Gérer les absences en entreprise : cadre légal et bonnes pratiques

La gestion des absences est un sujet stratégique en entreprise, car elle est à la croisée des enjeux juridiques, organisationnels et managériaux. 

Si elle requiert avant tout une attention vis-à-vis du cadre administratif, elle est aussi l’un des premiers indicateurs du niveau d’engagement des collaborateurs. Un taux d’absentéisme élevé peut révéler des dysfonctionnements plus profonds comme une démotivation, des risques psychosociaux ou encore un climat social détérioré. 

Au final, la charge de ces absences repose sur les présents, ce qui peut créer un cercle vicieux.

Alors, comment piloter efficacement ses absences tout en mettant en place des actions préventives ? Dans cet article, nous vous partageons le cadre légal ainsi que les outils et les bonnes pratiques pour prévenir et traiter ces situations. 

Comprendre les différents types d’absences et leur cadre réglementaire

De manière générale, toutes les absences sont encadrées par le Code du travail, la convention collective ou un accord d’entreprise. Les textes viennent préciser les droits et obligations des salariés comme de l’employeur, qui diffèrent selon la catégorie de l’absence. 

Absences liées à la santé

Les absences liées à l’état de santé sont celles qui sont le moins prévisibles pour l’entreprise et qui génèrent un impact important sur son organisation et son fonctionnement. Vous avez tout intérêt à faire de la prévention afin que ces absences soient le moins fréquentes possibles, pour celles qui ont un lien direct avec le travail (c’est le cas des accidents de travail, des maladies professionnelles et parfois de certains arrêts maladie). 

Absences liées à la parentalité

Ces absences comprennent toutes les absences relatives à la naissance, l’adoption ou l’éducation d’un enfant. Des règles différentes s’appliquent selon le statut parental et le type de congé. 

Absences autorisées

Ce sont toutes les autres absences hors santé et parentalité pour lesquelles le salarié est autorisé à s’absenter de son poste de travail. Vous trouverez dans le tableau ci-après les principales absences de ce type, mais il peut y en avoir d’autres en fonction des conventions collectives et des accords d’entreprise. 

Absences non autorisées 

Enfin, certaines absences restent non autorisées. Il peut s’agir : 

• De retards ; 
• D’absences injustifiées (c’est-à-dire que le salarié n’a aucun motif ni justificatif pour son absence) ; 
• D’absences justifiées hors délai.

Dans ce cas, vous pouvez utiliser votre pouvoir disciplinaire afin de sanctionner ces absences.

Organiser efficacement le suivi des absences

Gérer les absences peut vite devenir un sujet chronophage et complexe. Pour autant, cette étape est indispensable afin d’être en conformité avec les obligations légales et d’assurer la continuité de l’activité. La mise en place de process et d’outils vous aideront à piloter le sujet de manière rigoureuse et fiable. 

Mettre en place un process interne

La gestion des absences est un process RH à part entière. Il permet de communiquer à l’ensemble des parties prenantes les droits et les obligations de chacun, à commencer par les salariés. 

En effet, ils doivent savoir quoi faire et qui contacter en cas d’absence afin que cette dernière ait un minimum d’impact pour l’entreprise. Rappelons également que si le salarié ne transmet pas un justificatif dans les temps, il peut être sanctionné, il est donc nécessaire qu’il connaisse les règles. 

Les managers sont également parties prenantes du process puisqu’ils sont souvent les premiers au courant de l’absence. Il est donc important qu’ils sachent comment déclarer chaque type d’absence, comment collecter l’information et comment la transmettre. 

Enfin, un process de gestion permet aux collaborateurs RH de s’y référer pour gérer toutes les situations comme les relances ou les suivis de retour au poste. 

Se doter d’un outil de suivi

Les entreprises investissent de plus en plus dans des logiciels de Gestion des Temps et des Activités (GTA) ou des SIRH afin d’assurer le suivi des absences. 

Ces logiciels permettent de centraliser les données à un seul endroit, de les rendre accessibles à tous, et d’en automatiser le traitement. Ils sont généralement pensés pour faciliter le process afin de gagner en réactivité et en fiabilité. 

À noter : il est également possible d’effectuer ce suivi sur des tableaux partagés si vous ne souhaitez pas acquérir une solution dédiée. 

Assurer le lien avec la paie

L’un des enjeux du suivi des absences est la fiabilité de la paie. En effet, les données seront de facto intégrées sur les bulletins de salaire, avec potentiellement un impact sur la rémunération et d’autres droits comme les congés payés. 

En mettant en place un process ou un outil pour synchroniser les données d’absence avec l’outil de paie, vous évitez les erreurs de calcul et les possibles litiges avec les salariés. 

Construire et suivre un tableau de reporting

Au-delà de la gestion individuelle, vous pouvez également consolider les données dans un tableau de reporting afin d’en extraire des indicateurs. Vous pouvez notamment calculer : 

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• Le taux d’absentéisme global et par service ; 
• Le nombre d’arrêts par collaborateur ; 
• La durée moyenne des absences. 

Ces données vous permettront de suivre l’évolution dans le temps de votre absentéisme, et de mettre en lumière des alertes sur certaines équipes. N’hésitez pas à vous en servir pour alimenter des réflexions sur les actions préventives et correctives ! 

