L’assiduité des salariés est un enjeu pour les entreprises soucieuses de limiter l’absentéisme. Pour encourager la présence au travail, certaines choisissent d’instaurer une prime d’assiduité.
Ce dispositif permet de récompenser les employés en fonction de leur régularité, mais son application soulève plusieurs questions.
Quelle est la définition exacte de cette prime et sous quelles conditions peut-elle être mise en place ? Comment son calcul est-il réalisé, notamment en cas d’absence pour maladie, grève ou congé parental ?
Son traitement en paie, son régime fiscal et social doivent également être maîtrisés pour éviter toute erreur d’application.
Cet article fait le point sur les modalités de mise en place de la prime d’assiduité, les différentes méthodes de calcul et les éventuelles alternatives permettant aux entreprises de favoriser la présence de leurs salariés.
Qu’est-ce qu’une prime d’assiduité ?
La prime d’assiduité ou prime de présence est une prime qui récompense la présence des salariés.
Elle peut être minorée ou supprimée en cas d’absences. Les modalités de calcul de la prime peuvent être définis par le contrat de travail, un accord collectif, la convention collective ou par usage.
Comment instaurer une prime d’assiduité ?
L’employeur peut instaurer la prime d’assiduité de façon unilatérale, par le biais d’un accord collectif ou en application d’une convention collective. Elle peut aussi figurer directement dans le contrat de travail du salarié.
Si l’entreprise décide seule de sa mise en place, aucun écrit n’est exigé par la loi, mais il est recommandé de formaliser les règles encadrant son attribution.
Définir clairement le montant et les conditions d’éligibilité permet d’éviter d’éventuels litiges. Cette formalisation peut se faire sous la forme d’une note de service ou d’un accord signé entre la direction et les représentants du personnel.
Si aucune formalisation n’encadre l’attribution de la prime d’assiduité, celle-ci peut être considérée comme un usage en entreprise, ce qui crée une obligation pour l’employeur. Un usage se définit par un versement effectué de manière répétée, selon des critères constants.
Pour y mettre fin, l’employeur doit suivre une procédure précise. Il est tenu d’en informer les salariés concernés et les représentants du personnel, en respectant un préavis permettant d’ouvrir d’éventuelles discussions.
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Comment calculer une prime d’assiduité ?
La loi ne fixe pas de méthode de calcul obligatoire pour la prime d’assiduité. Ce sont les règles prévues dans le document qui met en place la prime qui en déterminent les conditions d’attribution et les modalités de calcul.
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Je lance mon diagnosticL’employeur peut la diminuer ou la supprimer en cas d’absence, à condition de ne pas introduire de discrimination fondée sur des motifs protégés tels que la santé, la maternité, la paternité ou l’exercice du droit de grève.
Il peut ainsi prendre en compte l’ensemble des absences, sauf celles reconnues légalement comme équivalentes à du travail effectif.
La prime d’assiduité n’a pas à être versée chaque mois. Elle peut être prévue sur une période plus longue, comme un trimestre ou une année, même si un versement annuel en limite généralement l’effet incitatif.
La maladie
L’absence pour maladie n’est pas considérée comme du travail effectif et par conséquent peut entraîner la réduction ou la suppression de la prime d’assiduité.
Par ailleurs, ce type de prime est souvent utilisé par les employeurs pour prévenir des arrêts maladie abusifs.
De la même manière une absence pour accident de travail ou maladie professionnelle peut également entraîner une minoration ou suppression de la prime.
Cas de la grève :
Toutes les absences peuvent être prises en compte pour réduire voire supprimer la prime y compris les absences liées à la grève à la condition que les autres absences, non considérés comme du travail effectif, comme les absences pour événement familial par exemple, soient prises en compte.
Le congé maternité et paternité :
De la même manière que pour la grève, les absences pour congé paternité et maternité peuvent être prises en compte pour la minoration ou la suppression de la prime à la condition que les autres absences non assimilées à du temps de travail effectif soient prises en compte.
Cas du temps partiel :
L’employeur peut octroyer le même montant à ses salariés qu’ils soient à temps plein ou en temps partiel ou alors décider de calculer la prime au prorata temporis en fonction de la durée du travail du collaborateur. Ce principe peut également être étendu au temps partiel thérapeutique.
