L’employeur peut encourager la présence de ses salariés par l’insaturation d’une prime d’assiduité, appelée également prime de présence.
Mais comment instaurer une prime d’assiduité ? Comment la calculer ? Quelles sont les absences prises en compte ? Comment la traiter en paie ?
Faisons un point complet sur la prime d’assiduité.
Qu’est-ce qu’une prime d’assiduité ?
La prime d’assiduité ou prime de présence est une prime qui récompense la présence des salariés.
Elle peut être minorée ou supprimée en cas d’absences. Les modalités de calcul de la prime peuvent être définis par le contrat de travail, un accord collectif, la convention collective ou par usage.
Comment instaurer une prime d’assiduité ?
La prime d’assiduité peut être mise en place de manière unilatérale par l’employeur, par un accord collectif ou imposée par la convention collective. Elle peut également être mentionnée dans le contrat de travail du salarié.
En cas d’engagement unilatérale de l’entreprise, la loi n’impose pas d’écrit, mais il est conseillé de formaliser son attribution afin d’en définir le montant et de poser les conditions d’attribution afin d’éviter tout litige. Cet écrit peut prendre la forme d’une notre de service ou d’un accord signé par la direction et les représentants du personnel.
Par ailleurs, en cas d’absence d’écrit, la prime d’assiduité est attribué par un usage qui engage l’employeur. Est considérée comme usage, une prime qui est régulièrement versée par un même mode de calcul.
Pour mettre fin au versement de la prime, l’employeur doit alors dénoncer l’usage. Il doit alors en informer les salariés concernés et les représentants du personnel en respectant un délai de préavis suffisant pour permettre d’éventuelles négociations.
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Comment calculer une prime d’assiduité ?
La loi ne fixe pas de mode de calcul de la prime d’assiduité, c’est le texte instaurant la prime qui fixe les modalités de calcul et d’attribution.
La prime d’assiduité peut être réduite voire supprimée en cas d’absence du collaborateur dans la mesure où la prise en compte de l’absence n’entraîne pas une situation de discrimination par rapport à une situation particulière (santé, grossesse, paternité, grève, …).
Ainsi, l’employeur peut prendre en compte toutes les absences, hormis celles légalement considérées comme du travail effectif.
La prime d’assiduité n’est pas forcément mensuelle, elle peut être trimestrielle voire même annuelle même si dans ce dernier cas, son impact sera moindre.
La maladie
L’absence pour maladie n’est pas considérée comme du travail effectif et par conséquent peut entraîner la réduction ou la suppression de la prime d’assiduité.
Par ailleurs, ce type de prime est souvent utilisé par les employeurs pour prévenir des arrêts maladie abusifs.
De la même manière une absence pour accident de travail ou maladie professionnelle peut également entraîner une minoration ou suppression de la prime.
Cas de la grève :
Toutes les absences peuvent être prises en compte pour réduire voire supprimer la prime y compris les absences liées à la grève à la condition que les autres absences, non considérés comme du travail effectif, comme les absences pour événement familial par exemple, soient prises en compte.
Le congé maternité et paternité :
De la même manière que pour la grève, les absences pour congé paternité et maternité peuvent être prises en compte pour la minoration ou la suppression de la prime à la condition que les autres absences non assimilées à du temps de travail effectif soient prises en compte.
Cas du temps partiel :
L’employeur peut octroyer le même montant à ses salariés qu’ils soient à temps plein ou en temps partiel ou alors décider de calculer la prime au prorata temporis en fonction de la durée du travail du collaborateur. Ce principe peut également être étendu au temps partiel thérapeutique.
Exemple de calcul de prime d’assiduité
Prime d’assiduité d’un montant fixe calculé au prorata du temps de présence :
Une prime d’assiduité de 200 euros est accordée à tout le personnel d’une entreprise et calculée au prorata temporis en fonction du temps de présence. En cas d’absence non considérée comme du temps de travail effectif, elle est donc minorée voire supprimée en cas d’absence tout le mois.
