Recrutement

Recruteur : 10 applications indispensables à utiliser !

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Ecrit par Jessica Ready

Si vous êtes recruteur, vous vous êtes probablement déjà demandé comment améliorer votre productivité ou bien votre communication avec les candidats. Il est même sûr que vous avez cherché pendant des heures et des heures une solution à ces deux problématiques.

En 2020, vous pouvez répondre à cette problématique en vous servant de sites Internet ou bien d’applications. En tant que recruteur nous sommes amenés à travailler quotidiennement sur Internet ou bien sur notre smartphone (soit lorsqu’on est en déplacement soit parce que l’on jette un coup d’œil à notre travail sur nos heures de pauses).

Mais alors quels sites internet ou applications pouvons-nous utiliser pour améliorer notre quotidien de recruteur ?

C’est le sujet de cet article ! Dans un premier temps, nous verrons pourquoi il est primordial pour un recruteur d’utiliser des sites internet ou applications dans son quotidien. Dans un second temps, nous vous listerons 10 applications / sites Internet indispensables pour les recruteurs !

Pourquoi utiliser le digital (sites Internet et applications multiples) quand on est recruteur ?

Si vous êtes recruteur, on vous a probablement dit que le digital pourrait vous permettre d’améliorer votre quotidien. Mais vous vous êtes probablement déjà demandé en quoi utiliser le digital dans votre quotidien de recruteur pourrait être intéressant ? Voilà quelques raisons qui vous pousseront à vous y mettre dès demain (si ce n’est pas encore fait !).

Améliorer la communication avec les candidats.

La première raison qui doit vous pousser à utiliser le digital si vous êtes recruteur, c’est que cela vous permettra d’améliorer la communication avec les candidats. On le sait, depuis maintenant quelques années, les candidats sont de plus en plus exigeants sur la communication qu’ils entretiennent avec un recruteur.

En effet, la communication candidat recruteur est l’une des étapes les plus importantes dans un recrutement. Vous avez probablement déjà entendu des candidats dire qu’ils n’avaient jamais de retour à la suite de leurs candidatures ou bien que les recruteurs ne leur répondaient plus du jour au lendemain.

Et tout cela : ce n’est plus possible. Si vous voulez préserver votre image de recruteur ainsi que votre marque employeur : vous devez absolument penser à améliorer la communication faite avec les candidats.

Utiliser le digital vous permettra de mieux répondre aux candidats, de répondre plus vite et également d’apporter une réponse à toutes les candidatures que vous recevrez (même si vous travaillez sur des dizaines d’annonces en même temps !).

Optimiser son temps grâce à une meilleure organisation.

Les outils digitaux peuvent vous permettre d’optimiser votre temps grâce à une organisation millimétrée. En effet, grâce à certains outils vous pourrez vous organiser en un clin d’œil. Vous pourrez également prioriser vos tâches, vos missions ou encore vos recrutements.

Calendrier, outil de gestion de tâches, planification de publications, ces applications et sites Internet pourront vous permettre de gérer un nombre de tâches conséquent. Cela vous permettra donc en tout temps d’être organisé et d’optimiser votre organisation au quotidien.

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Améliorer sa productivité.

Si vous êtes recruteur, je suis persuadée que vous vous êtes probablement déjà demandé : comment améliorer votre productivité au quotidien ?

En effet, de nombreuses tâches peuvent parfois être chronophages et répétitives dans le secteur du recrutement.

Aujourd’hui, grâce au digital, nous pouvons tout à fait améliorer notre productivité en utilisant des systèmes d’automatisation. Par exemple, nous pouvons grâce à certaines applications et certains sites Internet : automatiser certaines tâches ou encore automatiser les mails que l’on envoie habituellement.

Booster votre marque employeur.

Nous l’avons vu un peu plus haut, les outils digitaux peuvent aujourd’hui nous permettre de booster notre marque employeur au quotidien.

