L’entretien professionnel : définition, utilité, fonctionnement…

En 2014, l’entretien professionnel s’est vu formalisé dans le cadre d’une grande réforme sur la refonte de la formation professionnelle. En 2018, le vote de la loi Avenir est venu compléter et modifier certains aspects de l’entretien professionnel. À cela, s’ajoute toute une panoplie d’entretiens souvent utilisés dans la Gestion des Ressources Humaines.

Entre toutes ces réformes et toutes ces pratiques, il n’est pas toujours aisé de se repérer et de faire la distinction entre obligations légales et simples outils du quotidien.

Dans notre article, nous allons vous présenter les dernières actualités et les dernières obligations concernant l’entretien professionnel.

À la fin de votre lecture, l’entretien professionnel n’aura plus de secret pour vous.

Qu’est-ce qu’un entretien professionnel ?

Dans cette première partie, nous allons vous présenter l’aspect technique de l’entretien professionnel : sa définition, s’il est obligatoire ou non, mais nous allons également vous présenter son intérêt tant pour l’employeur que pour le salarié.

Puis, nous aborderons l’entretien professionnel d’une façon plus pratique : quand ? Comment ? Nous vous guiderons pas à pas dans sa préparation, mais aussi dans sa réalisation.

Pour finir, nous vous présenterons un guide qui pourra vous servir lors de la réalisation de vos entretiens professionnels ou duquel vous pourrez librement vous inspirer. À l’issue de quoi, nous répondrons aux questions les plus fréquemment posées à ce sujet.

L’entretien professionnel, c’est quoi ? Définition !

La première chose à savoir est qu’il ne faut pas confondre entretien professionnel et entretien d’évaluation. Il s’agit là de deux notions bien distinctes l’une de l’autre.

Pour plus d’information sur l’entretien d’évaluation, je vous invite à suivre ce lien :

Contrairement à l’entretien d’évaluation, l’entretien professionnel n’a pas pour but d’évaluer le travail du salarié. L’objectif premier de l’entretien professionnel est de faire un tour d’horizon du parcours professionnel du salarié, de lister les évolutions professionnelles possibles et d’identifier les formations qui peuvent lui permettre d’atteindre ces perspectives.

Instauré par la loi n°2014.288 du 5 mars 2014, l’entretien professionnel concerne tous les salariés, y compris les salariés mis à disposition des entreprises d’accueil ou qui exerce leur activité au sein d’une entreprise utilisatrice dans le cadre de la sous-traitance et de l’intérim. Il se déroule lorsque le salarié atteint les 2 ans d’ancienneté ou, s’il en fait la demande, lors de son retour suite à certaines absences afin qu’il puisse faire un bilan :

• De ses missions professionnelles.
• De son parcours au sein de leur entreprise.
• Des compétences qu’il maîtrise dans ce cadre, mais aussi de celles qui lui font encore défaut.
• Des projets personnels et collectifs d’évolution du salarié, mais aussi de l’entreprise.
• Des besoins de formation.

En complément de cet entretien, un état des lieux récapitulatifs du parcours professionnel du salarié doit avoir lieu tous les 6 ans. Cet état a pour but de s’assurer que le salarié a bénéficié et a eu connaissance de ses droits en matière de formation et d’évolution professionnelle et salariale.

Est-ce une obligation légale ? Que dit la loi ?

L’entretien professionnel est une obligation légale qui incombe à l’employeur. C’est-à-dire qu’en vertu de l’article L 6315-1 du Code du travail, l’employeur se doit d’avertir tous salariés nouvellement embauchés dans son entreprise de la tenue d’un entretien professionnel tous les deux ans, mais aussi qu’il peut prétendre, à sa demande, à la tenue d’un tel entretien lors de son retour :

• De congé de maternité, d’adoption et de congé parental d’éducation.
• À l’issue d’un mandat syndical.
• D’un arrêt de travail pour longue maladie (arrêt maladie de plus de 6 mois).
• D’un congé sabbatique ou de proche aidant.
• D’une période de mobilité volontaire sécurisée (uniquement pour les entreprises d’au moins 300 salariés).

À quoi sert-il pour l’employeur ? Pour l’employé ?

Comme nous l’avons vu un peu plus haut, l’entretien professionnel ne sert pas à évaluer le travail en lui-même du salarié, mais à réaliser un portrait de son évolution et de l’évolution de ses compétences au sein de l’entreprise.

Une utilité pour le salarié.

L’un des principaux intérêts de cet entretien professionnel pour le salarié est de pouvoir s’exprimer, sans craindre de répercussions négatives, sur les compétences qu’ils estiment ne pas maîtriser et qui lui sont pourtant essentielles pour l’accomplissement de ses missions.

À cette occasion, il pourra étudier avec son employeur, ou son manager, les formations qui lui permettraient d’acquérir les compétences manquantes, mais aussi planifier cette formation dans le but d’être plus performant dans son travail au quotidien et même, pourquoi pas, de monter en compétence.

