Dans un contexte professionnel où les modes de travail évoluent sans cesse, la notion de quotité de travail devient de plus en plus incontournable pour les entreprises et plus particulièrement encore pour les managers et les professionnels RH.
Que cela soit pour gérer des contrats à temps partiel ou encore pour répartir les temps d’activités au sein des plannings, comprendre et maîtriser le concept de quotité de travail est essentiel.
S’il s’agit d’un concept clé en lien avec le temps de travail, la notion de quotité de travail est encore floue pour nombre de collaborateurs RH ou non. Découvrez avec cet article tout ce qu’il y a à savoir sur la quotité de travail : définition, utilité, calcul et modalité de déclaration. La quotité de travail n’aura plus de secret pour vous !
La quotité de travail : qu’est-ce que c’est ? Qui est concerné ?
La quotité de travail, définition !
Traditionnellement, la quotité de travail est un nombre exprimé en pourcentage et qui correspond à la proportion du temps de travail d’un collaborateur par rapport à un équivalent temps plein. Ainsi, ce pourcentage permet de déterminer le volume horaire d’un collaborateur, que cela soit sur la semaine, le mois ou toute autre période sur laquelle l’entreprise comptabilise le temps de travail.
De ce fait, un collaborateur avec une quotité de travail de 80% effectue donc 80% des heures de travail d’un collaborateur embauché à temps plein, et ce quelle que soit la durée de travail à taux plein de l’entreprise.
Mais la quotité de travail ne se résume plus à ce rapport, elle peut également être un outil de ventilation du temps de travail d’un collaborateur (à temps plein) entre les différents projets sur lesquels il est affecté.
Quotité de travail, que dit la loi ?
Dans le cadre du temps partiel, le Code du travail prévoit des quotités de travail minimales auxquelles employeurs et collaborateurs ne peuvent déroger.
Ainsi, le Code du travail dans ses articles L. 3123-14-1 et suivants stipule que la durée de travail d’un(e) salarié(e) à temps partiel ne peut être inférieure à 24 heures par semaine, sauf exception.
De même, le Code du travail impose à l’employeur de recevoir l’accord express du collaborateur lorsqu’il souhaite diminuer la quotité de travail initialement prévue au contrat du salarié.
Quotité de travail, quels sont les collaborateurs concernés ?
Généralement, les collaborateurs concernés par la notion de quotité de travail sont ceux ayant un contrat de travail à temps partiel, qu’ils soient en CDD, en CDI ou autre.
Cependant, avec la généralisation du travail hybride, mais aussi avec le développement de nouvelles formes de travail, la quotité de travail peut désormais concerner des collaborateurs en télétravail partiel, mais aussi ceux travaillant en mode projet, c’est-à-dire ceux répartissant leur temps de travail entre diverses missions et/ou projets.
De même, les collaborateurs ayant un contrat de travail en temps modulé ou même annualisé peuvent être concernés par la notion de quotité de travail dans le cadre des périodes de haute et de faible activité.
Quotité de travail, quelle utilité ?
En règle générale, la quotité de travail aura deux utilités principales, l’une organisationnelle et l’autre financière.
En effet, déterminer les quotités de travail permettra aux managers et aux RH d’optimiser au mieux les ressources disponibles en fonction des plannings de production établis. Mais au-delà de simplement ajuster la répartition des ressources, la quotité de travail permettra également de mesurer la rentabilité de l’activité.
Prenons l’exemple d’une entreprise qui fonctionne en mode projet. Actuellement, elle doit répartir le temps de ses collaborateurs entre 4 projets distincts qui occupent respectivement : 15%, 35%, 20 et 30% de la quotité de travail. Le projet A occupant 35% de la quotité de travail n’est ni le plus urgent ni le plus rentable au contraire du projet B occupant 15% de la quotité de travail et qui représente à lui seul 45% du CA potentiel de l’entreprise et qui souffre de quelques retards de livraison. Il serait alors plus avantageux de transférer une partie de la quotité de travail du projet A vers le projet B.
La gestion de la quotité de travail entre également en jeu en ce qui concerne la rétention des talents : répartition des missions, temps de travail en télétravail, etc.
Comment calculer la quotité de travail ?
Méthodologie de calcul
La méthode la plus utilisée afin de calculer la quotité de travail est celle en lien avec le temps de travail. Il faut alors calculer le ratio entre le nombre d’heures de travail du collaborateur par rapport à la durée légale ou conventionnelle prévue au sein de l’entreprise.
Ainsi, la formule de calcul s’établit comme suit : Quotité de travail (en %) = (Nombre d’heures de travail par semaine du collaborateur / Nombre d’heures de travail par semaine d’un temps plein) * 100
Ce qui nous donnerait pour un collaborateur travaillant 31 heures par semaine avec une durée légale de temps de travail de 35 heures, une quotité de travail de (31/35)*100 soit 88%.
