Chaque salarié a droit à 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, comme le prévoit l’article L. 3141-3 du Code du travail.
Ces congés s’acquièrent généralement entre le 1er juin de l’année N – 1 et le 31 mai de l’année N, et doivent être pris entre le 1er juin de l’année N et le 31 mai de l’année suivante.
On parle alors de congés N-1. Si cette période peut varier en fonction d’un accord collectif ou d’un usage propre à l’entreprise, elle reste une référence dans la majorité des cas.
Le salarié ne peut s’absenter sans l’accord de l’employeur, mais ce dernier a l’obligation de permettre la prise des congés. En cas d’impossibilité avérée, notamment liée à une charge de travail excessive ou à un refus de congés répété, l’employeur peut être tenu responsable.
Reste à savoir ce qu’il advient des congés payés non pris à l’échéance du 31 mai. Peuvent-ils être reportés ? Dans quelles situations un report est-il possible ? Et dans certains cas, peut-on demander le paiement des congés payés non pris ?
La suite de l’article revient sur le cadre légal applicable, les cas d’exception, ainsi que les situations particulières pouvant justifier un report ou une indemnisation.
Est-il possible de reporter les jours de congés payés N-1 non pris ?
Cas général
Principe
En principe, les congés payés acquis au cours de la période du 1er juin de l’année N -1 au 31 mai de l’année N doivent être pris au plus tard le 31 mai de l’année N + 1. À défaut, ces congés ne peuvent pas être reportés sur la période de référence suivante et sont perdus.
Donc légalement, et sauf accord d’entreprise plus favorable, les salariés avaient jusqu’au 31 mai 2022 pour liquider leurs congés 2020/2021. Après cette date, les salariés ne pourront plus bénéficier des jours de congés payés acquis au titre de la période de référence « 1er juin 2020 – 31 mai 2021 » et le reliquat des congés payés sera définitivement perdu.
Il appartient à chaque employeur d’informer ses salariés et de tout mettre en œuvre pour leur permettre de solder leurs jours de congé.
Exceptions
Le report est cependant possible si la convention, un accord d’entreprise ou d’établissement ou un usage le prévoit ou, à défaut, en cas d’accord entre le salarié et l’employeur.
Si un accord ou un usage prévoit ce report
Dans ce cas, l’employeur doit faire droit à la demande de report formulée par le salarié.
Si aucun accord ou usage n’existe
Le salarié peut demander à son employeur de bénéficier du report de ses jours sur l’année suivante en lui adressant une lettre de demande de report de congés payés soit en recommandé, soit remise directement en main propre contre récépissé.
L’employeur est libre de refuser ou d’accepter la demande de report.
S’il la refuse, le salarié ne peut ni reporter ses congés ni demander une indemnité compensatrice et perd ses jours de congés payés non pris.
S’il l’autorise, le reliquat de jours de congés payés non pris sera reporté à la période de référence suivante.
L’autorisation de l’employeur doit être expresse.
Il est conseillé aux deux parties de formaliser cet accord par écrit afin de prévenir tout litige ultérieur.
La mention du report de congés payés non pris sur le bulletin de paie suffit pour établir l’accord de l’employeur à ce report.
En cas de silence de l’employeur après une demande du salarié, les tribunaux considèrent que cette absence de réponse ne vaut pas acceptation de la demande.
A contrario, l’employeur ne peut pas non plus imposer au salarié le report de ses congés. Toute décision doit toujours se faire d’un commun accord.
Situations particulières
Le Code du travail prévoit la possibilité de reporter les congés payés dans certains cas spécifiques.
En cas de maladie du salarié
La législation et surtout la jurisprudence distinguent selon que la maladie du salarié survient avant ou pendant sa période de congés payés.
Si le salarié tombe malade avant la période de congés
Dans ce cas, la loi prévoit le droit de reporter le début des congés payés acquis et non pris après la date de reprise de son travail. L’employeur a l’obligation d’accorder au salarié une nouvelle période de prise de congés, même si cette période va au-delà de la période de référence.
Si l’arrêt maladie survient pendant les congés payés
Dans ce cas, l’employeur doit reporter les jours de congé restants en cas de dispositions conventionnelles.
En l’absence d’accord, les règles juridiques sont plus floues. En effet, la jurisprudence européenne impose à l’employeur ce report au motif que la finalité des congés payés est de permettre à celui qui en profite de se reposer et de disposer d’une période de détente et de loisirs (CJUE, 5e ch. 21 juin 2012, aff. C-78/11).
