Prise de référence en recrutement : comment faire ?

Si vous êtes recruteur, vous avez déjà probablement dû effectuer une prise de référence sur un candidat que vous aviez reçu en entretien. Cette prise de référence vous a probablement permis de décider si oui ou non vous validiez ce candidat. Mais savez-vous vraiment comment faire une prise de référence ? Doit-on respecter certaines règles pour effectuer cette dernière ?

Cela sera le sujet de cet article. Car l’étape de la prise de référence est bien souvent bâclée par les recruteurs alors qu’elle pourrait être une aide précieuse dans vos recrutements. En effet, bon nombre de recruteurs oublient à quoi sert réellement une prise de référence et effectuent parfois des prises de référence biaisées.

Dans une première partie, nous découvrirons donc à quoi sert cette étape de prise de référence. Nous verrons si des lois existent pour encadrer cette pratique. Puis, dans un dernier temps, nous verrons comment effectuer cette étape du recrutement en évitant d’être influencé par nos interlocuteurs.

Prise de référence : définition !

Avant même de découvrir nos conseils pour réussir votre prise de référence, il est important de comprendre à quoi sert cette étape de recrutement !

Une prise de référence : c’est quoi ?

La prise de référence, également appelée contrôle de référence, est une méthode utilisée en fin de processus de recrutement comme aide à la prise de décision. Cette méthode consiste à prendre contact avec les anciens employeurs du candidat en cours de processus de recrutement.

À travers différentes questions ouvertes posées aux précédents employeurs, le recruteur s’assurera des précédentes expériences professionnelles du candidat. Grâce aux échanges faits auprès des anciens employeurs du candidat, le recruteur sera donc en mesure de vérifier les informations concernant le parcours du candidat : ses expériences professionnelles, ses compétences professionnelles ou encore ses softs skills. Les deux objectifs de la prise de référence sont donc :

• Vérifier les doutes que l’on pourrait avoir sur un candidat après l’entretien d’embauche en s’assurant de la véracité des informations récoltées sur le parcours, les expériences professionnelles ou encore les compétences professionnelles du candidat.
• Apprendre à connaître davantage le candidat sur la partie professionnelle. En effet, la prise de référence ne doit être utilisée que dans le but de récolter des informations professionnelles sur le candidat et non pas personnelles.

Doit-on respecter certaines règles pour effectuer une prise de référence ?

La prise de référence est effectivement soumise à différentes obligations légales auxquelles vous devez vous soumettre. Voilà les différentes lois qu’il vous sera nécessaire de respecter. N’hésitez pas à vous référer aux articles L. 1221-6, L.1221-8 et L.1221-9 du Code du Travail.

Règle numéro 1 : Vous devez obtenir le consentement du candidat.

Même si vous êtes tenté d’appeler les précédents employeurs de votre candidat grâce aux informations que vous trouvez sur son CV, vous devez d’abord obtenir l’accord du candidat. En effet, une prise de référence ne peut être effectuée qu’après accord du candidat.

Si le candidat refuse que vous fassiez une prise de référence auprès de ses anciens employeurs alors vous ne serez pas autorisé à la faire. Si toutefois il accepte, vous pourrez alors effectuer cette prise de référence sans risquer de problématique légale.

Afin de vous assurer que le candidat est consentant et pour éviter toute problématique, n’hésitez pas à lui faire signer un écrit stipulant qu’il vous autorise à procéder à cette étape du recrutement.

Règle numéro 2 : Les questions sur la vie privée du candidat sont interdites.

Les questions que vous posez lors de la prise de référence sont également soumises à la réglementation du Code du Travail. En effet, vos questions doivent uniquement vous permettre de vérifier la capacité de votre candidat à occuper le poste que vous avez à pourvoir. Il vous est donc interdit de poser des questions qui seraient relatives à la vie privée du candidat. Pour un rappel des questions interdites : n’hésitez pas à consulter notre article dédié aux questions interdites en entretien d’embauche.

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Quelques bons conseils pour faire votre prise de référence.

Maintenant que vous savez à quoi sert l’étape de la prise de référence dans un recrutement et quelles règles il vous est nécessaire de respecter, voyons maintenant les bonnes pratiques à mettre en place pour réussir votre prise de référence.

Effectuez une prise de référence en fin de processus de recrutement uniquement.

Vous devez absolument utiliser la prise de référence comme un outil d’aide à la décision finale et non pas comme une étape du processus de recrutement. Pour cela, il est primordial que vous effectuiez votre prise de référence en fin de processus de recrutement uniquement, notamment après l’entretien d’embauche.

Dans un premier temps, cela vous permettra d’éviter de vous baser sur des informations fournies par les référents de votre candidat. En effet, cela pourrait vous influencer avant même d’avoir pu rencontrer votre candidat. Dans un deuxième temps, effectuer votre prise de référence après l’entretien d’embauche vous permettra d’orienter votre prise de référence.

En effet, cette étape doit vous permettre de vérifier les informations fournies par le candidat. Attendre d’avoir reçu le candidat en entretien vous permettra d’orienter les questions posées lors de la prise de référence.

