Fonction indispensable au sein de toutes entreprises, l’Assistant(e) en Ressources Humaines assure le bon fonctionnement de l’administration du personnel et seconde le RRH ou DRH dans son quotidien.
Ses missions vont souvent bien au-delà de la simple assistance et en font le bras droit opérationnel du service RH.
Alors quelles sont les compétences indispensables à un(e) Assistant(e) RH ?
Le métier d’assistant(e) RH, quels en sont les enjeux ?
Le métier d’assistant(e) en Ressources Humaines ne présente pas uniquement un enjeu opérationnel et fonctionnel, qui est de s’assurer de la bonne gestion administrative du personnel, il ou elle est également un appui important pour le DRH ou RRH qu’il seconde, mais pas seulement.
Souvent bien plus accessible que la direction RH, les collaborateurs se tourneront plus naturellement vers l’assistant(e) en cas de problème ou pour le quotidien. Ainsi, l’assistant(e) RH aura une parfaite connaissance de l’entreprise et des métiers de celle-ci, ce qui sera d’une aide précieuse pour son responsable hiérarchique lorsque ce dernier devra participer à la définition des projets et axes stratégiques RH.
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Les principales missions d’un(e) Assistant(e) RH
En fonction de la taille de l’entreprise, l’assistant(e) RH se verra confier plus ou moins de mission. En effet, au sein des plus petites structures, l’assistant(e) RH sera en règle générale seul(e) avec le RRH ou DRH, demandant ainsi bien plus de polyvalence dans l’accomplissement de ses missions.
Ainsi, les principales missions d’un(e) Assistant(e) RH sont :
- Assurer la gestion administrative du personnel de leur entrée dans la société jusqu’à leur sortie.
- Collecter les temps de travail et éléments variables de paie en vue de la préparation de cette dernière.
- Assurer les différentes mises à jour des fichiers de suivi et du personnel.
- Réaliser la gestion administrative et opérationnelle du service RH.
- Rédaction de notes de service et autres notes informatives RH.
- Suivi du recrutement et des intégrations collaborateurs.
- Préparation du plan de développement des compétences.
Afin d’assurer la bonne exécution de ses missions, l’Assistant(e) RH doit posséder un large éventail de compétences tant techniques et professionnelles (hardskills), qu’humaines et relationnelles (softskills).
Les compétences indispensables d’un(e) Assistant(e) RH
Amené(e) à s’intéresser et à s’investir dans l’ensemble des domaines de la fonction RH, voici les 8 principales compétences d’un(e) Assistant(e) en Ressources Humaines.
Maîtrise de la gestion administrative des Ressources Humaines
L’assistant(e) RH sera amené(e) à intervenir à chaque étape de la vie du salarié au sein de l’entreprise, qualification du besoin de recrutement et rédaction de la fiche de poste, préqualification des CV, suivi des candidatures, rédaction des contrats, constitution du dossier du personnel, affiliation mutuelle et prévoyance, mais aussi gestion de la paie, du temps de travail et des absences ou encore gestion des carrières, ….
L’assistant(e) RH est l’élément central du service RH et doit être en mesure de répondre à toutes les demandes et attentes de sa hiérarchie ainsi que des collaborateurs.
Pour ce faire, il ou elle doit donc avoir de solides connaissances dans les domaines du recrutement, de la formation, de la paie et de la Gestion RH quotidienne.
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Connaissances juridiques approfondies
Dans le cadre de ses missions, l’assistant(e) RH interviendra également dans les domaines de la gestion disciplinaire et des relations avec les IRP.
Préparation des dossiers, rédactions des courriers disciplinaires ou de licenciement, présentations des dossiers aux membres du CSE et organisation des élections professionnelles sont des tâches qui lui incomberont et qui nécessiteront une maîtrise du droit du travail et du droit social en général.
De même, de par sa facilité d’accès, l’assistant(e) RH est bien souvent le premier interlocuteur des collaborateurs et il ou elle devra donc être en mesure de répondre à leurs interrogations en ce qui concerne leurs droits, leur contrat de travail et leur paie.
Aisance rédactionnelle
Dans son quotidien, l’assistant(e) RH aura la charge de nombreuses rédactions que cela soit des courriers à destination des collaborateurs, des notes de service ou administratives, comptes rendus de réunion, livret d’accueil … Ses compétences rédactionnelles devront donc être irréprochables.
Maîtrise des outils techniques
Pour l’aider dans ses missions, l’assistant(e) RH devra avoir une bonne connaissance des outils informatiques tels que la suite Office, mais également des logiciels métiers de type ATS pour le recrutement et SIRH pour la gestion des temps, de la paie, des suivis d’entretien et de la gestion RH en général.
Sens de l’écoute et diplomatie
Au cœur des échanges, l’assistant(e) RH doit faire preuve d’une grande capacité d’écoute. Il ou elle doit prendre en considération les demandes et attentes de ses interlocuteurs, mais il ou elle doit également être à même de répondre à leurs interrogations.
Il n’est pas qu’une oreille, il doit être une source d’information et savoir composer en cas de situation conflictuelle. C’est là que son sens de la diplomatie et de la négociation devront entrer en jeu.
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Les missions de l’assistant(e) RH étant extrêmement diversifiées et répondant pour la plupart à des impératifs de temps, il ou elle devra faire preuve d’une grande rigueur, mais aussi d’une excellente organisation dans la planification de ses tâches.
À ses missions, s’ajouteront les impondérables liés à l’activité de la gestion RH. L’assistant(e) RH devra alors évaluer les situations urgentes et demandant une intervention immédiate de celles non-urgente et pouvant être reportées dans le temps.
Réactivité et résistance au stress
Comme nous venons de le voir, le quotidien de l’assistant(e) RH ne sera pas de tout repos, il ou elle devra jongler entre différentes missions et différentes fonctions des ressources humaines et devra adapter son planning en fonction des urgences et imprévus.
De ce fait, la réactivité est une qualité indispensable à tout Assistant RH. Il ou elle devra faire preuve d’une grande vivacité d’esprit et être capable de passer d’un sujet à l’autre en toutes circonstances.
Cette multitude de tâches, cette réactivité ainsi que la nature même de la fonction généreront une certaine forme de stress. L’assistant(e) RH devra donc faire preuve d’une grande résistance au stress.
Autonomie et polyvalence
Bien qu’il ou elle soit sous l’autorité directe du RRH ou DRH du site, l’assistant(e) RH doit être en mesure de prendre, à son niveau bien évidemment, des décisions en toute autonomie.
L’Assistant(e) RH ne doit pas avoir peur de prendre ses responsabilités et doit être en mesure d’intervenir sur n’importe quel sujet de la RH.
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