La prise de références professionnelles est une pratique courante en recrutement : elle permet de vérifier certains éléments du parcours d’un candidat, de mieux comprendre son fonctionnement en entreprise ou encore d’éclairer une décision avant une embauche. Mais attention : un recruteur ne peut pas contacter n’importe qui, ni chercher à obtenir n’importe quelle information sur un candidat.
La prise de références est encadrée par le Code du travail et les règles relatives à la protection des données personnelles. Les informations recherchées doivent notamment présenter un lien direct et nécessaire avec le poste proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles du candidat. Le candidat doit également être informé des méthodes utilisées dans le cadre de son recrutement.
Alors, jusqu’où peut aller un recruteur lorsqu’il vérifie les références professionnelles d’un candidat ? Qui peut-il contacter ? Quelles questions peut-il poser ? Et quelles pratiques vaut-il mieux bannir ? Faisons le point sur le cadre à respecter et les bons réflexes à adopter.
Qu’est-ce qu’une prise de références professionnelles ?
La prise de références professionnelles permet au recruteur de vérifier ou de compléter certaines informations communiquées par un candidat au cours du processus de recrutement. Elle consiste généralement à échanger avec un ancien manager, employeur ou collaborateur ayant directement travaillé avec lui.
L’objectif n’est pas de mener une enquête sur le candidat, mais d’obtenir un éclairage complémentaire sur son expérience, ses compétences ou encore sa manière de travailler. Une pratique utile, donc, mais qui ne peut pas être menée sans respecter certaines règles.
La prise de références professionnelles est-elle autorisée ?
Oui, la prise de références professionnelles est autorisée. Toutefois, elle s’inscrit dans le cadre plus général des règles applicables au recrutement. Le recruteur doit notamment informer le candidat de la démarche et limiter les informations recherchées à celles qui sont pertinentes pour le poste.
Le principe est finalement assez simple : la prise de références doit permettre de mieux évaluer l’adéquation entre un candidat et un poste, pas de recueillir un maximum d’informations à son sujet.
Que dit le Code du travail sur la prise de références ?
Le Code du travail ne consacre pas un article spécifique à la « prise de références ». En revanche, plusieurs dispositions encadrent directement les informations qu’un recruteur peut recueillir sur un candidat.
L’article L.1221-6 pose un principe essentiel : les informations demandées au cours d’un recrutement doivent avoir pour seule finalité d’apprécier la capacité du candidat à occuper le poste ou ses aptitudes professionnelles. Elles doivent également présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé.
Concrètement, contacter un ancien manager pour vérifier les responsabilités exercées par un candidat ou mieux comprendre son niveau d’autonomie peut être pertinent. Chercher à obtenir des informations sur sa vie privée ne l’est pas.
Autre règle importante : l’article L.1221-9 prévoit qu’aucune information concernant personnellement un candidat ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été préalablement porté à sa connaissance.
Faut-il obtenir l’accord du candidat avant de contacter une référence ?
C’est une nuance importante : le Code du travail impose avant tout que le candidat soit préalablement informé de la démarche. Parler systématiquement d’une obligation d’obtenir son « autorisation » serait donc juridiquement imprécis.
Dans la pratique, le plus simple reste néanmoins d’intégrer la prise de références de manière transparente dans le processus. Le recruteur peut expliquer au candidat qu’il souhaite contacter une ou plusieurs personnes ayant travaillé avec lui et lui demander les coordonnées des interlocuteurs les plus pertinents.
Cette méthode permet aussi d’éviter les situations délicates et d’identifier une personne ayant réellement travaillé et suffisamment longtemps avec le candidat pour apporter un éclairage utile.
Peut-on contacter un ancien employeur qui n’a pas été donné comme référence ?
Retrouver le nom d’un ancien manager sur LinkedIn ou connaître personnellement quelqu’un dans l’entreprise ne signifie pas que le recruteur peut mener discrètement sa propre enquête.
Le principe reste le même : le candidat doit être informé de la collecte d’informations le concernant. Une prise de références effectuée à son insu est donc à proscrire.
La vigilance doit être encore plus grande lorsqu’il s’agit de l’employeur actuel. Un simple appel peut révéler que le salarié cherche à quitter son entreprise et potentiellement le mettre en difficulté. Le fait que son employeur figure sur son CV ou son profil LinkedIn ne signifie évidemment pas qu’il souhaite que celui-ci soit contacté.
