Comment développer le R.O.I. de vos formations ?

Eh oui, encore un anglicisme … ! L’acronyme R.O.I. signifie “Return On Investment”, c’est-à-dire “Retour Sur Investissement”. Ce concept peut s’appliquer dans toute situation où l’on investit dans les moyens pour atteindre un bénéfice donné.

Dans le domaine de la formation, nous n’avons pas l’habitude de réfléchir en termes de retour sur investissement. Pourquoi ? Parce que d’une part, comme nous le verrons dans cet article, le calcul du R.O.I. n’est pas toujours simple. Et que d’autre part, la dimension financière de la formation est encore un tabou dans bon nombre d’organisations. Comme si l’argent et l’humain ne pouvaient coexister dans une même préoccupation.

Pourtant, dans la formation professionnelle, c’est bien le cas !

Dans cet article, je vous explique :

• Ce qu’est le R.O.I..
• Comment concilier enjeux humain et financier, la raison et le cœur ?
• Comment l’appliquer pour évaluer vos dispositifs de formation ?

Mettre en place le calcul du R.O.I.

Pourquoi est-il intéressant de calculer le R.O.I. d’une formation ?

Calculer le retour sur investissement d’une formation a bien entendu un intérêt financier avant tout. Je ne vous propose pas de faire des économies, mais d’optimiser votre budget formation pour que chaque centime dépensé serve réellement à accompagner efficacement vos salariés. C’est le meilleur service que vous puissiez rendre à vos collaborateurs, à votre direction et à votre service formation !

Dans cette démarche, la question qui se pose est la suivante : la formation évaluée a-t-elle apporté le bénéfice qui en a justifié l’achat ? Et si vous préférez le dire de manière plus directe : “Vaut-il le coup d’investir ? Qu’est-ce que cette formation va nous rapporter ?”.

La logique financière du retour sur investissement s’accompagne donc d’autres considérations qui font du calcul du R.O.I. un moyen pour :

• Passer d’une logique d’obligation de moyens à une logique d’obligation de résultats. Cette façon de voir la formation s’aligne avec les tendances réglementaires des dernières années. Aujourd’hui, il ne suffit plus d’organiser des formations pour affirmer que l’on accompagne les salariés. En effet, pour le législateur, comme pour les professionnels de la formation, l’enjeu est l’efficacité de la formation (a-t-elle répondu à un besoin de l’organisation ?).
• Améliorer l’ingénierie de formation. Souvenez-vous : l’ingénierie de formation est une démarche fondée sur des objectifs de compétences. Pour les identifier, il faut procéder à un recensement puis à une analyse du besoin. Un R.O.I. positif est avant tout la preuve d’une démarche d’ingénierie bien menée. L’analyse du besoin a permis d’identifier exactement la façon dont la formation pouvait accompagner le changement souhaité.
• Améliorer le plan de développement des compétences. Si le R.O.I. s’avère insuffisant, le plan de développement des compétences peut être revu de façon précise et ciblée. Par exemple, les actions de formation reconduites de manière systématique (voire routinière) peuvent perdre en efficacité puisque le besoin n’est pas suffisamment réinterrogé. Plan de développement des compétences et R.O.I. font partie d’un même cercle vertueux. En effet, le premier fournit des indicateurs qui alimentent le deuxième, qui donne des lignes directives pour améliorer le premier …

Que veut dire “mesurer l’efficacité d’une formation” ?

Une formation est efficace si :

• Elle permet aux apprenants d’acquérir une compétence clairement identifiée dans l’objectif général de la formation.
• Elle contribue à réaliser un projet ou un changement à l’échelle de l’organisation. C’est ce que l’on appelle la finalité, ou l’objectif stratégique d’une formation.

Bien entendu, ces deux niveaux d’objectifs sont liés et essentiels. Néanmoins, l’objectif stratégique prime sur l’objectif général. Ce qui signifie que la formation n’est qu’un moyen parmi d’autres pour transformer un contexte.

Raisonnons en termes d’évaluation. Si nous devions choisir, l’évaluation à froid, qui mesure les effets de la formation sur le terrain, est plus importante que l’évaluation à chaud, qui mesure des éléments plus éphémères (satisfaction de l’apprenant, sentiment d’efficacité, capacité, prestation …).

Comment ? Vous faites des évaluations à chaud, mais rarement à froid ? Oui, je sais. C’est le cas de la grande majorité des entreprises. Mais maintenant vous savez …

Comment le calculer ?

Calculer le retour sur investissement signifie simplement comparer le budget investi avec le bénéfice financier qu’il a engendré.

Pour certaines formations ou dans certains domaines, ce calcul est simple.

