Dans un monde du travail en constante évolution, la formation continue est devenue un enjeu majeur pour les entreprises et les collaborateurs. Cependant, l’un des plus grands défis réside dans l’intégration de ces apprentissages sans surcharger les employés. Comment concilier formation et productivité sans provoquer une fatigue cognitive excessive ?
La formation continue : une nécessité face aux évolutions des métiers
L’accélération du développement technologique, la digitalisation et l’évolution des métiers imposent aux entreprises et aux collaborateurs une mise à niveau constante des compétences. L’obsolescence rapide des savoirs oblige ainsi les salariés à apprendre en continu pour rester performants et employables.
La formation continue est donc une réponse stratégique aux enjeux tels que l’adaptation aux nouvelles technologies, l’employabilité et la mobilité professionnelle, ou encore la compétitivité de l’entreprise. Toutefois, la réalité du terrain montre que les collaborateurs ont souvent peu de temps à consacrer à la formation.
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Je télécharge la boîte à outils des compétencesL’enjeu est donc d’imaginer des méthodes d’apprentissage efficaces, non contraignantes et facilement assimilables.
Penser la formation autrement : formats, rythmes et postures
Pour que la formation ne soit plus perçue comme une contrainte supplémentaire, mais comme un levier d’accompagnement au quotidien, il est nécessaire de repenser en profondeur ses formats, ses rythmes et les postures associées.
L’objectif n’est plus seulement de transmettre des savoirs, mais de permettre aux collaborateurs d’apprendre de manière fluide, adaptée et intégrée à leur environnement professionnel.
Dans cette optique, plusieurs dimensions complémentaires et interconnectées peuvent être mobilisées ensemble.
Miser sur des formats souples et adaptatifs
Chaque collaborateur a son propre rythme et ses préférences d’apprentissage. Or, l’approche traditionnelle de la formation, basée sur des sessions longues et intensives en présentiel, n’est pas toujours adaptée aux rythmes individuels et peut être contre-productive.
Pour s’adapter à cette diversité, il est préférable d’opter pour des formats plus flexibles, accessibles à tout moment, et en phase avec les nouvelles habitudes de consommation de l’information.
Le e-learning et le mobile learning par exemple, permettent d’accéder à des formations sur smartphone ou tablette, rendant l’apprentissage plus accessible.
Le microlearning quant à lui, consiste à proposer des modules de formation courts (5 à 15 minutes), ciblés et accessibles à la demande. Ce format a l’avantage de s’intégrer facilement dans des temps morts de la journée (pauses, trajets, moments d’attente). Par ailleurs, il favorise une assimilation progressive des connaissances et limite la surcharge cognitive en ne mobilisant qu’une faible capacité d’attention par module.
Vous pouvez sinon opter pour la solution alternative du blended learning : en mêlant présentiel et digital, cette approche optimise l’efficacité de la formation.
Enfin, faire appel à des formats interactifs, ludiques ou novateurs, tels que l’immersive learning ou les serious games, permet de rendre la formation plus attrayante et engageante aux yeux des collaborateurs et d’éviter ainsi qu’ils la perçoivent comme une charge contraignante.
Plus globalement, pour proposer une formation souple et ajustée en fonction des besoins et préférences de chacun, il est également conseillé de laisser le choix entre plusieurs formats de supports pédagogiques (vidéo, texte, quiz, audio), et de permettre un suivi personnalisé avec des recommandations adaptées.
Intégrer la formation dans le flux de travail
Pour que l’apprentissage devienne un réflexe naturel, il doit s’insérer directement dans le quotidien professionnel. L’idéal est que la formation soit perçue non comme une tâche supplémentaire, mais comme une aide à la résolution de problèmes concrets. Pour cela, vous pouvez encourager l’apprentissage en situation de travail (AFEST) et l’expérimentation.
Une AFEST (Action de Formation En Situation de Travail) se distingue des formations classiques, car elle s’appuie sur des situations professionnelles réelles comme support principal d’apprentissage. Tout comme les formations sous forme de “learning by doing” qui sont basées sur des exercices pratiques appliqués aux missions du collaborateur, ces formes d’apprentissage permettent d’acquérir des compétences par la pratique.
Vous pouvez également intégrer la formation dans les outils du quotidien, et/ou favoriser les formats accessibles et instantanés.
Que ce soit sous forme de capsules vidéo, podcasts, fiches synthétiques ou référentiels de bonnes pratiques consultables en temps réel sur une plateforme interne ou sur mobile (pour apprendre en toute mobilité) ; sous forme de micro-formations insérées naturellement dans les outils de travail utilisés par les salariés telles que des tutoriels, guides interactifs et FAQ intégrés directement dans les logiciels professionnels.
