Comment optimiser la gestion de ses paies ?

Appliquer la réglementation, respecter les échéances, répondre aux demandes des clients internes et externes, jongler avec toutes les exigences du métier nécessite une bonne organisation et de solides méthodes de travail.

Nous vous proposons dans cet article de vous présenter différentes méthodes de travail pour optimiser la gestion de ses paies.

Quelles sont les différentes missions du gestionnaire de paie ?

Le métier de gestionnaire de paie s’organise de manière cyclique rythmé par les différentes échéances du mois. Les missions peuvent différer en fonction du type de structure et du mode d’organisation de l’entreprise.

Ainsi, le gestionnaire de paie peut être chargé du traitement des paies au sens strict ou également chargé de la gestion administrative du personnel qui comprend la gestion des contrats de travail, de la médecine du travail, …

Par ailleurs, la gestion des paies peut comprendre le traitement des paies de A à Z, de la saisie des éléments de paie aux déclarations sociales ou seulement la partie de traitement des paies, la partie déclarative étant gérée par un autre service interne ou externe.

Les principales missions du gestionnaire de paie

La saisie des éléments variables de paie

Le gestionnaire de paie saisit les éléments variables de paie sur le logiciel de paie ainsi que les nouveaux salariés embauchés en cours de mois. Il peut s’agir des congés payés, des heures supplémentaires, des primes, …

En fonction du mode d’organisation de l’entreprise, la saisie d’une certain nombre d’éléments variables de paie peuvent être délégués aux responsables de service ainsi qu’aux salariés via un logiciel de gestion des temps et activité.

La gestion des arrêt de travail

De la déclaration à la CPAM en DSN au traitement de l’arrêt en paie en passant par le suivi des Indemnités Journalières de Sécurité sociale en cas de subrogation, la gestion des arrêts de travail des collaborateurs de l’entreprise et la relation avec les différentes CPAM (une caisse par département ou par regroupement de département) représente un poste de travail très important pour les gestionnaires de paie.

Le contrôle de paie

Etape indispensable de la gestion de la paie, le contrôle de paie doit être réalisé de manière méthodique et minutieux. Il s’agit de contrôler tous les éléments du calcul de paie et de vérifier l’exactitude de la paie en fonction des différents éléments saisies pour le mois en cours.

Les déclaration sociales

Les déclarations sociales à destination des différents organismes liés à la paie (Urssaf, AGIRC/ARRCO, organisme de prévoyance, régime de frais de santé, centre des Impôts, … ) a été essentiellement remplacée, progressivement depuis janvier 2017, par la Déclaration Sociale Nominative. Ce dispositif a permis de centraliser les différentes déclarations en une unique déclaration et ainsi a permis de réduire la charge de travail déclarative.

La gestion administrative du personnel

En parallèle du traitement des paies, la gestion administrative du personnel peut également faire partie des attributions du gestionnaire de paie.

Il s’agit de gérer le collaborateur de son entrée – ce qu’on appelle l’onboarding – (DUE, contrat de travail, médecine du travail, …) et de sa vie dans l’entreprise (avenant, changement de situation,…) à sa sortie. Le gestionnaire est alors le 1er interlocuteur du salarié pour toute question concernant ses droits (et devoirs) dans l’entreprise et sa paie.

Organisation cyclique du métier de gestionnaire de paie

La digitalisation des paies : gain de temps ou charge de travail supplémentaire

Beaucoup d’entreprises ont enclenché leur transformation digitale dans les différents services et notamment dans les services paies.

Cette digitalisation de la paie et de l’administration du personnel, appelée également “zéro papier” a nécessité une adaptation des méthodes de travail et des modes d’organisation des gestionnaires de paies.

Mais, au delà de la dimension environnementale, ces nouvelles méthodes de travail font-elles gagner du temps aux gestionnaires de paie ou au contraire représentent-elles une charge de travail supplémentaire ?