Dans un premier temps, ils peuvent effectivement nous permettre d’améliorer la communication avec les candidats. En effet, grâce à ces outils, nous pourrons répondre en tout temps aux candidats et donc améliorer l’image que les candidats ont des recruteurs.

Deuxièmement, certains outils permettent de créer et d’automatiser des publications sur les réseaux sociaux ! Vous pourrez alors préparer, planifier et automatiser la publication en amont de l’ensemble de votre stratégie de communication marque employeur !

N’oubliez pas que la marque employeur est aujourd’hui devenue primordiale dans une entreprise et qu’elle ne doit absolument pas être prise à la légère.

Favoriser les échanges internes dans l’entreprise.

L’un des points les plus compliqués quand on est recruteur : les échanges internes dans une entreprise !

Quand on travaille sur un recrutement, il peut nous arriver d’avoir à faire face à différents interlocuteurs : RH ou encore opérationnels. Le candidat peut être amené à passer plusieurs entretiens avec différents interlocuteurs à chaque fois. Mais alors, comment réussir à favoriser les échanges entre ces différents interlocuteurs pour permettre une décision rapide sur un recrutement ?

Je suis sûre qu’en tant que recruteur il vous est déjà arrivé de devoir courir après l’ensemble des personnes qui avaient rencontré l’un de vos candidats pour pouvoir faire le point avec eux.

Mais quelquefois, ces interlocuteurs ont tous des agendas très différents et il est parfois difficile de trouver le bon timing pour échanger tous ensemble au même moment.

Là encore, les outils digitaux peuvent vous aider sur ce point notamment en utilisant des outils collaboratifs qui vous permettront d’échanger avec l’ensemble des personnes concernées par un recrutement.

Top 10 des sites internet et applications indispensables pour les recruteurs.

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Maintenant que vous avez compris pourquoi il est important d’utiliser le digital dans vos recrutements, voyons l’ensemble des sites internet et applications indispensables que vous devez posséder !

L’ATS.

Si vous êtes recruteur, vous possédez probablement déjà un ATS ou un logiciel de gestion de candidatures. Ces logiciels souvent en mode Saas permettent de gérer l’ensemble de vos recrutements au même endroit.

Il vous permettra donc de gérer l’ensemble de votre processus de recrutement de A à Z : réception des candidatures, traitement des candidatures, vue sur les différents recrutements, retours analytiques sur les recrutements […]. Grâce à ce logiciel, vous pourrez gérer l’ensemble des étapes sur une seule plateforme.

Utiliser un ATS vous permettra :

  • D’optimiser la gestion de vos candidatures.
  • D’améliorer votre processus de recrutement.
  • De gagner du temps et de l’argent.
  • De collaborer plus facilement avec l’ensemble des personnes concernées par un recrutement.
  • Respecter la réglementation en vigueur en matière de gestion de données.

Malgré le fait que l’utilisation des ATS soit globalement assez répandue, il reste encore des recruteurs qui ne se servent pas de cet outil. Si c’est votre cas, il est primordial de commencer à vous y mettre quel que soit votre statut (recruteur indépendant, cabinet de recrutement, TPE, PME, …).

Calendly.

En tant que recruteur, vous utilisez déjà probablement une solution de calendrier en ligne pour gérer l’ensemble de vos rendez-vous. Si ce n’est pas encore le cas, vous devez absolument vous y mettre et vous pouvez notamment utiliser Calendly.

Cet outil fonctionne comme un agenda en ligne (pas besoin de secrétaire ou de personnes pour prendre vos rendez-vous !). Il vous suffit de paramétrer votre calendrier, rentrer l’ensemble de vos disponibilités puis de transmettre le lien de votre Calendly à vos interlocuteurs (candidats, clients, …).

Cet outil est entièrement personnalisable : disponibilité, lieu de réception des rendez-vous, longueur des créneaux de rdv, type d’événement […].

