Qualiopi 2024 : tout savoir sur son impact sur la formation professionnelle

Depuis le 1er janvier 2022, tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences (OPAC), doivent être certifiés Qualiopi pour bénéficier des fonds publics ou mutualisés. Successeur de Datadock, Qualiopi est le nom donné par le Ministère du Travail le 7 novembre 2019, à la nouvelle marque de certification qualité applicable à tous les acteurs de la formation.

De quoi s’agit-il concrètement ? Qui est concerné ? Est-ce obligatoire ? Qui la délivre ? Quels sont les critères Qualiopi ? Quelles différences entre Qualiopi et Datadock ? Découvrez dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur la nouvelle certification Qualiopi.

Présentation générale de Qualiopi

Qu’est-ce que Qualiopi ?

Qualiopi est la nouvelle marque de certification dédiée aux prestataires de la formation (CFA, organismes de formation ou formateurs indépendants) désormais appelés les PAC ou OPAC (Les opérateurs prestataires d’actions concourant au développement des compétences).

L’objectif de cette nouvelle certification est de s’assurer du niveau de qualité des processus mis en œuvre par les organismes de formation. En d’autres termes, d’harmoniser la qualité de l’offre de formation professionnelle.

Qualiopi vient de l’étymologie grecque kaliopé qui est le nom de la muse grecque de l’éloquence. Ce nom qui en grec ancien, veut dire « Belle voix » fait allusion aux qualités d’éloquence souvent demandées aux formateurs. Qualiopi, c’est aussi l’association des mots « quali » pour « qualité » et « opi », pour « ops » qui en latin signifie capacité ou habilité.

Qui est concerné ?

La certification Qualiopi est obligatoire pour tous les prestataires de la formation, qu’ils soient en France métropolitaine ou dans les DOM TOM, dès lors qu’ils souhaitent continuer à bénéficier des fonds publics et mutualisés pour le financement de leurs formations.

Ces fonds de financements sont délivrés par l’Etat ainsi que par les régions, les OPCO (Opérateur de Compétences), le Pôle emploi, l’Agefiph, les CPIR (Commissions paritaires interprofessionnelles régionales) ou encore la Caisse des dépôts et consignations (organisme public placé sous la surveillance du Parlement).

Depuis le 1er janvier 2022, chaque prestataire proposant des actions de formation, des bilans de compétences, de l’accompagnement en VAE (Validation des acquis de l’expérience) et de l’apprentissage (CFA), doit être certifié Qualiopi sur la base du Référentiel national qualité (RNQ) reconnu par France compétences.

Les prestataires qui ne font pas appels aux aides publiques (environ 50 000 PAC sur les 93 000 prestataires en France en janvier 2021), n’ont pas l’obligation d’être certifiés car ils n’ont pas de compte à rendre sur leur niveau de qualité.

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Pourquoi Qualiopi ?

Depuis l’entrée en vigueur du « décret-qualité » N°2015-790 du 30 juin 2015, le référencement Datadock était obligatoire pour les organismes de formation professionnelle qui voulaient s’assurer de voir leurs prestations financées.

Cette procédure était déclarative et documentaire et ne demandait que quelques éléments de preuve pour garantir le respect des exigences de qualité dictées par ce décret.

D’après la loi N°2018-771 du 5 septembre 2018 « pour la liberté de choisir son avenir professionnel », le référencement des prestataires de formation sur la plateforme Datadock n’est plus suffisant.

Certains financeurs comme l’Agefiph, le Pôle Emploi, certaines régions et certains Fongecifs ont exigé des critères complémentaires pour juger de la qualité des prestations proposées par les organismes. D’autant plus qu’avec Datadock, il existait 53 labels et certifications qualité de la formation référencés par le CNEFOP (Conseil national de l’emploi, de la formation et de l’orientation professionnelles), un vrai casse tête pour s’y retrouver.

D’où l’idée de mettre en place un seul et unique Référentiel National de Qualité (RNQ), validé et accepté par tous les financeurs et délivré par des organismes certificateurs indépendants et neutres. C’est ainsi que Qualiopi a vu le jour.

Désormais, les prestataires de formation doivent obtenir cette certification pour continuer à exercer leur activité et pour bénéficier des financements publics. Ils sont dans l’obligation de rendre des comptes sur le niveau de qualité de leurs prestations de formation pour attester que l’argent public est utilisé à bon escient.

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Quelle différence avec Datadock ?