Exemple de calcul de prime d’assiduité
Prime d’assiduité d’un montant fixe calculé au prorata du temps de présence :
Une prime d’assiduité de 200 euros est accordée à tout le personnel d’une entreprise et calculée au prorata temporis en fonction du temps de présence. En cas d’absence non considérée comme du temps de travail effectif, elle est donc minorée voire supprimée en cas d’absence tout le mois.
Un salarié à temps plein a 5 jours d’absences maladie dans le mois , sa prime d’assiduité sera de : 200/30X26 = 173,33 euros
Une salariée débute son congé maternité le 15 du mois, sa prise d’assiduité sera de : 200/30/14 = 93,33 euros. Le mois suivant, la prime sera suspendu jusqu’à son retour de maternité.
Prime d’assiduité calculée en fonction d’un % du salaire et au prorata du temps de présence
Un employeur met en place une prime d’assiduité de 5% du salaire de base calculée au prorata du temps de présence.
Un salarié a 1 jour de grève et a un salaire de base de 2000 euros, sa prime d’assiduité sera de : 2000X 5% /30X29 = 96,67 euros
Un salarié a un salaire de base de 2500 euros et a 14 jours d’absences pour congé paternité, sa prime d’assiduité sera de 200/30X14 = 58,33 euro
Prime d’assiduité calculée en fonction du nombre de jours d’absence
Un employeur met en place une prime d’assiduité de 200 euros. Cette prime sera réduite de moitié en cas d’absence de plus de 5 jours et supprimée en cas d’absences de plus de 10 jours.
Un salarié a une absence pour maladie enfant de 3 jours, il conservera sa prime d’assiduité.
Un salarié a un arrêt maladie de 6 jours, sa prime d’assiduité sera de 100 euros.
Un salarié a une absence maladie de 15 jours, sa prime d’assiduité sera supprimée.
Ce système a l’avantage de ne pas pénaliser les petites absences comme les jours de grève ou les absences pour événement familial et de se concentrer sur les absences plus longues comme les arrêts de travail pour maladie.
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Le régime social et fiscal de la prime d’assiduité
La prime d’assiduité est-elle soumise à cotisation ? Est-elle imposable ?
La prime d’assiduité est considérée comme un élément accessoire au salaire et est donc soumise à cotisation et contribution sociale.
Par ailleurs, la prime d’assiduité est soumise à l’impôt sur le revenu et entre donc dans l’assiette de calcul du prélèvement à la source.
Les alternatives à la prime d’assiduité
La prime d’assiduité est une méthode d’incitation au présentéisme qui est de moins en moins utilisée en raison de son coût, mais aussi de son impact réel sur le présentéisme des collaborateurs.
Un salarié malade, mais qui ne s’arrête pas en raison de la prime va venir travailler ; mais qu’en est-il de sa productivité ? Cette situation ne va t-elle pas entraîner une dégradation de sa santé qui va nécessiter un arrêt de travail plus important ? Quel est alors le gain pour l’employeur ?
Pour lutter contre l’absentéisme, il est alors essentiel de se concentrer sur le cœur du problème et non pas le problème en lui même, comme par exemple le bonheur au travail.
La contre-visite médicale
Pour réagir à des arrêts de travail jugés abusifs, l’employeur peut organiser une contre-visite médicale au domicile du salarié. Il mandate alors une société spécialisée pour réaliser ce contrôle.
Si l’arrêt est considéré comme injustifié, l’employeur est en droit de suspendre le versement des indemnités jusqu’à son terme.
La qualité de vie et des conditions de travail
Pour réduire l’absentéisme, il convient d’agir en priorité sur les conditions de travail des salariés. Un environnement de travail satisfaisant sur les plans matériel, organisationnel et relationnel limite les absences.
L’enjeu est donc de renforcer l’engagement professionnel plutôt que de simplement inciter à la présence.
Cela peut passer par un aménagement ergonomique des postes en lien avec le CSE, un audit des pratiques internes ou une attention particulière portée à la dimension psychologique du travail, comme la gestion de la pression ou le style managérial.
