La formation professionnelle représente un coût non négligeable et les programmes de formation qualitatifs nécessitent beaucoup de temps de préparation.
On distingue plusieurs volets dans la mise en œuvre d’une formation : la conception, l’animation, le suivi, la logistique… Toutes ces phases ont un coût spécifique.
Dans cet article, nous allons nous attacher à regarder de plus près les frais pédagogiques, de manière générale.
Pour une analyse fine, il faudra tenir compte de toutes les particularités de la formation.
Il faudra notamment différencier le cas des formations dites « catalogue », c’est-à-dire standardisées et génériques, du cas des formations sur mesure.
Le fait que le formateur soit interne (pas de coût additionnel, son salaire étant déjà comptabilisé) ou externe (prestation à payer sur la base de son taux journalier et de la durée d’intervention) a également un impact sur l’estimation des frais pédagogiques.
Sommaire de l'article:
Quels sont les éléments couverts par les frais pédagogiques ?
Commençons par une définition des frais pédagogiques.
Il s’agit de tous les coûts liés à une formation, hors frais annexes.
Pour évaluer ces coûts, il faut comprendre toutes les étapes impliquées dans l’élaboration d’une formation. C’est ce qu’on appelle l’ingénierie de formation.
L’ingénierie de formation couvre toutes les phases de mise en œuvre du projet d’une formation, qui, elle, permet d’atteindre un objectif opérationnel ou stratégique.
Ces phases sont : l’analyse du besoin de formation, la conception « macro » du projet, la conception pédagogique, l’animation de la formation et l’évaluation de la formation.
Ainsi, pour évaluer les frais pédagogiques, nous allons analyser le coût de chacune des phases de l’ingénierie de formation.
L’analyse du besoin de formation
C’est le point de départ de l’ingénierie de formation. Dans cette phase, on va prendre connaissance de la problématique à traiter à l’aide de la formation, du contexte, du public à former, des contraintes de temps…
L’analyse du besoin de formation requiert donc un ou plusieurs rendez-vous en visioconférence ou en présentiel, suivis d’un temps de décryptage, de l’étude des documents transmis par le commanditaire, de la réflexion sur la réponse adaptée à apporter au besoin.
Dans certains cas, l’analyse du besoin peut être plus poussée et prévoir notamment des entretiens avec différentes personnes de l’organisation du commanditaire ou l’envoi de questionnaires puis l’étude des réponses reçues.
Selon le niveau de préparation du commanditaire et ses exigences, la phase d’analyse du besoin nécessitera plus ou moins de temps.
Dans le cas d’une formation « catalogue », qui n’est pas personnalisée pour le commanditaire, cette phase est très réduite.
Le coût de cette étape sera donc lié au temps nécessaire qui lui est consacré par le formateur, et donc au taux journalier de celui-ci. Plus il est expérimenté et expert de son sujet ou plus le sujet est niche, plus ce taux sera élevé.
La conception « macro »
Une fois l’analyse du besoin de formation terminée, on passe à l’élaboration du parcours de formation.
Quel est l’objectif de formation à atteindre ? Comment se traduit-il en objectifs pédagogiques ? Quelle est la durée du parcours ? Quelles en sont les modalités ? Comment se découpe le parcours ?
Cette étape consiste à concevoir l’architecture de la formation : la durée, les différents modules, sera-t-elle en présentiel, en distanciel, hybride ?
À l’issue de cette phase, le formateur doit pouvoir fournir le cahier des charges de la formation et la proposition commerciale.
Dans le cas d’une formation « catalogue », cette étape est quasiment inexistante ou a été réalisée en amont. Elle n’est donc plus imputable au commanditaire.
Comme pour la phase précédente, le coût sera lié au temps passé sur cette phase et au taux journalier du formateur.
La conception pédagogique
La conception pédagogique est la phase suivante de l’ingénierie de formation.
Elle consiste à créer toutes les activités pédagogiques comprises dans les modules qui vont constituer le parcours de formation, en lien avec les objectifs pédagogiques fixés.
Il s’agit donc de l’élaboration sur le fond et la forme des supports projetés et remis aux stagiaires (partie théorique), de la conception des exercices d’application (partie pratique) et de la création des exercices d’évaluation (partie évaluative). Cela nécessite du temps de recherche et de réflexion ainsi que du temps de production.
Des documents non partagés avec les stagiaires, mais néanmoins importants sont aussi produits dans cette phase et nécessitent du temps de travail : le programme de formation, le scénario pédagogique…
Comme pour la phase précédente, dans le cas d’une formation « catalogue », cette étape est quasiment inexistante ou a été faite en amont et n’est donc plus imputable au commanditaire.