Qualiopi est bien plus qu’une simple amélioration de Datadock. En effet, ce nouveau référentiel plonge concrètement les prestataires d’actions formation dans l’univers de la qualité, un concept devenu plus que nécessaire dans ce secteur.

Jusqu’au 31 décembre 2021, le référencement Datadock suffit pour bénéficier des fonds publics et mutualisés. Passé ce délai, tous les acteurs de la formation devront être certifiés Qualiopi.

Quelle différence entre Qualiopi et Datadock ?

• Datadock s’adresse à 3 catégories de prestataires : les organismes de formation, les centres de bilans de compétences et les structures d’accompagnement à la VAE. Qualiopi a ajouté les centres d’apprentissages (CFA) à sa liste.
• Datadock compte 6 critères et 21 indicateurs alors que Qualiopi comporte 7 critères répartis en 32 indicateurs. Voici la liste des critères pris en compte : les objectifs des prestations, les modalités d’accueil et d’évaluation, les moyens pédagogiques et techniques, la qualification des formateurs, l’information des publics ainsi que la satisfaction des clients et l’amélioration continue. Qualiopi a ajouté l’environnement socio-économique, le handicap et la sous-traitance.
• L’enregistrement au Datadock est validé par le GIE des financeurs (GIE2OF) autrement dit les financeurs eux-mêmes. A la différence de Qualiopi, qui est une certification délivrée par des organismes certificateurs privés.
• Le travail préparatoire de Qualiopi est beaucoup plus exigeant que Datadock et demande une forte implication de l’équipe managériale ou du dirigeant lui-même.
• Datadock est gratuit alors que Qualiopi ne l’est pas. La certification nécessite de faire appel à des structures privées indépendantes avec le déplacement d’un auditeur.
• Le délai de réponse pour Qualiopi est quasiment immédiat : le comité de validation remet la certification dans un délai de 15 à 30 jours maximum. Contrairement à Datadock où il faut attendre 3 à 6 semaines pour obtenir une validation après avoir déposé les documents sur le plateforme.

La certification Qualiopi

Pourquoi être certifié Qualiopi ?

L’ensemble des prestataires d’actions concourant au développement des compétences doivent être certifiés Qualiopi pour pouvoir d’une part continuer à bénéficier des fonds publics et mutualisés et d’autre part, pour rester légitimes et crédibles sur un marché devenu très concurrentiel.

En effet, la certification confirme et atteste que les processus de formation proposés par les prestataires, qu’il s’agisse d’actions de formation, de bilans de compétences, de VAE ou de formations par apprentissage, sont bien conformes aux exigences du Référentiel National Qualité.

Qualiopi est donc un outil précieux qui permet d’afficher clairement son engagement « Qualité » auprès de ses clients.

Est-ce obligatoire ?

La loi du 5 septembre a fixé ce principe d’une certification unique ET obligatoire pour l’ensemble des acteurs de la formation. Sont concernés les prestataires qui bénéficient du financement des régions, des OPCO, de Pôle emploi, de l’Agefiph, des CPIR (Transitions Pro) et de la Caisse des dépôts et consignations (les financeurs).

Qualiopi est donc applicable à tous les prestataires, CFA, organisme de type TPE, PME ou grands comptes, y compris les formateurs indépendants.

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Combien de temps est-elle valable ?

La certification Qualiopi est attribuée pour une durée de 3 ans pour tout organisme prestataire d’actions, ce qui signifie qu’elle est à renouveler et à financer tous les 3 ans.

Selon le décret n°2020-894 du 22 juillet 2020, une exception a été faite pour les OPAC certifiés avant le 1er janvier 2021. Ils bénéficient en effet d’une certification valable pendant 4 ans au lieu de 3 ans.

Combien ça coûte ?

Le calcul du prix de la certification Qualiopi est très variable car il tient compte des différences entre chaque prestataire de développement des compétences. Deux types de coûts sont à prendre en compte :

• Le coût du cycle de certification qui comprend l’audit initial, l’audit de surveillance et les frais de mission.
• Le coût de d’accompagnement, si l’OPAC choisit cette option pour préparer l’audit.

Le tarif est calculé selon trois facteurs principaux :

• Le chiffre d’affaires de l’OPAC : il existe trois tranches permettant de définir la durée et le coût des audits : moins de 150 000 euros de CA, entre 150 000 euros et 750 000 euros, et plus de 750 000 euros.
• Le nombre de sites audités.
• La catégorie d’action pour laquelle l’OPAC souhaite être certifié : action de formation, de bilan de compétences, validation des acquis de l’expérience (VAE) ou apprentissage.

