Document unique: quelles obligations pour l’employeur depuis le Covid-19 ?

Durant la situation exceptionnelle d’épidémie liée au Coronavirus et le confinement qui en a découlé, le fonctionnement des entreprises a été affecté à différents degrés : fermetures, limitations d’activités, réorganisations…

La reprise progressive de l’activité vers une situation plus stable exige une préparation préalable, tant pour l’atteinte des objectifs de production de l’entreprise que pour la préservation de la santé et la sécurité des salariés.

La protection de la santé, de la sécurité et des conditions de travail des salariés doit être intégrée, en priorité, dans la préparation la reprise d’activité.

En effet, aux termes de l’article L. 4121-1du Code du travail, il incombe à l’employeur une obligation générale de sécurité qui doit le conduire à prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés. 

A cette fin, et en vertu de son obligation générale de sécurité, l’employeur est tenu d’évaluer, dans son entreprise, l’ensemble des risques professionnels éventuels générés par le Covid-19, de prendre toutes les mesures de protection et de prévention nécessaires et de les consigner dans le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP ou DUER ou DU), point d’entrée incontournable de la sécurité dans l’entreprise.

Rappel: qu’est-ce que le document Unique ?

Le Document Unique d’évaluation des risques (DU) est un document d’inventaire et de hiérarchisation des risques professionnels et sert de base au programme de prévention annuel de l’entreprise établi par l’employeur. 

C’est un outil clé de l’entreprise qui recense et évalue l’ensemble des risques professionnels que peuvent rencontrer les salariés dans leur milieu de travail, au sein de leur activité.

Le document unique est-il obligatoire ?

OUI, instauré par un décret du 5 novembre 2001, le document unique est obligatoire dans toutes les entreprises, quels que soient leur taille et le secteur d’activité

Qui doit établir le document unique ?

C’est l’employeur qui, en vertu de son obligation générale de sécurité, remplit ce document et engage sa responsabilité.

Il peut se faire aider par un collaborateur ou un organisme extérieur et peut consulter les instances représentatives du personnel, le médecin du travail ou l’inspection du travail.

Qui peut consulter le document unique ?

En interne, le Document Unique peut être consulté par les salariés et les membres des représentants du personnel. Le personnel doit avoir été informé du lieu de consultation du document par voie d’affichage.

Le manquement à cette règle est puni d’une amende prévue pour les contraventions de 5^ème classe allant de 1500€ à 3000€ en cas de récidive Article R.4741-1 du Code du Travail et article 131-13 du Code pénal.

En externe, il doit être consultable par le médecin du travail, l’Inspection du travail, et tout agent des services de santé et de sécurité sociale. 

Quelles sont les entreprises concernées par le document unique ?

Toutes les entreprises sont concernées, qu’elles soient composées d’un ou plusieurs salariés.

Que doit contenir le document unique ?

Le document unique contient une liste des risques professionnels encourus par les salariés de l’entreprise ainsi que les actions de prévention et de protection qui en découlent.

Quand faut-il mettre à jour le document unique ?

L’article R 4121-2 du Code du Travail prévoit que la mise à jour du document unique doit être réalisée au moins une fois par an, et à chaque fois qu’une décision ou qu’un événement aménage ou modifie significativement les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail, au sens de l’article L 4612-8 ou lorsqu’une information supplémentaire intéressant l’évaluation d’un risque dans une unité de travail est recueillie.

La pandémie de covid-19 rend t-elle obligatoire la mise à jour du document unique ?

Oui, la pandémie impose une nouvelle obligation pour l’employeur : la mise à jour de l’ évaluation des risques dans l’entreprise et du Document Unique.

Pourquoi ?

La crise sanitaire actuelle expose les salariés à de nouveaux risques pour leur santé, notamment bien sûr, le risque d’exposition des salariés au Coronavirus.

Le code du travail imposant à l’employeur de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et la santé de ses salariés, celui-ci doit mettre en œuvre une démarche d’actualisation de l’évaluation des risques afin de décider des mesures adaptées à la continuité de l’activité dans le respect des consignes sanitaires nécessaires pour garantir la santé des salariés. 

Cette démarche d’évaluation et de prévention de ces nouveaux risques a pour objectif d’éviter qu’un salarié malade ne contamine ses collaborateurs ou que les salariés de l’entreprise ne soient contaminés dans l’exercice de leurs fonctions.

A ce titre, cette démarche doit tenir compte des modes de contamination et de la notion de contact étroit. Par la suite, au regard des résultats, l’employeur doit mettre en place les mesures de prévention appropriées afin de supprimer ou réduire les risques de contagion sur le lieu de travail ou à l’occasion du travail.

Ces mesures consisteront à mettre en place des mesures organisationnelles, des mesures sanitaires spécifiques à la diminution du risque COVID-19 (gestes barrière, distanciation physique…), des moyens adaptés (télétravail, limitation des déplacements) et à en informer les salariés.

L’employeur doit rester très vigilant et veiller constamment à l’adaptation des mesures qu’il prend afin de tenir compte du changement des circonstances.

L’actualisation de cette nouvelle évaluation ainsi que des nouvelles modalités d’organisation du travail est retranscrite dans le DU, celui-ci faisant ainsi l’objet d’une mise à jour prévue par le Code du Travail (art. R.4121-2) afin de tenir compte des changements de circonstances et d’organisation du travail.