Ici, le coût est lié bien sûr au temps passé, mais pas seulement. Pour la conception des activités pédagogiques, le formateur pourra avoir des besoins particuliers : du matériel adapté pour les formations en présentiel (post-it, cartes de photolangage, gommettes,…), des licences pour l’accès à des applications pédagogiques pour les formations hybrides ou distancielles (quiz, murs collaboratifs, nuages de mots, cartes mentales…), des licences pour l’accès à des questionnaires d’évaluation en ligne, le coût des impressions des supports de formation…
Tous ces frais s’ajoutent au temps de production du formateur (application de son taux journalier) et pourront être pris en compte.
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L’animation de la formation
Une fois la formation conçue et validée, place à l’animation !
Il s’agit de la facilitation et de la mise en action des sessions de formation. L’animation concerne le jour de la formation, mais peut inclure également quelques étapes en amont : envoi d’un email pour partager des informations logistiques sur la formation en cas de formation en présentiel, communication des informations de connexion et d’accès en cas de formation hybride ou distancielle, demande de réalisation d’activités préalables et analyse du résultat de ces activités (si applicable)…
Contrairement aux phases précédentes, que la formation soit « catalogue » ou sur mesure, les frais s’appliquent de la même façon.
Ils seront liés au coût journalier d’animation du formateur et à la durée de la formation.
L’évaluation de la formation
L’évaluation est une phase clé de l’ingénierie de formation. C’est elle qui permettra de savoir si la formation dispensée a permis d’atteindre les objectifs fixés au départ et de mesurer la satisfaction des apprenants.
Le temps de production du système d’évaluation de la formation est plutôt comptabilisé dans la phase de conception pédagogique.
Dans cette étape de l’évaluation, nous allons considérer les temps d’analyse des résultats d’évaluation, les temps de restitution et remédiation si cela est nécessaire, mais aussi les temps d’ajustement à appliquer pour la suite de la formation.
Le principe d’amélioration continue est capital en formation. Ainsi, les questionnaires de satisfaction complétés à l’issue d’une session permettent d’identifier les modifications à apporter à la formation.
Il y a toujours des choses à améliorer et les questionnaires de satisfaction sont une source d’information importante pour cela.
Cette étape de l’évaluation peut aussi comprendre des comptes-rendus d’analyse à destination du commanditaire ou encore des rendez-vous de debriefing.
Que la formation soit « catalogue » ou sur-mesure, cette étape s’applique et son coût se comptabilise par rapport au taux journalier du formateur.
Pour compléter
D’autres éléments sont à prendre en compte pour évaluer les frais pédagogiques d’une formation.
Le nombre de stagiaires participant à la formation pourra avoir un impact sur le coût.
Si la formation est en intra-entreprise (tous les stagiaires font partie de la même entreprise), on aura tendance à considérer le coût global de la session de formation.
Si la formation est en inter-entreprises (les stagiaires n’appartiennent pas à la même entreprise), on aura tendance à considérer le coût par tête pour une session de formation.
De même, si certains stagiaires ont des besoins particuliers, en raison d’une situation de handicap par exemple, l’adaptation nécessaire pourra représenter un coût supplémentaire.
Nous avons listé ici les composantes des frais pédagogiques d’une formation.
À ces coûts peuvent se rajouter des frais annexes non négligeables, principalement pour les formations en présentiel ou hybrides.
Dans ce cas, vous devez aussi considérer les frais de déplacement, d’hébergement et de restauration éventuels du formateur, les mêmes frais pour les stagiaires si ceux-ci ne résident pas à proximité du lieu de la formation, les frais de restauration pour le ou les jours de formation, les frais de location de salle et éventuellement de matériel…
Cela explique en partie l’essor des formations en distanciel, qui permettent de limiter ces frais annexes.
D’autres coûts « cachés » pourraient être le montant des salaires des personnes qui sont en formation et non à leur poste de travail, et le manque à gagner qui en découle.
Nous venons de balayer les composantes des frais pédagogiques d’une formation.
En tenant compte de toutes ces catégories de frais, vous serez en mesure d’estimer au plus juste le coût d’une formation.
Mais gardons en tête que la formation est un investissement. Même si elle représente un coup certain pour l’entreprise, elle est supposée aussi lui rapporter. Il sera donc intéressant (quoique complexe) de faire le même exercice pour estimer le gain financier lié à la formation. Ce que l’on appelle le fameux ROI (Return On Investment) ou Retour sur Investissement.
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