Ces derniรจres annรฉes, les fonctions RH et notamment le mรฉtier de gestionnaire de paie ont subi de profondes mutations.
La digitalisation des fonctions RH ont bousculรฉ les pratiques et modes d’organisation du mรฉtier de gestionnaire de paie et de nouvelles mรฉthodes de travail รฉmergent axรฉs sur la transformation digitale, le partage des responsabilitรฉs et la productivitรฉ.
Quelles sont ces nouvelles pratiques du mรฉtier de gestionnaire de paie en 2020 ? Nous vous proposons de faire le point dans cet article sur les grandes tendances en paie en 2020.
La dรฉmatรฉrialisation des documents
La dรฉmatรฉrialisation des documents, pratique plus communรฉment appelรฉe le “zรฉro papier” dans les entreprises fait dรฉsormais partie intรฉgrante de nombreux services paie.
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Je participeCeci a profondรฉment bouleversรฉ les modes d’organisation et les mรฉthodes de travail des gestionnaires de paie et notamment pour ceux et celles qui ont longtemps travaillรฉ avec des supports papiers, une conduite du changement est alors parfois nรฉcessaire.
La dรฉmatรฉrialisation des fiches de paie
Depuis le 1er janvier 2017, l’employeur qui le souhaite peut remettre ร son salariรฉ un bulletin de salaire sous forme รฉlectronique (article L3243-2 du code du travail). Ceci peut prendre la forme d’un envoi de la fiche de paie par mail ou d’un accรจs au salariรฉ ร son bulletin de salaire via une plateforme intranet ou via le logiciel de paie. En tout รฉtat de cause, la remise รฉlectronique du bulletin de salaire sous forme รฉlectronique doit รชtre effectuรฉe dans des conditions assurant l’intรฉgritรฉ et la confidentialitรฉ des donnรฉes personnelles et doit pouvoir รชtre conservรฉ au moins 50 ans ou jusquโau 75 ans du salariรฉ.
Toutefois, la dรฉmatรฉrialisation du bulletin de salaire a ses limites car le salariรฉ a la facultรฉ de refuser. L’employeur est alors dans l’obligation de lui remettre sa fiche de paie sous format papier.
A savoir que le salariรฉ peut avoir accรจs ร ses bulletins de salaire sur son compte personnel d’activitรฉ via le site http://www.moncompteactivite.gouv.fr/. Cette possibilitรฉ ne se substitue pas ร lโobligation de l’employeur de transmettre la fiche de paie au salariรฉ.
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La dรฉmatรฉrialisation des dossiers d’embauche et des documents liรฉs ร la vie du salariรฉ dans l’entreprise
Traditionnellement les documents demandรฉs lors de l’embauche ( contrat de travail, justificatif d’identitรฉ, attestation de carte vitale, livret de famille, CV, RIB, …) et les documents liรฉs ร la vie du salariรฉ dans l’entreprise (naissance, avenant au contrat de travail, courriers divers, …) รฉtaient stockรฉs au sein du service paie ou service RH dans un dossier du personnel. La grande tendance est ร la disparition du dossier physique du personnel au profit d’un dossier numรฉrique.
L’enjeu est dans un premier temps de savoir quels documents sont ร conserver et quels sont les documents qui ne nรฉcessitent pas de conservation. On avait tendance dans beaucoup d’entreprises ร conserver beaucoup plus que nรฉcessaire et parfois de maniรจre non conforme avec la rรฉglementation concernant la protection des donnรฉes personnelles. Le processus de numรฉrisation est donc l’occasion de se mettre en conformitรฉ avec le RGPD et par la mรชme occasion de faire du tri dans les dossiers du personnel (exit les vieux courriers dโaugmentation en Francs de 1980).
Il existe des outils tels des modules “onboarding RH” permettant au nouveau collaborateur de transmettre directement ses documents via une plateforme qui sont alors automatiquement archivรฉs.
La dรฉmatรฉrialisation des documents de travail du gestionnaire de paie
La dรฉmatรฉrialisation des documents de travail est peut-รชtre la facette la plus critique de la digitalisation du service paie. Il est alors nรฉcessaire de revoir les mรฉthodes de travail et les modes d’organisation.
Les documents de travail tel que le dossier d’embauche, les primes, les heures supplรฉmentaires , supports de la saisie dans le logiciel de paie sont dรฉsormais numรฉriques.
Ainsi, il est nรฉcessaire d’adapter le poste de travail du collaborateur chargรฉ de la paie tel que l’ajout d’un รฉcran voire de 2 รฉcrans supplรฉmentaires. Il est รฉgalement nรฉcessaire de faciliter la gestion quotidienne du collaborateur avec l’ajout d’un scanner individuel pour chaque poste de travail.
Le contrรดle de paie : fiabiliser son contrรดle de paie par des contrรดles croisรฉs par requรชte.
La digitalisation d’un service paie amรจne ร revoir les mรฉthodes de travail quant au contrรดle de paie, vรฉritable enjeu de la fiabilitรฉ de la paie.
Traditionnellement, le gestionnaire saisissait ses รฉlรฉments variables de paie, lanรงait un calcul de la paie et contrรดlait les รฉlรฉments saisies sur le bulletin de salaire (qu’il รฉditait le plus souvent pour avoir une trace de son contrรดle). Parfois, aprรจs un premier calcul de paie ร une date dรฉterminรฉe, lโensemble des bulletins de salaire รฉtaient รฉditรฉs pour contrรดle.
