Salarié incompétent : le licenciement est-il inévitable ?

Les entreprises sont parfois confrontées à des salariés qui ne conviennent pas aux performances attendues sur leur poste.

Que l’origine soit un manque de compétences techniques, comportementales ou d’adaptation à l’environnement de travail, la question d’un licenciement peut alors se poser.

Une entreprise peut-elle licencier l’un de ses salariés pour ce motif ? L’employeur doit-il impérativement opter pour ce choix ? Les réponses à ces questions ne sont pas si simples et les professionnels RH jouent alors un rôle central afin d’accompagner au mieux cette prise de décision. 

Comprendre l’insuffisance professionnelle

Qu’est-ce que l’insuffisance professionnelle ?

L’insuffisance professionnelle désigne l’incapacité d’un salarié à exécuter correctement les missions qui lui sont confiées, sans faute intentionnelle et sans intention de nuire à l’employeur.

Concrètement, elle peut se traduire par :

• Des erreurs récurrentes dans les tâches effectuées ;
• Un rythme de travail inadapté aux attentes ;
• Une incapacité à comprendre et à appliquer les consignes ;
• Des lacunes techniques dans l’exercice des missions ;
• Des difficultés à s’adapter à l’environnement de travail.

Quelles en sont les conséquences ?

Cette situation, si elle perdure dans le temps, peut créer un malaise : du côté de l’employeur, qui y voit un frein au bon fonctionnement de l’activité, mais aussi du côté du salarié, qui peut perdre confiance et ne plus se sentir à sa place.

Identifier les causes avant toute décision

Avant d’envisager un licenciement, il est d’abord nécessaire de chercher à comprendre l’origine du problème. Les causes peuvent être multiples et ne dépendent pas toujours du salarié lui-même.

Les facteurs externes au salarié

Parmi ces facteurs à l’origine d’une insuffisance professionnelle et qui participent à créer une situation inconfortable, citons :

• Un recrutement inadapté : une fiche de poste imprécise, des compétences surestimées ;
• Un manque ou une absence de formation adaptée aux missions ;
• Des outils ou moyens insuffisants pour bien travailler ; 
• Des difficultés personnelles ou de santé impactant la performance ;
• Des difficultés relationnelles ou de management : une absence de soutien entre collègues, un management peu clair, une communication insuffisante.

Dans ces cas, l’insuffisance professionnelle ne peut pas être retenue. C’est à l’employeur de corriger ces défaillances organisationnelles en apportant les moyens nécessaires pour mettre le salarié dans les meilleures dispositions que requiert l’exercice de ses missions.

Si l’entreprise a mis en œuvre et à disposition du salarié un ensemble de mesures visant à lui assurer un environnement de travail adapté à son poste, les RH devront alors le sensibiliser sur cette situation instable. 

Accompagner un salarié en difficulté

Face à une situation d’insuffisance professionnelle, il est essentiel de ne pas laisser le salarié seul face à ses difficultés et d’agir vite afin de ne pas laisser cette situation inconfortable perdurer. Les ressources humaines jouent un rôle central pour accompagner et évaluer la situation.

Évaluer et informer le salarié

Le premier pas consiste à organiser un entretien avec le salarié, en présence du manager et d’un RH, afin d’exposer clairement les difficultés constatées.
Cet échange doit rester constructif et bienveillant, sans culpabilisation, pour comprendre l’origine du problème et trouver des solutions d’accompagnement.

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Mettre en place un accompagnement, formaliser les engagements et assurer un suivi

À l’issu de cet entretien, un plan d’action formalisé par écrit devra être défini et pourra inclure :

• Une formation complémentaire pour combler les lacunes ;
• Un tutorat ou mentorat par un collègue expérimenté ;
• Une réorganisation du poste ;
• Des objectifs progressifs.

Le tout devra être rédigé par écrit pour s’assurer des engagements mutuels de chaque partie, protéger à la fois l’employeur et le salarié et éviter tout malentendu.

Par la suite, des points d’étape réguliers sont nécessaires pour mesurer les progrès, identifier les points bloquants et ajuster le plan d’accompagnement.

Quand envisager le licenciement pour insuffisance professionnelle ?

Malgré les efforts, il peut arriver que la situation ne s’améliore pas. L’employeur peut alors engager une procédure de licenciement pour insuffisance professionnelle.

Conditions pour un licenciement valable

Le licenciement doit répondre à des critères stricts afin d’attester d’une cause réelle et sérieuse :

• Les insuffisances constatées doivent être objectives, réelles et vérifiables : compte-rendu d’entretien annuel, réclamations clients, constats écrits ;

• L’employeur doit démontrer avoir mis en place des mesures d’accompagnement adaptés afin d’écarter le manque de moyens ou de formations : ajustement des objectifs, suivi par un mentor, mise en place de formations ;

• La charge de travail confiée ne doit pas avoir été excessive ; 

• Les insuffisances ne doivent pas être liées à l’état de santé ou au handicap du salarié, afin d’éviter tout risque de discrimination. Seule l’inaptitude constatée par le médecin du travail peut justifier un licenciement pour inaptitude ; 

• Les difficultés ne doivent pas s’assimiler à faute professionnelle qui relèverait d’une procédure de licenciement pour motif disciplinaire ; 

• La procédure légale de licenciement pour insuffisance professionnelle doit être respectée : convocation obligatoire à un entretien préalable, possibilité pour le salarié d’être assisté, respect des délais légaux et notification écrite et motivée auprès du salarié.

Risques pour l’employeur de requalification en licenciement sans cause réelle et sérieuse

En cas de non-respect de la procédure légale ou si les causes explicitées du licenciement ne sont pas considérées comme réelles et sérieuses, le licenciement pourra être requalifié en licenciement sans cause réelle et sérieuse.

Conclusion : licencier un salarié jugé “incompétent”, une décision de dernier recours

Le licenciement pour insuffisance professionnelle est possible, mais il doit constituer l’ultime recours pour l’employeur.

Avant d’en arriver à ce stade, l’entreprise cherchera d’abord à identifier les causes réelles des difficultés du salarié, mettre en place un accompagnement adapté pour l’aider à surmonter cette situation et lui donner une chance réelle de progresser.

Ce n’est qu’après l’échec de ces mesures que le licenciement devient envisageable et sécurisable d’un point de vue juridique pour l’entreprise.

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