La prévoyance en entreprise désigne les dispositifs collectifs d’assurance mis en place par l’employeur au profit de ses salariés, afin d’assurer leur protection sociale face aux accidents de la vie tels que le risque de décès, d’incapacité de travail, d’invalidité, de chômage ou encore les risques liés à la maternité.
À ce titre, elle a deux objectifs : maintenir le salaire du salarié et son niveau de vie en complétant les indemnités de l’Assurance maladie en cas d’arrêt de travail, d’incapacité ou d’invalidité, et protéger ses proches en cas de décès.
Pour les entreprises, mettre en place un contrat de prévoyance adapté est non seulement une obligation légale dans certains cas, mais aussi un levier pour créer un climat de travail plus serein et un engagement accru des salariés qui se sentent soutenus en cas d’accident de la vie.
Quelles sont les obligations de l’employeur, les avantages et les bonnes pratiques pour choisir un contrat de prévoyance adapté ?
Les obligations de la prévoyance en entreprise
La prévoyance dans l’entreprise met à la charge de l’employeur un certain nombre d’obligations parmi lesquelles.
L’obligation de maintien du salaire en cas de maladie ou d’accident
Aucune loi ne contraint les entreprises à mettre en place une couverture de prévoyance, mais rien n’empêche l’employeur d’en proposer une aux salariés.
Néanmoins, le Code du travail prévoit une obligation minimale de prévoyance à l’article L. 1226-1 du Code du travail qui impose aux employeurs le maintien de salaire du salarié, en cas d’absence au travail justifiée par l’incapacité résultant de la maladie ou d’accident, constatée par certificat médical et contre-visite s’il y a lieu, sous certaines conditions :
- Avoir une année d’ancienneté dans l’entreprise.
- Avoir justifié dans les quarante-huit heures de cette incapacité.
- Etre pris en charge par la sécurité sociale.
Ces dispositions ne s’appliquent pas aux salariés travaillant à domicile, ni aux salariés saisonniers, ni aux salariés intermittents et aux salariés temporaires.
Les cas particuliers où la prévoyance est obligatoire
Il existe plusieurs cas où la prévoyance en entreprise peut devenir une obligation.
Pour les cadres et assimilés cadres dans l’entreprise
La prévoyance est obligatoire pour les cadres et assimilés cadre et l’employeur doit verser une cotisation pour financer leurs garanties prévoyance, principalement axées sur le risque décès. Le montant de cette cotisation est au moins égal à 1,5% du salaire du cadre dans la limite de la tranche 1 de rémunération du salarié, c’est-à-dire la partie inférieure au plafond de la Sécurité sociale, dont au moins 0,76% pour la garantie décès.
En présence d’accords conventionnels conclus dans l’entreprise
Convention collective de l’entreprise
Lorsque la convention collective de l’entreprise prévoit une prévoyance d’entreprise obligatoire, celle-ci s’applique aux cadres comme aux non-cadres et l’employeur a l’obligation de se conformer à ces dispositions conventionnelles. C’est pourquoi, il est essentiel de vérifier en premier lieu les dispositions de la convention collective applicable à l’entreprise.
Accord collectif
Lorsqu’un accord collectif la prévoit, l’assurance prévoyance devient une obligation pour l’employeur qui doit la proposer à l’ensemble des salariés, cadres et non-cadres. L’accord collectif indique les niveaux de garantie minimum, les bénéficiaires, le coût et la répartition des cotisations entre employeur et employé.
En l’absence d’accord collectif, l’entreprise peut aussi librement instaurer un régime de prévoyance obligatoire par décision unilatérale ou référendum.
En dehors de ces cas particuliers, l’employeur n’a aucune obligation de mettre en place des garanties de prévoyance et pourra alors décider de couvrir tout ses salariés, ou une certaine catégorie d’entre eux.
Les obligations lors de l’embauche du salarié
Lors de l’embauche d’un salarié bénéficiaire de la prévoyance d’entreprise, quelques formalités relatives à cette prévoyance doivent être effectuées.
Remettre au salarié une notice d’information
La notice d’information est fournie par l’assureur à l’employeur, qui doit la transmettre ensuite à chaque nouveau salarié bénéficiaire d’une prévoyance collective, lors de son embauche. Ce document est essentiel puisqu’il récapitule l’ensemble des informations relatives au contrat de prévoyance : garanties (décès, arrêt de travail, invalidité totale ou partielle, etc.), bénéficiaires cadres et/ou non-cadres, options, montant de la cotisation….
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Je découvreLa non-information du salarié sur l’étendue des garanties constitue un préjudice pour lequel il peut demander réparation.
Faire adhérer les salariés
L’employeur doit faire adhérer au régime en place chaque nouveau salarié embauché bénéficiaire de la prévoyance d’entreprise (les salariés cadres ; les salariés non-cadres en cas d’accord collectif, déclaration unilatérale ou référendum instaurant une prévoyance obligatoire pour tous). Il lui remet un bulletin d’adhésion qu’il remplit et transmet à l’organisme assureur qui se charge de l’affiliation.
Vérifier les dispenses d’adhésion
Même quand la prévoyance est obligatoire, le salarié peut, dans certains cas, refuser d’adhérer à la prévoyance collective. Il doit pour cela répondre aux conditions d’un cas de dispense (par exemple, s’il est déjà couvert de manière obligatoire par une autre couverture collective en tant qu’ayant-droit). L’employeur a la responsabilité de vérifier que ces demandes sont valides et que les justificatifs fournis sont valables.