Autre intérêt de cet entretien professionnel pour le salarié, c’est de démontrer son implication au sein de l’entreprise, mais aussi d’informer et de débattre de ses envies, de ses projets d’évolution. Ou a contrario, d’exprimer un souhait de reconversion ou de changement de poste, au sein de l’entreprise ou non.

Même si au départ cela peut être une mauvaise nouvelle pour l’employeur, très vite cette information deviendra une force pour lui. Non seulement, il ne devra pas gérer un élément qui potentiellement pourrait devenir un détracteur au sein de son entreprise et perturber l’organisation comme l’harmonie interne, mais il pourra également être proactif quant à la recherche d’un remplacement ou d’une solution convenant à tous les intervenants.

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Une utilité commune.

C’est également l’occasion de vérifier que le poste et les missions pour lesquels le salarié a été embauché sont celui et celles qu’ils exercent au sein de l’entreprise. Ceci, dans le but de faire correspondre son emploi et sa qualification.

Ce point constitue un double pôle d’intérêt, à la fois pour le salarié et pour l’employeur.

Il peut permettre à l’employeur de détecter un talent dont il a ou dont il va avoir besoin dans un futur proche et ainsi s’éviter une démotivation de son personnel et des frais liés à la recherche puis à la formation d’un candidat.

Pour le salarié, cela peut être une occasion de mettre en avant des compétences et d’envisager une évolution de carrière ou de remédier à un problème qui potentiellement pourrait compromettre son avenir professionnel au sein de l’entreprise.

Une utilité pour l’employeur.

L’entretien professionnel est un excellent levier de motivation au travail pour l’employeur. Il lui permet d’impliquer pleinement ses salariés dans le processus d’évolution professionnel. En faisant un bilan avec le salarié des actions qui ont déjà été mises en place et en recueillant ses besoins, mais aussi ses souhaits d’évolutions, l’employeur démontre sa confiance et son implication dans le parcours de son salaire. Ce qui incitera ce dernier à s’impliquer et à s’investir encore plus dans son travail et dans l’esprit de l’entreprise.

L’entretien professionnel est également un outil idéal pour repérer les talents sous-jacents au sein de son personnel. Ainsi, l’entreprise peut soit faire correspondre ses besoins en termes d’évolutions et de projets avec les aspirations de ses talents. Soit, les garder impliqués et motivés au sein de l’entreprise afin de ne pas les voir fuir vers la concurrence.

Quand et comment réaliser un entretien professionnel ?

Quand faut-il faire passer un entretien annuel ?

Toujours selon la loi du 5 mars 2014, l’entretien professionnel doit être mis en place lorsque le salarié atteint une ancienneté de 2 ans au sein de la même entreprise. Par la suite, cet entretien doit se tenir tous les 2 ans.

Ce qui, en pratique, signifie que le premier entretien professionnel doit se tenir à la date anniversaire des 2 ans de l’embauche du salarié. Puis, à l’issue de ce premier entretien, un entretien professionnel doit être programmé dans les deux ans qui le suivent et ainsi de suite temps que le salarié exercera une activité professionnelle au sein de cette entreprise.

Cette chronologie peut être modifiée lorsqu’un salarié qui était en congé pour raison de maternité, d’adoption, de congé parental (à temps plein ou à temps partiel), sabbatique, de proche aidant ou en cas de retour suite à un mandat syndical, à un arrêt de longue maladie ou à une période de mobilité volontaire fait la demande d’un entretien professionnel. Dans ce cas, l’employeur se doit de réaliser cet entretien qui marquera le début d’une nouvelle période de 2 ans pour la tenue d’un nouvel entretien professionnel.

La loi Avenir du 5 septembre 2018 permet également de modifier la chronologie des entretiens professionnels. En effet, elle autorise désormais les entreprises, via un accord interne ou de branche, à modifier la périodicité de ces entretiens.

Qui fait passer cet entretien ?

Différentes personnes ont la possibilité et la faculté de faire passer ces entretiens professionnels.

S’ils peuvent être conduits par l’employeur lui-même dans les plus petites structures, dans les PME les plus importantes et dans les grandes entreprises, ces entretiens sont généralement conduits soit par le service des ressources humaines, soit par les managers de proximités ou directement par les N+1 des salariés.

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Quels sujets aborder lors d’un entretien professionnel ?

Contrairement à un entretien annuel ou à un entretien d’évaluation, lors d’un entretien professionnel, il a des thèmes et des points obligatoires à aborder. Il s’agit de :

• L’évolution professionnelle du salarié (relative à la qualification et à l’emploi).
• La vérification des actions de formation, ou de VAE, ou de certifications suivis et réalisées par le salarié.
• L’évaluation de son employabilité, mais aussi de vérifier si le salarié a bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.
• Définir les perspectives d’avenir du salarié au sein de l’entreprise et ses besoins futurs en matière de formation professionnelle et/ou continue.

S’il existe des sujets et des points précis à aborder, la façon dont ils sont abordés et retranscrits reste à l’appréciation de l’employeur. Le contenu en lui-même de l’entretien professionnel est établi par décision du chef d’entreprise ou par un accord de branche s’il existe.