Le service paie “zéro papier” : les nouvelles méthodes de travail

Les éléments variables de paie

Traditionnellement, les éléments variables de paie était transmis au gestionnaire de paie sous format papier (bon de congés, planning hebdomadaire, dossier d’embauche, …) , voire par mail. Tous ses éléments étaient imprimés, saisis dans le logiciel de paie et classés dans un dossier dédié à la paie du mois pour contrôle de la paie.

Désormais, dans le cadre de la digitalisation du service paie, tous ces éléments sont traités sous format électronique. Les éléments variables de paie sont alors enregistrés dans un réseau dédié au lieu d’être imprimés. Pour accompagner, cette nouvelle méthode de travail et favoriser l’ergonomie du poste de travail, le gestionnaire de paie travaille désormais avec 2 voire 3 écrans.

Des outils informatiques vont favoriser la mise en oeuvre de la digitalisation des services paies.

On peut citer notamment, les logiciels d’on-boarding pour la transmission des éléments du collaborateur embauché ou les logiciels de paie avec une saisie participative par le salarié (demande de congés, saisie des heures, …) ou par le responsable (validation des heures supplémentaires, demande de prime, …).

Les éléments ainsi saisis sont alors intégrés, après validation du service paie, sans nécessité de saisie supplémentaire.

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Ces nouvelles méthodes de travail, si bien mise en oeuvre et aidée par des outils informatiques performants , peuvent générer un gain de temps non négligeable pour le service paie.

Le contrôle de paie

Après le calcul de paie, les paies étaient éditées pour contrôle. Désormais, les paies ne sont plus imprimées mais contrôlées de manière globale à l’aide d’extraction des éléments de paie via des requêtes SQL. Ces contrôles sont généralement effectués sur Excel.

Lorsque le système de contrôle de paie par requête est bien maîtrisé, le gain de temps est indéniable mais faut-il que les gestionnaires de paie maîtrisent toutes les fonctionnalités de Microsoft Excel. Ainsi, une formation de remise à niveau et de perfectionnement peut alors être nécessaire.

Exemples de contrôle de paie par requête (liste non exhaustive)

• Ecart des salaires de base entre le mois en cours et le mois précédent et justification des écarts (entrée en cours de mois, augmentation, …)
• Extraction des codes paie des primes, des acomptes, des heures supplémentaires, … et comparaison avec les justificatifs correspondants
• Extraction de tous les codes d’absence de la paie en cours et justification avec les absences en cours dans le mois
• Etat des nets à payer et justification des salaires trop bas ou trop élevés.

Pour mettre en place un contrôle de paie par requête, il convient d’établir un cahier des charges de tous les points de contrôle nécessaires en fonction des spécificités de l’entreprise.

La DSN

La DSN a remplacé un certain nombre de déclarations qui devaient pour certaines être envoyées sous format papier et a donc simplifié l’activité chronophage déclarative.

Pour les déclarations qui ne sont pas encore passées en DSN, les différents organismes ont mis en route, de leur côté, leur révolution digitale et les déclarations se font généralement via un portail en ligne même s’il existe encore de rares organismes qui sont encore un peu en retard sur le sujet.

Savoir s’organiser

Calcul de paie, acomptes, embauches, soldes de tout compte, virement de salaires, DSN, le métier de gestionnaire de paie est rythmé par les différentes échéances qui doivent obligatoirement être respectées.

Savoir bien s’organiser est alors essentiel pour assurer son mois de paie en toute sérénité. Les outils d’aide à l’organisation peuvent alors être un allié indispensable du gestionnaire de paie.

Planifier son activité

Une majorité d’entreprise utilisent Outlook comme service de messagerie. L’outil de planification des tâches est alors essentiel. Les actions à effectuer dans le courant du mois peuvent être planifiées et un rappel est effectué à échéance.

Le traitement de la boite mail qui peut être très chronophage peut également être organisé au sein de l’outil Outlook par l’utilisation de catégorie et d’indicateurs de suivi avec rappel.

