Dans le cadre de son activité professionnelle, un salarié peut être amené à réaliser des déplacements réguliers ou occasionnels pour le compte de l’entreprise.
Pour faciliter ces déplacements, vous envisagez de lui attribuer un véhicule, qu’il s’agisse d’un véhicule de fonction ou de service.
Cependant, il est essentiel de bien encadrer cette mise à disposition dans le contrat de travail afin de définir clairement les règles d’utilisation, les responsabilités et les obligations du salarié.
Quelles sont les différences entre un véhicule de fonction et un véhicule de service ? Comment organiser la mise à disposition dans les meilleures conditions et s’assurer que tout est en conformité avec la législation ?
Cet article répondra à ces questions et vous guidera pour rédiger la clause adaptée dans le contrat de travail de votre salarié.
Véhicule de fonction, véhicule de service, quelle différence ?
Dès lors que vous souhaitez mettre à disposition de vos salariés un véhicule, une confusion s’impose souvent : doit-on parler de véhicule de service ou de fonction ?
Le véhicule de fonction
Une voiture de fonction est un avantage en nature qui permet au salarié de l’utiliser tant pour ses déplacements professionnels que personnels. Concrètement, le salarié peut l’utiliser à tout moment, y compris en dehors des heures de travail ou pendant ses congés.
De plus, étant un avantage en nature, l’employeur ne peut pas retirer ce véhicule de manière unilatérale. Il doit obtenir l’accord du salarié pour récupérer le véhicule.
Étant donné les coûts associés à un véhicule de fonction (entretien, assurance, carburant, etc.), ce dernier est considéré comme un revenu pour le salarié. Or, le salaire, qui fait partie intégrante du contrat de travail, ne peut être modifié que par un accord écrit entre les deux parties.
Il est donc crucial de bien réfléchir à ce point avant d’attribuer un véhicule de fonction et de s’assurer que toutes les conditions sont claires et acceptées par le salarié.
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Le véhicule de service
Le véhicule de service, lui, est beaucoup moins permissible. Il doit seulement être utilisé pour les déplacements professionnels. Il peut parfois, seulement si l’entreprise l’accepte et l’indique dans le contrat de travail, être utilisé pour les trajets du lieu du domicile du salarié à son lieu de travail.
Le salarié qui utiliserait un véhicule de service pendant ses congés ou les week-ends s’expose à une sanction ou à un licenciement pour faute.
Le véhicule de service ne représentant pas un élément de revenu pour l’employé, l’employeur peut lui retirer à tout moment et peut se passer du consentement du salarié.
Comment encadrer la mise à disposition d’un véhicule de fonction ou de service dans un contrat de travail ?
Avant toute chose, pensez à demander au collaborateur de justifier de la validité de son permis de conduire, mais attention, il ne vous sera pas permis de conserver une copie de ce dernier.
Ensuite, vous devrez rédiger soigneusement la clause contractuelle du contrat de travail du salarié (ou son avenant) pour encadrer cette mise à disposition. Il faudra donc définir les points suivants :
Le titre
Indiquez le titre de cette clause et la nature de la voiture. S’agira-t-il d’une voiture de fonction ou de service ? Le contenu de la clause variera en fonction de votre choix.
Exemple de formulation : « Article X – Véhicule de fonction » ou « Article X – Véhicule de service ».
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La date de mise à disposition
Commencez toujours la clause par l’indication de la date à laquelle cette mise à disposition commence.
Exemple de formulation : « La Société Y met à disposition de Monsieur Z (nom et prénom), un véhicule de fonction/service qui appartient à la Société. Cette mise à disposition a pour effet le (date) ».
Les spécificités du véhicule de service
Il faut maintenant indiquer la finalité de l’attribution du véhicule. Si vous avez choisi le véhicule de service, l’attribution doit être réalisée à titre professionnel exclusivement. Pensez donc à prévoir une formulation relative :
- À la suspension du contrat de travail ou aux congés, pour indiquer ce qu’il adviendra du véhicule pendant cette période.
- Aux modalités de restitution du véhicule.
- Aux frais d’essence.
Exemple de formulation sur la finalité : « Le véhicule est attribué à Monsieur Z exclusivement à titre professionnel, Monsieur Z s’engageant à ne pas l’utiliser à titre personnel. »
Exemple de formulation relative à la suspension du contrat : « Si le contrat de travail de Monsieur Z venait à être suspendu pendant une durée supérieure à (indiquez la durée), Monsieur Z devra restituer sans délai, à échéance de cette durée, le véhicule à la Société. »
Exemple de formulation relative à la restitution du véhicule : « Dès la rupture du contrat de travail/la cessation effective des fonctions de Monsieur Z (votre choix), ce dernier devra restituer le véhicule à la Société ».
Exemple de formulation sur les frais d’essence et de garage : « Les frais d’essence et de garage sont pris en charge par la Société Y sous réserve de présentation par Monsieur Z des justificatifs et factures afférentes ».
Vous pouvez également prévoir des éléments plus techniques. Pour exemple, si le salarié est limité dans le kilométrage par mois, si le véhicule peut être conduit par un autre salarié (auquel cas prévoir les conditions de partage), la prise en charge des frais d’entretien, etc.
Pensez également à indiquer une formulation si vous autorisez le salarié à utiliser le véhicule pour se rendre de son domicile à son lieu de travail !
Les spécificités du véhicule de fonction
Le véhicule de fonction est attribué à titre professionnel et à usage personnel. Vous devrez donc prévoir plusieurs éléments dans la rédaction de la clause (en plus des éléments évoqués ci-dessus), à savoir :
- La précision de la finalité.
- Les conditions de restitution.
- La prise en charge des frais d’essence.
- Le montant de l’avantage en nature.
- Les conditions dans lesquelles le salarié doit avertir de tout sinistre.
Exemple de formulation sur la finalité : « Le véhicule est attribué à Monsieur Z à titre professionnel, mais pourra être utilisé également à titre personnel ».
Exemple de formulation relative à la restitution du véhicule : « Dès la rupture du contrat de travail/la cessation effective des fonctions de Monsieur Z (votre choix), ce dernier devra restituer le véhicule à la Société ».
Exemple de formulation sur les frais d’essence et de garage : « Les frais d’essence et de garage sont pris en charge par la Société Y sous réserve de présentation par Monsieur Z des justificatifs et factures afférentes. Toutefois, les frais d’essence et de garage générés par l’usage privé du véhicule resteront à la charge de Monsieur Z. »
Exemple de formulation sur le montant de l’avantage en nature : « L’usage privé du véhicule constitue pour Monsieur Z un avantage en nature. Cet avantage est évalué à la somme forfaitaire de (Montant) euros et sera donc assujetti aux cotisations sociales. »
Exemple de formulation sur la gestion des sinistres : « Monsieur Z s’engage à signaler immédiatement à la Société tout retrait, suspension ou annulation de son permis de conduire ainsi que tout sinistre survenu au véhicule dans les 24h suivant la découverte. »
Vous pouvez également ajouter des clauses complémentaires sur la prise en charge des frais d’assurance obligatoire, des frais d’entretien, indiquer si le Salarié doit effectuer lui-même l’entretien du véhicule, etc.