Dรฉsormais, d’autres mรฉthodes de contrรดle de paie รฉmergent sans nรฉcessitรฉ d’รฉditer les bulletins de salaire. Cette mรฉthode consiste ร extraire du logiciel de paie les rรฉsultats de paie et les comparer avec les รฉlรฉments de paie saisis gรฉnรฉralement transmis รฉgalement sous forme de tableaux ou directement intรฉgrรฉs au logiciel de paie. Afin de fiabiliser le contrรดle de paie, il est รฉgalement nรฉcessaire d’effectuer un contrรดle de cohรฉrence en comparant les rรฉsultats de paie avec d’autres รฉlรฉments comme les salaires du mois prรฉcรฉdant par exemple.
Toutefois, il est parfois nรฉcessaire de contrรดler les bulletins de salaire de maniรจre individuelle pour des cas complexes, les embauches ou les soldes de tout compte.
L’รฉmergence des logiciels de paie en mode Saas
La plupart des รฉditeurs de logiciel de paie proposent dรฉsormais des solutions entiรจrement en ligne.
Ce solutions 100% web permettant une dรฉlรฉgation de saisie des gestionnaires de paie vers les managers voire mรชme les salariรฉs. Les รฉlรฉments saisis sont alors validรฉs par les gestionnaires de paie pour intรฉgration en paie.
Il peut s’agir de la saisie des absences et des heures effectuรฉes par le salariรฉ, la validation des heures supplรฉmentaires ou la saisie de primes pour le manager. Ceci permet de rajouter de la valeur ajoutรฉe au mรฉtier de gestionnaire de paie en se concentrant sur son cลur de mรฉtier qui est la validation de la paie, vรฉritable source d’expertise.
D’autres alternatives au logiciel en mode Saas sont possibles comme un portail intranet permettant la saisie des รฉlรฉments de paie par le salariรฉ et le manager et ensuite tรฉlรฉverser manuellement dans le logiciel de paie par le gestionnaire de paie ou le service SIRH.
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Le tรฉlรฉtravail
Le sujet du tรฉlรฉtravail dans les services paie ร รฉtรฉ longtemps source de controverse en raison de la confidentialitรฉ des รฉlรฉments traitรฉs et qui ne peuvent pas (ร juste titre) sortir de l’entreprise.
La digitalisation des services paie a permis d’ouvrir la voie du tรฉlรฉtravail aux gestionnaires de paie. Le tรฉlรฉtravail peut รชtre mis en place de maniรจre permanente dans un mode dโorganisation ( 1 ร 2 fois par semaine voire plus) ou de maniรจre ponctuelle en cas d’impossibilitรฉ de se rendre au travail comme une grรจve des transports par exemple.
Le fait que le collaborateur ait accรจs ร tous ses documents de travail en ligne facilite grandement la mise en place du tรฉlรฉtravail. En gรฉnรฉral, un ordinateur portable est mis ร la disposition du collaborateur en tรฉlรฉtravail. Si le salariรฉ utilise son propre รฉquipement informatique, l’employeur doit en assurer l’adaptation et l’entretien.
Lโexternalisation de la paie
La grande tendance de ces derniรจres annรฉes est l’externalisation de la paie. La production de la paie nรฉcessite une forte expertise notamment depuis la mise en place de la DSN.
Par ailleurs, la lรฉgislation est en constante รฉvolution et nรฉcessite un besoin de formation important pour les collaborateurs chargรฉs de la paie dans l’entreprise. C’est pourquoi un certain nombre dโentreprise se tournent dรฉsormais vers lโexternalisation de leur paies.
Le cabinet comptable
Pour les petites structures, les paies sont gรฉnรฉralement rรฉalisรฉes par le cabinet comptable qui gรจre รฉgalement la comptabilitรฉ de l’entreprise.
Le cabinet d’externalisation de la paie
Ces derniรจres annรฉes, on a รฉgalement vu รฉmerger des cabinets d’externalisation de la paie qui sous-traitent la production de la paie. Ces cabinets ont lโavantage d’avoir une plus grand expertise et peuvent รฉgalement proposer un service de conseil en ressources humaines ou juridique. Certains cabinets sont spรฉcialisรฉs dans des secteurs d’activitรฉs spรฉcifiques comme le transport ou le BTP.
Les cabinets d’externalisation de la paie s’adresse principalement aux PME mais peuvent รฉgalement s’adresser aux plus grands comptes qui souhaitent changer leurs modes d’organisation et externaliser leurs paies.
Le gestionnaire de paie indรฉpendant
Les entreprises souhaitant externaliser leurs paies peuvent รฉgalement confier leurs paies ร un gestionnaire de paie indรฉpendant. De plus en plus de gestionnaire de paie se mettent ร leurs comptes, en gรฉnรฉral en statut de micro-entrepreneur.
Ils produisent les paies d’un ou plusieurs clients de la mรชme maniรจre qu’un cabinet d’externalisation de la paie ou d’un cabinet comptable. L’avantage de faire appel ร un micro-entrepreneur est le tarif beaucoup plus abordable qu’un cabinet et une souplesse beaucoup plus importante dans les mรฉthodes de travail.
Le Centre de Service Partagรฉ
Les grandes entreprises ont tendance ร centraliser la gestion de leurs paies dans un Centre de Service Partagรฉ (CSP). Les paies de toute la France sont centralisรฉes dans un mรชme service. Il s’agit d’un mode d’externalisation de la paie mais intรฉgrรฉ au sein du groupe ou de l’entreprise.