L’octroi des congés payés est strictement encadré par le Code du Travail. Et tout particulièrement par l’article 31 de la Charte des droits fondamentaux de l’Union Européenne.
Selon ce dernier, “tout travailleur a droit à une limitation de la durée maximale du travail et à des périodes de repos journalier et hebdomadaire, ainsi qu’à une période annuelle de congés payés”.
Ces textes de droit du travail, qui protègent tous les salariés français, doivent être parfaitement maîtrisés par les équipes RH car ils assurent des conditions de travail justes et équitables.
Tous les employeurs français se doivent donc d’accorder à tous leurs salariés les congés payés annuels auxquels ils ont droit, conformément à l’article L.3141-1 du Code du travail.
Cependant, l’organisation des congés payés relève de l’employeur. C’est lui qui peut fixer l’ordre et la période des départs en congés. Il peut également imposer des congés, dans un cadre strict.
Mais l’employeur peut-il aussi annuler les congés payés de ses salariés ? Et si oui, quel est le cadre de l’annulation des congés par l’employeur ? Y-a-til une contrepartie obligatoire ? Ou alors un report des congés ?
Culture RH va répondre pour vous à toutes ces questions et beaucoup d’autres.
Est-il possible d’annuler des congés prévus par le Code du travail ?
En général, il est interdit d’annuler des congés une fois accordés. Toutefois, la législation permet à l’employeur de modifier les dates de congés déjà établies avec son accord.
L’ordre et les dates de départ en congés fixés par l’employeur
La période de prise des congés doit comprendre obligatoirement, selon l’article L.3141-13 du Code du travail, la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année.
Par principe, elle est fixée par accord d’entreprise ou par accord de branche. Cependant, en l’absence d’accord, elle est définie par l’employeur, après avis du Comité social et économique.
De plus, l’employeur doit informer les salariés des périodes de congés au moins deux mois avant leur début, faute de quoi il pourrait être requis d’indemniser ceux qui n’auraient pas pu prendre leurs congés.
En cas de non-accord, c’est à l’employeur de déterminer l’ordre des départs en congé des salariés durant la période allouée. Conformément à l’article L.3141-16 du Code du travail, cet ordre est établi par l’employeur, suite à la consultation du Comité social et économique, en prenant en compte les critères suivants :
- l’ancienneté du salarié dans l’entreprise ;
- son éventuelle activité professionnelle chez un autre employeur ;
- sa situation de famille : la prise de congés de son conjoint ou partenaire lié par un PACS, mais également la présence au sein de son foyer d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie.
D’autres critères peuvent également être pris en compte :
- les dates des vacances scolaires pour les salariés ayant des enfants scolarisés ;
- les dates de droits de garde pour les salariés divorcés.
La décision appartenant à l’employeur, le salarié ne peut donc pas décider lui-même de ses dates de congés. Cependant, l’employeur peut recueillir les souhaits des salariés afin de concilier leurs intérêts et les obligations lui incombant.
Ce dernier sera tenu de respecter un délai de prévenance. En effet, il devra communiquer l’ordre des départs en congés à chaque salarié un mois avant son départ, sous peine de devoir indemniser le salarié qui n’aurait pas pris ses congés.
Une fois l’ordre et la date des départs en congés fixés, l’employeur et le salarié sont tenus de les respecter.
Par principe, il est impossible d’annuler les congés fixés par le salarié moins d’un mois avant son départ.
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Je télécharge le guideToutefois, l’employeur peut annuler les congés posés par le salarié en cas de circonstances exceptionnelles. L’annulation des congés entraînera un report des congés avant la fin de la période. Une question se pose : dans quels cas l’annulation d’un congé par l’employeur est-elle possible ?
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L’annulation des congés en cas de circonstances exceptionnelles
Par principe, l’employeur peut annuler les congés d’un salarié seulement s’il respecte le délai d’1 mois avant la date prévue de son départ.
Toutefois, il arrive que l’employeur annule les congés du salarié moins d’1 mois avant son départ : il ne peut demander l’annulation des congés qu’en présence de circonstances exceptionnelles.
En effet, l’article L.3141-16 du Code du travail prévoit qu’en l’absence d’accord, l’ordre et les dates de départ ne peuvent pas être modifiés moins d’un mois avant la date prévue du départ en congés.
L’employeur est tenu de respecter le délai légal prévu par le Code du travail. En effet, il s’agit d’une obligation d’information incombant à l’employeur.
