Les outils RH indispensables en 2023

Ces dernières années, nos habitudes de fonctionnement en entreprise ont été modifiées en profondeur. La pandémie nous a contraints à adopter un nouveau mode de fonctionnement, à revoir nos fondamentaux, et à adopter de nouvelles pratiques. Le volet SI des RH s’est nécessairement accentué avec le travail à distance.

La sortie de la crise sanitaire, l’inflation galopante, la quête de sens recherchée par les salariés dans leur travail sont autant de défis à relever pour les services Ressources humaines qui doivent être sur tous les fronts.

Heureusement, dans ce monde en pleine mutation, des outils SIRH ont été développés afin de nous faciliter la vie. Les services RH ont donc plus que jamais investi dans des logiciels de gestion afin d’augmenter leur productivité et trouver les clefs de ce nouveau mode de fonctionnement.

Effectuons un tour d’horizon des nouveaux outils adaptés à ce monde du travail en pleine transformation.

Le SIRH au service du recrutement

La COVID a rebattu les cartes et recruter est devenu un vrai challenge pour les entreprises. Les personnes en recherche d’emploi sont à la fois en quête de sens, mais également de plus en plus exigeantes quant aux conditions de travail et d’emploi. Il est donc primordial pour les entreprises d’innover et de tenir compte de ces nouvelles préoccupations.

Il est dorénavant question de gagner du temps, de réduire les coûts, mais aussi et surtout d’attirer et de fidéliser les nouveaux talents. Un logiciel SIRH adapté à vos besoins et spécialisé dans le recrutement permettra de rendre ce processus plus simple et plus rapide.

Il faut donc investir dans un logiciel de gestion des candidatures, également appelé « Applicant Tracking System ». Le but poursuivi par ce type de logiciel est le suivant : simplifier la gestion des candidatures de la réception de celles-ci à la phase de plus en plus courante de l’onboarding, qui comme on le sait a pour objectif principal d’éviter le ghosting.

Ces nouveaux logiciels d’aide au recrutement ont également pour but d’attirer les nouveaux talents, d’automatiser les process afin de gagner du temps, et donc augmenter la performance.

Le sourcing est également un point essentiel et de nombreux outils de sourcing gratuits sont présents sur la toile : la CVthèque de pôle emploi ou de l’APEC par exemple et les nombreux jobboards.

L’attractivité de l’entreprise est aussi à travailler et disposer d’un site internet attractif est fondamental : il faut travailler sa marque employeur et communiquer sur les avantages de l’entreprise afin d’attirer et de fidéliser les talents.

Ci-dessous quelques logiciels SIRH incontournables :

• BEETWEEN qui permet de digitaliser et de gérer toutes les tâches en lien avec le recrutement.
• NICOKA qui centralise toutes les activités en recrutement : outil simple et complet.
• EURECIA gestion des talents : outil complet et utile tant au niveau du pré que du post-recrutement.

Les logiciels de gestion du temps, de planification et de contrôle d’accès en entreprise 

La crise sanitaire a été un vrai tremplin au télétravail. Oui, nous sommes capables de travailler à distance, d’être efficaces et performants. Même les entreprises les plus réticentes ont saisi la balle au bond en signant des accords relatifs au télétravail partiel sur le principe du volontariat.

Désormais, la règle dans les grandes entreprises est le télétravail 2 à 3 jours par semaine, et de nombreux collaborateurs en ont profité pour quitter la région parisienne afin de s’installer en province.

Mais comment continuer à travailler ensemble ? Et comment manager son équipe à distance ? Voici deux questions récurrentes et tout est à réinventer. Il faut donc se poser les bonnes questions : est-il nécessaire de sanctuariser des moments de regroupements propices au travail en équipe en présentiel ? … C’est un vrai défi en termes d’organisation et de gestion des plannings, mais surtout, les managers doivent apprendre à manager autrement.

Ces logiciels SIRH de gestion du temps et de planification sont devenus des incontournables du travail hybride.

Le mode de fonctionnement en entreprise a changé en profondeur et de nouvelles problématiques surgissent indéniablement : à savoir, comment contrôler le temps passé par nos collaborateurs au travail (gestion des horaires de travail et des temps de repos) ? Lequel de nos collaborateurs sera en présentiel et lequel sera en distanciel (problématique entre autres du flex-office, et du contrôle des accès aux bâtiments) ? Etc.

Il peut donc être indispensable d’investir dans des logiciels adaptés à ces problématiques.