Si l’OPAC prend l’option d’un accompagnement complet, il a le choix entre la réalisation d’un diagnostic préalable dont le prix peut varier de 600 à 1200€ HT / jour. Il peut également suivre une formation d’accompagnement de 700€ à 2500€ HT pour des durées de 7 à 21 heures, ou bénéficier d’un accompagnement individualisé de 80€ à 150€ HT / heure. Il peut aussi effectuer un audit à blanc ou pré-audit. Le tarif d’un audit à blanc varie de 600 à 1200 € HT/ jour et diffère en fonction des cas spécifiques éventuels (multi-catégories d’actions, multi-sites).

Ainsi, prenons l’exemple d’un organisme délivrant uniquement des actions de formation, avec un chiffre d’affaires annuel inférieur à 150 000 € HT, un seul site et au moins 22 indicateurs. Pour un cycle de certification Qualiopi complet de 3 ans, on peut estimer le coût à partir de 1500 € HT sans accompagnement et jusqu’à 6000 € HT avec un accompagnement complet.

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L’audit Qualiopi

Pourquoi un audit ?

La démarche de certification Qualiopi commence par un audit complet. Il s’agit d’une analyse objective qui s’appuie sur les 7 critères et les 32 indicateurs du Référentiel National de certification Qualité (RNQ). Deux audits sont indispensables dans un cycle de certification.

Le premier, l’audit initial, est nécessaire pour être certifié Qualiopi et peut se réaliser à distance (valable depuis la crise sanitaire).

Le second, l’audit de surveillance, prévu entre le 14ème mois et le 22ème mois après l’obtention de la certification, permet de vérifier la continuité du travail accompli lors de l’audit initial. Celui-ci est également obligatoire et se déroule à distance si l’audit initial a été effectué sur site.

Qui peut réaliser l’audit Qualiopi ?

L’audit Qualiopi est conduit par un organisme certificateur privé et agréé par le COFRAC (Comité Français d’Accréditation). Seuls les organismes présents dans la liste du Ministère de Travail sont autorisés à délivrer la certification Qualiopi.

C’est sous l’autorité de France Compétences, l’institution nationale publique créée le 1er janvier 2019 pour centraliser le financement et la régulation de toute la formation professionnelle et de l’apprentissage en France, que le COFRAC accrédite les organismes certificateurs. Au 8 mars 2021, le COFRAC a déjà autorisé 27 organismes certificateurs (OC) et procède toujours à leur accréditation.

La liste des OC accrédités Qualiopi est encore évolutive, elle est mise à jour régulièrement et est accessible sur le site du Ministère du travail.

France compétences a également reconnu 7 instances de labellisation qui, en complément des organismes certificateurs, respectent le Référentiel National Qualité (RNQ) et peuvent délivrer au titre de leur propre démarche qualité, la certification Qualiopi.

La liste des instances est la suivante : l’association pour la promotion du label APP, la fédération nationale des CIBC, France Education International, le Ministère de l’Education nationale et de la Jeunesse, le Ministère de l’Intérieur, la région Occitanie et le réseau des écoles de la 2ème chance.

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L’audit à distance est possible

Selon l’arrêté du 6 juin 2019 publié au Journal Officiel, l’audit initial pour Qualiopi doit être réalisé sur le site de l’OPAC. Toutefois, en application avec l’arrêté du 24 juillet 2020 lié à la crise sanitaire, la réalisation d’un audit à distance a été initialement autorisée jusqu’au 1er janvier 2021 puis prolongée jusqu’au 1er janvier 2022.

Pour la réalisation d’un audit à distance, des prérequis techniques sont nécessaires. Les OPAC doivent disposer d’une connexion Internet de qualité pour assurer le bon déroulement des échanges. Le jour de l’audit, les documents demandés doivent être impérativement numérisés en amont pour être partagés avec l’auditeur.

Les étapes du cycle de la certification restent les mêmes que pour un audit sur site. Si l’auditeur estime que les explications qu’il obtient et que les documents fournis sont conformes aux attendus, il rédigera alors son rapport d’audit qui sera transmis à un comité de validation. Seul ce comité a autorité pour délivrer la notification officielle de certification sous 30 jours maximum.

Combien coûte l’audit ?