À retenir : la prise de références n’est pas une enquête parallèle au processus de recrutement. La transparence avec le candidat reste le meilleur réflexe pour sécuriser la démarche et préserver la relation de confiance.
Quelles informations le recruteur peut-il demander lors d’une prise de références ?
Une fois le cadre posé, reste à savoir ce que le recruteur peut réellement chercher à vérifier. Là encore, le fil conducteur est simple : les informations recueillies doivent avoir un lien direct avec le poste proposé et permettre d’évaluer les aptitudes professionnelles du candidat.
Quelles questions professionnelles sont pertinentes ?
Une bonne prise de références permet avant tout de mettre en perspective ce qui a été évoqué pendant les entretiens de recrutement. L’objectif n’est pas de refaire l’intégralité du parcours du candidat avec son ancien manager.
Le recruteur peut notamment chercher à préciser :
- les missions et responsabilités réellement exercées ;
- le degré d’autonomie du candidat ;
- les compétences mobilisées dans son poste ;
- sa manière de travailler au sein d’une équipe ;
- ses principales forces professionnelles ;
- les axes sur lesquels il pouvait encore progresser ;
- certains résultats ou réalisations évoqués pendant les entretiens.
Les questions gagnent surtout à être adaptées au poste à pourvoir. Pour un futur manager, il sera par exemple pertinent d’interroger sa capacité à accompagner une équipe ou à gérer des situations difficiles. Pour une fonction commerciale, l’échange pourra davantage porter sur son autonomie, son organisation ou sa capacité à atteindre des objectifs.
Quelles questions dépassent les limites de la prise de références ?
La prise de références doit rester strictement professionnelle. Certaines informations n’ont tout simplement pas leur place dans une décision de recrutement.
Le recruteur doit notamment écarter les questions portant sur la santé, la situation familiale, un éventuel projet de grossesse, les convictions religieuses, les opinions politiques ou encore l’activité syndicale du candidat. Ces éléments ne permettent pas d’évaluer sa capacité à occuper le poste et peuvent, pour certains, relever de critères discriminatoires.
Et si la personne contactée livre spontanément une information personnelle ? Le bon réflexe est de ne pas chercher à l’approfondir et de recentrer l’échange sur des éléments professionnels et factuels.
Peut-on demander pourquoi le candidat a quitté son ancien employeur ?
Oui, dès lors que la question reste sur le terrain professionnel. Elle peut permettre de mieux comprendre le contexte d’une évolution : fin de mission, réorganisation, souhait d’évolution, changement de métier… En revanche, elle ne doit pas devenir un prétexte pour rechercher « la vraie raison » du départ ou obtenir des détails personnels sur un éventuel conflit.
Une réponse très négative mérite également d’être prise avec recul. Une référence reste le témoignage d’une personne, dans un contexte donné. Elle doit éclairer la décision du recruteur, pas devenir à elle seule un verdict sur le candidat.
Peut-on demander à l’ancien manager s’il réembaucherait le candidat ?
C’est une question courante lors des prises de références. Elle peut être intéressante, mais un simple « oui » ou « non » apporte finalement assez peu d’informations. Mieux vaut aller un cran plus loin : « Dans quel contexte retravailleriez-vous avec cette personne ? », « Sur quel type de poste ? » ou encore « Pour quelles raisons ? ».
Cette reformulation permet de passer d’une appréciation subjective à des informations plus concrètes sur les compétences du candidat, son fonctionnement et l’environnement professionnel dans lequel il peut être le plus performant.
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Prise de références : quelles questions poser et lesquelles éviter ?
Sur le terrain, la frontière entre une question utile et une question trop intrusive peut parfois sembler mince. Un principe permet de trancher : si l’information recherchée n’aide pas concrètement à évaluer la capacité du candidat à occuper le poste, elle n’a probablement pas sa place dans la prise de références.
| Questions à privilégier | Questions à ne pas poser |
| Quelles étaient ses principales responsabilités ? | A-t-il des enfants ? |
| Sur quels sujets était-il autonome ? | A-t-il souvent été malade ? |
| Comment travaillait-il avec son équipe ? | Connaissez-vous sa situation personnelle ? |
| Quels étaient ses principaux points forts professionnels ? | Savez-vous pourquoi il est vraiment parti ? |
| Sur quels aspects pouvait-il encore progresser ? | A-t-il des problèmes personnels dont nous devrions avoir connaissance ? |
| Dans quel contexte retravailleriez-vous avec lui ? | Envisage-t-il de fonder une famille ? |
Une prise de références efficace ne repose donc pas sur la quantité d’informations collectées, mais sur la qualité et la pertinence des questions posées. Quelques questions précises, directement reliées aux compétences attendues pour le poste, seront généralement beaucoup plus utiles qu’un échange très large sur la personnalité ou le parcours du candidat.
