Si l’onboarding fait partie des pré-requis incontournables pour tout nouvel arrivant, qu’en est-il de son offboarding ? Soigner le départ de chaque collaborateur est important pour l’entreprise et sa gestion des ressources humaines.
En effet, nous allons découvrir à travers cet article son impact sur la marque employeur et l’attractivité future de l’entreprise. Nous verrons également les points à aborder lors de cet entretien, afin qu’il ne soit pas juste un nouveau formulaire à remplir par le manager, mais bel et bien un outil d’amélioration (continue) pour l’entreprise.
Intérêt de l’entretien de départ
En théorie, l’entretien de départ se déroule avec l’ensemble des collaborateurs qui quittent l’entreprise. Dans la pratique, il est d’usage de se focaliser principalement sur les motifs de départs à l’initiative du salarié.
On y trouvera la rupture de période d’essai, la démission ou encore la demande de rupture conventionnelle. La question de réaliser un tel entretien pour les fins de contrats à durée déterminée est pertinente également.
L’entretien de départ offre plusieurs avantages à l’entreprise. Il va permettre d’obtenir un retour d’expérience (plus ou moins factuel, rationnel et objectif) sur le parcours du collaborateur au sein de l’entreprise. Ces informations peuvent aider à identifier des problèmes récurrents, à améliorer la satisfaction des employés restants et à réduire le taux de turnover. De plus, cela montre aux employés que leur opinion est valorisée, renforçant ainsi la culture d’entreprise.
Les clés pour construire un entretien de départ efficace
Il est important d’informer au préalable le collaborateur de votre volonté de réaliser un entretien de départ. En effet, il a tout à fait le droit de refuser de se soumettre à cet exercice. Et s’il accepte d’expliquer les raisons de son départ, il doit bénéficier de suffisamment de temps pour y réfléchir.
Il est également crucial de bien expliquer au collaborateur sortant les objectifs de cet entretien, ainsi que la garantie de la confidentialité la plus totale par rapport à ses propos.
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Je téléchargeVoici les points (non exhaustifs) à aborder lors de l’entretien de départ :
- Les raisons qui poussent le collaborateur à quitter l’entreprise.
- Les points forts et d’amélioration de l’entreprise.
- L’aspect relationnel dans l’entreprise (avec ses collègues / sa hiérarchie).
- L’impact de la formation et des outils de gestion de carrière sur sa décision.
- Sa charge et son organisation du travail, ainsi que la perception de son environnement de travail.
- L’impact de la politique rémunération sur son choix.
- Les aspects qui pourraient le faire changer d’avis et rester (ses attentes par rapport à l’entreprise).
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Les clés pour animer un entretien de départ efficace
Comme pour tout entretien managérial, il est important de créer un climat de confiance entre la personne qui mène l’entretien (service RH ou manager direct) et le collaborateur.
Cela passera tout d’abord par de l’écoute active. Comme cela peut s’avérer un moment douloureux à passer, le manager fera preuve d’empathie envers le collaborateur et évitera tout jugement de valeur. On privilégiera les questions ouvertes, qui vont encourager le collaborateur à développer ses réponses. De plus, cela évitera au manager d’orienter les questions et donc les réponses fournies par le salarié.
L’objectif de l’entretien est d’obtenir un retour honnête et factuel de la part du collaborateur. Ainsi, le manager s’interdira toute réaction (verbale et non verbale) aux éventuelles critiques formulées. Il s’agira de comprendre les raisons premières de ces informations, pour pouvoir y remédier à l’avenir. De même, on n’émettra aucun jugement personnel à l’encontre du collaborateur.
Enfin, il est important de formaliser par écrit cet entretien, pour analyser à froid les retours obtenus. Cela permettra ensuite de réfléchir à un plan d’action correctif.
Dans tous les cas, les deux interlocuteurs doivent pouvoir échanger librement et se quitter sur un état d’esprit positif.
Extraire les points clés et procéder au changement
Il est pertinent d’analyser chaque entretien de départ de manière individuelle, mais également de manière collective. En effet, cela permettra d’identifier des thèmes récurrents (charge de travail, aspects relationnels, culture d’entreprise…) et établir une loi de Pareto.
L’entreprise va s’attacher à traiter en priorité les problématiques qui pèsent le plus sur la satisfaction des collaborateurs restants et dont le rapport résolution/bénéfices est le plus important.
La phase de changement pourra être gérée en mode projet, piloté par le service des ressources humaines. Il s’agira premièrement de communiquer aux parties prenantes les résultats clés suite à l’analyse des entretiens.
Il faut bien veiller à identifier les problématiques soulevées. Dans un second temps, la formalisation d’un plan d’action sera inévitable. Cela permettra de lister les actions décidées, de leur fixer des échéances de réalisation, ainsi que des ressources allouées (humaines et matérielles).
Les actions à entreprendre doivent faire l’objet de concertations internes, afin de proposer la solution la plus adaptée à l’entreprise. En effet, pour une même problématique, plusieurs solutions existent. Charge au chef de projet d’évaluer laquelle sera la plus efficace dans le contexte donné.
Enfin, il s’agira de définir des indicateurs de mesure pour évaluer le résultat des actions entreprises (atteinte des objectifs assignés). Un point de suivi régulier du groupe projet permettra de jalonner les avancées et d’ajuster les actions si nécessaire.
Implanter une culture d’amélioration continue dans l’entreprise
Pour que l’entretien de départ ait un impact positif sur l’entreprise, il doit devenir systématique. En effet, il n’est pas efficace de choisir les collaborateurs à soumettre ou non à cet exercice, sous peine de passer à côté d’informations clés. Les managers doivent donc intégrer cela à leur routine de gestion d’équipe et être sensibilisés en conséquence.
Si l’on souhaite instaurer durablement une culture d’amélioration continue, il faut encourager dans l’entreprise un processus de retours réguliers. Cela peut se manifester par des échanges individuels fréquents entre managers et collaborateurs, des enquêtes de climat social ou encore des groupes de travail thématiques.
Pour que cette culture prenne, il est tout à fait envisageable de récompenser les collaborateurs qui s’investissent dans la démarche. Cela ne fera que renforcer leur engagement et leur motivation. Ils seront vos premiers ambassadeurs auprès des autres collaborateurs ou des nouveaux arrivants.
En conclusion
L’entretien de départ est un outil puissant pour améliorer l’entreprise. En le construisant de manière réfléchie et en analysant les retours de manière objective, les entreprises peuvent identifier des opportunités d’amélioration significatives. Elles renforceront leur attractivité et soigneront leur image externe, tout en créant un environnement de travail positif et productif en interne.
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