Paie

Externalisation de la paie : véritable opportunité ou fausse bonne idée ?

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La gestion de la paie des salariés peut être réalisée en interne dans l’entreprise mais également sous traitée par un prestataire extérieur. C’est ce qu’on appelle l’externalisation de la paie !

Nous allons vous présenter dans cet article les différentes manières de sous-traiter la gestion de la paie ainsi que les avantages mais également les inconvénients de l’externalisation de la paie.

Qu’est ce que l’externalisation de la paie ?

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L’externalisation de la paie : en quoi ça consiste ?

L’externalisation de la paie consiste à sous-traiter la gestion de la paie à une entreprise extérieure. Il peut s’agir d’un cabinet comptable, d’un cabinet d’externalisation de la paie ou encore d’un gestionnaire de paie indépendant.

Les missions confiées à l’entreprise sous-traitante

L’entreprise sous-traitante peut réaliser les missions suivantes (liste non exhaustive) :

  • La saisie et le contrôle de la paie
  • La gestion des arrêts de travail
  • Les déclarations sociales
  • L’administration du personnel ( DUE, contrat de travail, …)
  • La gestion de la médecine du travail
  • Le conseil en droit social

Fonctionnement de l’externalisation de la paie

Même si toutes les entreprises prestataires ne fonctionnent pas de la même manière et qu’il n ‘y a pas qu’un seul mode d’organisation, le fonctionnement de l’externalisation de la paie se présente de la manière suivante :

Récolte et transmission des éléments variables de paie par l’entreprise

L’entreprise récolte et transmet à l’entreprise prestataire les différents éléments variables qui composent la paie :

  • Dossier d’embauche : informations personnelles du salarié, éléments du contrat, …
  • Les éléments variables de paie comme des primes ou le paiement d’heures supplémentaires par exemple
  • Les informations concernant la sortie d’un collaborateur : fin de contrat, départ à la retraite, …

L’entreprise prestataire saisie et contrôle la paie

L’entreprise saisie alors les éléments transmis par l’entreprise et se charge du contrôle de ceux-ci.

Elle peut également être chargée de la gestion du personnel (gestion des arrêts de travail, DUE, élaboration du contrat de travail, courriers divers, …)

Les déclarations sociales

L’entreprise se charge alors de la DSN et des différentes déclaration sociales post-paie et annuelles.

Transmission des états de virement à l’entreprise utilisatrice

A la clôture de paie, l’entreprise prestataire transmets les états de virement à l’entreprise utilisatrice pour que celle-ci puisse procéder au paiement des salaires.

Elle transmet également les bulletins de salaire à l’entreprise utilisatrice, soit en format numérique, soit par courrier, au choix de l’entreprise, pour remise du bulletin de salaire au collaborateur.

Pourquoi externaliser la paie ?

Le choix de l’externalisation de la paie repose sur plusieurs critères qu’il convient d’analyser attentivement.

Gagner du temps et se consacrer à son cœur de métier

Le temps passé à gérer les paies de ses collaborateurs est du temps non passé à s’occuper de son cœur de métier et donc à développer son entreprise. Par ailleurs, en raison des nombreuses obligations liés à la paie, gérer les paies de ses collaborateurs en interne peut être chronophage.

La paie, un métier d’expertise

Non, la paie ne consiste pas uniquement à appuyer sur un bouton, la complexité de la législation sociale et son évolution constante implique un niveau d’expertise conséquent pour gérer les paies.

L’entreprise souhaitant gérer les paies de ses collaborateurs en interne doit prendre en compte cette nécessité d’expertise et par conséquent lui accorder un budget de formation et de veille sociale, essentiel mais souvent négligé dans beaucoup d’entreprises.

Par ailleurs, une erreur de paie peut entraîner des conséquence financières désastreuses pour l’entreprise pouvant mettre en péril son activité ( redressement Urssaf, indemnité prud’homale, …). C’est pourquoi, il est essentiel de disposer de personnels qualifiés pour la réalisation des paies.

Maîtriser les coûts

Le coût de l’externalisation de la paie est difficile à évaluer car le tarif est établi en fonction des différentes missions confiées à l’entreprise prestataire ainsi qu’aux différentes spécificités de l’entreprise et à l’effectif de l’entreprise. Le coût varie de 15 à 30 euros par bulletin voir plus en cas de spécificités internes.

Généralement, les déclarations sociales sont comprises dans le tarif de base, parfois elles sont facturées en supplément. Certaines opérations exceptionnelles peuvent également faire l’objet d’une facturation supplémentaire (déclaration annuelle, embauche, sortie, …).

Il faut donc comparer le coût de la prestation ainsi évalué avec le coût du logiciel de paie, le coût salarial d’un gestionnaire de paie ainsi que les coûts annexes de formation et de veille sociale afin d’évaluer quelle option est la plus avantageuse pour l’entreprise.

Comment externaliser la paie ?

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Plusieurs solutions sont possibles lorsqu’une entreprise souhaite externaliser sa paie.

Le cabinet comptable

Traditionnellement utilisé par les TPE et petites PME qui n’ont pas de service de comptabilité, le cabinet comptable est chargé de gérer la comptabilité de l’entreprise.

Au delà de sa prestation de comptabilité, le cabinet propose un volet social qui comprend la réalisation des paies des collaborateurs et les déclarations sociales mais également des prestations en administration du personnel tel la production de la DUE ou la rédaction des contrats de travail. Il a également un rôle de conseil en droit social.