Comment mener une prise de références professionnelle efficace ?
Respecter le cadre légal est indispensable, mais cela ne suffit pas à rendre une prise de références réellement utile. Pour apporter de la valeur au recrutement, elle doit être préparée, ciblée et menée au bon moment, avec un objectif clair : éclairer la décision plutôt que chercher à confirmer une impression.
À quel moment prendre les références d’un candidat ?
La prise de références intervient généralement à un stade avancé du recrutement, lorsque le candidat a déjà passé les principaux entretiens et fait partie des profils sérieusement envisagés pour le poste.
La réaliser trop tôt présente finalement peu d’intérêt : elle mobilise du temps, aussi bien pour le recruteur que pour les personnes sollicitées, alors que le candidat pourrait ne pas poursuivre le processus.
Surtout, mieux vaut déterminer en amont ce que la prise de références doit permettre de vérifier. Un doute sur le niveau d’autonomie ? Une responsabilité managériale à confirmer ? Une compétence particulièrement importante pour le poste ? Ces éléments permettront de cibler les questions et d’obtenir des réponses réellement exploitables.
Qui contacter pour obtenir une référence pertinente ?
Le manager direct est souvent l’interlocuteur privilégié, mais ce n’est pas nécessairement le seul. Selon le poste occupé et les éléments que le recruteur souhaite approfondir, un responsable fonctionnel, un collègue, voire un client ou un partenaire professionnel peut apporter un éclairage intéressant.
L’essentiel est de privilégier une personne ayant réellement travaillé avec le candidat et observé ses compétences dans un contexte professionnel.
Une référence hiérarchiquement prestigieuse mais ayant peu côtoyé le candidat sera généralement moins instructive qu’un interlocuteur capable de donner des exemples concrets de son travail.
Comment préparer un appel de prise de références ?
Une prise de références gagne à suivre une trame commune, notamment lorsque plusieurs candidats sont encore en lice. Cela permet de recueillir des informations comparables et de limiter les échanges trop informels.
Avant l’appel, le recruteur peut préparer quelques questions autour de trois axes : les éléments du parcours à confirmer, les compétences importantes pour le poste et les éventuels points à approfondir identifiés pendant les entretiens.
L’objectif n’est pas pour autant de lire mécaniquement une liste de questions. Une bonne prise de références reste une conversation : les réponses de l’interlocuteur peuvent amener à demander un exemple ou à approfondir un point, tant que l’échange reste centré sur la sphère professionnelle.
Comment interpréter une référence négative ?
Une mauvaise référence peut naturellement alerter un recruteur. Elle ne devrait cependant pas entraîner automatiquement l’élimination d’un candidat. Une prise de références reste un témoignage individuel et contextualisé. Une relation managériale difficile, une organisation particulière ou des attentes différentes peuvent influencer l’appréciation portée sur un ancien collaborateur.
Face à une information négative, mieux vaut donc revenir aux faits : sur quoi repose cette appréciation ? L’interlocuteur peut-il donner un exemple précis ? L’information est-elle pertinente pour le poste envisagé ?
Lorsqu’un élément important entre directement en contradiction avec ce qu’a déclaré le candidat, il peut également être pertinent de lui permettre de l’expliquer. L’enjeu n’est pas de déterminer qui « dit vrai », mais de disposer de suffisamment d’éléments pour prendre une décision éclairée.
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Je découvre l’étude et les fichesÀ retenir : une référence, positive comme négative, doit rester une pièce du puzzle. Elle complète les entretiens et les autres méthodes d’évaluation, mais ne devrait pas se substituer à l’ensemble du processus de recrutement.
Quels sont les pièges à éviter lors d’une prise de références ?
Une prise de références peut rapidement perdre son intérêt lorsqu’elle devient trop informelle ou qu’elle sert à rechercher des informations qui n’ont pas été abordées avec le candidat. Quelques réflexes permettent de rester dans une démarche à la fois utile, équitable et respectueuse.