Bon à savoir : l’employeur peut reporter la date des congés, mais il ne peut pas priver le salarié de ses congés. En effet, il a l’obligation d’accorder un minimum de 12 jours consécutifs durant la période de prise des congés. Si les congés du salarié sont annulés, ils doivent obligatoirement être reportés avant la fin de la période.
Cependant, il arrive que l’employeur soit obligé d’annuler les dates de congés fixées pour un salarié à la dernière minute, en présence de circonstances exceptionnelles.
Le Code du travail ne spécifie pas précisément ce que sont les « circonstances exceptionnelles ».
Celles-ci sont généralement considérées comme telles lorsqu’elles mettent en jeu l’intérêt économique de l’entreprise et que l’absence du salarié durant cette période pourrait avoir des répercussions négatives sur la survie de l’entreprise.
La reconnaissance de ces circonstances est évaluée au cas par cas par les juges compétents.
Ainsi, la modification tardive des dates de congés par l’employeur n’est justifiée qu’en présence de difficultés économiques ou de raisons impératives. Sont des circonstances exceptionnelles de nature à justifier l’annulation des dates de congés :
- La nécessité de remplacer un salarié à la suite de son décès ;
- Une commande importante et inattendue de nature à sauver l’entreprise ;
- La mise en redressement judiciaire de l’entreprise.
La présence de circonstances exceptionnelles permet de déroger au délai de prévenance prévu en matière de congés payés.
Qu’advient-il des congés non pris ? L’annulation des dates de congés entraîne soit le report des congés, soit la perte des congés payés non pris.
Annulation de congés par l’employeur ou le salarié : quelles différences ?
| Point de comparaison | Annulation des congés par l’employeur | Annulation des congés par le salarié |
|---|---|---|
| Initiative | Décision prise par l’employeur | Demande formulée par le salarié |
| Droit d’annuler | Possible sous conditions strictes | Pas de droit automatique |
| Justification | Motif sérieux lié à l’activité | Motif personnel ou professionnel |
| Accord nécessaire | Non, si le motif est valable | Oui, accord obligatoire de l’employeur |
| Délai à respecter | Délai raisonnable avant le départ | Le plus tôt possible |
| Refus possible | Contestable si abusif | Libre refus de l’employeur |
| Impact sur le salarié | Contraint de modifier ses congés | Doit respecter les dates en cas de refus |
| Remboursement des frais | Oui, en principe | Non, sauf accord ou usage |
| Cadre juridique | Code du travail et jurisprudence | Organisation interne de l’entreprise |
| Formalisation conseillée | Écrit recommandé | Écrit fortement recommandé |
Quel est le délai pour annuler les congés d’un salarié ?
Afin d’éviter tout abus de la part de l’employeur, le report des dates de congés est accompagné de limites. En effet, l’employeur est tenu de respecter un délai de prévenance d’un mois.
L’employeur pourra exceptionnellement annuler les congés d’un salarié moins d’un mois avant son départ en cas de circonstances exceptionnelles.
Quelles sont les conséquences de l’annulation des congés payés ?
La perte des congés payés non pris
En principe, les congés dont bénéficie le salarié doivent être pris par celui-ci. Les congés qu’il n’a pas pris pendant la période de référence sont perdus. La période de référence est la période d’acquisition des congés : elle s’étend du 1er juin de l’année N au 31 mai de l’année N+1.
Ainsi, le salarié a l’obligation de prendre ses congés. Il ne peut réclamer une indemnisation en échange de ses congés payés. De plus, le salarié ne peut pas reporter les congés non pris sur la période de référence suivante.
Si le report des congés est impossible, les jours non pris seront perdus. Ils seront indemnisés seulement si le salarié n’a pas pu les prendre du fait de l’employeur.
En effet, il incombe à l’employeur de prouver qu’il a satisfait à ses obligations d’information des salariés sur la période de prise des congés et sur l’ordre des départs de manière à leur permettre de prendre effectivement leurs congés.
Ainsi, si l’employeur n’a pas respecté les obligations lui incombant, il peut être condamné à réparer le préjudice subi par le salarié. En revanche, si l’employeur a accompli ses obligations, les congés non pris par le salarié sont perdus.
Attention : conformément à l’article 3141-28 du Code du travail, si le contrat de travail a été rompu avant que le salarié ait pu bénéficier des congés auxquels il avait droit, l’employeur est tenu de lui verser une indemnité compensatrice de congés payés correspondant aux congés non pris.
