Télétravail : réglementation, mise en place, obligations de l’employeur…

Le télétravail est présenté depuis de nombreuses années comme une véritable révolution dans l’organisation et la gestion du travail. Mais est-ce si simple de le mettre en place ? Y a-t-il des risques pour l’employeur ? Quels sont les emplois qui permettent le télétravail ?

S’il est vrai que le télétravail peut être un formidable outil pour booster la performance des salariés et éviter la fuite des talents vers la concurrence. Le télétravail demande une réelle organisation et une véritable rigueur pour porter ses fruits. Sans quoi, les inconvénients et les contraintes liés à cette forme de travail risquent de produire les effets inverses.

Pour vous permettre d’y voir plus clair dans l’organisation et la gestion du télétravail au quotidien, nous faisons un point complet sur le sujet. Qui ? Quand ? Comment ? … On vous dit tout !

Qu’est-ce que le télétravail ?

En premier lieu, nous allons nous intéresser au télétravail en tant que tel. Nous en donnerons une définition claire et précise, puis nous nous attarderons sur la législation française du télétravail avant de nous questionner sur les activités compatibles ou non avec le télétravail.

Le télétravail, c’est quoi ? Définition !

Il existe deux définitions du télétravail, l’une nous est donnée par le dictionnaire et la seconde, plus complète, est fournie par le Code du travail.

Selon le Larousse, le télétravail est : « Une activité professionnelle exercée à distance de l’employeur grâce à l’utilisation de la télématique. »

Le Code du travail, via son article L. 1222-9, est venu compléter cette définition comme il suit : « Le télétravail regroupe toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire et régulière en utilisant les technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un contrat de travail ou d’un avenant à celui-ci. »

Qu’en dit le Code du travail ?

Dans sa définition du télétravail, le Code du travail spécifie bien que : ce dernier est réservé à l’usage des salariés liés à leur employeur par un contrat de travail, que ce fait doit être répété de façon régulière et qu’il ne peut être imposé aux salariés de par la seule volonté de l’employeur. De plus, l’activité doit s’y prêter et le salarié doit posséder tous les moyens et toutes les connaissances nécessaires pour communiquer et transmettre le travail réalisé dans le cadre du télétravail.

Si au départ, le télétravail devait impérativement s’inscrire dans le cadre du contrat de travail ou dans le cadre d’un avenant au contrat initial, depuis l’ordonnance du 22 septembre 2017 ceci n’est plus une obligation.

À présent, les entreprises peuvent rédiger des accords collectifs de mise en place du télétravail au sein de leur organisation. Mais aussi, mettre en place une charte du télétravail après consultation des membres du CSE ou passer un accord directement avec le salarié concerné par tout autre moyen que ce soit.

Cependant, comme nous le verrons plus loin, quelle que soit la méthode de formalisation des règles régissant et encadrant le télétravail, l’employeur comme le salarié devront établir et respecter un certain nombre de règles et de procédures pour que la relation de travail puisse se poursuivre dans les meilleures conditions et le plus efficacement possible.

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Toutes les fonctions peuvent-elles s’exercer en télétravail ?

Malgré l’essor des nouvelles technologies et les multiples innovations qui ont lieu dans ce domaine, toutes les activités et tous les emplois ne permettent pas aux salariés de pratiquer le télétravail.

Par définition, seuls les salariés exerçant une activité réalisable à distance peuvent bénéficier du télétravail.

Si certains emplois sont d’office exclus du télétravail, comme celui de serveur, de cuisinier, de chauffeur, d’ouvrier en bâtiment, etc.

D’autres sont plus sujets à débat. Par exemple, une secrétaire peut-elle télétravailler ? Si celle-ci ne reçoit pas de public et qu’elle dispose des outils informatiques et téléphoniques pour exercer son métier en dehors de son lieu de travail ; alors oui : son poste peut s’ouvrir au télétravail. En revanche, si sa fiche de poste stipule qu’elle doit réaliser un accueil du public sur l’ensemble de ses heures de travail ; alors, elle ne pourra prétendre au télétravail.

Pour savoir s’il est possible d’accorder à son salarié le droit de télétravailler, il faut donc prendre en compte certains critères :

• Le salarié a-t-il les moyens et les outils techniques pour effectuer son travail en dehors de son bureau et ce, dans les mêmes conditions ?
• Le salarié a-t-il les connaissances et les compétences pour réaliser ses tâches à distance ?
• Est-ce que l’exécution du travail requiert la présence physique du salarié dans les locaux ?
• Le salarié traite-t-il ou est-il en possession de données sensibles requérant une confidentialité absolue ?

Si la réponse à l’une des 2 premières questions est non et/ou si la réponse aux 2 dernières questions est oui : alors, le salarié ne peut exercer son activité en l’état via le télétravail.

De façon légale les stagiaires et les apprentis sont exclus du dispositif de télétravail.