Attention toutefois à bien respecter l’intérêt et le but des entretiens professionnels, car tous les 6 ans, un bilan doit être fait et répondre à des critères précis. Si cela n’est pas le cas, les employeurs peuvent être sanctionnés et le ou les salariés sont en droit d’intenter une action contre leur employeur pour demander une indemnisation au titre de la réparation du préjudice subi.

Comment préparer un entretien professionnel ?

Comme pour tout entretien, si l’on veut que ce dernier soit utile et qu’il ait un véritable sens, l’entretien professionnel doit faire l’objet d’une préparation en amont par les deux parties prenantes.

Dans ce point, nous allons nous attarder sur la préparation de l’entretien professionnel du côté de l’employeur.

Étape 1 : Programmer l’entretien et informer le salarié à l’avance.

L’entretien professionnel étant un entretien obligatoire, il est impératif de ne pas rater ce rendez-vous. C’est pourquoi, nous vous conseillons dès l’embauche de votre salarié de réaliser un calendrier prévisionnel de ses entretiens professionnels. Vous pouvez également créer une alerte 3 mois avant l’échéance pour vous rappeler cet entretien et confirmer ou non sa date.

Afin que le salarié puisse, lui aussi préparer son entretien professionnel, nous vous conseillons de le prévenir au moins 1 mois à l’avance de la tenue de cet entretien.

Étape 2 : Rassembler toutes les informations utiles concernant la formation du salarié et le projet de l’entreprise.

Préparer toutes ces informations vous permettra de vous faire une première idée des besoins de votre salarié, ce qui facilitera et accélérera la partie sur le bilan des 2 années écoulées.

Étudier en amont les compétences maîtrisées par votre salarié, ainsi vous aurez une idée plus précise de ce que vous pourrez lui proposer afin de convenir ensemble de son évolution professionnelle et salariale au sein de l’entreprise.

Étape 3 : Préparer la trame de l’entretien professionnel.

Si la trame n’existe pas encore au sein de votre entreprise ou si vous souhaitez y apporter des modifications, réalisez-la rapidement pour être en mesure de la compléter avec les informations concernant le salarié. Nous vous conseillons de la lui faire parvenir avant son entretien pour qu’il puisse, lui aussi, la compléter de son côté.

Ainsi, le jour de l’entretien, vous pourrez mettre en parallèle vos observations et finaliser ensemble la version qui lui sera remise à l’issue de l’entretien.

Étape 4 : Prévoir le lieu où se déroulera l’entretien.

L’entretien professionnel doit avoir lieu au sein des locaux et durant le temps de travail du salarié. Assurez-vous de la disponibilité ce jour-là d’une salle qui vous permettra d’échanger confortablement et en toute confidentialité sur l’avenir professionnel du salarié. Assurez-vous également de sa présence ce jour-là (congés annuels, congé de paternité, etc.).

Exemple de guide pour la conduite d’un entretien professionnel à télécharger

Afin de vous aider dans l’élaboration de votre trame réservée à l’entretien professionnel, ou pour la compléter, nous vous proposons de découvrir notre grille d’entretien professionnel utilisable par les salariés comme par l’employeur.

Quelques questions sur l’entretien professionnel ?

Les CDD sont-ils concernés par les entretiens professionnels ?

Oui, l’entretien professionnel concerne tous les salariés ayant au minimum 2 ans d’ancienneté au sein de la même entreprise.

De ce fait, si un salarié en CDD atteint ce seuil des 2 ans, vous devrez réaliser son entretien professionnel.

Quelles sanctions en cas de non-réalisation de l’entretien professionnel ?

La principale sanction encourue par l’employeur, en cas de non-réalisation d’un entretien professionnel, est de voir son salarié intenter une action auprès des prud’hommes et que les juges reconnaissent la faute de l’employeur dans le cadre de ses obligations dans l’exécution du contrat de travail. Cette faute donne droit au salarié au versement d’une indemnité pour compenser le préjudice subi.

Pour les entreprises d’au moins 50 salariés, la non-réalisation des entretiens professionnels et la non-réalisation d’au moins une action de formation non obligatoire dans un délai de 6 ans entraînera un abondement forfaitaire et obligatoire du CPF du salarié concerné pour un montant de 3000€.

Quelles différences entre l’entretien professionnel et le bilan des 6 ans ?

Le bilan des 6 ans est une obligation afin de s’assurer que le salarié a pu bénéficier tous les 2 ans des entretiens professionnels obligatoires, mais aussi et surtout qu’au cours de ces 6 dernières années, le salarié ait au moins pu suivre une action de formation OU qu’il ait acquis une certification professionnelle (formation ou VAE) ET qu’il ait pu bénéficier d’une progression salariale et/ou professionnelle.

L’entretien professionnel, qu’est-ce qui change en 2019 ?

Avec la loi Avenir, ce qui change dans les entretiens professionnels, c’est :

• La possibilité d’établir une périodicité différente quant à la fréquence des entretiens professionnels.
• Le fait qu’il doit comporter des informations relatives au CPF du salaire et sur les différentes possibilités de son abondement.
• La possibilité de déterminer des critères différents quant à l’appréciation du parcours professionnel du salarié lors du bilan des 6 ans.