Un report des congés possible dans certains cas
Un salarié peut-il reporter ses congés l’année suivante ou au-delà de la période de référence ?
En principe, ni l’employeur ni le salarié ne peuvent exiger le report de congés sur l’année suivante.Toutefois, même si la période de prise des congés est expirée, le report est possible dans les situations suivantes :
- Le salarié de retour d’un congé de maternité ou d’adoption a droit au report de ses congés payés non pris ;
- Le report est également possible lorsque les congés n’ont pas pu être pris à la suite d’une absence pour maladie du salarié ou d’un accident du travail ;
- Le report d’une partie des congés pour création d’entreprise ou sabbatique.
Un arrêt rendu le 16 février 2012 confirme que lorsque le salarié s’est trouvé dans l’impossibilité de prendre ses congés payés annuels en raison d’absences liées à une maladie, un accident du travail ou une maladie professionnelle, ceux-ci doivent être reportés après la date de reprise du travail (Cass. Soc., 16 février 2012, 10-21.300).
Le report des congés est également possible si un accord collectif le prévoit ou s’il existe un accord entre le salarié et l’employeur. Le silence de l’employeur à la suite d’une demande de report du salarié ne constitue pas une acceptation de la part de celui-ci.
Ainsi, le report des congés relève du pouvoir de l’employeur. Si le report est impossible, le salarié perd ses congés non pris.
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Le salarié peut-il s’opposer à l’annulation des congés par l’employeur ?
Même si la modification des dates de congés du salarié est tardive, ce dernier est tenu de respecter la décision de l’employeur, lorsque celui-ci a respecté les obligations lui incombant.
Si le salarié refuse l’annulation des congés alors que les règles ont été respectées par l’employeur, il commet une faute. En effet, s’il décide de partir aux dates initialement prévues, il encourt une sanction pouvant aller jusqu’au licenciement pour motif disciplinaire.
Les motifs empêchant le salarié de modifier ses dates de congés doivent être pris en compte pour apprécier la gravité de la faute du salarié. Ainsi, en cas de litige portant sur un report des dates de congés payés, les juges doivent rechercher :
- si l’employeur a respecté ses obligations d’information sur l’ordre et les dates de départ en congés ;
- si des circonstances exceptionnelles justifient la modification tardive des dates de congés.
Quelles sont les contreparties en cas d’annulation de congés par l’employeur ?
En cas d’annulation des congés par l’employeur, les accords collectifs applicables à l’entreprise peuvent prévoir une indemnisation du salarié. Cette indemnisation peut prendre la forme :
- d’une indemnisation financière ;
- de congés supplémentaires ;
- du remboursement des frais déjà engagés.
Il ne s’agit pas d’une obligation légale.
Toutefois, si l’employeur ne respecte pas les obligations lui incombant, le salarié sera en droit de réclamer une indemnisation.
Annulation de congés par le salarié : quelle est la procédure ?
L’annulation de congés par le salarié est possible, mais elle n’est jamais automatique. Une fois les dates validées par l’employeur, les congés deviennent opposables aux deux parties. Le salarié ne peut donc pas les modifier seul. Il doit formuler une demande explicite, le plus tôt possible.
Cette demande peut être orale, mais un écrit est fortement recommandé. Mail ou courrier permettent de garder une trace claire. L’employeur reste libre d’accepter ou de refuser, sans avoir à se justifier.
La procédure repose avant tout sur le dialogue et l’organisation interne. Le salarié doit expliquer les raisons de sa demande d’annulation. Il peut s’agir d’un changement personnel, d’un besoin professionnel ou d’une contrainte imprévue.
L’employeur analyse alors l’impact sur le service. Il vérifie la charge de travail, les remplacements prévus et les impératifs opérationnels. En cas d’acceptation, les congés sont annulés ou reportés à une date ultérieure. En cas de refus, les dates initiales s’appliquent et le salarié doit les respecter.
Certaines situations particulières peuvent faciliter l’annulation des congés. C’est le cas lorsque l’employeur est à l’origine d’une modification de planning. Cela peut aussi concerner une urgence professionnelle majeure.
En revanche, le salarié ne peut exiger le remboursement de frais engagés si l’annulation vient de lui. Tout dépend des usages internes ou d’un accord collectif.
Pour éviter les litiges, il est conseillé de formaliser la procédure dans une charte ou un règlement intérieur. Cela sécurise à la fois les salariés et l’entreprise.
Modèle de lettre de refus de congés payés à télécharger
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