés ou encore les cas de suspension du contrat de travail. Un exemple concret viendra illustrer ces principes.

Enfin, nous vous guiderons dans le traitement du préavis en paie : rémunération du salarié, gestion des dispenses et calcul de l’indemnité compensatrice.

Grâce à ce guide complet, vous maîtriserez toutes les étapes liées au calcul du préavis de démission et sa gestion en paie.

Qu’est-ce que le préavis ?

Lors de la rupture du contrat de travail d’un salarié, qu’il s’agisse d’une démission ou d’un licenciement, le Code du travail prévoit une période de transition entre l’exécution normal du contrat et le départ effectif du salarié, le préavis.

Le préavis, c’est quoi ?

Le préavis est une période pendant laquelle le salarié continue à travailler après la notification d’une rupture de contrat. Il perçoit ainsi sa rémunération habituelle jusqu’à son départ de l’entreprise.

Dans le cas d’un départ à l’initiative du salarié, cette période transitoire laisse le temps à l’employeur de mettre en place un recrutement (interne ou externe) pour remplacer le salarié sortant. Lorsque le départ du salarié est à l’initiative de l’employeur, le préavis laisse le temps au salarié d’effectuer les démarches nécessaires pour trouver un nouvel emploi.

La durée du préavis et ses modalités de dispense vont très largement dépendre du motif de rupture.

Exécution du préavis : les cas de motif de rupture

Que ce soit une rupture à l’initiative du salarié ou de l’employeur, la législation prévoit généralement (sauf exceptions) l’exécution d’un préavis.

Rupture à l’initiative du salarié :

• Démission.
• Départ volontaire à la retraite.

Rupture à l’initiative de l’employeur

• Licenciement (sauf faute grave ou faute lourde).
• Mise à la retraite.

Cas de la rupture conventionnelle

Dans le cadre de la rupture conventionnelle, qui constitue une rupture amiable entre l’employeur et le salarié, il n’y a pas de préavis au sens du Code du travail mais une période de rétractation suivi du délai d’homologation. Cette période transitoire entre la notification de la rupture et le départ du salarié représente environ 1 mois et demi.

Cas de l’inaptitude

En cas de licenciement pour inaptitude, deux cas de figure avec une gestion du préavis différente :

• Inaptitude pour accident ou maladie d’origine non professionnelle : pas de préavis.
• Inaptitude pour accident ou maladie d’origine professionnelle : préavis non exécuté en raison de l’inaptitude du salarié et versement d’une indemnité compensatrice de préavis.

Le préavis est-il obligatoire ?

Quel que soit le motif de rupture du contrat qui donne lieu à l’exécution d’un préavis, celui-ci est réputé être obligatoire.

Que ce soit par une partie comme par l’autre, la non-exécution du préavis entraîne le versement obligatoire d’une indemnité compensatrice qui correspond à la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait travaillé.

Dans le cadre particulier de la démission, lorsque le salarié n’effectue pas son préavis et quitte son poste de travail dès la notification de la démission, l’employeur ne peut pas lui retenir le montant de l’indemnité compensatrice de préavis sur son solde de tout compte (arrêt n°90-46044 Cour de Cassation).

Toutefois, il peut lui réclamer en recours judicaire une indemnité compensatrice et des dommages-intérêts.

À lire également :

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• Rupture anticipée d’un contrat d’intérim, est-ce possible ? Comment procéder ?
• Rupture conventionnelle, quelles sont les alternatives ?

Comment calculer la durée du préavis ?

La durée du préavis est un élément crucial lors de la rupture d’un contrat de travail. Son calcul dépend de plusieurs facteurs : le motif de rupture, la convention collective applicable, l’ancienneté du salarié, sa qualification, … Il est indispensable de bien maîtriser les règles de calcul du préavis pour éviter les erreurs et tout risque de dommages et intérêts pour non-respect du préavis.

Durée du préavis

Voici les durées légales de préavis en cas de licenciement, départ à la retraite et mise à la retraite :

• Ancienneté inférieure à 6 mois : selon les accords ou les usages en vigueur.
• Ancienneté de 6 mois à moins de 2 ans : 1 mois.
• Ancienneté d’au moins 2 ans : 2 mois.

Concernant la démission, la loi ne fixe pas de durées, il faut dons se reporter à la convention collective ou à un accord d’entreprise pour fixer la durée du préavis.

En matière de préavis, c’est généralement la convention collective qui fixe les durées applicables. Il convient toujours de comparer les dispositions entre la convention collective et la loi et d’appliquer les dispositions les plus favorables même si les durées de préavis prévues dans les conventions collectives sont généralement plus favorables que la loi.

