Comment réaliser son cahier des charges pour la mise en place d’un nouveau système de paie ?

Lorsque vous souhaitez changer de logiciel de paie ou que vous souhaitez mettre en place un nouveau logiciel de paie dans votre entreprise, la première étape est de réaliser un cahier des charges.

Mais qu’est-ce qu’un cahier des charges ? À quoi sert-il ? Quel est son contenu ?

Nous vous proposons dans cet article un éclairage sur le cahier des charges en gestion de la paie.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

Le cahier des charges est une étape importante dans le cadre du lancement d’une activité en paie en interne ou en tant que prestataire ou encore en cas de refonte du paramétrage de paie ou changement de solution de paie, mais que doit contenir un cahier des charges ? À quoi sert-il ?

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Le cahier des charges : définition

Le cahier des charges est un document réalisé par le donneur d’ordre également appelé maître d’ouvrage. Il consiste à lister avec précision les attentes et les exigences du projet. Au-delà d’une simple liste des fonctionnalités souhaitées de la future solution de paie, il permet d’expliquer et délimiter le projet ainsi que ses conditions de réalisation.

Pourquoi rédiger un cahier des charges ?

La réalisation d’un cahier des charges permet de clarifier le projet. Ainsi, sa rédaction va permettre de répondre aux questions suivantes :

• Le contexte de l’entreprise : Quelle est l’activité de l’entreprise, son histoire ? Quelles sont les spécificités de l’entreprise ? À quels enjeux sont confrontés les Ressources Humaines ?
• L’expression du besoin : Quel est le contexte et l’objectif du projet ? Quels sont les besoins en matière de paramétrage de paie et de processus RH ?
• L’organisation : Quels sont les interlocuteurs de l’équipe projet ? Comment va fonctionner cette équipe ?
• La consultation : Comment le projet va-t-il être mis en œuvre au niveau organisationnel ? Quel sera le calendrier ? Comment les éditeurs pourront apporter une réponse à l’entreprise ?

Réaliser un cahier des charges pour un éditeur de solutions de paie

Quel que soit le projet envisagé, refonte du logiciel ou appel d’offres pour un nouveau logiciel, la réalisation du cahier des charges est une étape capitale. Mais que doit contenir ce document ? Quelles sont les clés pour un cahier des charges réussi ?

La phase préparatoire

Un cahier des charges en paie ne se réalise pas avec précipitation, il convient de se préparer à sa rédaction. La première étape consiste à se renseigner sur le marché des éditeurs français. Quels sont les principaux acteurs du marché ? Quelles sont les fonctionnalités proposées ? Cette étape n’est pas à négliger, car un cahier des charges technique irréalisable représente une perte de temps tant pour l’entreprise que pour l’éditeur.

Pour formaliser ses besoins dans le cahier, il est nécessaire de les connaître. Cette étape de la phase préparatoire consiste à définir les besoins en consultation avec les différents acteurs de l’entreprise (Ressources Humaines, comptabilité, informatique, direction des services, …).

Lors de cette étape, la question du choix technologique doit être posée. L’utilisateur veut-il se charger de la mise à jour réglementaire ou souhaite-t-il que cela soit fait par l’éditeur. Dans ce dernier cas, il faudra se diriger vers une solution en mode Saas. La saisie sera-t-elle décentralisée vers le collaborateur et/ou les managers ? L’utilisateur souhaite-t-il avoir la main sur le paramétrage ?

Afin d’assurer la continuité de cette consultation avec les différents acteurs de la paie, il convient de monter une équipe avec les différents représentants de chaque service. Cette équipe conduira le projet de la réalisation du cahier des charges à la relation avec les éditeurs.

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Le dernier sujet et pas des moindres est la question financière. Il convient de définir le budget alloué au projet dès sa phase préparatoire en consultation avec les décisionnaires de l’entreprise.

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Le contexte du projet

La première partie du cahier des charges consiste à poser le contexte de l’entreprise ainsi que celui du projet. Il s’agit ici dans un premier temps de présenter l’entreprise, son histoire, son environnement réglementaire, son organigramme, sa stratégie.

Puis dans un second temps le cahier des charges doit décrire le service Ressources Humaines. De combien de personnes est composé le service Ressources Humaines ? Comment est répartie l’activité ? Quelles sont les problématiques rencontrées par les Ressources Humaines ?

Cette introduction du cahier des charges doit également poser, au-delà du contexte de l’entreprise, le contexte du projet. Comment le besoin s’est-il fait ressentir ? Pourquoi ?  Quels sont les objectifs principaux du projet ? Existe-t-il des objectifs complémentaires ?  

La description de l’existant

Avant de présenter les fonctionnalités attendues du logiciel de paie, il convient de décrire l’existant. Il s’agit ici de présenter une description complète de la solution de paie actuelle, son mode de fonctionnement, le paramétrage mis en œuvre. L’éditeur pourra ainsi définir le périmètre exact des changements à apporter.

La description du besoin

La description du besoin est la partie la plus importante du cahier des charges. Elle consiste précisément à décrire quels sont les besoins de l’entreprise. C’est à partir de ces informations et en connaissance des éléments du contexte présentés dans les parties précédentes que l’éditeur va apporter une réponse adaptée à l’entreprise. Cette étape doit donc être rédigée avec le plus grand soin.

Il s’agit de répondre aux questions suivantes :

• Quelles fonctionnalités et spécificités la solution devra-t-elle prendre en charge ? Parmi celles-ci, quelles sont les fonctionnalités exigées, quelles sont les fonctionnalités souhaitées ?
• Dans quel environnement devra-t-elle s’intégrer ?
• Quel sera le mode de fonctionnement (mode SaaS ou local).
• Quelle ergonomie doit-elle proposer ?

Les conditions du déploiement

Dans cette dernière partie se pose la question de l’organisation du projet, du règlement de la consultation ainsi que des clauses contractuelles. Il s’agit de décrire comment est organisée l’équipe projet et de poser les bases de la réalisation du projet. Qui fait quoi ? Quelles sont les prestations attendues ? Comment va se passer la communication entre l’éditeur et l’équipe projet ?

Il s’agit également ici de répondre à certaines questions concernant la consultation et les clauses contractuelles. Quelles formes doivent prendre les réponses de la consultation ? Quels sont les critères de sélection ? Quelles sont les responsabilités de l’éditeur et de l’entreprise ? Quelles sont les clauses contractuelles ?

Plus les bases sont posées sur le cahier des charges, moins il y a risque de litige entre l’éditeur et l’entreprise. Cette partie ne doit donc pas être négligée.

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