Les notes de frais et plus généralement les frais professionnels représentent le poste le plus important de redressement Urssaf. Cette réalité peut s’expliquer par une mauvaise gestion des frais professionnels, une méconnaissance des règles en matière de remboursement, mais également par la fraude aux notes de frais, un phénomène préoccupant pour de nombreuses entreprises.
Face à ces enjeux, il est important de comprendre ce que sont les notes de frais, les règles qui les régissent, et comment identifier les cas de fraude. Quels sont les risques encourus par les entreprises et les salariés en cas de fraude aux notes de frais ? Comment les repérer efficacement et, surtout, comment les prévenir ?
Dans cet article, nous vous proposons de faire le point sur cette problématique. Nous commencerons par définir précisément ce qu’est une note de frais, avec ses différentes catégories et les méthodes pour les établir correctement. Nous aborderons également la question du choix entre le remboursement des frais réels et l’allocation forfaitaire.
Ensuite, nous nous pencherons sur les stratégies concrètes pour éviter les fraudes aux notes de frais. Nous examinerons comment repérer les fraudes potentielles des salariés, en détaillant les meilleures pratiques telles que la formalisation des procédures, l’importance des justificatifs, et l’utilisation d’outils informatiques pour une gestion optimisée. Enfin, nous aborderons la question de la fraude des employeurs, notamment sous forme de rémunération cachée.
À travers cet article, notre objectif est de vous fournir les clés pour comprendre, repérer et prévenir efficacement la fraude aux notes de frais dans votre entreprise.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Les contrôleurs Urssaf font la chasse aux notes de frais afin de déceler une éventuelle fraude ou non-respect de la législation. Mais qu’est-ce qu’une note de frais ? Sous quelle forme est-elle émise par le salarié ? Comment les frais professionnels sont-ils remboursés ?
La note de frais, c’est quoi ?
La note de frais est un document permettant à un salarié qui a engagé des frais professionnels d’obtenir un remboursement de la part de son employeur.
Les frais professionnels s’entendent par les frais engagés par un salarié pour accomplir sa mission dans l’entreprise. Ainsi, ce qui peut entrer dans le champ d’application des frais professionnels est très réglementé. Un salarié ne peut en aucun cas y inclure des frais pour convenance personnelle.
Les différentes catégories de note de frais
Il existe différentes catégories de frais professionnels pouvant donner lieu à une note de frais :
- Les frais de déplacement.
- Les frais de nourriture.
- Les frais d’hébergement.
- Les frais de mutation, de déménagement.
- Les frais de télétravail.
- Les frais TIC (Technologies de l’Information et de la Communication).
- Les frais d’habillement.
- Les frais de fourniture.
Voici quelques exemples de justificatif de notes de frais pouvant donner lieu à remboursement :
- Une note de restaurant dans le cadre d’un repas d’affaires.
- Une facture d’hôtel.
- Un ticket de caisse à la suite de l’achat d’outil, de matières premières ou fourniture de bureau.
- Une facture d’entreprise de déménagement dans le cadre d’une mobilité professionnelle.
- Un remboursement des frais de carburant pour une utilisation de son véhicule personnel à des fins professionnels.
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Comment faire une note de frais ?
Le salarié qui engage des frais professionnels dans le cadre de son activité professionnelle doit faire la demande de remboursement sous la forme d’une note de frais. Cette demande peut être faite de plusieurs manières :
- Une demande écrite accompagnée du justificatif.
- Une demande de remboursement par mail. Le justificatif est alors envoyé en pièce jointe.
- Par l’intermédiaire du logiciel de paie, d’un SIRH ou d’un logiciel dédié.
La note de frais doit obligatoirement contenir les informations suivantes :
- L’objet de la dépense.
- La date.
- Le montant HT.
- Le montant de la TVA.
- Le montant TTC.
Note de frais ou remboursement au forfait
Il existe plusieurs modes de remboursement des frais professionnels : les frais réels ou le remboursement au forfait. Dans ce dernier cas, il n’est pas nécessaire d’émettre une note de frais, les frais professionnels sont remboursés sous formes d’allocation forfaitaire.
Quelques exemples :
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Toutefois, certains frais ne peuvent être pris en charge que sur frais réels, comme les frais de déménagement par exemple.
Note de frais : comment éviter les fraudes ?
