Absence injustifiée : Que faire ? Procédure et conseils

“Un coup il est là, un coup il n’est pas là”…. “Ça fait longtemps que je n’ai pas vu Madame untel”…. Il semblerait que l’absence injustifiée puisse être la cause de ces phrases !

L’absentéisme au travail, de surcroît injustifié, est la bête noire de nos entreprises, pourquoi? Parce qu’on ne sait pas comment les gérer, ni comment réagir. En effet, on se retrouve face à un imprévu qui par sa régularité devient malheureusement prévisible…

Dans le présent article, nous nous proposons de vous indiquer la marche à suivre face à une absence injustifiée mais avant cela nous allons nous attacher à vous énoncer ce qu’on entend par absence injustifiée.

Absence injustifiée : c’est quoi? Définition !

L’absence injustifiée est une absence de la part d’un collaborateur qui n’aurait ni prévenu, ni justifié son absence par un arrêt de travail par exemple. Ce type d’absence peut être considérée comme une faute imputable au salarié et donc sanctionnable.

L’absence injustifiée du salarié peut être répétée, cela signifie que plusieurs fois par mois ou dans l’année, le salarié s’absente sans prévenir, ni justifier. On parle alors, d’absences injustifiées répétées. Il est à noter que le caractère répété de cette faute peut conduire l’employeur à prendre des sanctions plus graves à l’encontre du salarié.

L’absence du salarié peut aussi durer dans le temps : le salarié disparaît sans donner de nouvelle, ni de justification. Dans ce cas, on parle d’abandon de poste. Il sera possible d’envisager une procédure de licenciement pour abandon de poste.

L’absence peut également être précipitée et non justifiée pendant le temps de travail : un salarié quitte son poste de travail à 14 heures au lieu de 17 heures sans prévenir, ni justifier la raison de son absence. On parle également d’abandon de poste dans ce cas.

Vous l’aurez remarqué, qu’elle soit longue, courte ou répétée, l’absence injustifiée remplit généralement 2 critères :

• Pas justifiée par le salarié par des motifs légitimes dans les délais prévus par la convention collective ou le Règlement Intérieur de l’entreprise, ou à défaut par la Loi (48 heures) ;
• Sans prévention de la part du salarié.

Il est important de différencier l’absence injustifiée de la démission. En effet, la démission est une volonté claire et non équivoque du salarié de quitter l’entreprise, or l’abandon de poste ne met pas en évidence la volonté claire du salarié de quitter l’entreprise : le salarié n’ayant pas justifier son absence, on ne sait pas pourquoi il s’en va…

Ainsi, en cas d’abandon de poste, l’employeur ne pourra pas considérer le salarié comme démissionnaire. Que faire ? C’est ce que nous allons traiter dans le paragraphe suivant.

Lire également:

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Comment réagir? Quelles mesures prendre?

L’absence injustifiée étant considérée comme une faute imputable au salarié, celle-ci peut être sanctionnée.

Avant de passer à la sanction, il convient de suivre quelques étapes décrites ci-dessous :

Etape 1 : Constat de l’absence injustifiée

Pour cela, vous devez dans un premier attendre le délai prévu par la convention collective, le Règlement Intérieur de votre entreprise ou à défaut la Loi (48 heures) permettant au salarié de justifier son absence par un motif légitime via un arrêt maladie par exemple.

Etape 2 : Demande de justification d’absence et mise en demeure

Dans le cas d’une absence injustifiée de quelques jours, vous allez demander au salarié de justifier son absence. En l’absence de justification de sa part, vous pourrez ensuite décider de la mesure que vous souhaitez mettre en place en prenant notamment en compte la situation, le caractère exceptionnel ou non de l’absence, le caractère répété ou non de l’absence, l’impact que cela a causé au fonctionnement du service ou de l’entreprise etc….

Dans le cas d’un abandon de poste, vous allez prendre des nouvelles du salarié tout en lui demandant de justifier son absence. Sans nouvelle de sa part, vous le mettrez en demeure de justifier son absence.

Etape 3 : Mise en oeuvre d’une procédure disciplinaire

Dans le cas où votre lettre de demande de justificatif ou de mise en demeure est restée sans réponse, vous pouvez décider de mettre en œuvre une mesure disciplinaire à l’encontre du salarié.

Pour cela, il faudra respecter la procédure disciplinaire, à savoir convoquer le salarié à un entretien préalable à une éventuelle sanction, puis recevoir le salarié en entretien dans les 5 jours suivants la 1^ère présentation du courrier de convocation et enfin, notifier la sanction après avoir recueilli les observations du salarié.

Lire également:

• Mise à pied disciplinaire: quelle procédure ?
• Mise à pied conservatoire: quelle procédure ?
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Il est à noter que face à des absences injustifiées répétées, vous pouvez mettre en place l’échelle des sanctions allant de l’avertissement au licenciement. En débutant cette échelle des sanctions par une lettre de mise en garde (cette lettre étant une observation écrite n’étant pas considérée comme une sanction) si vous le souhaitez.

Il important de retenir que vous ne pourrez pas sanctionner une même absence 2 fois, en revanche, si le salarié est absent régulièrement, le caractère répété de son absence peut justifier que vous alliez vers une sanction plus grave. Il faudra donc bien mettre en évidence dans le courrier de sanction, le caractère répété de la faute et le fait que le salarié a déjà été sanctionné pour cela par le passé, ceci n’ayant pas eu pour effet de modifier son comportement.

