Mise en place en 2013 sur le principe du volontariat, la DSN est devenue obligatoire pour toutes les entreprises privées à compter du 1er janvier 2017 et du secteur public à compter du 1er janvier 2022. Ce nouveau mode déclaratif a révolutionné la manière de travailler des services paie en impliquant particulièrement le SI dans le processus de paie.
Mais qu’est-ce que la DSN ? Quels dont les différents processus de déclaration ? Comment fonctionne-t-elle ?
Nous vous proposons dans cet article de faire le point sur la DSN.
Qu’est-ce que la DSN ?
La DSN ou Déclaration Sociale Nominative a révolutionné les processus de paie concernant les déclarations sociales. Mais comment ces données sociales sont-elles envoyées ? Qui est concernée par la DSN ? Est-elle obligatoire ? Quelles sont les déclarations sociales qui ont été remplacées par la DSN ?
La DSN, c’est quoi ?
La DSN consiste à un envoi de flux de données aux différents organismes sociaux concernant la paie d’un mois donné. C’est ce qu’on appelle la DSN mensuelle.
En parallèle, en cas de sortie d’un salarié ou d’une suspension de contrat de travail indemnisée par la Sécurité Sociale (maladie, maternité, …), l’employeur envoie une DSN évènementielle indiquant les informations permettant l’indemnisation du salarié avant l’envoi de la DSN mensuelle.
Les organismes destinataires de la DSN sont les suivants :
- Les URSSAF (ou équivalent pour les régimes spéciaux).
- Les CAF.
- Les CPAM.
- Les CARSAT.
- Pôle Emploi.
- Le ministère chargé du travail.
- Le ministère chargé de la Santé.
- Le ministère chargé des affaires sociales.
- Les organismes de retraite complémentaire.
- Les organismes de protection sociale complémentaire (mutuelle, prévoyance, retraite supplémentaire).
- Les caisses de congés payés du spectacle et du BTP.
- L’INSEE.
- La DGFIP.
- L’ASP.
- La caisse de dépôts et consignations.
DSN : qui est concerné ?
Depuis le 1er janvier 2022, toutes les entreprises du secteur privé du régime général et du régime agricole ainsi que le secteur public doivent obligatoirement souscrire à la DSN sauf quelques exceptions (particulier employeur, établissement de certaines zones géographiques d’outre-mer, …). En cas de manquement, l’établissement s’expose à des pénalités.
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Pourquoi la DSN simplifie-t-elle l’ensemble des déclarations sociales ?
La DSN a remplacé de nombreuses déclarations sociales qui pouvait être très chronophages pour les services paie. La DSN a donc permis de simplifier les processus de paie. Voici les principales déclarations sociales remplacées par la DSN depuis le 1er janvier 2022 (liste non exhaustive) :
- La DADSU.
- L’attestation de salaire en cas d’arrêt de travail.
- L’attestation employeur à destination de Pôle Emploi.
- La déclaration des mouvements de main-d’œuvre (DMMO).
- La DOETH.
- Le BRC ou DUCS URSSAF.
- La déclaration aux organismes de retraite complémentaires.
- La déclaration aux organismes de protection sociale.
- La taxe d’apprentissage et la contribution à la formation professionnelle continue.
- La déclaration aux caisses de congés payés spectacle et BTP.
Le chantier d’intégration des déclarations sociales est encore en cours avec pour objectif final l’intégralité des déclarations sociales en DSN.
La DSN : comment ça marche ?
La DSN est un transfert de données issues du logiciel de paie à destination des différents organismes sociaux qui retraitent alors l’information dont ils ont besoin en fonction du code rubrique indiqué en DSN.
Mais comment déclarer la DSN mensuelle ? Quelles sont les échéances de déclaration ? Comment fonctionnent les DSN évènementielles ? Que faire en cas de modification de la paie après envoi de la DSN ?
Comment déclarer la DSN mensuelle ?
La DSN mensuelle est extraite du logiciel de paie. Celui-ci doit donc avoir la capacité de produire la DSN. La DSN peut s’effectuer de deux manières :
- Le dépôt d’un fichier en EDI sur le site net-entreprises.
- Par une API en machine to machine.
De nombreux éditeurs de logiciel de paie proposent désormais ce deuxième mode qui permet d’envoyer la DSN en quelques clics à partir du logiciel de paie. Cette option est à prendre en compte au moment de choisir son logiciel de paie, car elle représente un gain de temps considérable pour le gestionnaire de paie.
L’outil de contrôle Dsn-Val permet de tester le fichier DSN avant l’envoi afin de détecter d’éventuelles anomalies bloquantes qui auraient entrainé un rejet de la DSN lors de l’envoi du fichier.
Même après avoir utilisé Dsn-Val, pour sécuriser sa DSN, l’employeur a la possibilité d’envoyer le fichier en mode « test ». L’utilisateur est alors informé des éventuelles anomalies. En cas d’absence d’anomalies, la DSN peut être envoyée en « réel ».
La DSN : quand la déclarer ?
La DSN mensuelle est à envoyer avant le 5 du mois suivant le mois de paie pour les employeurs d’au moins 50 salariés et dont la paie est versée au cours du même mois que la période de travail. Pour les autres employeurs, elle doit être envoyée avant le 15 du mois suivant.
La DSN événementielle : comment ça marche ?
En cas de sortie d’un salarié, l’employeur transmet un signalement FCTU (Fin de Contrat de Travail Unique) permettant à Pôle Emploi d’indemniser le salarié. Ce signalement permet également de rematérialiser l’attestation employeur et la remettre au salarié. Le signalement FCTU indique les éléments relatifs au départ du salarié et notamment la date de départ, le motif de départ, la durée du préavis, …
Pour tout savoir sur le signalement FCTU, vous pouvez consulter notre article : Le signalement FCTU : principe, fonctionnement et mise en production
En cas d’arrêt de travail, l’employeur doit signaler l’arrêt de travail par l’intermédiaire de la DSN dans les 5 jours suivant l’arrêt de travail, sauf subrogation. C’est ce qu’on appelle le signalement “arrêt de travail”. Par ce biais, l’employeur transmet à la CPAM les informations suivantes :
- Date de dernier jour travaillé.
- Date de reprise.
- Motif de l’arrêt de travail.
- Dates de subrogation éventuelles.
- Coordonnées bancaires en cas de subrogation.
Cette démarche remplace l’attestation de salaire qui devait être effectuée sur net-entreprises et qui pouvait être très chronophage et consistait à recopier des informations de la paie soit une tache à faible valeur ajoutée.
La DSN annule et remplace
En cas de modification de la paie après l’envoi d’une DSN en réel, il est possible d’envoyer une DSN « annule et remplace ». Cette DSN écrase alors la DSN précédemment envoyée. À compter du jour d’échéance de la DSN, il n’est plus possible d’envoyer une DSN « annule et remplace ».
Pour déclarer les modifications intervenues sur la paie, il faudra passer par la procédure de régularisation sur la DSN du mois suivant.
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