Cette solution n’a pas été confirmée par la justice française et la jurisprudence, en la matière, reste sur le principe du non-report.
Cette faculté s’étend également aux salariés victimes d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle et dont les jours acquis peuvent être reportés après la date de reprise du travail.
En cas de congé maternité ou d’adoption
L’article L. 3141-2 du Code du travail dispose que les salariés de retour de congé maternité ou d’un congé d’adoption ont droit à leurs congés payés annuels quelle que soit la période de congés payés retenue. Les salariés qui se trouvent dans ces situations peuvent donc reporter leurs jours de congés payés non pris au-delà de la période de référence.
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En cas de travail annualisé
Une convention ou un accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, une convention ou accord de branche peut prévoir le report des jours de congé (art. L3141-22 du Code du travail). Les reports de congés peuvent être effectués jusqu’au 31 décembre de l’année suivante celle pendant laquelle la période de prise de ces congés a débuté.
En cas de mise en place d’un système de compte épargne temps
En présence d’un compte épargne temps (CET) dans l’entreprise, permettant aux salariés de capitaliser des jours de congés payés, les salariés n’ayant pas pris leurs congés avant la date butoir du 31 mai pourront alimenter ce compte.
Toutefois, seule la 5ᵉ semaine de congés payés, des jours de congé conventionnels ou des jours de congé supplémentaires pour fractionnement peuvent être comptabilisés dans ce CET.
Si l’employeur refuse un report des congés dans ces cas prévus par la loi, il risque une condamnation à verser une indemnité compensatrice de congés payés, ainsi que le paiement de dommages et intérêts.
Les congés payés non pris peuvent-ils être indemnisés ?
Principe
En principe, aucune disposition n’oblige l’employeur à payer les congés payés non pris si leur perte n’est pas de son fait.
En effet, d’après la loi, le congé doit impérativement répondre à une période de repos effectif et ne peut donc pas être remplacé par une indemnité de congés.
« Le versement d’une indemnité ne peut suppléer la prise effective des congés ». Cass. Soc, 13 juin 2012, n°11-10929.
Exceptions
Si les congés n’ont pas pu être pris du fait de l’employeur
Lorsque les congés payés n’ont pas pu être pris en raison du comportement ou des décisions de l’employeur, le salarié est en droit de réclamer des indemnités de congés payés. L’employeur devra alors compenser cette absence de prise de congés.
Responsable de l’organisation des congés, l’employeur doit veiller à ce que chaque salarié puisse effectivement bénéficier de ses droits. S’il ne met pas en place les conditions nécessaires, ou s’il entrave la prise des congés – par exemple en imposant une charge de travail trop importante ou en opposant un refus de congés répété – il peut être tenu de verser une indemnisation au salarié pour les congés non pris.
Cela ne signifie pas qu’il peut se décharger de son obligation en proposant directement une compensation financière. La loi interdit à l’employeur de remplacer les congés par un simple versement d’indemnités de congés payés, sauf dans des situations précises comme le départ du salarié de l’entreprise. Le salarié ne peut pas non plus exiger cette substitution en dehors des cas prévus.
L’employeur s’expose à des sanctions civiles et pénales en cas de manquement. La demande d’indemnisation ne requiert pas de procédure spécifique, mais elle doit rester conforme aux règles prévues par la convention collective applicable.
Si le salarié quitte l’entreprise
Si le contrat de travail d’un salarié est rompu avant que celui-ci ait eu l’opportunité de prendre ses congés payés, l’employeur doit obligatoirement indemniser le salarié pour tous les congés acquis mais non utilisés, en lui versant une indemnité compensatrice de congés payés équivalant aux congés non pris (conformément à l’article L. 3141-28 du Code du travail (art. L. 3141-28 du Code du travail).
Tous les employés qui n’ont pas utilisé tous leurs congés légaux ont droit à cette indemnité, quel que soit leur type de contrat. Par conséquent, que ce soit pour des congés non pris pendant un contrat à durée indéterminée (CDI) ou pendant un contrat à durée déterminée (CDD), le départ de l’entreprise donne droit au versement de cette indemnité de la même manière.
Cette indemnité est également due que la rupture soit du fait de l’employeur ou du salarié.
Ainsi, lorsqu’un salarié démissionne de son poste sans avoir pris tous ses congés payés, l’employeur doit lui verser une indemnité compensatrice de congés payés qui sera alors versée dans le cadre du solde de tout compte.
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