Comment diminuer la charge mentale des RH ?

Que vous soyez RH ou DRH, une des caractéristiques communes de votre poste est la polyvalence des projets à mener à bien.

Le DRH définit la politique RH de l’entreprise, encadre les services RH et met en place avec eux de nombreux projets afin de rendre la société plus performante. Il supervise la partie administrative de l’ensemble de la société, s’occupe du recrutement, des congés, de la paye, de la partie formation, de la mobilité, de la veille juridique et autres.

Autant de missions complexes à mettre en œuvre et à suivre dans des organisations qui souvent grandissent sans pour autant adapter les outils ou les stratégies de réalisation des missions.

Cet article a pour objectif de proposer des pistes concrètes à destination des ressources humaines afin de diminuer au mieux la charge mentale de leur activité.

Une première partie sera consacrée à la définition de la charge mentale au travail et une seconde à la proposition de solutions concrètes.

Qu’est-ce que la charge mentale au travail ?

Qu’est-ce que la charge mentale au travail et comment l’évaluer ?

L’évaluation de la charge mentale des travailleurs est une question majeure en ergonomie cognitive. Elle permet d’obtenir des informations sur la façon dont le travail est réalisé par ce dernier ainsi que sur la qualité du lien entre l’opérateur et les outils utilisés.

Leplat (1977) définit la charge mentale comme : « les ressources cognitives mobilisées par l’opérateur lui permettant de répondre aux exigences de la tâche qu’il réalise ». C’est donc tous les processus cognitifs qui sont mis en œuvre pour réaliser ce qui a été prescrit.

Le niveau de charge mentale ressentie varie d’une personne à l’autre. Beaucoup d’éléments peuvent venir influer sur cette perception : les outils à disposition, la capacité à en tester de nouveaux, le niveau de compétences sur une tâche et l’expérience.

En conclusion la charge mentale peut être définie comme l’articulation des ressources cognitives mobilisées avec ou sans l’aide de ressources extérieures (outils concrets) dans le but d’atteindre un objectif prescrit de façon qualitative.

7 Propositions d’amélioration pour diminuer votre charge mentale

Il existe plusieurs possibilités afin de réduire la charge mentale dans votre quotidien de travail. En voici un aperçu.

Avant de savoir quoi faire de vos tâches et comment les gérer au mieux, faites un inventaire des tâches que vous réalisez ainsi que celles que vous devriez réaliser, mais que vous ne faites pas, faute de temps ou de moyens.  

1. Détailler les tâches et la manière de les réaliser

Dans un premier temps, identifiez toutes les tâches que vous faites : recrutement, gestion de la paye, formation etc. Associez-y le temps ou la proportion qu’elles prennent dans votre quotidien.

La tâche est-elle mensuelle ? Quotidienne ? Combien de temps vous prend t-elle ? Quels sont vos ressources pour l’exécuter ? Qui autour de vous aurait la capacité à la réaliser en dehors de vous ? (Pensez aux périodes de congés, comment l’entreprise fonctionne t-elle sans vous et grâce à quels leviers ?)  

Dans une deuxième étape, décrivez succinctement le processus utilisé pour réaliser la tâche, vous manque-t-il des outils ? Certaines tâches sont-elles chronophages ? Si oui, pour quelles raisons ? Réorganiser votre travail impliquera nécessairement de réorganiser certaines activités en collaboration avec vos collègues.

Enfin, tentez de simplifier le processus. Afin d’être le plus efficace possible, vous pouvez maintenant revoir vos processus de travail afin de réduire le plus possible les étapes de la réalisation.  

2. Prioriser

Afin de prioriser vos tâches, vous pouvez vous référer à la matrice d’Eisenhower. Ce schéma vous propose que la priorité soit donnée à ce qui est la fois urgent et important, le reste peut être planifié, délégué ou parfois même supprimé. 

3. Se fixer des objectifs partiels 

Certains projets sont des projets à long terme, impossible alors de se fixer une échéance globale sans réaliser un découpage.