Ou encore en intégrant des modules de formation sous forme de notifications ou de rappels discrets dans les applications de messagerie (Slack, Teams) ; cela favorise un apprentissage au quotidien et limite la sensation d’une charge supplémentaire.
Miser sur l’apprentissage informel et collaboratif
Les collaborateurs apprennent souvent au contact de leurs pairs, en échangeant sur leurs expériences et leurs problématiques. Cela permet d’ancrer les compétences dans la réalité professionnelle.
Pour capitaliser sur cet apprentissage naturel, les entreprises peuvent encourager les moments d’échange et de partage de bonnes pratiques, par le biais par exemple de cafés apprenants, de groupes de discussion, de réunions dédiées, ou de mentoring.
La mise en place de plateformes de collaboration permettant de poser des questions et d’accéder à des réponses rapidement, ou encore l’organisation de formations en binômes ou en petits groupes, sont également de bons moyens pour renforcer la cohésion et l’apprentissage mutuel.
Organiser la formation dans la durée : planification et régularité
Intégrer la formation dans le quotidien des collaborateurs sans générer de surcharge cognitive suppose de l’inscrire dans un cadre régulier et prévisible, qui favorise l’appropriation progressive sans pression supplémentaire. Elle doit en effet être pensée comme un processus continu, structuré et encadré, s’inscrivant durablement dans les pratiques professionnelles.
L’objectif est ainsi de favoriser un apprentissage progressif, rythmé par des temps réguliers, des repères clairs et un accompagnement managérial ou RH.
Créer une routine d’apprentissage
L’apprentissage est plus efficace lorsqu’il est régulier et progressif. Ainsi, en créant une routine, vous permettez un meilleur ancrage des connaissances. Dans cette optique, il faut prévoir et mettre en place des habitudes et automatismes, et fixer dans les agendas un temps régulier dédié uniquement à la formation (ex. 30 minutes par semaine).
Il est également important d’encourager la veille informationnelle : lecture d’articles, podcasts, webinaires, etc. La mise en place de challenges ou de quiz ludiques réguliers peut aussi être un bon outil. Il convient de s’assurer que ce qui est mis en place soit prévu et prévisible, c’est-à-dire, défini, planifié régulièrement, et communiqué suffisamment en amont.
Pour ancrer l’apprentissage dans les habitudes, vous pouvez en faire un indicateur managérial en mesurant régulièrement l’impact : suivi de la participation (taux de participation et de complétion), développement des compétences (auto-évaluation, tests, feedbacks 360), corrélation avec des KPIs opérationnels (productivité, qualité, satisfaction collaborateurs).
Exemple de routine simple à déployer : 15 minutes chaque jour, à 9h ou après la pause déjeuner : regarder une vidéo courte, lire un article, faire un mini quiz ou un court échange avec un collègue (établir un suivi quotidien, par exemple : 1 point par jour dans une feuille de suivi partagée).
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Accompagner avec des jalons RH ou managériaux
Le soutien des RH et des managers est indispensable pour structurer l’apprentissage et motiver les collaborateurs. Prévoir et intégrer des jalons permet de mieux encadrer le processus.
Quelques exemples de jalons managériaux :
Entretien d’intégration (onboarding) : présentation des outils et ressources de formation disponibles ; sensibilisation à la culture apprenante de l’entreprise ; identification des premiers besoins de montée en compétence.
Entretiens de développement / one-to-one mensuels : discussion sur les progrès d’apprentissage ; ajustement des priorités de formation en fonction des missions ; encouragement à tester et appliquer les acquis.
Astuce : vous pouvez également prévoir une simple question dans l’agenda “Qu’as-tu appris ou découvert ce mois-ci ?”
Objectifs trimestriels avec une composante “apprentissage” : inclure un objectif de montée en compétence (souple, mesurable) ; peut être lié à un projet, une certification, ou une pratique régulière.
Rituels d’équipe apprenants : partage de 5 minutes en réunion hebdomadaire (astuce, outil, idée inspirante) ; retour d’expérience sur les formations suivies ; journée ou demi-journée planifiée collectivement par trimestre pour explorer un thème commun.
Quelques exemples de jalons RH :
Entretien professionnel (obligatoire tous les 2 ans) : moment stratégique pour planifier les évolutions de compétences ; intégrer une vision à moyen/long terme de la trajectoire professionnelle.
