Depuis le 1er janvier 2017, la DSN est obligatoire pour la majorité des employeurs. Elle a été mise en place dans l’objectif de simplifier les formalités liées à la paie pour les employeurs. Ainsi, elle remplace désormais les nombreuses déclarations qui incombaient à l’employeur.
Mais quelles sont les déclarations intégrées à la DSN ? Quelles sont les déclarations à effectuer hors DSN ?
Nous vous proposons dans cet article de faire un tour d’horizon des déclarations intégrées en DSN.
Sommaire de l'article:
La DSN : un déploiement en 3 phases
Mise en place en 2013, la DSN a été déployée en plusieurs phases afin de laisser le temps aux éditeurs de logiciels et SIRH ainsi qu’aux organismes sociaux d’adapter leurs systèmes informatiques.
Phase 1 : dès 2013
A sa mise en place en avril 2013, la DSN n’était pas obligatoire. Les employeurs souscrivaient à la DSN sur la base du volontariat et pouvaient continuer à produire leurs déclaratifs sociaux selon les anciennes procédures.
Phase 2 : A compter de 2014
La phase 2 couvre le périmètre de la phase 1 auquel s’ajoute le volet Urssaf et les attestions de salaire en cas d’accident du travail et maladie professionnelle.
La souscription est toujours sur la base du volontariat, les employeurs peuvent encore utiliser les anciennes procédures.
Phase 3 : Depuis le 1er janvier 2017
A compter de cette date, la DSN devient obligatoire pour tous les employeurs du secteur privé (sauf quelques exceptions).
De nombreuses déclarations ont alors été intégrées au fur à mesure des déploiements, de la DADS-U au début de la phase 3 à la taxe d’apprentissage ou encore la contribution à la formation professionnelle plus récemment. Désormais, la principale source de déclaration, sauf particularités, est issue de la DSN.
Cette formalité peut s’effectuer en quelques clics à partir du logiciel de paie sans retraitement manuel (faut-il qu’il soit bien paramétré), ce qui représente un gain de temps considérable pour les employeurs.
On considère qu’avec un logiciel de paie bien optimisé en matière d’automatisme et bien paramétré au niveau de la DSN, lorsque qu’un employeur avait besoin de 3 gestionnaires de paie avant la DSN, il peut désormais en avoir un seul.
Ainsi, malgré un investissement de départ important de développement SIRH, la mise en place de la DSN a aussi réduit considérablement le cout de main d’ouvre des équipes paie.
Les déclarations intégrées dans la DSN
De nombreuses déclarations ont été remplacées par la DSN dans un esprit de simplification des formalités des entreprises.
Concernant les cotisations, la DSN permet également d’effectuer le règlement par prélèvement automatique. Voici les principales déclarations remplacées par la DSN.
Les déclarations donnant lieu à versement :
- Le bordereau récapitulatif de cotisations (BRC ou DUCS Urssaf)
- Les bordereaux de cotisations trimestrielles aux régimes de retraite complémentaire obligatoire : AGIRC/ARRCO, MSA, régimes spéciaux
- Les déclarations aux organismes complémentaires : prévoyance, mutuelle, retraite supplémentaire, …
- Les déclarations aux caisses de congés payés
- Recouvrement des cotisations chômage pour les expatriés et intermittents
- La taxe d’apprentissage
- La contribution à la formation professionnelle
- La déclaration annuelle OETH
- Le prélèvement à la source
Les déclarations permettant le calcul des droits des salariés
- L’attestation de salaire pour le calcul des IJSS : maladie, maternité, accident du travail, maladie professionnelle et à compter du 1er septembre 2022, temps partiel thérapeutique
- L’attestation employeur (AED) à destination de Pôle Emploi en cas de rupture de contrat d’un salarié
Remplacement de la DADS-U
Autre formalité et pas des moindres qui a été remplacé par la DSN, la DADS-U, l’ancêtre de la DSN. Il s’agissait d’une déclaration annuelle reprenant les données de paie de l’année civile et transmis aux différents organismes sociaux et fiscaux par voie dématérialisée (transfert de flux de données).
La DADS-U, qui devait être produite avant le 31/01 de l’année suivante, représentait une charge de travail importante pour les équipes paie déjà très sollicitées par le paramétrage de début d’année (à l’époque très peu de solutions en mode SaaS).
La DADS-U et désormais la DSN permet entre autres de déclarer les éléments suivants :
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- La déclaration des expositions aux facteurs de risques professionnels destinée à alimenter le compte personnel de prévention
- Les déclarations nominatives aux régimes de retraite complémentaires obligatoires : AGIRC/ARRCO, MSA, régimes spéciaux
- Les déclarations aux organismes complémentaires : prévoyance, mutuelle, retraite supplémentaire, …
- La déclaration annuelle des départs en pré-retraite (ou de placement en cessation anticipée d’activité) et de mises à la retraite d’office à l’initiative de l’employeur
- Les déclarations fiscales : net imposable, taxe sur les salaires, …
Les autres déclarations à titre informatif
D’autres déclarations sont également prévues par la loi à titre informatif pour des fins de statistiques ou de calcul. Elles ont pour la plupart été remplacées par la DSN.
- La déclaration de mouvement de main d’œuvre (DMMO) pour les employeurs d’au moins 50 salariés
- L’enquête statistiques sur les mouvements de main d’œuvre pour les employeurs de moins de 50 salariés
- Formalités de radiation et de portabilité auprès d’un organisme de prévoyance collective obligatoire
- Le relevé mensuel des contrats de travail temporaire
- La déclaration de l’effectif destiné à l’Urssaf : cette information est très importante car elle permet de déterminer l’effectif de l’entreprise au regard des cotisations sociales
- Le dispositif de ressources mensuelle (DRM) : ce dispositif permet au salarié de vérifier sur le portail www.mesdroitssociaux.fr l’exactitude des informations déclarées par l’employeur et à terme permettra également le calcul automatique de certaines prestations sociales
- La déclaration des honoraires
Que reste-il à déclarer hors DSN pour le volet social ?
Pour une entreprise du régime général sans spécificités particulières, il ne reste plus beaucoup de déclarations à produire hors DSN.
Les déclarations suivantes n’ont pas encore été intégrées en DSN mais il est fort probable qu’elles le soient dans un futur plus ou moins proche :
- Les déclarations à la médecine du travail
- La contribution conventionnelle à la formation professionnelle (prévue pour 2023)
La CVAE (Cotisation sur la valeur ajoutée des entreprise) avait été intégrée à la DSN puis retirée, elle est donc encre à produire hors DSN.
Toutefois, il ne s’agit pas d’une déclaration sociale au sens strict et est généralement prise en charge par la comptabilité et non par le service paie (interne ou cabinet).