Usage d’entreprise: le modifier et le dénoncer sans

Une prime de fin d’année versée depuis cinq ans sans qu’aucun accord ne l’impose. Des jours de congé supplémentaires accordés « comme toujours » à chaque rentrée. Etc.

Ces pratiques, souvent héritées ou instaurées sans formalisme particulier, peuvent sembler anodines. Pourtant, en droit du travail, elles portent un nom : l’usage d’entreprise.  Et leur portée juridique n’a rien d’anodin.

Car c’est là tout le paradoxe : un avantage accordé de manière informelle, sans contrat ni accord collectif, peut devenir une obligation aussi contraignante qu’une clause contractuelle. 

Et sa suppression, si elle ne respecte pas une procédure stricte définie par la jurisprudence, expose l’employeur à un contentieux prud’homal.

Pour les professionnels RH, la maîtrise de cette notion est donc un enjeu de sécurisation juridique autant que de pilotage de la politique sociale. Qu’est-ce qui distingue un usage d’un avantage salarié formalisé ? À quelles conditions peut-on le modifier ou le supprimer ?

Et comment éviter qu’une pratique bien intentionnée ne se transforme en piège juridique ? Décryptage.

Qu’est-ce qu’un usage d’entreprise ?

Selon la définition du service public, l’usage d’entreprise est un avantage accordé librement et de manière répétée par l’employeur à ses salariés, sans que la loi, la convention collective ou le contrat de travail ne le lui impose.

 Autrement dit, il naît de la pratique, pas d’un écrit. 

C’est une source de droit à part entière, mais entièrement construite par la jurisprudence de la Cour de cassation. Aucun texte légal ne le définit ni n’en encadre le régime.

Cette particularité a une conséquence directe : c’est aux juges qu’il revient de tracer les contours de ce qui constitue (ou non) un usage. 

Et la Cour de cassation a posé trois conditions cumulatives pour qu’une pratique soit qualifiée comme tel (Cass. soc., 27 mai 1987, n°82-42.115 ; Cass. soc., 15 avril 1992, n°88-44.439).

Première condition : la généralité.

L’avantage doit bénéficier à l’ensemble du personnel ou à une catégorie objectivement identifiable de salariés : les cadres, les ouvriers, les employés d’un site donné. Un avantage réservé à un seul collaborateur ne peut pas constituer un usage. 

Deuxième condition : la constance. 

L’avantage doit avoir été attribué à plusieurs reprises, de manière régulière et continue. Un versement ponctuel ou discrétionnaire ne suffit pas.

La jurisprudence considère par exemple que trois années consécutives de versement d’une prime caractérisent cette constance (Cass. soc., 20 juin 1984, n°81-42.917). 

Troisième condition : la fixité. Le montant ou le mode de calcul de l’avantage doit être déterminé selon des critères objectifs. Une prime indexée sur l’évolution des salaires satisfait à ce critère dès lors que la méthode de calcul reste stable (Cass. soc., 26 novembre 1987, n°85-42.946).

En pratique, les usages prennent des formes très variées : treizième mois, prime de vacances, jours de congé au-delà du minimum légal, rémunération des temps de pause, repos compensateurs supplémentaires, ou encore application volontaire d’une convention collective.

Des avantages parfois anciens, rarement questionnés;  jusqu’au jour où l’entreprise souhaite les remettre en cause.

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Usage et avantage social : une distinction fondamentale

À première vue, usage d’entreprise et avantage salarié peuvent sembler proches : dans les deux cas, le collaborateur bénéficie d’un élément de rémunération ou d’un droit complémentaire au-delà du strict minimum légal.

Mais juridiquement, ces deux notions relèvent de logiques très différentes et les confondre peut coûter cher.

L’avantage social peut découler d’une obligation légale, comme la mutuelle d’entreprise obligatoire depuis la loi ANI de 2013, ou la prise en charge à 50 % des frais de transport public (article L. 3261-2 du Code du travail). 