Les mesures de prévention qui découlent de l’actualisation du document unique d’évaluation des risques doivent enfin faire l’objet d’une information à l’intention des salariés afin de permettre leur pleine application. Cette démarche est conduite en lien avec les instances représentatives du personnel ainsi que le service de santé au travail.

Comment mettre à jour le document unique ?

Compte tenu du contexte de pandémie de COVID-19, la mise à jour du document unique doit faire l’objet d’une attention particulière et identifier les situations / conditions / postes de travail qui pourraient entraîner une transmission du virus.

La démarche de mise à jour commence par un audit général de l’entreprise, unité de travail par unité de travail et suit les trois axes suivants :

• Identification des nouvelles situations de travail potentiellement dangereuses
• Estimation et hiérarchisation du risque de contamination que présentent ces situations de travail
• Mise en oeuvre des actions de protection et de prévention nécessaires

1) Identifier les nouvelles situations dangereuses liées au Covid-19

Cette première phase consiste à repérer les situations de travail pendant lesquelles il existe un risque de transmission du coronavirus.

Le risque principal : le risque biologique

Qu’est-ce que le risque biologique ?

C’est un risque d’intoxication, d’infection et d’allergie due à des agents biologiques (bactéries, virus, moisissures, cultures cellulaires… etc.) transmis par inhalation, ingestion, contacts cutanés ou oculaires, inoculation et pénétration suite à une lésion.

En ce qui concerne le covid-19, les voies de transmission principales sont :

• La transmission directe (par inhalation de gouttelettes lors de toux ou d’éternuements)
• La transmission par contact 

Quelles sont les diverses situations professionnelles dangereuses car présentant un de risque biologique et pouvant potentiellement créer une infection par le covid-19 ?

• travail au contact de personnes contaminées : hôpital, aide à la personne, ehpad…..

• Travail au contact de personnes dont la situation de santé n’est pas connue : aide à la personne, commerçants, aide à la personne….

• travail avec des produits contaminés (laboratoire, collecte de déchets…)

• travail avec risque de contact avec des surfaces contaminées ( comptoir d’accueil du public, nettoyage ou désinfection de parties communes dans un établissement de soins, hôtel, un immeuble d’habitation ou une entreprise…

• trajet professionnels ou domicile- travail en transports en commun : contact à moins d’un mètre lors d’une toux ou d’un éternuement

• travail à proximité de collègues en open space ou à un poste de travail situé à une distance inférieure à un mètre du bureau voisin.

Les autres risques à prendre en compte

Les risques psychosociaux

Ce sont les risques pour la santé mentale, physique et sociale causés par les facteurs organisationnels et relationnels dus à la situation sanitaire et les nouvelles conditions de travail et pouvant provoquer mal être, peur, burn-out, agressivité, violence verbale et physique, alcoolisme… etc.

Par exemple :

• Exigences de travail : fortes charges de travail, travail dans l’urgence, isolement (télétravail)
• Exigences émotionnelles : salariés en contact avec un public malade, décès de patients ou de collègues…

Les risques liés au télétravail

• Risques physiques : troubles musculo-squelettiques, fatigue…
• Risques psychosociaux : isolement social et professionnel, surcharge de travail, inquiétude, stress…

Les risques engendrés par les réorganisations d’entreprise

• réorganisations pour faire face à une augmentation ou une diminution de l’activité

2) Estimer les risques puis les hiérarchiser

Après avoir identifié les situations dangereuses liées au Covid-19 dans l’entreprise, il faut les évaluer et les hiérarchiser les risques selon 3 critères :

• la gravité des dommages : quelle est la gravité des dommages en cas de contamination du salarié par le Covid-19 ? : de la gêne ou fatigue à la maladie pouvant être mortelle
• la fréquence d’exposition du salarié à la situation dangereuse : d’exceptionnelle à continue
• Les mesures de prévention existantes : quelles sont les mesures et les moyens de protection déjà mis en œuvre ?

3) Mettre en oeuvre des mesures de prévention, de protection et des actions d’amélioration

Dans le cas du Covid-19, afin de réduire le phénomène dangereux, ces mesures peuvent concerner, par exemple :

• Les trajets (domicile-lieu de travail ou entre lieux de travail) : favoriser le télétravail pour limiter les déplacements, encourager les déplacements en voiture personnelle si le télétravail n’est pas possible
• Les règles de distanciation au travail : 1 mètre au minimum entre les personnes
• L’information sur les gestes « barrières » en mettant en place un affichage à l’entrée des locaux, dans les vestiaires, les sanitaires…
• La fourniture d’équipements de protection individuelle (masques, gants, lunettes, combinaisons jetables… etc)
• La mise en place des modifications d’aménagement des locaux : distance d’un mètre entre 2 postes de travail, limitation à un petit nombre de personnes l’accès aux salles communes) ou à une organisation de travail adaptée (limitation des réunions en présentiel, respect des règles de distanciation, annulation ou report des déplacements non indispensables)
• L’information des salariés qui ne doivent pas se présenter sur le lieu de travail s’ils présentent des symptômes de fièvre et/ou de toux.
• L’hygiène des locaux de travail
• Les consignes de traitement et d’élimination des déchets contaminés
• L’aménagement du télétravail : définition des missions et des tâches, adaptation des horaires de travail aux contraintes familiales, organisation de télé ou visioconférence quotidienne pour éviter l’isolement ou le décrochage…. 

A noter : Il est vivement conseillé de désigner une personne chargée du suivi des actions de prévention et de la veille sanitaire pour en assurer la bonne mise en place.

Exemple de DU mis à jour suite à la pandémie du Covid-19