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Les obligations lors du départ de l’entreprise du salarié
Assurer la portabilité des garanties de prévoyance
Lorsque le salarié quitte l’entreprise, l’employeur doit veiller à assurer le maintien des garanties de prévoyance. En effet, à la fin de son contrat de travail, le salarié peut, selon le principe de portabilité, continuer à bénéficier de ses garanties incapacité-invalidité-décès, pendant un nombre de mois équivalent à ceux passés par le salarié dans l’entreprise, dans la limite d’un an, à condition de remplir les critères suivants :
- Avoir adhéré à la prévoyance avant la rupture du contrat de travail.
- Avoir des droits ouverts à l’assurance chômage.
- Ne pas avoir été licencié pour faute lourde.
- Avoir au minimum un an d’ancienneté.
Informer l’assureur de la rupture du contrat
En cas de cessation du contrat de travail du salarié, l’employeur doit impérativement en avertir l’organisme d’assurance. Par la suite, le salarié devra fournir à l’assureur une attestation d’ouverture de droit au Pôle emploi pour pouvoir bénéficier de la portabilité.
Les avantages de la prévoyance en entreprise
Pour les salariés
La prévoyance en entreprise offre de nombreux avantages pour les salariés.
En premier lieu, la prévoyance collective apporte une sécurité indispensable au salarié et à sa famille, notamment pour les risques les plus importants ou graves que sont le décès ou l’invalidité. Ainsi, en cas d’arrêt de travail, la prévoyance permet de maintenir un niveau de vie décent en complétant les indemnités versées par la Sécurité sociale.
En deuxième lieu, l’avantage est financier : il est plus avantageux pour le salarié d’avoir un contrat d’assurance prévoyance collectif qu’individuel. Dans le premier cas, les cotisations sont réglées par l’employeur auprès de l’assureur, et le salarié participe au coût des cotisations. Dans le second cas, c’est au salarié de prendre en charge la totalité des frais.
De plus, certains contrats d’assurance prévoyance collective offrent aux salariés la possibilité de rattacher leur conjoint et leurs enfants. Ainsi, ces derniers bénéficient également de la couverture prévoyance. Enfin, dans le cadre d’une prévoyance collective, la part de cotisation réglée par le salarié est entièrement déductible de son revenu imposable.
Pour l’entreprise
La mise en place d’un contrat de prévoyance présente également pour l’entreprise des avantages significatifs. Elle contribue à améliorer l’attractivité de l’entreprise en offrant une bonne image de cette dernière et des garanties sociales supplémentaires aux salariés.
De plus, elle favorise la fidélisation des employés en renforçant leur sentiment de sécurité et de bien-être au sein de l’entreprise. Elle valorise la politique sociale de l’entreprise, en montrant son engagement envers la protection de ses salariés.
Enfin, elle présente un avantage financier puisque les cotisations patronale versées par l’employeur peuvent être exonérées de charges sociales.
Les bonnes pratiques pour un contrat de prévoyance adapté
Pour choisir un contrat de prévoyance adapté et en assurer une bonne gestion, il s’avère utile de mettre en œuvre quelques bonnes pratiques.
Avant de souscrire une assurance prévoyance
L‘évaluation des besoins de salariés
La première étape pour choisir un contrat de prévoyance collective adapté est de prendre en compte le profil des salariés, d’analyser les risques propres à l’entreprise et à la profession, et d’évaluer les besoins spécifiques de l’entreprise et de ses salariés.
Cette évaluation doit inclure la consultation des salariés pour identifier leurs attentes en matière de prévoyance. De plus, l’information et la consultation au préalable du CSE sont obligatoires avant l’instauration ou la modification de la prévoyance de l’entreprise. Le CSE rend un avis sur le projet et peut formuler des propositions.
Le choix des garanties
Une fois les besoins évalués, il est important de choisir les garanties les plus adaptées. Les garanties principales à considérer sont celles couvrant les risques d’arrêt de travail (incapacité de travail), d’invalidité et de décès (rente pour le conjoint, capital décès versé aux proches…). Il peut également être proposé des options supplémentaires, telles que la rente éducation pour les enfants des salariés décédés ou le financement des obsèques.
La comparaison des offres
Pour s’assurer de choisir le meilleur contrat, il est recommandé de comparer les offres de plusieurs assureurs. Des outils de simulation en ligne peuvent être utilisés pour évaluer les différentes options disponibles.
Le suivi et l’adaptation du contrat
Enfin, il est essentiel de suivre régulièrement le contrat de prévoyance pour s’assurer qu’il reste adapté aux besoins de l’entreprise et des salariés. Cela peut inclure une révision périodique des garanties et des cotisations, ainsi que des ajustements en fonction de l’évolution de l’entreprise et de son personnel.
Les bonnes pratiques dans la gestion du contrat de prévoyance
Garder des preuves de la remise de la notice
En cas de litige ou de contrôle de l’URSSAF, c’est à l’employeur de prouver qu’il a bien fourni ce document à ses employés. S’il n’est pas en mesure de le faire, il risque de devoir verser des dommages-intérêts et de perdre le bénéfice de l’exonération sociale des cotisations de prévoyance.
Il est donc important de garder une trace écrite de remise de ce document, lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en mains propres contre signature.
L’actualisation annuelle des demandes de dispense
Un salarié peut tout à fait se trouver dans un cas de dispense l’année de son embauche, puis en perdre le bénéfice. Mettre régulièrement à jour les justificatifs permet donc de s’assurer que tous les bénéficiaires sont en règle.
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