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Déployer des actions préventives pour limiter l’absentéisme

Si vous souhaitez réduire l’absentéisme au sein de votre entreprise, il faut nécessairement adopter une démarche préventive. Cela passe par comprendre les causes de l’absentéisme, agir sur les différents leviers à votre disposition et, bien sûr, impliquer l’ensemble des acteurs de l’entreprise. 

Analyser les indicateurs 

Cette première étape est nécessaire pour comprendre où en est l’entreprise. Comme nous l’avons vu, avoir un reporting régulier sur l’absentéisme permet de comprendre quelles populations sont plus fréquemment concernées, à quel moment, quelles en sont les raisons. Cette analyse met plus facilement en lumière les zones où vous devez prioriser des actions. 

Lancer des baromètres sociaux

Les baromètres sociaux ou les enquêtes internes sont un moyen pour les collaborateurs de s’exprimer. C’est donc une opportunité pour vous de détecter des tendances et des signaux faibles sur l’engagement et la satisfaction des équipes. 

Mener des réflexions visant à prévenir les risques psychosociaux

Les RPS sont une des causes de l’absentéisme sur laquelle l’entreprise a des leviers pour agir. Vous pouvez détecter les RPS les plus présents dans votre entreprise par la mise à jour de votre Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnelles (DUERP). 

Pour rappel, les catégories de RPS sont les suivantes : 

• Exigences du travail, intensité et temps de travail ;
• Manque d’autonomie et de marges de manoeuvre ;
• Exigences émotionnelles ;
• Mauvaise qualité des rapports sociaux au travail ;
• Conflits de valeur ;
• Insécurité socio-économique.

Mettre en place des groupes de travail

La mise en place de groupes de travail transverses offrent aux salariés la possibilité de s’impliquer dans la prévention de l’absentéisme. Ce sont de véritables espaces de dialogue au sein desquels vous aurez des feedbacks sur le fonctionnement de l’entreprise.

Par ailleurs, étant donné que les solutions identifiées proviendront des salariés eux-mêmes, elles seront généralement concrètes et adaptées à la réalité du terrain, ce qui facilite leur appropriation par les équipes.

Sensibiliser les managers

Les managers ont un rôle majeur dans la prévention de l’absentéisme et plus globalement, dans la régulation du climat social. Il est donc utile de les sensibiliser à ce sujet pour les aider à : 

• Détecter les signaux faibles ; 
• Adopter une posture managériale adaptée ; 
• Gérer les situations difficiles.  

Impliquer les représentants du personnel

Le CSE et la CSSCT ont des prérogatives liées à la santé et la sécurité des salariés. Ils seront des partenaires clés dans la démarche, afin de légitimer les actions mises en place et leur acceptation par les équipes. De plus, ils sont un relai pour vous remonter des situations complexes qui peuvent générer de l’absentéisme. 

Bonnes pratiques pour accompagner le retour d’une absence

Un salarié qui revient à son poste de travail après une absence regroupe plusieurs enjeux : 

1. Accompagner sa réintégration ;
2. Limiter le risque que l’absence se répète (selon la cause de l’absence).

Pour que ce moment soit bien vécu par le salarié et bénéfique pour l’entreprise, vous pouvez vous inspirer de ces bonnes pratiques. 

Réaliser un entretien de retour

L’objectif est de permettre au salarié de s’exprimer sur son absence s’il le souhaite, de comprendre ses besoins vis-à-vis de son retour et de le tenir au courant des évolutions de l’entreprise qui ont eu lieu pendant cette période. 

Mettre en place un accompagnement individualisé

Selon ce que le salarié vous a partagé lors de l’entretien et de l’avis du médecin du travail le cas échéant, vous pouvez proposer un aménagement de poste ou d’horaires. Ce type de mesures est généralement très apprécié par le salarié pour qui le retour peut représenter une appréhension.

Communiquer avec le manager

Tout en gardant la confidentialité nécessaire à chaque situation, le retour d’un salarié est également l’occasion de rappeler au manager son rôle dans cette situation. Vous pouvez notamment lui demander comment a-t-il prévu d’accompagner le salarié dans sa réintégration (point spécifique avec le salarié, binôme dans l’équipe, besoin de formation, etc.).

Faire appel à des acteurs externes en cas de situation difficile

Vous pouvez parfois être dépassé par certaines situations relevant de l’absentéisme et dans ce cas, il est difficile de savoir comment les gérer.

Par exemple, vous pouvez vous trouver face à une personne qui souffre d’une dépression sévère, un salarié qui vient de subir un grave accident de la vie ou encore, un cas de harcèlement moral au sein d’une équipe.

Ces situations ne sont pas évidentes et parfois, il est recommandé de se faire accompagner par des acteurs externes tels que la médecine du travail ou un cabinet spécialisé pour apporter les solutions les plus adaptées.

Comprendre les causes de l’absentéisme, mener des actions préventives, et soutenir les salariés quand ils n’ont pas le choix de s’absenter sont les 3 clés pour piloter efficacement les absences en entreprise. Au final, cette gestion est un levier de pilotage RH et organisationnel, dans un objectif de développer le bien-être et l’engagement des salariés, enjeu stratégique des entreprises aujourd’hui. 

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