D’autres outils de planification de l’activité un peu plus moderne peuvent également être utilisés. On peut citer notamment l’outil de planification Trello qui permet, entre autres, de planifier son activité par catégorie avec la possibilité de créer une planification participative avec plusieurs utilisateurs, ce qui peut être très utile au sein d’un service paie.

A l’échéance des différentes tâches planifiées , un rappel est envoyé à tous les utilisateurs concernés.

Gérer ses priorités

Savoir gérer ses priorités est indispensable pour un gestionnaire de paie. En effet, certaines tâches ou demandes de collaborateurs ont un caractère urgent et d’autres peuvent attendre et être planifiées. Un outil de gestion des priorités peut être utile, il s’agit de la matrice d’Eisenhower.

La matrice d’Eisenhower dans la paie

Quelques illustrations dans le métier de gestionnaire de paie

Tâches importantes et urgentes

• Déclarer un accident du travail : la déclaration d’un accident du travail doit être réalisée dans un délai de 48 heures, il s’agit d’une action importante ayant des incidences mais également urgente.
• Saisie d’une embauche sur le mois de paie : l’embauche doit être saisie dans les meilleures délais et si possible avant le calcul de paie. Cette action doit être réalisée avec la plus grande attention. Par ailleurs, dans certaines entreprises, la saisie de l’embauche dans le logiciel de paie a une incidence sur les autres applications ( badge d’accès, pointage, habilitation informatique, …), d’où l’intérêt de le faire dès l’entrée du collaborateur dans l’entreprise.

Tâches importantes mais non urgentes

• L’information d’un solde de tout compte en fin de mois : cette tâche est très importante et nécessite une attention toute particulière mais ne représente pas une caractère urgent car le salarié n’est pas encore sorti. Il convient donc de planifier cette tâche.
• Répondre à une question d’un collaborateur : les gestionnaires de paie sont parfois très sollicités par les collaborateurs. En période de paie, il est parfois compliqué de gérer son rôle de conseil et le traitement de la paie. Répondre au collaborateur est important mais la paie doit passer en priorité. Il convient alors, sans ignorer le collaborateur, de lui expliquer que nous répondrons à sa demande après la paie.

Tâches non importantes mais urgentes

• Faire une attestation pour un collaborateur : cela ne nécessite pas une grande expertise mais à un caractère urgent pour le collaborateur car il en a surement besoin pour une démarche administrative et ne peut pas attendre la fin de la paie. Dans ce cas, si possible, le gestionnaire de paie peut déléguer cette tâche.
• Faire un duplicata de fiche de paie : comme l’attestation, la fiche de paie est surement très urgente pour le collaborateur qui en fait la demande. Cette tâche peut également être déléguée en cas de besoin.

Tâches non importantes et non urgentes

• Archivage du mois de paie : l’archivage du mois de paie n’a pas de caractère important ou urgent, même s’il est nécessaire de le faire pour ne pas se faire déborder. En général, il y a toujours une période basse post-paie qui peut être dédiée à cette activité.
• Classement de sa boîte mail : de la même manière le classement de la boîte mail peut être faite en période basse.

Par ailleurs, en cas de charges excessives de travail et notamment concernant la liste des tâches importantes et urgentes, il est important de ne pas “se noyer” et savoir demander de l’aide à un collègue, un responsable, …..

Et si l’optimisation des paies passait par l’externalisation ?

Une dernière piste de réflexion lorsque l’on veut optimiser ses paies et ainsi gagner en temps et en productivité est le choix de l’externalisation des paies. Cette réflexion va se faire alors en fonction de différents paramètres :

• L’aspect financier : est ce que l’externalisation des paies coûtera moins cher à long terme à l’entreprise que la réalisation des paies en interne ?
• L’aspect organisationnel : comment l’entreprise va pouvoir s’organiser dans le cadre d’une externalisation de la paie ?
• L’aspect stratégique : l’entreprise souhaite-t-elle conserver en interne la compétence paie ?