Début du préavis

Le préavis commence à courir au jour de la première présentation de la lettre de notification de la rupture (ou date de remise en main propre).

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Prise en compte de l’ancienneté

La date d’ancienneté à prendre en compte pour déterminer la durée du préavis s’apprécie à la date d’envoi ou de remise en main propre de la notification de la rupture.

Sauf dispositions conventionnelles plus favorables au salarié, les périodes d’arrêts de travail sont exclues du calcul pour déterminer l’ancienneté du salarié. En revanche, les arrêts de travail pour accident de travail et maladie professionnelles sont pris en compte. Il en va de même pour les absences et congé considérés comme du travail effectif comme le congé maternité ou paternité.

Préavis et congés payés

Le préavis et les congés payés sont deux périodes distinctes qui ne se chevauchent pas. Ainsi, si un salarié prend des congés payés pendant son préavis, celui-ci est mis en pause et reprendra à son retour.

Si la rupture du contrat intervient alors que le salarié est en congés payés, le préavis débutera à la fin de cette période de congés.

Cependant, il est toujours possible de convenir avec l’employeur que les congés payés, notamment s’ils sont de courte durée, ne prolongent pas la période de préavis.

Préavis et suspension du contrat de travail

En cas d’arrêt de travail pendant l’exécution du préavis, ce dernier n’est pas suspendu sauf en cas d’accident du travail et maladie professionnelle.

À noter que cette exception ne vaut pas pour le départ à la retraite pour lequel le préavis ne peut faire l’objet d’aucun report en cas de suspension du contrat de travail.

Par déduction, en cas d’autres absences et congés qui suspendent le contrat de travail comme le congé de paternité ou maternité par exemple, le préavis n’est pas suspendu.

Illustration par un exemple

• Un salarié notifie à son employeur sa démission le 15/01.
• Sa convention collective prévoit les mêmes durées de préavis que celles prévues par la loi.
• À la date de notification de la rupture, le salarié a 3 ans d’ancienneté.
• Il avait posé une semaine de congés payés du 13 au 17/02 soit 5 jours.
• Il est en arrêt de travail pour maladie à compter du 1^er mars jusqu’à son départ de l’entreprise.

Le salarié effectue son préavis du 15/01 au 19/03 (5 jours de report à la suite de la prise de ses congés payés). Il ne fera donc plus parti des effectifs à compter du 20/03.

Le traitement en paie du préavis

Le traitement en paie du préavis est une étape importante pour assurer la conformité de la paie et notamment dans un contexte de potentiel conflit avec le salarié. À quelle date faire le solde de tout compte ? Quelle rémunération pendant le préavis ? Que se passe-t-il en cas de dispense de préavis ?

La rémunération du salarié pendant le préavis

Durant le préavis, le contrat de travail reste en vigueur dans les mêmes conditions qu’avant l’annonce du départ. Le salarié continue donc de percevoir la même rémunération, incluant les avantages salariaux habituels tels que les titres-restaurant, les droits liés au CSE ou encore les primes.

De plus, si une augmentation générale intervient au cours de cette période, le salarié concerné doit également en bénéficier.

Le préavis doit être exécuté dans le respect des conditions initiales du contrat de travail. En cas de modification, quelle qu’en soit la nature, l’employeur est tenu de verser une indemnité compensatrice de préavis ainsi que l’indemnité de congés payés correspondante.

Dispense de préavis et indemnité compensatrice de préavis

L’employeur peut dispenser le salarié d’effectuer son préavis, c’est souvent le cas dans le cadre d’un licenciement pour motif personnel. L’employeur verse alors au salarié une indemnité compensatrice de préavis pendant toute la durée du préavis.

L’indemnité compensatrice de préavis correspond à la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait effectué son préavis.

Pour plus d’informations sur l’indemnité compensatrice, vous pouvez consulter notre article :

L’indemnité compensatrice de préavis : définition, calcul, fiscalité…

En cas de dispense du préavis, le solde de tout compte, et donc la sortie du salarié dans l’effectif de l’entreprise, ne peut intervenir qu’à l’issue du préavis.

Exemple :

• Un salarié est notifié de son licenciement le 01/06.
• Compte tenu de son ancienneté, le préavis est de 2 mois. Son employeur le dispense d’effectuer son préavis.
• Il quitte physiquement l’entreprise à la date de la notification du licenciement soit le 01/06.
• Sur la paie de juin, il perçoit une indemnité compensatrice de préavis correspondant à 1 mois de travail.
• Sur la paie de juillet, il perçoit son indemnité de préavis ainsi que les éléments de son solde de compte.
• Il sort des effectifs de l’entreprise le 1^er aout .

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