Il peut aussi résulter d’un accord collectif négocié ou d’une décision unilatérale formalisée par écrit. Dans tous les cas, il s’appuie sur un texte identifiable et sa preuve ne pose généralement pas de difficulté.

L’usage, lui, ne repose sur aucun écrit. 

Sa source est purement patronale et implicite. C’est le salarié qui invoque l’usage qui doit en rapporter la preuve ; en démontrant que les trois critères de généralité, constance et fixité sont réunis. 

Autre différence de taille : la réversibilité. Un usage peut être dénoncé unilatéralement par l’employeur, à condition de respecter une procédure jurisprudentielle précise.

La remise en cause d’un avantage conventionnel, elle, obéit à des règles distinctes (dénonciation d’accord collectif, modification législative) souvent plus lourdes et plus longues.

Pour le service RH, cette distinction n’est pas académique.

Elle conditionne directement la marche à suivre lorsqu’il s’agit de modifier, supprimer ou au contraire pérenniser un avantage existant. Se tromper de qualification, c’est s’exposer à choisir la mauvaise procédure ; et donc à un risque contentieux bien réel.

Quand un usage bascule-t-il dans le contrat de travail ?

C’est un principe que la Cour de cassation a posé clairement : quelle que soit sa durée d’application, un usage d’entreprise ne s’incorpore pas au contrat de travail. 

Concrètement, cela signifie que sa dénonciation par l’employeur ne constitue pas une modification du contrat nécessitant l’accord du salarié. Même le fait de remettre à un collaborateur, lors de son embauche, un document listant les usages en vigueur n’a pas pour effet de les contractualiser.

Voilà pour le principe. En pratique, la frontière est plus poreuse qu’il n’y paraît.

La Cour de cassation a en effet reconnu que certaines circonstances peuvent faire basculer un avantage issu d’un usage dans le champ contractuel. 

La suite après la publicité

L’arrêt du 10 octobre 2007 (n°06-43.051) est à ce titre révélateur : une indemnité de grand déplacement, versée systématiquement y compris en l’absence de déplacement effectif, a été requalifiée en élément du contrat de travail.

La pratique constante avait, selon les juges, contractualisé un avantage pourtant accordé de manière précaire.

Plus récemment, l’arrêt du 13 décembre 2023 (n°21-25.501) a illustré un scénario encore plus piégeux : le versement de primes par erreur pendant sept années consécutives avait suffi à en faire un élément de rémunération contractuel.

Leur suppression constituait dès lors une modification unilatérale du contrat,  nécessitant l’accord exprès du salarié, sous peine de contentieux. 

Sept ans d’inattention, et l’avenant au contrat de travail devient le seul levier pour revenir en arrière !

Il existe toutefois une voie qui permet de changer la nature juridique d’un usage sans tomber dans ce piège : la formalisation par accord collectif. 

La Cour de cassation a jugé que lorsqu’un accord ayant le même objet qu’un usage est conclu dans l’entreprise, cet accord met automatiquement fin à l’usage ; sans qu’il soit nécessaire de respecter la procédure de dénonciation, et même si l’usage était plus favorable (Cass. soc., 5 avril 2012, n°10-12.182).

Une substitution nette, qui offre aux RH un cadre bien plus sécurisé.

Comment dénoncer un usage en toute régularité ?

Dénoncer un usage, c’est y mettre fin. Mais pas n’importe comment !

En l’absence de dispositions légales spécifiques, c’est la jurisprudence qui a fixé les règles du jeu, et elles sont strictes. Depuis l’arrêt fondateur du 25 février 1988 (Cass. soc., n°85-40.821), trois conditions cumulatives doivent être respectées pour que la dénonciation soit opposable aux salariés.

D’abord, l’information du CSE lorsqu’il existe. La dénonciation doit être inscrite à l’ordre du jour d’une réunion et présentée aux représentants du personnel. Cette étape doit impérativement précéder la suivante. 

Ensuite, l’information individuelle de chaque salarié concerné, par lettre remise en main propre ou recommandée. Ni un affichage, ni une note de service, ni une annonce en réunion ne suffisent.