Lors d’un contrôle Urssaf, vous pouvez être certain que vos notes de frais feront l’objet d’un examen minutieux dans le but de détecter toute irrégularité potentielle.
La notion de fraude aux notes de frais évoque généralement l’image d’employés réclamant le remboursement de dépenses personnelles à leur entreprise. Cependant, cette perception ne reflète qu’une partie de la réalité.
Il existe en effet une autre forme de fraude, moins connue mais tout aussi préoccupante : celle perpétrée par l’employeur lui-même. Cette pratique consiste à déguiser une partie de la rémunération en frais professionnels, dans le but d’échapper au versement des cotisations sociales obligatoires.
Repérer la fraude aux notes de frais des salariés
Selon une étude européenne menée en 2021, 2/3 des employés avouent avoir abusé du système de remboursement des frais professionnels. Cet abus de la générosité de son employeur couteraient jusqu’à 13 709 euros par an aux PME européennes d’au moins 250 salariés, selon cette même étude.
Ainsi, les salariés « fraudeurs » profitent du système des notes de frais pour bénéficier d’un remboursement de frais engagés par convenance personnelle au titre des frais professionnels.
Quelques exemples de fraudes courantes :
- Inviter un ami/membre famille au restaurant et faire passer la dépense pour un repas d’affaires.
- Créer un faux reçu.
- Gonfler le nombre de kilomètres parcourus dans le cadre de l’utilisation de son véhicule personnel à des fins professionnels.
- Faire le plein d’essence pour son véhicule personnel et le faire passer sur son véhicule de fonction.
- Acheter des fournitures de bureau pour son utilisation personnelle et le faire passer en frais professionnels.
Afin de cibler au mieux les « fausses » notes de frais ou les abus des salariés et y remédier, voici nos conseils pour mettre en place une procédure sécurisée de gestion des notes de frais.
Formaliser une procédure de gestion des notes de frais
Cette procédure doit être largement communiquée à tous les collaborateurs de l’entreprise. Elle doit être le plus détaillée possible quant aux motifs donnant lieu à remboursement et les justificatifs demandés.
Elle peut être diffusée par communication interne, intranet ou encore mieux au sein du logiciel de paie, SIRH ou logiciel de gestion des notes de frais.
Justificatif obligatoire si frais réels
Pour rembourser des frais professionnels aux frais réels, il est indispensable que le salarié fournisse un justificatif. L’employeur ne peut en aucun cas rembourser un salarié sur la seule base de sa parole ou d’une attestation sur l’honneur.
N’hésitez pas à enquêter
En cas de doute sur une note de frais, transformez-vous en véritable enquêteur. Vous pouvez prendre contact dans un premier temps avec le manager afin de vérifier si le salarié était bien en déplacement, en RDV client, …
N‘hésitez pas également à interroger le salarié afin d’en apprendre plus sur les frais engagés.
Privilégier l’allocation forfaitaire
Pour un certain nombre de frais, il existe un système de remboursement au forfait. Dans ce cas, il n‘est pas nécessaire de fournir un justificatif.
Afin de simplifier la gestion des notes de frais et d’éviter les abus, nous vous conseillons de privilégier le remboursement au forfait dès que c’est possible et nécessaire.
Informatiser la gestion des notes de frais
Des solutions informatiques, intégrée au logiciel de paie, solution dédiée aux notes de frais ou encore au sein d’un SIRH permettent de sécuriser et optimiser la gestion des notes de frais.
- Notes de frais tout numérique : plus de papier à gérer et conservation de l’historique.
- Demande du salarié avec validation manager.
- Blocage en cas d’absence de justificatif.
- Analyse automatique des justificatifs par la solution.
La fraude des employeurs : la rémunération cachée
La fraude aux notes de frais ne concerne pas seulement les salariés. L’employeur peut parfois rémunérer un salarié sous la forme d’un remboursement pour frais professionnels afin de ne pas payer les cotisations sociales dues sur les salaires.
Cette « prime » est par ailleurs exonérée d’impôt sur le revenu pour le salarié. Ce dernier a alors tout intérêt à accepter l’offre de son employeur. Il s’agit purement et simplement d’une fraude fiscale et sociale aux frais professionnels.
Ainsi, l’employeur ayant de tels pratiques s’expose à un redressement fiscal et social en cas de contrôle. Le jeu n’en vaut pas la chandelle, les risques encourues peuvent avoir un impact financier important pour l’entreprise.
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