Il est essentiel de bien se renseigner sur la qualification de la personne chargée de s’occuper du volet social au sein du cabinet car dans certaines cabinets (essentiellement dans les petits cabinets qui n’ont pas de pôle social à part entière) , les comptables sont formés « sur le tas » et l’expertise nécessaire à la fonction n’est pas toujours au rendez-vous.

L’entreprise spécialisée dans la gestion de la paie

Ce type d’entreprise émerge ces dernières années. C’est une alternative au cabinet comptable avec des collaborateurs qui sont experts dans le domaine de la paie.

Les missions sont les mêmes qu’un cabinet comptable mais dans la mesure où le cœur de métier est la paie et non la comptabilité, l’analyse se permet d’être beaucoup plus poussée avec une dimension beaucoup plus axée « ressources humaines » que financière car en paie avant de traiter des chiffres, nous traitons avant tout des ressources humaines.

L’éditeur de logiciel de paie

Certains logiciels de paie proposent désormais une prestation d’externalisation de la paie avec plusieurs niveaux d’assistance :

  • Saisie des éléments variables par le client et contrôle de la paie et déclarations sociales par le prestataire
  • La paie est géré dans sa totalité par le prestataire de la saisie des éléments variables de paie aux déclarations sociales.

En fonction du prestataire, le service peut être modulable compte tenu du besoin du client.

Le gestionnaire de paie indépendant

L’entreprise souhaitant externaliser sa paie peut également faire appel à un gestionnaire de paie indépendant, ayant généralement le statut de micro-entrepreneur. Le fonctionnement est le même qu’avec un cabinet comptable ou une entreprise spécialisée en gestion de paie.

Le logiciel de paie ainsi que tous les frais afférents à la paie sont à la charge du gestionnaire de paie indépendant. L’avantage de faire appel à ce type de prestataire est le coût réduit par rapport à un prestataire « classique ».

Comme pour tout prestataire, il est essentiel de s’assurer de la qualification et du sérieux du gestionnaire de paie indépendant.

Le Centre de Service Partagé (CSP)

Les grandes entreprises et grands groupes n’externalisent par leurs paies de manière « classique » mais par la création d’une structure dédiée à l’externalisation, souvent une filiale au sein du groupe. Le centre de service partagée, propose un service, d’où son nom, en paie mais également pour d’autres domaines comme la comptabilité ou le commercial.

Au sein d’un groupe, le CSP paie est chargé des paies, et éventuellement de l’administration du personnel selon le mode d’organisation, pour les différentes structures du groupe dans toute la France. Il peut y avoir un seul Centre de Service Partagé pour toute la France ou plusieurs répartis dans les grands bassins d’emploi (Paris, Lyon, Nantes, …)

Externalisation de la paie et RGPD

Externaliser la paie n’exonère pas l’entreprise de respecter le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) concernant les données personnelles des collaborateurs de l’entreprise. Il est donc nécessaire d’interroger le prestataire sur le respect du RGPD dans le traitement des données.

Les avantages et les inconvénients de l’externalisation de la paie

Nous vous avons exposé les raisons qui peuvent pousser les entreprises à externaliser leurs paies. Toutefois l’externalisation n’ a pas que des avantages et il est parfois intéressant de conserver la compétence paie en interne. L’employeur va surtout faire son choix en fonction de ses besoins et de sa stratégie d’entreprise.

 Externalisation de la paieGestionnaire de paie en interne
Fonction chronophageL’employeur va se libérer du temps pour développer son cœur de métier. A partir d’un certain nombre de salariés, il est toutefois necessaire d’avoir un interlocuteur pour gérer la relation entre les salariés et le prestataire, son coût salarial est alors à prendre en compte en plus du prix du prestataire.
Expertise du métier La paie est un métier d’expertise nécessitant une montée en compétence permanente. Celle-ci reste à la charge du prestataire. Par ailleurs, les prestataires chargés de la paie sont des experts métiers, gage de qualité. Avoir à disposition l’expertise en interne, même si celle-ci implique des coûts supplémentaires, peut être une stratégie intéressante pour l’entreprise notamment vis-à-vis des collaborateurs de l’entreprise.
Le coût de la paieLe coût est défini à l’avance donc budgété. Peut être intéressant notamment pour les petites entreprises. Attention aux prestations facturée en sus qui peuvent faire gonfler la facture.Pour estimer le coût de la paie,  il faut prendre en compte le coût du logiciel de paie, le coût salarial de la personne chargée de la paie ainsi que la coût de formation et de veille sociale à ne pas négliger.
La responsabilité et ses incidencesLe prestataire a la responsabilité de la production de la paie en respect de la législation. En cas de manquement et d’une incidence financière sur l’entreprise tel un redressement Urssaf ou une condamnation au conseil de prud’hommes, l’entreprise a la possibilité de reporter la faute sur le prestataire, qui a par ailleurs souscrit une assurance professionnelle prévue à cet effet. En cas de manquement à la législation et par conséquent une incidence financière pour l’entreprise, l’entreprise qui gère ses paies en interne et seule responsable. Il est donc primordial de mettre en place une veille sociale et des procédures internes et livre blancs afin de sécuriser au maximum les paies.

A propos de l'auteur

Laetitia Baccelli

Fort de plus de 10 ans d’expériences dans le domaine de la paie, j'ai toujours eu à cœur de développer des outils et méthodes améliorant la productivité et facilitant la gestion au quotidien. J'accompagne désormais les entreprises en qualité de consultante pour des missions d'audit et de formalisation de processus, de développement d’outils de gestion ainsi qu' en tant que support pour la production de la paie.