Les principales erreurs à éviter sont :
- contacter une personne à l’insu du candidat, notamment son employeur actuel ;
- chercher des informations personnelles sans rapport avec le poste ;
- poser des questions orientées pour confirmer une impression déjà formée pendant les entretiens ;
- prendre une appréciation subjective pour un fait, sans demander d’exemple concret ;
- accorder trop de poids à une seule référence, positive comme négative ;
- multiplier les contacts sans nécessité, dans l’espoir d’obtenir toujours plus d’informations ;
- transformer la prise de références en détecteur de mensonges, alors qu’elle doit avant tout apporter un éclairage professionnel complémentaire.
La bonne question à se poser avant de solliciter une information reste finalement très simple : « En quoi cette réponse va-t-elle m’aider à évaluer la capacité de ce candidat à réussir dans le poste ? » Si le lien est difficile à établir, mieux vaut probablement ne pas poser la question.
FAQ : les questions fréquentes des recruteurs sur la prise de références
Certaines situations soulèvent régulièrement des interrogations, notamment lorsqu’un candidat refuse de transmettre un contact ou lorsqu’une référence vient contredire les impressions recueillies pendant les entretiens. Voici les réponses aux principales questions qui peuvent se poser.
Un recruteur peut-il contacter un ancien employeur sans en informer le candidat ?
Non. Le candidat doit être préalablement informé des méthodes utilisées pour recueillir des informations le concernant. Le fait de connaître personnellement son ancien manager ou de retrouver facilement ses coordonnées ne dispense pas le recruteur de cette obligation. La CNIL rappelle également que le recueil de références auprès de l’environnement professionnel du candidat est possible dès lors que celui-ci en a été préalablement informé.
Un candidat peut-il refuser une prise de références ?
Un candidat peut ne pas souhaiter transmettre les coordonnées d’un ancien employeur ou demander qu’une personne en particulier ne soit pas contactée. Avant d’en tirer une conclusion négative, le recruteur a intérêt à chercher à comprendre la raison de ce refus. Le candidat peut par exemple souhaiter préserver la confidentialité de sa recherche d’emploi ou avoir quitté une entreprise dans un contexte délicat.
Le recruteur peut alors chercher avec lui une autre personne susceptible d’apporter une référence professionnelle pertinente.
Peut-on contacter l’employeur actuel d’un candidat ?
Contacter l’employeur actuel peut révéler une recherche d’emploi qui était jusque-là confidentielle et placer le candidat dans une situation particulièrement inconfortable. En pratique, l’employeur actuel ne devrait pas être contacté sans en avoir explicitement échangé avec le candidat. Une autre référence issue d’une expérience précédente pourra souvent apporter les informations nécessaires sans créer ce risque.
Que faire si un ancien employeur donne une mauvaise référence ?
Une mauvaise référence doit être contextualisée plutôt que prise au pied de la lettre. Le recruteur peut demander des exemples factuels, chercher à distinguer les faits des appréciations personnelles et déterminer si les difficultés évoquées sont réellement pertinentes au regard du poste proposé.
Si l’information est déterminante et contredit fortement le parcours présenté pendant les entretiens, permettre au candidat d’apporter son éclairage contribue également à prendre une décision plus équilibrée.
Combien de références professionnelles faut-il vérifier ?
Il n’existe pas de nombre idéal applicable à tous les recrutements. Une référence pertinente et suffisamment détaillée peut apporter davantage que trois échanges superficiels.
Le nombre de personnes sollicitées doit donc dépendre du poste, du niveau de responsabilité et des éléments que le recruteur souhaite vérifier. L’objectif reste de recueillir suffisamment d’informations pour éclairer la décision, sans multiplier inutilement les démarches.
Références professionnelles : vérifier, oui ; enquêter, non
La prise de références peut être un véritable outil d’aide à la décision lorsqu’elle est utilisée pour ce qu’elle est : un complément au processus de recrutement. Elle permet de confirmer certaines expériences, de mieux comprendre la manière de travailler d’un candidat ou d’approfondir un point déterminant pour le poste.
Toutefois, elle ne donne pas au recruteur un droit d’investigation sur le parcours ou la vie personnelle du candidat. Transparence, pertinence des informations recherchées et recul face aux témoignages recueillis doivent rester les trois fils conducteurs de la démarche.
En définitive, une bonne prise de références ne cherche pas à savoir « que peut-on découvrir de plus sur ce candidat ? », mais plutôt « quelles informations professionnelles nous manquent encore pour prendre la meilleure décision de recrutement ? ».
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