Plan de développement individuel : document synthétique avec les compétences à acquérir ; jalonnement par étapes (3 mois, 6 mois, 1 an) ; lien direct avec les objectifs de carrière ou d’équipe.
Calendrier annuel de la formation : planification en amont des temps forts : campagnes, ateliers, conférences, semaines à thème, etc. ; évite l’effet “formation surprise” en période de pic d’activité.
Système de “crédits-temps formation” : chaque collaborateur a un quota annuel ou trimestriel (ex : 1h/semaine) ; libre d’usage selon ses besoins (responsabilise et valorise l’autonomie).
Créer un environnement favorable à l’apprentissage continu
L’intégration réussie de la formation dans le quotidien des collaborateurs, qui dépend notamment de la perception qu’ils en ont (une tâche habituelle et valorisée au lieu d’une charge supplémentaire) et de l’engagement qui en découle, repose également sur l’état d’esprit de l’entreprise qui doit être cohérent, en insufflant et en encourageant une culture de l’apprentissage continu.
Il est important de faciliter l’accès aux formations, en mettant en place par exemple une plateforme intuitive regroupant toutes les ressources pédagogiques (vidéos, guides, e-learning, MOOC), et en offrant des espaces physiques ou virtuels dédiés à la formation (bibliothèque d’entreprise, salles d’apprentissage, abonnement à des plateformes de formation en ligne).
Encouragez également la collaboration et le partage des savoirs en instaurant des binômes entre collaborateurs expérimentés et juniors pour un apprentissage en situation de travail, ou en organisant des ateliers de co-développement, des groupes de discussion thématiques ou des sessions de feedback collectif, et en valorisant l’initiative des collaborateurs qui proposent des formations ou qui partagent leurs connaissances avec leurs collègues.
L’entreprise peut par ailleurs instaurer une politique de droit à l’apprentissage en encourageant la participation à des événements professionnels (conférences, séminaires) et en accordant du temps dédié à l’autoformation.
Elle peut également inclure la formation dans les perspectives d’évolution en intégrant des objectifs de formation dans les plans de carrière et les entretiens annuels. Enfin, ne pas oublier de former les managers à encourager et à accompagner l’apprentissage de leurs équipes, et à valoriser les efforts de formation pour renforcer la motivation, ainsi que l’échec comme source d’apprentissage.
Éviter la surcharge : repères et vigilance RH
Une formation mal calibrée peut devenir une source de stress supplémentaire. Pour éviter cela, les RH et managers doivent adopter une approche équilibrée, en veillant notamment à mesurer la charge de travail avant d’intégrer la formation.
Analyser les emplois du temps des collaborateurs en amont permet d’éviter d’ajouter des formations en période de forte charge de travail et de planifier les temps forts d’apprentissage en dehors des périodes de rush.
Il est également important de prendre en compte le niveau de fatigue cognitive des équipes pour proposer des temps de repos si nécessaire, et de favoriser des formats fractionnés (modules courts et accessibles à la demande), en espaçant les sessions de formation pour permettre l’assimilation progressive des connaissances.
Par ailleurs, pour éviter une surcharge excessive, les RH et managers peuvent sensibiliser les collaborateurs à la gestion du temps et des priorités, en les encourageant à organiser leur temps de travail et à inclure des moments dédiés à la formation, et en accompagnant les équipes dans la priorisation de leurs tâches.
Enfin, ne pas hésiter à montrer les bénéfices concrets de la formation, en mettant en avant les retombées positives sur la carrière et la performance, permet d’encourager et de motiver les collaborateurs, qui sont ainsi témoins de leur progression et de l’utilité de la formation, ce qui aide à maintenir leur engagement.
Conclusion
Intégrer la formation de manière efficace, sans accroitre la charge mentale des salariés, implique donc une approche flexible et continue, adaptées aux réalités de chacun. En conjuguant flexibilité des formats, apprentissage collaboratif, adaptation aux outils du quotidien et ancrage dans le flux de travail, les entreprises peuvent transformer la formation en un levier de développement fluide et naturel.
L’objectif est de faire de ce dernier une opportunité motivante plutôt qu’une contrainte, pour que chaque collaborateur puisse monter en compétence sans stress ni surcharge cognitive.
En créant une routine d’apprentissage et en instaurant un cadre de suivi, cela permet également de garantir l’efficacité sur le long terme, tout en étant un excellent moyen de favoriser l’amélioration continue, l’engagement des employés et l’adaptation aux évolutions du marché.
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