Le gros avantage de cet outil : vous pouvez le synchroniser avec votre agenda Google, Outlook ou encore Icloud, ce qui vous évitera de vous retrouver avec des rendez-vous qui se chevauchent sans cesse. La version basique de cet outil est entièrement gratuite et suffira largement à votre utilisation de recruteur.

Google Workspace.

Vous vous êtes probablement déjà dit en transférant un document Word ou un document Excel qu’il aurait été plus simple d’utiliser des outils collaboratifs ? Eh bien c’est possible ! Pourquoi s’embêter à partager un document Word ou Excel par mail sans arrêt quand on pourrait créer des documents collaboratifs avec la Gsuite (nouvellement appelé Google Workspace) ?

Le Google Workspace (anciennement Gsuite) est une suite d’outils et de logiciels de productivité proposée par Google sous la forme d’un abonnement.

Grâce au Google Workspace, vous pourrez :

  • Créer une adresse e-mail professionnelle personnalisée avec Gmail ;
  • Faire des visioconférences grâce au Google Meet ;
  • Échangez avec votre équipe grâce au Chat ;
  • Gérer votre agenda grâce à Google Agenda ;
  • Conserver et échanger des documents grâce au Google Drive ;
  • Créer des documents collaboratifs grâce à Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Forms […].

Plus besoin de partager 10 000 documents par mail et de se les renvoyer, vous pourrez travailler de manière collaborative sur l’ensemble de vos documents.

Aircall. 

Aircall est une solution de téléphonie logicielle qui vous permet de gérer l’ensemble de vos appels depuis la même plateforme. Si vous ne possédez pas de solution téléphonique au sein de votre entreprise, Aircall peut être un véritable outil de téléphonie pour vous.

Grâce à Aircall, vous pourrez :

  • Gérer l’ensemble de votre téléphonie d’entreprise (numéros spéciaux, permanence téléphonique, conférence téléphonique, …) ;
  • Collaborer avec votre équipe sur les appels reçus en partageant les contacts ou votre journal d’appels, en transférant ou en assignant un appel ;
  • Utiliser des tags pour regrouper vos appels en fonction de leur sujet ;
  • Suivre les statistiques de vos appels ;
  • Intégrer votre solution de téléphonie avec vos logiciels CRM déjà existants […].

Les tarifs d’Aircall commencent à partir de 30€/utilisateur/mois.

Trello.

Trello est un outil de gestion de projet en ligne. Il fonctionne sur une organisation de projets en planches listant des cartes qui représentent elles-mêmes des tâches. Les cartes peuvent ensuite être assignées à différents utilisateurs et permettent de suivre l’avancée du projet au fur et à mesure.

Cet outil peut être très puissant quand vous avez de nombreux recrutements à gérer et que vous travaillez en équipe sur les sujets recrutements. Il vous permettra de suivre en temps réel l’avancée de votre projet (tâches encore à effectuer, tâches en cours ou encore les tâches déjà terminées).

La version de base est gratuite et il existe également des formules payantes qui permettent d’obtenir des services supplémentaires.

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Asana.

Asana est une application qui fonctionne comme une sorte de to-do liste collaborative.

Grâce à cet outil, vous pourrez avoir accès à de nombreuses fonctionnalités : la création d’espaces de travail, la gestion de projets, la création de to-do liste (en y ajoutant des tags, des notes, des commentaires) ou encore une boîte de réception.

Asana est conçu de manière à planifier et gérer les projets et tâches de chacun sans avoir besoin d’e-mail. En bref, vous retrouverez sur cet outil l’ensemble des tâches qui doivent être effectuées dans votre travail pour réussir à atteindre vos objectifs.

Asana existe en format gratuit, mais propose également des plans payants en fonction des fonctionnalités que vous souhaitez avoir.

Slack.