Cela permettra de clarifier votre activité, de déléguer certaines tâches, de vous concentrer et de gagner en efficacité en entretenant votre motivation. Vous pouvez donc lister les tâches sous forme d’étapes, la durée estimée de réalisation, les outils nécessaires si ceux-ci ne sont pas disponibles facilement etc.

4. Planifier

Planifier les actions est essentiel. Cela paraît évident, mais pris dans le quotidien du travail et dans la multiplicité des tâches à réaliser il n’est pas rare que l’on se rende compte parfois un peu trop tard que l’échéance d’une étape importante du projet arrive et que nous n’y avons pas consacré suffisamment de temps.

La planification peut se faire très en amont en fonction des dates butoires et peut évoluer jusqu’au dernier moment. Beaucoup d’outils numériques existent pour rendre plus lisible la fameuse «to do list » que tout un chacun utilise. Les outils les plus simples sont parfois les plus efficaces !

Dans votre planification, prenez en compte les activités répétitives (comme la paye à chaque fin de mois) que vous pouvez d’emblée planifier au même moment dans votre agenda mensuel. Si possible, laissez des plages vides, certaines activités sont soumises aux imprévus et à l’impossible nul n’est tenu.

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5. Supprimer des tâches

Et oui vous avez bien lu ! Nous pouvons tous supprimer des tâches dans notre activité professionnelle ! Savoir dire non à certaines demandes est primordial notamment dans le secteur tertiaire.

Dans ces métiers de lien à autrui, imprégnés par les activités transversales et grâce à une communication toujours plus instantanée, vos collaborateurs auront vite pris l’habitude de vous joindre pour la moindre question, ce qui aura pour double effet de vous interrompre en permanence (et donc de vous rendre moins productif) mais également de diminuer une partie de l’autonomie de certains d’entre eux.

Ne pas être disponible constamment s’apprend et s’instaure également auprès de ses collègues.

6. Déléguer 

Dans les tâches que vous aurez préalablement identifiées, il y a de grandes chances pour que certains de vos collègues puissent en réaliser une partie à votre place. Pensez donc à déléguer une partie de votre charge de travail.

Déléguer nécessite au préalable d’identifier que vos collègues aient les ressources en matière de temps, d’outils et de compétences pour réaliser la tâches en question.

Il est possible que vous deviez rester disponible pour les accompagner dans l’exécution de cette dernière et que vous deviez finalement y investir un peu de votre temps et de votre énergie, mais cela vous permettra sur le moyen terme de les aider à monter en compétences et de faire de vos collègues de réels partenaires. 

7. Installer un SIRH 

Le SIRH est un Système d’Information Ressources Humaines. Il est un ensemble de logiciels qui guide le service RH de l’entreprise dans ses différentes fonctions.

Il en existe deux types, un SIRH intégré, où le logiciel est le même pour l’ensemble du processus RH, et un SIRH composite si l’entreprise a choisi un logiciel spécifique pour chaque fonction.

Les avantages principaux du SIRH sont de gagner du temps, de rendre autonome une partie des collaborateurs en leur donnant accès à des informations de manière facilitée et de pouvoir avoir une vision globale de la façon dont les ressources humaines sont gérées.

Un point de vigilance toutefois, les logiciels sélectionnés devront répondre aux besoins spécifiques de la structure. La plupart des SIRH proposent d’essayer un système avant de l’adopter, une bonne façon de le mettre à l’épreuve et de le comparer.

Pour conclure

Vous voilà maintenant équipé d’une petite boite à outils en plus de celle dont vous disposiez déjà pour rendre plus efficace et plus visible les efforts que vous déployez pour mener à bien vos missions.

La charge mentale pourra ainsi être diminuée, cependant, si malgré tous vos efforts pour vous organiser vous ne parvenez pas à remplir les prescriptions de l’organisation, c’est que vous pouvez légitimement vous poser la question des moyens qui vous sont alloués et travailler cette question avec votre organisation.