Et attention au périmètre : la Cour de cassation a précisé que cette information doit être adressée non seulement aux salariés qui bénéficient de l’usage, mais aussi à ceux qui seraient susceptibles d’en bénéficier un jour (Cass. soc., 13 octobre 2010, n°09-13.110).

Oublier une partie des salariés ? La dénonciation est nulle pour l’ensemble (Cass. soc., 12 février 2008, n°06-45.397). 

Enfin, un délai de prévenance suffisant doit être respecté.

La loi ne fixe aucune durée, mais la jurisprudence donne des repères : deux mois ont été jugés suffisants (Cass. soc., 7 juin 1995, n°91-44.919), moins d’un mois insuffisant (Cass. soc., 3 mars 1993, n°89-45.785). En pratique, un délai de trois mois reste la recommandation la plus prudente.

Les conséquences d’une procédure bâclée sont sans appel. 

L’usage demeure en vigueur, les salariés peuvent en réclamer l’application devant le conseil de prud’hommes et solliciter des dommages-intérêts. Pire : un délai de prévenance insuffisant ne repousse pas simplement la date d’effet : il rend la dénonciation purement et simplement inopposable. 

À noter cependant : l’employeur n’a pas à motiver sa décision de dénoncer un usage. La seule exigence porte sur le respect scrupuleux de la procédure.

Seule exception à cette mécanique : la substitution par un accord collectif portant sur le même objet, qui met fin à l’usage automatiquement, sans procédure de dénonciation.

Formaliser, modifier ou supprimer : quelle stratégie adopter ?

Face à un usage identifié, le service RH a trois options. Et chacune appelle un outil juridique différent.

Si l’usage est conforme à la politique sociale et que l’entreprise souhaite le pérenniser, la formalisation par accord collectif d’entreprise est la voie la plus sécurisée. 

L’employeur négocie avec les délégués syndicaux (ou, dans les entreprises de moins de 50 salariés, avec les membres du CSE ou par référendum) un accord qui reprend l’objet de l’usage.

L’avantage change alors de nature juridique : il passe d’une source unilatérale informelle à un cadre conventionnel négocié, plus lisible et plus maîtrisable. 

Si l’on souhaite modifier les conditions de l’avantage, la démarche consiste à dénoncer d’abord l’usage selon la procédure jurisprudentielle, puis à ouvrir une négociation pour conclure un accord aux nouvelles conditions. 

Quant à la suppression pure et simple, elle passe par le respect rigoureux des trois étapes de la dénonciation : information du CSE, notification individuelle, délai de prévenance.

Mais le vrai travail commence en amont, dans la prévention. 

Car un usage peut se constituer sans que personne ne l’ait voulu. Un manager qui accorde chaque année une prime « parce qu’on a toujours fait comme ça » crée potentiellement une obligation juridique sans en avoir conscience.

 Pour éviter ce scénario, quelques réflexes simples font la différence :

• Formaliser systématiquement toute décision d’octroi d’un avantage ponctuel en précisant son caractère exceptionnel et non récurrent.
• Varier les critères d’attribution pour ne pas satisfaire au critère de fixité.
• Et ne jamais mentionner d’avantages non contractuels dans un avenant au contrat de travail ou dans les documents d’embauche sans précaution de rédaction.

Enfin, l’audit périodique des usages en vigueur dans l’entreprise reste un indispensable.

Identifier les pratiques qui répondent déjà aux trois critères, repérer celles qui risquent de se contractualiser avec le temps, chiffrer les coûts associés : c’est le seul moyen de garder la main sur sa politique d’avantages salariés plutôt que de la subir.

L’usage en entreprise peut vite devenir un angle mort RH !

L’usage d’entreprise est un outil de politique sociale à manier avec méthode. Informel par nature, il n’en est pas moins contraignant et sa mauvaise gestion peut vite devenir un angle mort coûteux. 

Auditer, décider, formaliser : trois verbes qui résument la feuille de route du professionnel RH face à ces pratiques aussi courantes que méconnues. À vous de jouer !

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