Vous êtes recruteur et on vous fait part d’un besoin en recrutement ? La première étape, avant même de commencer à rechercher des candidats, est de cadrer le besoin du futur recrutement : comprendre la raison qui suscite ce besoin, analyser l’environnement et les missions du poste à pourvoir puis enfin définir le profil du candidat recherché.
La définition de poste et par conséquent de la fiche de poste est donc une étape essentielle dans le processus de recrutement, mais également une étape essentielle dans la détermination des missions que doivent réaliser un salarié tout au long de son parcours dans l’entreprise.
Dans cet article, vous découvrirez à quoi sert une fiche de poste dans le domaine du recrutement et vous apprendrez à en rédiger une de manière efficace et précise.
Qu’est-ce qu’une fiche de poste ?
La fiche de poste revêt une importance capitale dans la vie professionnelle du collaborateur au sein de l’entreprise, que ce soit dès son recrutement ou pendant l’exercice de ses fonctions.
Une fiche de poste, c’est quoi ? Définition !
La fiche de poste est avant tout un outil de communication qui permet de clarifier le rôle de chaque collaborateur dans une entreprise. Elle permet au salarié de connaître les missions qu’il sera amené à réaliser au quotidien.
Pour les managers, elle permet, quant à elle, de s’assurer que les missions fixées par cette fiche de poste sont bien effectuées par le salarié, notamment lors des entretiens annuels.
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À quoi sert une fiche de poste quand on est recruteur ?
La fiche de poste joue un rôle crucial dans le processus de recrutement, car elle permet de définir le profil de poste idéal pour le futur collaborateur.
Elle fournit au recruteur une vue d’ensemble des missions à accomplir par le futur salarié, des compétences essentielles requises pour le poste, ainsi que des compétences secondaires qui pourraient être utiles.
Ce document vous permettra alors de communiquer avec les candidats notamment à travers les offres d’emplois, mais aussi lors d’un entretien d’embauche
Quelles sont ses autres finalités ?
La fiche de poste a également d’autres objectifs dans la gestion d’entreprise :
- Elle permet aux collaborateurs d’une entreprise de comprendre la finalité de leurs fonctions.
- Ce document a également pour objectif de définir un cadre d’évaluation du salarié : en effet, il permet de vérifier que les missions exigées pour le poste sont bien réalisées.
- Elle peut également être utilisée comme base, dans le service Ressources Humaines, pour comparer les salaires ou encore pour gérer l’évolution des compétences du salarié.
Quand faire une fiche de poste ?
La fiche de poste doit être faite dès qu’on apprend qu’il y a un besoin en recrutement. En effet, la fiche de poste sera la première étape du processus.
Elle vous permettra de cadrer le besoin en recrutement, de déterminer les missions que le candidat devra effectuées, mais aussi de déterminer les compétences professionnelles et le profil idéal que le candidat devra avoir pour décrocher le poste.
Est-elle obligatoire ?
La fiche de poste n’est pas obligatoire. Néanmoins, c’est un document qui est de plus en plus apprécié par le service Ressources Humaines et les managers car cette fiche de poste peut être utilisé dans la gestion de la carrière des collaborateurs.
Fiche de poste ou profil de poste, quelle différence ?
Attention à ne pas confondre fiche de poste et profil de poste quand on est recruteur.
En effet, la fiche de poste est, au départ, un document qui permet au salarié de connaître son rôle dans l’entreprise et de suivre la bonne exécution de son travail. Cette fiche de poste est adaptée dans le recrutement afin de permettre au recruteur de bien cibler les critères qui seront nécessaires dans son recrutement.
Le profil de poste, quant à lui, est une sorte de portrait du profil idéal du candidat recherché.
De quoi est composée la fiche de poste dans le recrutement ?
Pour permettre au recruteur de trouver le candidat idéal, la fiche de poste doit contenir les données suivantes :
- Intitulé du poste.
- Département / Service auquel le futur salarié sera rattaché.
- Liaisons hiérarchiques du poste : qui est son supérieur hiérarchique et a-t-il des collaborateurs à encadrer ?