Slack est une plateforme de communication collaborative (une messagerie) et un logiciel de gestion de projets. Il pourra vous permettre de communiquer avec vos équipes en créant des canaux correspondant à des sujets de discussion. Avec Slack, vous pourrez :

  • Créer des conversations dans des canaux et converser avec les différents collaborateurs (canaux collectifs ou message privé) ;
  • Partager des fichiers et des documents ;
  • Retrouver facilement des messages et un contenu partagé grâce à la fonctionnalité archive ;
  • Appeler les différents collaborateurs de l’entreprise […]

Slack existe en format gratuit, mais peut devenir payant en fonction des fonctionnalités que vous souhaitez avoir.

Canva.

Canva est un site Internet et application qui vous permettra de créer des contenus visuels à destination de vos candidats ou de vos équipes. En effet, Canva vous permet de réaliser toutes sortes de contenus visuels : graphiques, présentations, affiches, contenus pour les réseaux sociaux.

Grâce à cet outil, vous pourrez créer du contenu pour vos réseaux sociaux et booster votre marque employeur (visuels pour une publication LinkedIn ou encore Instagram). Pas besoin d’être designer pour créer du contenu visuel qui donnera vie à vos publications sur les réseaux ! Vous pourrez également créer des contenus visuels à destination de vos équipes ou de vos candidats comme des présentations d’entreprise, des présentations de projet,  …..

Cette solution est gratuite et propose également des fonctionnalités payantes en fonction de votre besoin.

Hootsuite.

Hootsuite pourra vous être d’une grande utilité pour votre marque employeur. Grâce à cet outil, vous pourrez programmer et planifier la gestion de votre contenu visuel sur les réseaux sociaux. Hootsuite pourra également vous permettre de créer du contenu beaucoup plus engageant et de maintenir votre présence sur les réseaux sociaux.

Avec le plan gratuit de cette application, vous pourrez gérer jusqu’à 3 réseaux sociaux en même temps et planifier jusqu’à 30 publications en avance. Comme les autres outils, Hootsuite peut vous permettre des fonctionnalités plus avancées avec un forfait payant.

Zapier.

Zapier est un site Internet qui vous permettra de connecter l’ensemble des applications (plus de 2000 applications possibles) que vous utilisez entre elles afin d’automatiser certaines tâches. En effet, grâce à Zapier, vous serez en mesure d’automatiser certaines de vos tâches en créant ce que l’on appelle des workflows. Les workflows ne sont autres que les règles d’automatisation que vous créerez entre les différentes applications utilisées.

Par exemple : si vous créez un post sur votre page entreprise LinkedIn et que vous souhaitez le voir basculer sur d’autres réseaux sociaux comme Facebook, vous pourrez créer une règle d’automatisation qui fera la publication à votre place. Vous n’aurez même pas besoin de publier à nouveau cette publication sur Facebook, Zapier se chargera de le faire pour vous.

Zapier est gratuit jusqu’à 100 tâches automatisées par mois. En fonction du nombre de workflows et de tâches effectuées par mois par Zapier, le prix augmentera.

Améliorez votre quotidien de recruteur grâce au digital !

Vous le savez : utiliser le digital au quotidien dans n’importe quel métier est aujourd’hui primordial, d’autant plus dans le métier de recruteur. Grâce à ces différentes applications ou différents sites internet, vous pourrez : gagner en productivité et efficacité, améliorer la communication avec vos candidats, booster votre marque employeur ou encore optimiser votre temps.

Alors même si vous êtes encore frileux à tous ces outils digitaux, commencez à vous former et à vous adapter. Grâce à ces outils, vous deviendrez un recruteur 2.0 : un super recruteur !

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A propos de l'auteur

Jessica Ready

Avec 6 années d’expérience en cabinet de recrutement mais également à mon compte, j’accompagne au quotidien de nombreux clients dans leur recrutement et dans la quête de futurs talents.

Aujourd’hui, j’accompagne les entreprises en tant que consultante : que ce soit dans leurs recrutements ou encore pour améliorer leur processus de recrutement.

J'accompagne également les demandeurs d’emploi à travers des coaching avec un seul but : booster leur recherche d'emploi et leur permettre de décrocher le job de leurs rêves.