Ces dernières années, les fonctions RH et notamment le métier de gestionnaire de paie ont subi de profondes mutations.
La digitalisation des fonctions RH ont bousculé les pratiques et modes d’organisation du métier de gestionnaire de paie et de nouvelles méthodes de travail émergent axés sur la transformation digitale, le partage des responsabilités et la productivité.
Quelles sont ces nouvelles pratiques du métier de gestionnaire de paie en 2020 ? Nous vous proposons de faire le point dans cet article sur les grandes tendances en paie en 2020.
Sommaire de l'article:
La dématérialisation des documents
La dématérialisation des documents, pratique plus communément appelée le “zéro papier” dans les entreprises fait désormais partie intégrante de nombreux services paie.
Ceci a profondément bouleversé les modes d’organisation et les méthodes de travail des gestionnaires de paie et notamment pour ceux et celles qui ont longtemps travaillé avec des supports papiers, une conduite du changement est alors parfois nécessaire.
La dématérialisation des fiches de paie
Depuis le 1er janvier 2017, l’employeur qui le souhaite peut remettre à son salarié un bulletin de salaire sous forme électronique (article L3243-2 du code du travail). Ceci peut prendre la forme d’un envoi de la fiche de paie par mail ou d’un accès au salarié à son bulletin de salaire via une plateforme intranet ou via le logiciel de paie. En tout état de cause, la remise électronique du bulletin de salaire sous forme électronique doit être effectuée dans des conditions assurant l’intégrité et la confidentialité des données personnelles et doit pouvoir être conservé au moins 50 ans ou jusqu’au 75 ans du salarié.
Toutefois, la dématérialisation du bulletin de salaire a ses limites car le salarié a la faculté de refuser. L’employeur est alors dans l’obligation de lui remettre sa fiche de paie sous format papier.
A savoir que le salarié peut avoir accès à ses bulletins de salaire sur son compte personnel d’activité via le site http://www.moncompteactivite.gouv.fr/. Cette possibilité ne se substitue pas à l’obligation de l’employeur de transmettre la fiche de paie au salarié.
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La dématérialisation des dossiers d’embauche et des documents liés à la vie du salarié dans l’entreprise
Traditionnellement les documents demandés lors de l’embauche ( contrat de travail, justificatif d’identité, attestation de carte vitale, livret de famille, CV, RIB, …) et les documents liés à la vie du salarié dans l’entreprise (naissance, avenant au contrat de travail, courriers divers, …) étaient stockés au sein du service paie ou service RH dans un dossier du personnel. La grande tendance est à la disparition du dossier physique du personnel au profit d’un dossier numérique.
L’enjeu est dans un premier temps de savoir quels documents sont à conserver et quels sont les documents qui ne nécessitent pas de conservation. On avait tendance dans beaucoup d’entreprises à conserver beaucoup plus que nécessaire et parfois de manière non conforme avec la réglementation concernant la protection des données personnelles. Le processus de numérisation est donc l’occasion de se mettre en conformité avec le RGPD et par la même occasion de faire du tri dans les dossiers du personnel (exit les vieux courriers d’augmentation en Francs de 1980).
Il existe des outils tels des modules “onboarding RH” permettant au nouveau collaborateur de transmettre directement ses documents via une plateforme qui sont alors automatiquement archivés.
La dématérialisation des documents de travail du gestionnaire de paie
La dématérialisation des documents de travail est peut-être la facette la plus critique de la digitalisation du service paie. Il est alors nécessaire de revoir les méthodes de travail et les modes d’organisation.
Les documents de travail tel que le dossier d’embauche, les primes, les heures supplémentaires , supports de la saisie dans le logiciel de paie sont désormais numériques.
Ainsi, il est nécessaire d’adapter le poste de travail du collaborateur chargé de la paie tel que l’ajout d’un écran voire de 2 écrans supplémentaires. Il est également nécessaire de faciliter la gestion quotidienne du collaborateur avec l’ajout d’un scanner individuel pour chaque poste de travail.
Le contrôle de paie : fiabiliser son contrôle de paie par des contrôles croisés par requête.
La digitalisation d’un service paie amène à revoir les méthodes de travail quant au contrôle de paie, véritable enjeu de la fiabilité de la paie.
Traditionnellement, le gestionnaire saisissait ses éléments variables de paie, lançait un calcul de la paie et contrôlait les éléments saisies sur le bulletin de salaire (qu’il éditait le plus souvent pour avoir une trace de son contrôle). Parfois, après un premier calcul de paie à une date déterminée, l’ensemble des bulletins de salaire étaient édités pour contrôle.