Lorsque l’absence est longue et que nous sommes donc face à un abandon de poste, vous pouvez mettre en place une procédure de licenciement pour faute grave dont le motif sera l’abandon de poste du salarié. Nous vous invitons à lire l’article « licenciement pour abandon de poste » pour plus de précisions.

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Nous nous permettrons de préciser ici que plus vous attendez pour sanctionner le salarié, moins vous serez justifié à le faire, en effet, si vous prenez du temps c’est que son absence ne vous dérange pas tant que cela…Nous attirons ici votre attention sur le fait que si par besoin de vengeance, vous décidez de laisser traîner la procédure en prenant beaucoup de temps à réagir.

Comme indiqué ci-dessus, vous ne pouvez pas non plus considérer que le salarié est démissionnaire.

Quid si le salarié prévient ?

En pratique, la vie en entreprise n’est pas aussi bordée, ainsi, il peut arriver qu’un salarié s’absente pour garder son enfant malade par exemple, ou bien parce qu’il ne se sent pas très bien (douleur au ventre par exemple).

Il peut arriver selon les situations que si le salarié prévient et qu’il n’est pas en capacité de fournir un arrêt de travail ou bien de poser un congé pour enfant malade que soit :

• Vous autorisez l’absence et dans ce cas ce sera une absence autorisée non payée ;
• Le salarié demande à poser un RTT ou un CP après coup pour ne pas perdre en rémunération, l’absence devient donc justifiée.

Ici, nous sommes dans un cas de souplesse, ou l’on peut voir qu’au moins une des conditions est remplie : le salarié aura prévenu.

Attention, à bien traiter tous vos salariés de la manière pour éviter toute discrimination. Si vous l’avez fait pour Madame untel, pourquoi ne le faites-vous pas pour Monsieur Tartenpion ? Si la réponse à cette question est subjective, c’est-à-dire pas justifiée par des faits qui permettent de justifier la différence de traitement, il y a de forte chance qu’il faille le faire pour Monsieur aussi…

Quid si le salarié justifie mais ne prévient pas ?

Si le fait de ne pas prévenir est exceptionnel : il convient de tout simplement réexpliquer l’importance de vous prévenir.

Si le fait de n pas prévenir est habituel et qu’il justifie à chaque fois, vous pouvez dans un 1^er temps formuler une lettre d’observation dans laquelle vous lui rappeler les règles prévues dans votre convention collective, Règlement Intérieur, à savoir qu’en cas d’absence le salarié doit prévenir ET justifier.

Si malgré cela, il persiste à ne pas prévenir et que cela impact l’organisation du service, vous pouvez ensuite lui notifier un avertissement par exemple. L’utilisation de l’échelle des sanctions se fera selon les circonstances de faits.

Quelles conséquences ?

Outre la sanction disciplinaire, l’une des conséquences sera l’impact sur le salaire. En effet, l’absence injustifiée n’est pas considérée comme du temps de travail effectif et n’est donc, à ce titre, pas rémunérée. L’absence de salaire n’étant pas considérée ici comme une sanction.

Cela aura également un impact, plus ou moins grand selon la durée de l’absence, sur l’ancienneté du salarié et sur l’acquisition des congés payés.

Questions complémentaires :

Absence injustifiée pendant la période d’essai?

L’absence injustifiée du salarié pendant la période d’essai aura pour conséquence de prolonger l’essai. Cette journée ne sera pas rémunérée.

Attention à la tentation de rompre la période d’essai pour ce motif et de le dire, l’absence injustifiée étant une faute, cela pourrait vous contraindre à suivre une procédure disciplinaire.

Rappelons que la rupture d’une période d’essai n’a pas à être motivée et doit être justifiée par le fait que le salarié ne correspond pas au poste en raison, notamment, d’un niveau de compétence inadapté.

Absence injustifiée pendant le préavis?

Le préavis étant un délai préfixe, il ne peut être prolongé sauf quelques exceptions dont l’absence injustifiée ne fait pas partie.

Toutefois, cette absence non justifiée ne sera pas rémunérée et l’employeur pourra mettre en oeuvre une mesure disciplinaire (rare en pratique) ou bien demander des dommages et intérêts si cela a porté atteinte au bon fonctionnement de l’entreprise et causé préjudice à l’entreprise (c’est également rare en pratique).

Quid d’une absence injustifiée pendant un jour férié ?

Si dans votre entreprise, votre activité rend possible le travail pendant un jour férié et que l’un de vos salariés prévu ce jour là s’absente sans avoir prévenu et sans motif légitime, vous serez en droit de ne pas le rémunérer et de le sanctionner de façon proportionnée. En revanche, vous ne pourrez en aucun cas lui demander de rattraper les heures.

Absence injustifiée suite à un congé parental ou à un congé maternité, que faire ?

Il convient de respecter la même procédure que le salarié en poste, vous prenez des nouvelles et mettez en demeure de justifier l’absence (dans ce cas, il est plutôt conseiller d’envoyer plusieurs mises en demeure).

Si malgré toutes ces démarches, vous restez sans nouvelle, vous pouvez enclencher une procédure disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement pour faute grave.