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Le cas le plus simple …

Prenons un cas réel, le mien !

Il y a quelques mois, je me suis formée à une nouvelle technique de formation, le codéveloppement professionnel et managérial. J’ai donc investi dans cette formation et engagé mes ressources de différentes manières, puisque j’ai …

• Payé des frais pédagogiques à l’organisme qui dispense cette formation.
• Consacré cinq journées de travail à la formation. Je dois donc ajouter ce paramètre à mon calcul (des journées de travail “non facturées” au même titre que les frais engagés).

La formation s’est déroulée à distance. Je n’ai donc pas de frais de déplacement, ni de repas. Mais en présentiel, j’aurais dû ajouter également ces frais.

Pourquoi ai-je décidé de faire cet investissement ? Parce que, en tant que consultante indépendante, je me dois d’enrichir et de réviser sans cesse mon offre de services. Le codéveloppement professionnel et managérial est une technique qui offre un potentiel de contrat intéressant. Mais ai-je eu raison de faire cet investissement ?

Pour le savoir, je vais calculer le R.O.I. de cette formation. Ainsi, je vais procéder à un comparatif, d’ici un an, entre les dépenses engagées et les recettes nettes générées par mes prestations de codéveloppement.

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En synthèse, mon témoignage nous montre que :

1. Pour calculer l’investissement, il faut tenir compte de toutes les dépenses et frais associés à la formation et pas seulement des frais pédagogiques. En particulier, le coût salarial ne peut être dissocié de ce calcul.
2. Le calcul du R.O.I. est assez simple lorsque la formation permet de générer un bénéfice financier ou commercial bien défini. Mais qu’en est-il des actions de formation dont le bénéfice est davantage qualitatif que quantitatif ?

Du R.O.I. au R.O.E. pour les cas les plus complexes.

Si vous êtes adeptes de Kirkpatrick, vous savez que dans ce modèle d’évaluation le R.O.I. a abdiqué en faveur du R.O.E. (return on expectations, retour sur les attentes).

Le R.O.E. prend ses distances par rapport à la démarche purement quantitative du R.O.I., et met davantage l’accent sur les objectifs stratégiques de la formation, c’est-à-dire le changement souhaité par le commanditaire. Autrement dit, on considère qu’un investissement dans la formation est pertinent si l’on constate, a posteriori, que le changement visé par l’objectif stratégique s’est réellement opéré.

La prise en compte du R.O.E. implique à la fois de :

• Définir les modalités d’évaluation en même temps que les objectifs.
• Lâcher prise, puisque vous ne pourrez pas savoir quelle est la part exacte de la formation dans le succès du projet ou de la transformation constatée.
• Bien choisir les indicateurs qui vous permettront de calculer le R.O.E. et d’analyser votre démarche d’ingénierie.

Le cas particulier du R.O.I. de certaines formations distancielles.

Les formations distancielles qui requièrent une ingénierie spécifique sont un cas particulier. En effet, comme je vous l’expliquais déjà ici, le R.O.I. peut être positif à moyen, voire à long terme.

Avec un exemple, c’est toujours mieux !

Une collectivité territoriale souhaite proposer aux personnels des services enfance du territoire un dispositif de formation innovant.

En effet, ce public est concerné à la fois par :

• Un besoin de perfectionnement.
• Des contraintes organisationnelles très importantes.
• Une lassitude vis-à-vis de la formation traditionnelle.

Nous décidons d’opter pour un parcours de formation à distance, composé de modules gamifiés. Sur la forme, nous partons sur des solutions de mobile learning. La mise en cohérence se fera au moyen d’un serious game.

L’investissement pour l’ingénierie du dispositif, la solution technique, la production des ressources est très important. Le R.O.I. ne peut être calculé de manière quantitative, puisque l’enjeu de cette formation est l’amélioration de la qualité d’un service public.

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Verdict : avons-nous un bon R.O.I.?

Mais alors, dans quels cas pouvons-nous affirmer que ce projet représente un bon R.O.I. ? En l’absence de recettes potentielles, nous pouvons raisonner en termes d’économies sur les dépenses. Nous irons donc chercher, dans le plan de développement des compétences, des indicateurs liés aux actions de formation préexistantes. Par exemple :

• Le nombre de personnes formées en une année.
• L’effectif maximum de chaque session.
• Les dépenses engagées pour l’ensemble de ces sessions (frais pédagogiques, salaires, repas, déplacement, hébergement, reprographie …).

Si le besoin est récurrent et concerne un grand nombre d’apprenants, l’investissement initial sera amorti sur le moyen ou le long terme. Pour savoir combien de temps il vous faudra pour amortir votre investissement, il faudra calculer ces mêmes indicateurs (ou en faire une projection) dans le cadre du nouveau projet et les comparer.