Il est également possible de calculer la quotité de travail en fonction de la rémunération du collaborateur ; pour ce faire, la formule sera : (rémunération versée au collaborateur/ rémunération perçue si temps plein)*100.
Toutefois, cette formule a ses limites notamment en cas d’absence en cours de mois ou lors de l’octroi de gratification supplémentaire.
Il est également possible de calculer la quotité de travail sur une période plus longue que la semaine, à savoir l’année et ce notamment pour les collaborateurs annualisés qui sont soumis à une variation de leur activité selon des périodes de haute et de faible intensité.
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Les outils de calcul de la quotité de travail
Pour calculer la quotité de travail, les RH peuvent s’appuyer sur deux types d’outils : les logiciels de gestion des temps et présences ou le tableur Excel.
Si le tableur Excel a l’avantage de ne pas représenter une lourde charge financière pour les entreprises, le risque d’erreur, de corruption et/ou de perte de données est assez élevé. Avec un logiciel de gestion des temps, l’entreprise pourra non seulement sécuriser le calcul des quotités de travail, mais cela bénéficiera également à sa marque employeur en évitant la génération d’erreurs et de frustrations auprès des collaborateurs.
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Comme nous venons de le voir, le calcul de la quotité de travail peut s’avérer particulièrement utile aux entreprises et est même indispensable pour les salariés à temps partiel, afin de s’assurer du respect des règles légales et/ou conventionnelles en la matière.
Mais comment s’assurer de la conformité de ce calcul ? Voici quelques astuces qui vous permettront de sécuriser vos calculs de quotité de travail :
- S’équiper d’outils de suivi fiable et précis. Que vous utilisiez Excel ou un logiciel de gestion des temps, veiller régulièrement à la qualité et à la conformité des données collectées et utilisées dans le calcul de la quotité de travail.
- Impliquer les équipes dans la gestion des quotités de travail. Managers, gestionnaires de paie et collaborateurs, quel que soit leur intérêt dans cette gestion de la quotité de travail, informez les collaborateurs sur les différents tenants et aboutissants, assurez-vous également que chacun soit en mesure de calculer cette quotité. Satisfaction, responsabilisation des collaborateurs, vous ne pourrez qu’améliorer l’expérience employée en intégrant vos collaborateurs dans la gestion des quotités de travail.
- Auditer régulièrement vos quotités de travail. Pour ce faire, vérifier régulièrement et au moins une fois par trimestre les différentes quotités de travail déclarées en DSN. Vérification des formules, mais aussi des éléments du calcul afin de limiter les éventuelles erreurs et oublis de mise à jour des données.
Déclaration de la quotité de travail, quand et comment ?
Quand faut-il déclarer les quotités de travail ?
La quotité de travail des collaborateurs doit être calculée et déclarée à différentes étapes de sa vie professionnelle. Tout d’abord, elle sera calculée et déclarée lors de l’embauche du collaborateur. Par la suite, elle sera déclarée chaque mois, de façon automatique, au travers de l’établissement des paies et des déclarations mensuelles réalisées par l’employeur.
La quotité de travail pourra être recalculée à l’occasion d’un passage d’un temps partiel à un temps plein, d’un temps plein à un temps partiel ou en cas de modification du temps partiel.
En revanche, la quotité de travail utilisée pour déterminer le temps de télétravail du collaborateur ou pour ventiler ses activités entre diverses missions ne sera, elle, pas à déclarer, car elle n’influencera pas le temps de travail en lui-même du collaborateur.
Déclaration, comment faire ?
La quotité de travail étant une notion clé dans la gestion des paies, puisqu’elle détermine non seulement le niveau de rémunération du collaborateur, la part des charges sociales, mais aussi les différents droits du collaborateur tel que les congés payés, elle est donc déclarée via la DSN.
Afin d’assurer une prise en charge complète et juste des droits des collaborateurs, mais aussi pour assurer la conformité des déclarations effectuées par les entreprises, la quotité en DSN comprend plusieurs informations, tel que :
- L’unité de mesure utilisée pour déterminer le volume d’activité du contrat.
- La quotité de travail de référence au sein de l’entreprise, c’est-à-dire la quotité correspondant au temps de travail standard de l’entreprise.
- La quotité de travail du collaborateur concerné, à savoir le temps de travail du collaborateur.
- La modalité d’exercice du temps de travail du collaborateur, à savoir temps plein ou temps partiel.
Ces déclarations en DSN s’effectuent au sein du bloc identifié par le code « S21.G00.40 ».
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