Un salarié à temps plein a 5 jours d’absences maladie dans le mois , sa prime d’assiduité sera de : 200/30X26 = 173,33 euros
Une salariée débute son congé maternité le 15 du mois, sa prise d’assiduité sera de : 200/30/14 = 93,33 euros. Le mois suivant, la prime sera suspendu jusqu’à son retour de maternité.
Prime d’assiduité calculée en fonction d’un % du salaire et au prorata du temps de présence
Un employeur met en place une prime d’assiduité de 5% du salaire de base calculée au prorata du temps de présence.
Un salarié a 1 jour de grève et a un salaire de base de 2000 euros, sa prime d’assiduité sera de : 2000X 5% /30X29 = 96,67 euros
Un salarié a un salaire de base de 2500 euros et a 14 jours d’absences pour congé paternité, sa prime d’assiduité sera de 200/30X14 = 58,33 euro
Prime d’assiduité calculée en fonction du nombre de jours d’absence
Un employeur met en place une prime d’assiduité de 200 euros. Cette prime sera réduite de moitié en cas d’absence de plus de 5 jours et supprimée en cas d’absences de plus de 10 jours.
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Je télécharge les 8 fichesUn salarié a une absence pour maladie enfant de 3 jours, il conservera sa prime d’assiduité.
Un salarié a un arrêt maladie de 6 jours, sa prime d’assiduité sera de 100 euros.
Un salarié a une absence maladie de 15 jours, sa prime d’assiduité sera supprimée.
Ce système a l’avantage de ne pas pénaliser les petites absences comme les jours de grève ou les absences pour événement familial et de se concentrer sur les absences plus longues comme les arrêts de travail pour maladie.
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Le régime social et fiscal de la prime d’assiduité
La prime d’assiduité est-elle soumise à cotisation ? Est-elle imposable ?
La prime d’assiduité est considérée comme un élément accessoire au salaire et est donc soumise à cotisation et contribution sociale.
Par ailleurs, la prime d’assiduité est soumise à l’impôt sur le revenu et entre donc dans l’assiette de calcul du prélèvement à la source.
Les alternatives à la prime d’assiduité
La prime d’assiduité est une méthode d’incitation au présentéisme qui est de moins en moins utilisée en raison de son coût, mais aussi de son impact réel sur le présentéisme des collaborateurs.
Un salarié malade, mais qui ne s’arrête pas en raison de la prime va venir travailler ; mais qu’en est-il de sa productivité ? Cette situation ne va t-elle pas entraîner une dégradation de sa santé qui va nécessiter un arrêt de travail plus important ? Quel est alors le gain pour l’employeur ?
Pour lutter contre l’absentéisme, il est alors essentiel de se concentrer sur le cÅ“ur du problème et non pas le problème en lui même, comme par exemple le bonheur au travail.
La contre-visite médicale
Si l’employeur souhaite lutter contre les arrêts de travail abusifs de ses collaborateurs, il peut alors mettre en place un contre-visite médical au domicile du salarié.
Une société est alors mandatée par l’employeur pour effectuer la contre-visite, si l’arrêt de travail n’est pas justifié, l’employeur pourra suspendre l’indemnisation jusqu’à la fin de l’arrêt de travail.
La qualité de vie et des conditions de travail
La première chose à faire pour lutter contre l’absentéisme est de se centrer sur les conditions de travail de ses collaborateurs. Un salarié qui travaille dans de bonnes conditions, qu’elles soient fonctionnelles, techniques ou humaines, aura tendance à être moins absent. Il est donc important de travailler sur la motivation au travail des salariés plus que sur les inciter à venir en entreprise.
Ceci peur prendre la forme d’un travail sur l’ergonomie des postes de travail en collaboration avec le CCE, d’un audit des méthodes de travail ou de la prise en compte de l’aspect psychologique des conditions de travail (pression, management, …).