Le tarif d’un audit comprend l’ensemble du cycle de certification, à savoir l’audit initial et l’audit de surveillance, ainsi que les frais annexes de mission.

Les tarifs appliqués par les organismes certificateurs sont libres et peuvent varier de 950€ à 1400€ HT / jour pour l’audit initial. Certains coûts peuvent être inclus ou additionnels comme les frais de dossier ou les frais de report de date ou d’annulation.

L’audit de surveillance est réalisé entre le 14ème et le 22ème mois. Celui-ci est obligatoire pour maintenir la certification Qualiopi active et le coût est équivalent à la moitié de l’audit initial.

Attention, dans le tarif il faut prendre en compte certaines spécificités qui peuvent impacter la durée de l’audit et donc le coût :

• Si l’organisme est déjà certifié CNEFOP, l’audit peut être diminué et calculé sur une base d’ ½ journée.
• S’il comprend plusieurs catégories d’actions (actions de formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage), un nombre de ½ journée s’ajoute.
• Si le chiffre d’affaires de formation est supérieur ou égal à 150 000 € HT, un nombre de ½ journée s’ajoute.
• Si l’OPAC a plusieurs sites géographiques (multisites), il faut ajouter ½ jour d’audit par site.

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L’accompagnement de l’audit

Le jour de l’audit, si le niveau de qualité général de l’organisme n’est pas favorable ou si celui-ci rencontre des difficultés à transmettre les documents de preuves, l’auditeur peut constater une non-conformité mineure ou majeure aux indicateurs concernés. Il est donc crucial de bien préparer cet audit en amont. Un accompagnement peut s’avérer utile ou nécessaire. En quoi consiste cet accompagnement pour l’audit ?

• Le diagnostic préalable au travail de fond

Avant de se lancer dans un travail de mise en conformité Qualiopi, il est possible de réaliser un diagnostic préalable afin de connaitre la situation de son établissement par rapport aux attendus de Qualiopi et ainsi gagner du temps lors de l’audit. Cette démarche permet d’obtenir un rapport écrit détaillant les points conformes et non conformes pour chaque indicateur concerné.

• Le travail de fond et de préparation à l’audit.

Les prestataires de formations peuvent se préparer eux-mêmes à la mise en conformité grâce au guide de lecture du Ministère du Travail ou faire appel à des spécialistes de l’accompagnement Qualiopi. Ils peuvent aussi opter pour un accompagnement individualisé, sur-mesure et sous forme de conseils.

• Des outils dédiés à l’audit

Quel que soit la méthode choisie, sans accompagnement, en formation collective ou par accompagnement d’un consultant, la préparation de Qualiopi exige des OPAC une organisation constante et une structuration de leurs méthodes de travail.

Certains outils sont utilisés par les prestataires d’accompagnement pour structurer la démarche Qualiopi. Cela peut aller du simple tableau excel à la plateforme interactive avec plusieurs fonctionnalités à disposition. Ces outils parfois inclus dans l’accompagnement, permettent de gagner du temps dans la préparation de l’audit et d’être plus serein le jour J.

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Formateurs indépendant & Qualiopi : quels sont les impacts ?

Les indépendants n’échappent pas à Qualiopi

La mise en œuvre de la certification Qualiopi, nécessaire pour bénéficier des financements publics, peut s’avérer très lourde pour les formateurs indépendants : le coût, la constitution du dossier, la préparation de l’audit pour la mise en conformité des indicateurs concernés, les documents à fournir sur la mise en place des procédures, le renouvellement tous les 3 ans.

En revanche, elle leur permet de savoir concrètement où ils en sont dans leur démarche constante d’amélioration continue.

Les solutions possibles les indépendants

Certains formateurs indépendants disposent déjà d’une certification inscrite sur la liste du CNEFOP. Ils peuvent donc bénéficier d’un aménagement des modalités d’audit à condition que cette certification soit toujours active à la date de la demande de l’audit.

Une autre solution possible pour les indépendants : le portage salarial. A partir du moment où un formateur dépend d’une structure qui elle-même devra être certifiée Qualiopi au 1er janvier 2022, il n’est pas dans l’obligation d’obtenir la certification puisqu’il dépend de la structure de portage salarial qui l’emploie.

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Qualiopi, c’est maintenant !

La certification Qualiopi est certes, une démarche aujourd’hui plus contraignante pour les OPAC, mais il ne faut pas oublier que l’objectif premier est d’encourager l’ensemble des organismes à s’inscrire dans une démarche qualité et d’amélioration continue.