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Mise en place du télétravail : Quelles sont les obligations en matière de télétravail ?

Le Code du travail et la législation française ne font pas que définir le télétravail, ils y apportent également un cadre et permettent aux employeurs comme aux salariés de connaître leurs droits et leurs devoirs en la matière.

Dans cette seconde partie, nous allons découvrir les obligations qui découlent du télétravail pour chacune des parties, mais aussi les clauses indispensables pour que la relation de travail se déroule au mieux.

Les obligations de l’employeur.

Lorsque l’employeur accepte ou propose la mise en place du télétravail pour l’un ou plusieurs de ses salariés, il doit répondre à quelques obligations. Celles-ci sont :

• La prise en charge des coûts matériels et techniques de mise en place du télétravail et de leur entretien. (Abonnements téléphoniques, internet, achat de logiciel, …).
• Assurer l’égalité de traitement, en tout point, entre les salariés effectuant du télétravail et les salariés permanents des locaux. À savoir : la rémunération, la formation, l’évaluation, la charge de travail, le temps de travail, la médecine du travail, les avantages dont peuvent bénéficier les salariés (mutuelle, séances de coaching, etc.), les promotions, ….
• La mise en place d’un entretien annuel avec le télétravailleur.
• Les modalités et délais de retour au sein des locaux de l’entreprise.

Les obligations du salarié.

En plus des dispositions prises par l’accord collectif, la charte ou le contrat individuel qui régissent son télétravail, un salarié en télétravail se doit de respecter les mêmes obligations que les salariés lambda de l’entreprise. C’est-à-dire :

• Se conformer aux horaires de travail.
• Réaliser son travail conformément aux dispositions prises.
• Respecter l’ensemble des clauses de son contrat de travail et du règlement intérieur de l’entreprise.
• Répondre à son obligation de loyauté et à son droit de réserve vis-à-vis de son employeur.

Les éléments essentiels à ne pas oublier.

En dehors de ses obligations, pour que la relation de travail se passe au mieux avec le télétravailleur, l’employeur a tout intérêt à rédiger un accord collectif de télétravail ou une charte applicable à tous les salariés bénéficiant de ce dispositif.

Grâce à cela, l’employeur sera en mesure de justifier un refus de passage en télétravail, d’organiser du télétravail de façon temporaire et/ou de sanctionner un salarié qui ne respecte pas les règles établies.

Ainsi, l’accord collectif, la charte de télétravail ou l’accord passé entre un employeur et son salarié doit stipuler :

• Les conditions d’éligibilités au télétravail (ancienneté, type de poste, distance domicile – travail, …)
• La durée du télétravail (temporaire ou permanent).
• La fréquence du télétravail (partiel ou total).
• Les conditions de mise en œuvre du télétravail occasionnel (grèves, conditions climatiques, …) et les modalités de retour à une organisation du travail sans télétravail.
• Les restrictions pour l’usage privé du matériel et/ou des logiciels fournis par l’employeur pour permettre au télétravailleur d’exécuter son travail.
• Les plages horaires durant lesquelles le télétravailleur devra se rendre joignable.
• Les modalités de contrôle du temps de travail.
• Les modalités d’évaluation du travail et des performances.

Pourquoi mettre en place le télétravail ? Quels sont les avantages du télétravail ? Y a-t-il des inconvénients liés au télétravail ?

Les avantages du télétravail.

En découvrant les obligations liées au télétravail, mais aussi les précautions qu’employeur et salarié doivent prendre avant de s’engager dans ce mode d’organisation du travail, il se peut que vous vous interrogiez sur son intérêt.

Dans ce point, nous vous présentons tous les avantages liés au télétravail.

Pour l’employeur.

• Baisse du taux d’absentéisme et des retards matinaux.
• Réduction des coûts liés aux transports des salariés.
• Gain de productivité.
• Augmentation de la motivation des salariés qui contribue à la baisse du taux de turn-over et au maintien des talents au sein de l’entreprise.
• Amélioration de son image de marque employeur et de son image auprès de ses clients.
• Initiation de la démarche RSE via le télétravail : amélioration du bonheur au travail, équilibre vie privée – vie professionnelle, réduction de l’impact écologique des salariés lors du transport, ….

Pour le salarié.

• Gain de temps.
• Amélioration du cadre de vie et de l’équilibre vie privée – vie professionnelle.
• Diminution du stress au travail (transports en commun, nuisances sonores, …).
• Gain d’autonomie dans la réalisation de ses tâches.
• Accroissement de sa motivation et de son implication.
• Sentiment de reconnaissance.

Les inconvénients du télétravail.

Toutefois, le télétravail ne comporte pas toujours que des avantages. Comme nous allons le découvrir, ce dernier à également des points négatifs qui peuvent peser lourd sur le salarié et sur l’employeur.