- Liaisons fonctionnelles à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise : avec qui ou quel service le salarié pourra-t-il être amené à travailler ? Aura-t-il des clients, des fournisseurs ou des sous-traitants avec qui il devra travailler en externe ?
- Les missions, les objectifs et les responsabilités du poste : les missions principales du poste déclinées en différentes tâches en y indiquant le temps que le futur salarié devra passer sur chaque tâche […]
- Évolution possible du poste.
- Difficultés et spécificités du poste : y a-t-il des contraintes horaires particulières ? Est-ce qu’il y a des spécificités liées à l’environnement du poste ? […]
- Compétences requises pour le poste.
Cette fiche de poste permettra de déterminer les compétences que le candidat doit absolument détenir, mais permettra aussi de déterminer celles qui seront considérées comme secondaires et qui pourront être apprises au futur salarié si besoin.
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Qui doit établir la fiche de poste avant de démarrer le processus de recrutement ?
Quand on est recruteur, la fiche de poste doit être établie avec l’opérationnel qui a suscité le besoin en recrutement.
Qui la rédige ?
La rédaction de la fiche de poste est généralement confiée au service des Ressources Humaines. Toutefois, pour garantir sa précision, il est essentiel qu’elle soit élaborée en collaboration avec le responsable hiérarchique du poste à pourvoir.
En effet, une fois le besoin en recrutement exprimé, le responsable hiérarchique est le mieux placé pour fournir tous les détails nécessaires sur le poste : les critères indispensables recherchés, les principales tâches à accomplir, etc.
Qui la valide ?
La fiche de poste doit être validée par le responsable hiérarchique qui a suscité le besoin en recrutement afin de vérifier que ce dernier est bien défini.
Doit-elle être signée ? Par qui ?
Ce document n’étant pas obligatoire, il ne doit pas forcément être signé.
Cependant, dans le cadre de ses différentes finalités, la fiche de poste peut être signée par le responsable hiérarchique ainsi que par le salarié notamment lors d’un entretien d’évaluation annuel.
Comment faire une fiche de poste ?
La fiche de poste se déroule en trois temps :
- La collecte des informations.
- La rédaction de la fiche.
- La validation par un responsable hiérarchique.
Pour entamer la rédaction de la fiche de poste de manière efficace, il est crucial d’engager une discussion avec le responsable hiérarchique du futur collaborateur et de dresser un inventaire détaillé des missions, activités et tâches que le futur salarié devra accomplir.
Une fois rédigée, il est recommandé de faire relire la fiche de poste par le responsable hiérarchique. Cette relecture permettra à ce dernier de décider s’il souhaite apporter des modifications, et d’accorder éventuellement plus d’importance à certaines compétences nécessaires pour le poste.
Quelques conseils pour la rédaction de la fiche de poste
Faites bien attention au fond et à la forme de cette fiche de poste. Pour cela :
- Utilisez des verbes d’actions pour la description des activités, des tâches à effectuer et des compétences requises pour le poste.
- Ne faites pas des phrases trop compliquées : toute personne lisant la fiche de poste doit être capable de comprendre rapidement les données qui s’y trouvent.
La fiche de poste peut-elle être modifiée ?
La fiche de poste peut être sujette à des modifications tout au long du processus de recrutement, notamment lorsque la recherche d’un candidat adéquat s’avère difficile. Il est alors opportun de réévaluer si certaines missions ou compétences peuvent devenir facultatives.
De même, au cours de la carrière d’un salarié au sein de l’entreprise, la fiche de poste peut être amenée à évoluer. Par exemple, si un collaborateur se voit confier de nouvelles responsabilités sans que son intitulé de poste ne change, il sera nécessaire de mettre à jour la fiche de poste pour refléter ces changements.
Exemple de fiche de poste
Culture RH a créé plusieurs fiches de poste qui peuvent vous servir de modèle à suivre en plus du modèle vierge que vous trouverez ci-dessous.
Modèle de fiche de poste à télécharger
Si vous êtes recruteur et que vous débutez dans la rédaction de fiche de poste ou que vous souhaitez tout simplement vous améliorer, voici un modèle de fiche de poste à remplir.
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