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Les logiciels de GTA (gestion du temps) sont bien plus efficaces que les tableurs classiques. Consultables par toute l’équipe à tout moment, ils offrent une vue globale sur la pose des congés, le solde de jours restant à prendre… Ce type de logiciel permet au manager d’approuver les congés ou de les refuser en un clic. La dématérialisation touche tous les domaines, finies les demandes papier.

À l’heure où le télétravail prend son essor, investir dans un logiciel permettant de contrôler l’accès des locaux de l’entreprise est fondamental. Il est clair que si nous n’avons pas une gestion très rigoureuse des plannings, il devient très difficile, voire impossible, de savoir lequel de nos collègues nous allons rencontrer en venant au bureau.

C’est un vrai casse-tête notamment en termes de sécurité, à la fois des personnes, mais aussi des biens.

Quelques logiciels de gestion du temps et des plannings :

• EURECIA.
• ADP.
• SDH de VOXALY pour la gestion des heures de délégation de vos élus.

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Les logiciels de visioconférences et de partage de données sécurisées

Le travail à distance est donc de plus en plus courant, car plébiscité par la plupart des salariés. Réussir cette transition nécessite donc une certaine remise en question de nos habitudes et manières de travailler ensemble.

Pour bon nombre d’entre nous, la possibilité de recourir au télétravail, au moins partiellement, est une vraie avancée et une mesure entrant clairement dans nos dispositifs QVT. Du côté des managers, il a fallu accepter de ne pas avoir son équipe sous la main en permanence, ce qui n’est pas toujours facile et s’adapter à la maîtrise des outils digitaux, indispensables au travail à distance.

Le passage au télétravail nous a contraints à revoir notre mode de fonctionnement et des logiciels comme TEAMS (de Microsoft), Google Meet, ZOOM ou encore SKYPE, ont pris de plus en plus de place dans nos univers de travail. Les réunions et les échanges se font désormais en visioconférence ou sur des plateformes collaboratives ; on échange des documents sur des sharepoints… Il faut une certaine dose d’agilité.

Petite liste non exhaustive des principaux outils digitaux sur le marché :

• Pour partager des fichiers : Dropbox, Google Drive, Microsoft SkyDrive, Office 365, Odrive… 
• Pour les visioconférences : Ma Visioconférence, Microsoft Office Live Meeting, Glowbl, Skype, Webex… 
• Pour gérer les projets : Asana, Azendoo, Basecamp, Doodle, Genius Project, Intra’know, Mattermost, Slack, TalkSpirit, Trello, Wimi, Wunderlist… 
• Enfin, ne négligez pas les réseaux sociaux d’entreprise pour maintenir le lien entre les salariés, vous pouvez ainsi utiliser : BlueKiwi, Jive, Tibbr, Yammer ou Facebook at Work (WORKPLACE from META).

Les logiciels facilitant la gestion des entretiens individuels et/ou professionnels : le SIRH au service de la performance

La période des entretiens individuels (appelés également entretiens annuels) et des entretiens professionnels est très souvent attendue avec réticence à la fois de la part de managers, mais également des collaborateurs.

On entend malheureusement trop souvent que ceux-ci sont inutiles, car chronophages et inexploités. Ils sont pourtant essentiels à l’entreprise, car ils lui permettent d’anticiper les changements, de favoriser la mobilité interne en mettant l’accent sur les formations, mais aussi de valoriser les collaborateurs et de les motiver.

Il est toutefois exact que pendant trop longtemps, les entretiens étaient, certes, réalisés, mais les comptes rendus, eux, s’entassaient sur les bureaux des RRH et étaient inexploités par manque de temps.

Des logiciels ont aujourd’hui été développés afin de leur redonner tout leur sens. Alors pourquoi ne pas capitaliser sur ceux-ci ?

Vous pouvez ainsi tester :

• JAVELO qui permet de digitaliser tout ce process et d’assurer un véritable suivi des équipes, tout en obtenant des statistiques fiables sur le suivi et la performance.
• EURECIA qui assure une organisation fluide et transparente des entretiens
• KELIO qui vous permet de personnaliser, planifier et suivre le bon déroulement de vos entretiens.

Toutes ces solutions SIRH déployées au fil des derniers mois et des dernières années sont amenées à nous simplifier la vie en entreprise, et il n’est pas toujours facile de s’y retrouver parmi toutes les offres. Aussi, avant toute chose, un conseil : identifiez votre besoin avec clarté.

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