Désormais, d’autres méthodes de contrôle de paie émergent sans nécessité d’éditer les bulletins de salaire. Cette méthode consiste à extraire du logiciel de paie les résultats de paie et les comparer avec les éléments de paie saisis généralement transmis également sous forme de tableaux ou directement intégrés au logiciel de paie. Afin de fiabiliser le contrôle de paie, il est également nécessaire d’effectuer un contrôle de cohérence en comparant les résultats de paie avec d’autres éléments comme les salaires du mois précédant par exemple.
Toutefois, il est parfois nécessaire de contrôler les bulletins de salaire de manière individuelle pour des cas complexes, les embauches ou les soldes de tout compte.
L’émergence des logiciels de paie en mode Saas
La plupart des éditeurs de logiciel de paie proposent désormais des solutions entièrement en ligne.
Ce solutions 100% web permettant une délégation de saisie des gestionnaires de paie vers les managers voire même les salariés. Les éléments saisis sont alors validés par les gestionnaires de paie pour intégration en paie.
Il peut s’agir de la saisie des absences et des heures effectuées par le salarié, la validation des heures supplémentaires ou la saisie de primes pour le manager. Ceci permet de rajouter de la valeur ajoutée au métier de gestionnaire de paie en se concentrant sur son cœur de métier qui est la validation de la paie, véritable source d’expertise.
D’autres alternatives au logiciel en mode Saas sont possibles comme un portail intranet permettant la saisie des éléments de paie par le salarié et le manager et ensuite téléverser manuellement dans le logiciel de paie par le gestionnaire de paie ou le service SIRH.
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Le télétravail
Le sujet du télétravail dans les services paie à été longtemps source de controverse en raison de la confidentialité des éléments traités et qui ne peuvent pas (à juste titre) sortir de l’entreprise.
La digitalisation des services paie a permis d’ouvrir la voie du télétravail aux gestionnaires de paie. Le télétravail peut être mis en place de manière permanente dans un mode d’organisation ( 1 à 2 fois par semaine voire plus) ou de manière ponctuelle en cas d’impossibilité de se rendre au travail comme une grève des transports par exemple.
Le fait que le collaborateur ait accès à tous ses documents de travail en ligne facilite grandement la mise en place du télétravail. En général, un ordinateur portable est mis à la disposition du collaborateur en télétravail. Si le salarié utilise son propre équipement informatique, l’employeur doit en assurer l’adaptation et l’entretien.
L’externalisation de la paie
La grande tendance de ces dernières années est l’externalisation de la paie. La production de la paie nécessite une forte expertise notamment depuis la mise en place de la DSN.
Par ailleurs, la législation est en constante évolution et nécessite un besoin de formation important pour les collaborateurs chargés de la paie dans l’entreprise. C’est pourquoi un certain nombre d’entreprise se tournent désormais vers l’externalisation de leur paies.
Le cabinet comptable
Pour les petites structures, les paies sont généralement réalisées par le cabinet comptable qui gère également la comptabilité de l’entreprise.
Le cabinet d’externalisation de la paie
Ces dernières années, on a également vu émerger des cabinets d’externalisation de la paie qui sous-traitent la production de la paie. Ces cabinets ont l’avantage d’avoir une plus grand expertise et peuvent également proposer un service de conseil en ressources humaines ou juridique. Certains cabinets sont spécialisés dans des secteurs d’activités spécifiques comme le transport ou le BTP.
Les cabinets d’externalisation de la paie s’adresse principalement aux PME mais peuvent également s’adresser aux plus grands comptes qui souhaitent changer leurs modes d’organisation et externaliser leurs paies.
Le gestionnaire de paie indépendant
Les entreprises souhaitant externaliser leurs paies peuvent également confier leurs paies à un gestionnaire de paie indépendant. De plus en plus de gestionnaire de paie se mettent à leurs comptes, en général en statut de micro-entrepreneur.
Ils produisent les paies d’un ou plusieurs clients de la même manière qu’un cabinet d’externalisation de la paie ou d’un cabinet comptable. L’avantage de faire appel à un micro-entrepreneur est le tarif beaucoup plus abordable qu’un cabinet et une souplesse beaucoup plus importante dans les méthodes de travail.
Le Centre de Service Partagé
Les grandes entreprises ont tendance à centraliser la gestion de leurs paies dans un Centre de Service Partagé (CSP). Les paies de toute la France sont centralisées dans un même service. Il s’agit d’un mode d’externalisation de la paie mais intégré au sein du groupe ou de l’entreprise.