En règle générale, les formations distancielles permettent de réaliser des économies sur les frais annexes. Si la formation en question est de type “contenu passif” sur une plateforme LMS, les entrées et sorties permanentes sont possibles (pas besoin d’organiser des sessions). On peut donc inscrire un effectif plus important.

En conclusion, le R.O.I. de cette formation sera bon, sur le long terme, si le besoin est récurrent et s’il concerne un grand nombre de personnes.

En synthèse, quelques pistes pour améliorer le R.O.I. de vos formations.

Vous l’avez compris : pour améliorer le R.O.I. de vos formations vous avez à disposition des indicateurs. Ceux-ci sont autant de paramètres sur lesquels vous pouvez agir concrètement.

À l’échelle du plan de développement des compétences …

D’abord, On peut améliorer le R.O.I. du plan de développement des compétences de manière transversale. Pour cela, on peut intégrer les démarches globales suivantes :

• Travailler sur le besoin, en identifiant le plus en amont possible les besoins qui ne sont pas des besoins de formation (démarche préventive). En effet, lorsque la formation n’est pas la bonne réponse au besoin, tout investissement en ce sens est par définition inefficace.
• Réinterroger les besoins récurrents : attention aux actions reconduites systématiquement parce que “ça se passe bien”. La satisfaction de l’apprenant, la relation au prestataire sont certes des retours importants, mais ils ont peu de choses à voir avec l’efficacité de l’action. On peut sortir très satisfait d’une formation inutile ou inapplicable !!!!
• Mettre en place les bons outils : pas de calcul objectif sans avoir choisi au préalable un système d’évaluation et des indicateurs. Mention spéciale pour les dispositifs d’évaluation à froid. Ceux-ci qui sont plus complexes à mettre en place mais absolument essentiels pour développer une vision stratégique de la formation en entreprise.
• Travailler sur l’absentéisme et le turnover, responsables des sessions à moitié vides ou à moitié remplies (dites-le comme vous le voulez, selon vos penchants naturels), et des reconductions à répétition pour les nouveaux. Absentéisme et turnover sont les pires ennemis du ROI) !
• Sécuriser les effets de la formation en mode projet. Lorsque la formation accompagne un projet, il est important de vérifier qu’elle respecte le timing du plan d’action global.
• Définir correctement la nature du besoin de formation. Si vous n’êtes pas confrontés à un besoin spécifique, nul besoin de recourir à des formations sur mesure. En effet, le sur-mesure a tendance à plomber le R.O.I. à court terme, puisque l’ingénierie est un poste très important du budget dans ce cas (ratio ingénierie/durée de la formation allant de 1/3 à 1/10 !). Vous ne vous feriez pas coudre un costume sur mesure avec une doublure en dollars pour votre jogging du dimanche matin, n’est-ce pas ?

À l’échelle de chaque action de formation …

En ce qui concerne le R.O.I. spécifique pour chaque action de formation, on peut agir sur les paramètres suivants :

• Le nombre d’inscrits (dans une formation en intra) : dans la limite du pédagogiquement raisonnable, plus d’inscrits vous avez, plus la formation est rentable puisqu’elle permettra à chaque personne inscrite de poursuivre son objectif sur le terrain.
• Cette logique s’applique également aux formations distancielles que vous êtes susceptibles d’implémenter dans vos plateformes LMS. Dans ce cas, l’investissement initial s’amortit par un nombre croissant d’apprenants qui accèdent à la formation.
• Le ratio volume/nombre d’objectifs pédagogiques : il est toujours intéressant de vérifier que la durée de chaque formation soit bien équilibrée. Par expérience, chaque structure a sa propre tendance à surestimer ou sous-estimer la durée des formations. Chaque action est spécifique, mais pour vous donner un ordre d’idée, il est raisonnable de traiter au maximum cinq objectifs pédagogiques dans une journée de formation présentielle.
• Le nombre de sessions programmées/le taux de remplissage par session : attention aux sessions de formation “vides”. Si vous en avez la possibilité, prévoyez dans votre planning des temps de remplissage (vérification des confirmations d’inscription, report sur les nouvelles sessions des annulations éventuelles, prévention de l’absentéisme …).

Si vous avez lu jusqu’au bout, vous êtes certainement motivé.e.s pour améliorer votre pratique de la formation. Je ne peux vous cacher qu’adopter la démarche de calcul du R.O.I. ou du R.O.E. est un choix exigeant. Néanmoins, dans le domaine de l’ingénierie de formation, vous ne vous tromperez jamais en décidant de sortir de votre zone de confort.