Il est alors essentiel de les connaître pour être en mesure de les reconnaître et d’agir en conséquence pour éviter que cette nouvelle organisation du travail ne finisse par pénaliser l’ensemble des concernés.

Pour l’employeur.

• Difficulté pour superviser son salarié.
• Un management d’équipe plus compliqué à réaliser et moins efficace.
• Une communication moins performante.
• Organisation de réunions plus complexe.

Pour le salarié.

• Un sentiment d’isolement.
• Création d’un décalage entre le salarié et ses collègues.
• Savoir gérer son temps efficacement : risque de se laisser distraire ou au contraire de ne jamais couper de son travail, même le soir et les week-ends.

Le télétravail en pratique.

Comme nous venons de le voir, le télétravail peut être à l’origine de nombreux avantages pour l’ensemble des acteurs de la relation de travail.

Cependant, comme tous les modes d’organisation du temps de travail, il a également ses défauts.

Afin de s’en prémunir au maximum, il faut donc veiller à l’établissement de règles lors de sa mise en place, mais également à la création d’indicateurs permettant d’alerter l’employeur en cas de problèmes et/ou en cas de dérive.

Dans cette dernière partie, nous faisons un tour d’horizon des meilleures pratiques en matière de télétravail et répondons aux questions qu’employeurs et salariés se posent le plus.

Mise en place du télétravail, best practice.

Paradoxalement, si le télétravail apporte une certaine liberté au salaire comme à l’employeur, il est indispensable, si l’on souhaite que l’expérience se déroule le mieux possible, de cadrer et de normer cette organisation de travail dans les moindres détails.

Pour que le télétravail soit une réussite au sein de votre entreprise, voici ce que nous vous proposons :

• Rédiger un accord ou une charte, de télétravail qui soit le plus précis et le plus complet possible : Qui ? Quand ? Comment ? Pour combien de temps ? Où ? De quelle façon ? …
• Prévoir des rencontres physiques régulières afin que le salarié ne se sente pas isolé. Les rencontres peuvent être pour des réunions hebdomadaires pour faire un point sur le travail, pour déjeuner avec les collègues, ….
• Mettre en place des tableaux de suivi pour suivre la charge de travail du télétravailleur et détecter rapidement les éventuels soucis ou débordements.

En résumé, il ne faut pas oublier qu’un télétravailleur reste avant tout un salarié de l’entreprise qui doit faire partie de celle-ci et de la vie de cette dernière.

Quelques questions fréquentes sur le télétravail

L’employeur peut-il refuser la mise en place du télétravail ?

Oui, l’employeur peut refuser à un salarié d’effectuer son travail en télétravail. Cependant, il devra motiver sa réponse afin d’éviter d’éventuels recours de la part du salarié.

Le télétravail s’applique-t-il dans la fonction publique ?

Oui, sous certaines conditions, le fonctionnaire d’État peut bénéficier du télétravail. Pour cela, il faut que son ministère de tutelle ait émis un arrêt dans ce sens et qu’il soit présent au minimum deux jours par semaine dans son administration. Ces deux jours peuvent se ramener sur une durée mensuelle.

Toutefois, les membres des forces de l’ordre et de l’armée ne peuvent en aucun cas prétendre au télétravail.

Le télétravail s’exerce-t-il nécessairement et uniquement sur le lieu de résidence du salarié ?

Non, le télétravail peut s’effectuer en dehors du domicile du salarié. Il peut par exemple réaliser ses heures de télétravail au sein d’un espace de coworking.

L’essentiel reste que le salarié soit en mesure d’effectuer correctement son activité et qu’il reste joignable en fonction des modalités convenues avec son employeur.

Télétravail et travail à domicile, est-ce la même chose ?

Non, le télétravail et le travail à domicile sont deux concepts distincts d’organisation du travail. Ils sont également régis par des dispositions légales différentes.

Le principe du travail à domicile diffère dans le sens où celui qui l’exerce est rémunéré de façon forfaitaire (établi par avance) en fonction de la tâche qu’il doit effectuer. Alors que le télétravailleur est rémunéré en fonction de son volume horaire de travail (35 heures, 28 heures, …) et d’éventuelles primes.

Le travailleur à domicile, contrairement au télétravailleur, est totalement libre de s’organiser comme il le souhaite afin de remplir la mission qui lui a été confiée et il n’est pas tenu de rester joignable sur des plages horaires définies.

Très souvent, les travailleurs à domicile sont des indépendants liés à l’entreprise par un contrat de prestation. Lorsqu’ils sont des salariés, ils ne possèdent pas un contrat de travail standard dans le sens où l’entreprise n’est pas considérée comme son employeur, mais comme le donneur d’ouvrage. Pour plus de précisions, vous pouvez vous référer aux articles L. 7412-1 et suivants, ainsi qu’aux articles L. 7413-1 et suivants du Code du travail.

Les télétravailleurs, eux, sont obligatoirement des salariés de l’entreprise.