Véhicule de fonction ou de service et contrats de travail, comment ça marche en 2024 ?

Dans le cadre de l’emploi que votre salarié occupe au sein de votre entreprise, ce dernier pourra être amené à effectuer certains déplacements. Vous souhaitez donc lui allouer un véhicule de fonction.

Mais comment encadrer cette mise à disposition d’un véhicule ? Quelles règles le salarié doit-il respecter ?

Nous y répondrons dans cet article.

Véhicule de fonction, véhicule de service, quelle différence ?

Dès lors que vous souhaitez mettre à disposition de vos salariés un véhicule, une confusion s’impose souvent : doit-on parler de véhicule de service ou de fonction ?

Le véhicule de fonction

Une voiture de fonction est un véhicule qui représente un avantage en nature pour le salarié puisque cela permet au salarié de l’utiliser même à des fins personnelles. Plus simplement, la voiture de fonction sert au salarié aussi bien pour ses déplacements professionnels que personnels.

Le salarié peut l’utiliser en dehors des heures de travail, pour ses déplacements personnels et même pendant ses congés.

En outre, puisque la voiture de fonction représente un avantage en nature pour le salarié, la société ne peut pas lui retirer de façon unilatérale. Elle doit recueillir l’accord du salarié pour la récupération du véhicule.

En effet, au regard des coûts que représente pour l’employeur un véhicule de fonction (dépenses d’entretien, frais d’assurance, frais d’essence, etc.), ce véhicule est considéré comme un revenu pour le salarié.

Or, le salaire est toujours considéré comme un élément substantiel du contrat de travail qui ne peut être modifié que par le biais d’un accord écrit entre le salarié et l’employeur.

D’où la nécessité de recueillir l’accord du salarié avant de lui ôter un véhicule de fonction. Réfléchissez donc bien à ce point avant d’attribuer des véhicules de fonction à vos employés !

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Le véhicule de service

Le véhicule de service, lui, est beaucoup moins permissible. Il doit seulement être utilisé pour les déplacements professionnels. Il peut parfois, seulement si l’entreprise l’accepte et l’indique dans le contrat de travail, être utilisé pour les trajets du lieu du domicile du salarié à son lieu de travail.

Le salarié qui utiliserait un véhicule de service pendant ses congés ou les week-ends s’expose à une sanction ou à un licenciement pour faute.

Le véhicule de service ne représentant pas un élément de revenu pour l’employé, l’employeur peut lui retirer à tout moment et peut se passer du consentement du salarié.

Comment encadrer la mise à disposition d’un véhicule de fonction ou de service dans un contrat de travail ?

Avant toute chose, pensez à demander au collaborateur de justifier de la validité de son permis de conduire, mais attention, il ne vous sera pas permis de conserver une copie de ce dernier.

Ensuite, vous devrez rédiger soigneusement la clause contractuelle du contrat de travail du salarié (ou son avenant) pour encadrer cette mise à disposition. Il faudra donc définir les points suivants :

Le titre

Indiquez le titre de cette clause et la nature de la voiture. S’agira-t-il d’une voiture de fonction ou de service ? Le contenu de la clause variera en fonction de votre choix.

Exemple de formulation : « Article X – Véhicule de fonction » ou « Article X – Véhicule de service ».

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La date de mise à disposition

Commencez toujours la clause par l’indication de la date à laquelle cette mise à disposition commence.

Exemple de formulation : « La Société Y met à disposition de Monsieur Z (nom et prénom), un véhicule de fonction/service qui appartient à la Société. Cette mise à disposition a pour effet le (date) ».

Les spécificités du véhicule de service

Il faut maintenant indiquer la finalité de l’attribution du véhicule. Si vous avez choisi le véhicule de service, l’attribution doit être réalisée à titre professionnel exclusivement. Pensez donc à prévoir une formulation relative :

• À la suspension du contrat de travail ou aux congés, pour indiquer ce qu’il adviendra du véhicule pendant cette période.
• Aux modalités de restitution du véhicule.
• Aux frais d’essence.

Exemple de formulation sur la finalité : « Le véhicule est attribué à Monsieur Z exclusivement à titre professionnel, Monsieur Z s’engageant à ne pas l’utiliser à titre personnel. »

Exemple de formulation relative à la suspension du contrat : « Si le contrat de travail de Monsieur Z venait à être suspendu pendant une durée supérieure à (indiquez la durée), Monsieur Z devra restituer sans délai, à échéance de cette durée, le véhicule à la Société. »

Exemple de formulation relative à la restitution du véhicule : « Dès la rupture du contrat de travail/la cessation effective des fonctions de Monsieur Z (votre choix), ce dernier devra restituer le véhicule à la Société ».

Exemple de formulation sur les frais d’essence et de garage : « Les frais d’essence et de garage sont pris en charge par la Société Y sous réserve de présentation par Monsieur Z des justificatifs et factures afférentes ».

Vous pouvez également prévoir des éléments plus techniques. Pour exemple, si le salarié est limité dans le kilométrage par mois, si le véhicule peut être conduit par un autre salarié (auquel cas prévoir les conditions de partage), la prise en charge des frais d’entretien, etc.

Pensez également à indiquer une formulation si vous autorisez le salarié à utiliser le véhicule pour se rendre de son domicile à son lieu de travail !

Les spécificités du véhicule de fonction

Le véhicule de fonction est attribué à titre professionnel et à usage personnel. Vous devrez donc prévoir plusieurs éléments dans la rédaction de la clause (en plus des éléments évoqués ci-dessus), à savoir :

• La précision de la finalité.
• Les conditions de restitution.
• La prise en charge des frais d’essence.
• Le montant de l’avantage en nature.
• Les conditions dans lesquelles le salarié doit avertir de tout sinistre.

Exemple de formulation sur la finalité : « Le véhicule est attribué à Monsieur Z à titre professionnel, mais pourra être utilisé également à titre personnel ».

Exemple de formulation relative à la restitution du véhicule : « Dès la rupture du contrat de travail/la cessation effective des fonctions de Monsieur Z (votre choix), ce dernier devra restituer le véhicule à la Société ».

Exemple de formulation sur les frais d’essence et de garage : « Les frais d’essence et de garage sont pris en charge par la Société Y sous réserve de présentation par Monsieur Z des justificatifs et factures afférentes. Toutefois, les frais d’essence et de garage générés par l’usage privé du véhicule resteront à la charge de Monsieur Z. »

Exemple de formulation sur le montant de l’avantage en nature : « L’usage privé du véhicule constitue pour Monsieur Z un avantage en nature. Cet avantage est évalué à la somme forfaitaire de (Montant) euros et sera donc assujetti aux cotisations sociales. »

Exemple de formulation sur la gestion des sinistres : « Monsieur Z s’engage à signaler immédiatement à la Société tout retrait, suspension ou annulation de son permis de conduire ainsi que tout sinistre survenu au véhicule dans les 24h suivant la découverte. »

Vous pouvez également ajouter des clauses complémentaires sur la prise en charge des frais d’assurance obligatoire, des frais d’entretien, indiquer si le Salarié doit effectuer lui-même l’entretien du véhicule, etc.