Préparez votre prise de référence en amont.

Pour que votre prise de référence soit efficace, il faut absolument que vous la prépariez en amont. Vous devez, avant même d’appeler les références de votre candidat, définir ce que vous souhaitez vérifier :

• Souhaitez-vous vérifier des informations sur son parcours professionnel ?
• Souhaitez-vous vérifier que les compétences professionnelles dont vous avez besoin pour le poste à pourvoir ont déjà été utilisées et validées dans une précédente expérience ?
• Avez-vous perçu un doute pendant l’entretien que vous souhaiteriez éclaircir ?

Cette étape du processus de recrutement doit être traitée avec autant d’importance que toutes les autres étapes. Pour pouvoir vous préparer correctement en amont, n’hésitez pas à vous préparer une trame à suivre. Cela vous permettra de savoir comment diriger votre prise de référence, vers quelles questions vous tourner et surtout éviter de vous laisser influencer par votre interlocuteur.

Contactez les bons interlocuteurs.

Pour effectuer une prise de référence pertinente, il vous faudra contacter les bons interlocuteurs. Pour cela, voilà quelques pistes à suivre :

• Prenez des références auprès des anciens N+1 de votre candidat pour une meilleure vision. Un N+1 saura vous renseigner sur les missions précédemment effectuées par votre candidat, sur ses compétences ou encore sur ses softs skills.
• Prenez des références auprès d’opérationnels plutôt qu’auprès d’un service ressources humaines (sauf s’il s’agit du N+1 de votre candidat). En effet, un service RH ne travaille pas directement avec tous les collaborateurs de l’entreprise. Un service RH sera donc capable de vous donner des données générales (dates d’entrée et de sortie du candidat, …). Toutefois, il ne pourra pas forcément vous renseigner sur des données opérationnelles.
• Évitez la prise de référence auprès de collègues qui pourraient être influencées par l’entente entre votre candidat et ses anciens collègues.

Deux prises de référence valent mieux qu’une.

Si vous avez la possibilité d’effectuer au moins deux prises de référence auprès d’anciens employeurs de votre candidat, faites-le.

En effet, deux avis valent toujours mieux qu’un. De plus, si votre candidat a quitté en mauvais termes l’un de ses anciens employeurs, l’avis que vous aurez récolté pourrait être influencé.

Votre candidat aurait pu également évoluer en matière de compétences professionnelles ou encore de softs skills entre deux expériences. Il est donc toujours bon de confondre deux avis ensemble pour pouvoir vous aider dans votre prise de décision.

Posez des questions ouvertes.

Après avoir préparé votre prise de référence et déterminé les axes que vous souhaitez aborder, vous pourrez alors prendre contact avec les référents de votre candidat. Pour éviter d’influencer votre interlocuteur, pensez à utiliser des questions ouvertes.

Elles permettront à votre interlocuteur de pouvoir s’exprimer librement et de ne pas être limité ou influencé dans leurs réponses. Si vous lui posez des questions fermées, votre interlocuteur ne sera pas en mesure de s’exprimer librement et cela pourrait influencer votre avis en fin de contrôle de référence.

N’oubliez pas également de ne pas poser de questions d’ordre privé ! Cette étape ne doit vous servir que pour apprécier le parcours professionnel de votre candidat.

Pas de prise de référence chez l’employeur actuel.

La prise de référence doit être discrète et confidentielle. Vous ne pouvez pas appeler l’entreprise dans laquelle est actuellement employé votre candidat.

Vous risquerez d’avertir son supérieur qu’il est actuellement en recherche d’emploi et qu’il cherche à quitter son poste. Il est donc totalement exclu de faire une prise de référence auprès de l’employeur actuel de votre candidat si ce dernier est toujours en poste.

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N’oubliez pas que la prise de référence est encadrée !

Comme nous l’avons vu plus haut dans cet article, la prise de référence est encadrée par différentes lois du Code du Travail. Il est donc primordial que vous gardiez ça dans un coin de votre tête afin d’éviter de dépasser les limites fixées par la loi.

Pour cela, n’hésitez pas à vous préparer une trame avant même d’appeler les référents de votre candidat. Cela vous évitera de sortir du cadre légal.

Prise de référence : utilisez-la à bon escient !

Vous l’aurez vu dans cet article, la prise de référence d’un candidat peut être une véritable aide si vous êtes recruteur. Encore faut-il ne pas se laisser influencer par les références que vous contacterez ! Il est donc nécessaire de vous créer une trame de questions qui vous permettra de ne pas être influencé et surtout de vous y tenir !

N’oubliez pas : un candidat peut très bien avoir quitté un poste en mauvais termes avec son précédent employeur, mais cela ne veut pas dire pour autant que c’est un mauvais candidat. Gardez en mémoire que cette prise de référence doit vous servir à vous assurer que le candidat que vous recevez en entretien correspond à votre besoin en recrutement. Cette étape ne doit pas vous servir à juger le candidat sur ses expériences passées.