Comment choisir son logiciel de paie ?

Avec la multitude de solutions présentes sur le marché de la paie française, il est difficile de s’y retrouver et de faire le bon choix. Pour ce faire, l’employeur doit se poser les bonnes questions.

Quelles sont les fonctionnalités proposées ? Conviennent-elles à mon organisation ? Quel est mon budget dédié au système d’information de la paie ?

Nous vous proposons dans cet article de vous donner toutes les clés pour choisir votre logiciel de paie.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de paie ?

Au-delà de la production de la paie au sens strict, un logiciel de paie peut offrir un panel de fonctionnalités facilitant la gestion de la paie et des ressources humaines au quotidien.

La production de la paie.

Qualité du paramétrage.

La mission première d’un logiciel de paie est d’être en capacité de calculer avec exactitude les rubriques de paie afin d’apporter à l’utilisateur une paie de qualité. Ainsi, il convient de bien s’assurer de la qualité de paramétrage de la solution choisie tant au niveau des éléments de paie que des cotisations sociales. En effet, des erreurs de paie peuvent avoir des répercussions importantes sur l’entreprise (redressement Urssaf, indemnités prud’homales, mauvais climat social dans l’entreprise, …).

Automatisation de la solution paie.

À l’ère de la digitalisation et de l’intelligence artificielle, les éditeurs de logiciel de paie proposent des solutions de plus en plus automatisées afin d’apporter aux gestionnaires de paie un confort d’utilisation et une meilleure productivité. Ainsi, l’utilisateur doit pouvoir produire une paie de qualité avec un minimum de manipulation.

Certaines solutions de paie prennent en charge un pré-paramétrage de nombreuses conventions collectives. Ainsi, certains éléments inhérents à la convention collective sont également automatisés et notamment :

• Le respect des minimas conventionnels.
• La prime d’ancienneté.
• Les congés conventionnels .
• Le maintien de salaire en cas d’arrêt de travail.

Prise en compte des particularités.

La solution de paie doit être en capacité de gérer de manière automatique certaines situations particulières, qui n’ont plus rien d’exceptionnelles à l’heure où il est demandé aux services paie une plus grande flexibilité et notamment :

• Les rappels de salaire et l’incidence en DSN.
• La gestion de la rétroactivité et notamment au niveau des entrées et des sorties.
• La gestion multi-contrats sur le même mois (exemple : un contrat d’apprentissage transformé en CDI sur le même mois).

Des prestations de conseil et d’accompagnement.

Certains éditeurs de logiciel de paie proposent des solutions de paie semi-externalisées. L’utilisateur est en charge de la saisie des éléments variables de paie et l’éditeur est en charge du contrôle de paie et des déclarations sociales.

L’éditeur peut également proposer une offre de conseil en droit social. Cette prestation de conseil à l’utilisateur est soit illimité, soit plafonné à un nombre déterminé de demandes, en fonction de la formule choisie.

Les déclarations sociales.

Le logiciel de paie doit être en capacité de télétransmettre automatiquement la Déclaration Sociale Nominative (DSN) à partir des données de la paie. De nombreuses déclarations sociales mensuelles ont été intégrées dans la DSN et notamment :

• Les cotisations recouvrées par l’Urssaf (cotisations de Sécurité Sociale, Pole Emploi, …).
• Les cotisations de retraite complémentaire.
• Les cotisations de prévoyance et mutuelle.
• La déclaration aux caisses de congés payés.
• Le prélèvement à la source.

D’autres déclarations annuelles ont également été intégrées progressivement dans la DSN comme la DOETH par exemple.

Une gestion de la paie décentralisée.

Certaines solutions de paie proposent un accès personnel et sécurisé au collaborateur et/ou au manager afin qu’il puisse saisir certains éléments de paie à la place du gestionnaire de paie comme les congés payés ou la saisie de l’activité par exemple. Ainsi, une partie de la saisie de la paie est décentralisée au niveau du collaborateur.

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L’aide à la gestion de la paie et à l’administration du personnel.

Au-delà de la production de la paie et des déclarations sociales, les logiciels de paie peuvent offrir des fonctionnalités supplémentaires d’aide à la gestion de la paie et de l’administration du personnel. On peut citer notamment :

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• Télédéclaration de la DPAE.
• La tenue du registre unique du personnel.
• Des modèles de courrier et de contrat.
• Des contrôles de paie avancés.

Des modules en Ressources Humaines intégrés : le SIRH !

D’autres modules en ressources humaines comme un module de gestion des recrutements ou de la formation professionnelle peuvent être associés au logiciel de paie. Il s’agit d’un SIRH, il permet de gérer les différents domaines des Ressources Humaine en une seule solution, les différents modules pouvant interagir les uns avec les autres.

Le mode de fonctionnement des logiciels de paie.

À l’heure de la digitalisation des services Ressources Humaines qui s’est accélérée en raison de la crise sanitaire et de la démocratisation du télétravail, la plupart des éditeurs de logiciels de paie proposent un fonctionnement en mode SaaS au lieu du traditionnel logiciel installé en monoposte.

Le logiciel en monoposte.

Le logiciel de paie est installé sur le poste de travail de chaque utilisateur. Le paramétrage des rubriques de paie est réalisé soit par l’utilisateur soit sous forme de mise à jour à télécharger. Ce mode de fonctionnement est de plus en plus abandonné par les éditeurs de logiciel de paie au profit du mode Saas, plus en adéquation avec l’évolution du métier.

La solution SaaS.

Les solutions de paie en mode SaaS fonctionnent entièrement en ligne, il n’y a donc pas lieu d’installer le logiciel sur le poste de travail. Le mode SaaS permet à l’utilisateur de travailler de n’importe quel poste de travail à condition d’avoir un accès internet, y compris à domicile en cas de télétravail ou chez un client en cas de déplacement professionnel. Ainsi, ce mode de fonctionnement répond aux nouveaux modes d’organisation des services paie et notamment depuis la démocratisation du télétravail.

Par ailleurs, les paramétrages légaux et conventionnels sont directement pris en charge par l’éditeur sans la nécessité d’une manipulation de l’utilisateur.

Les questions à se poser pour faire le bon choix.

Pour choisir le logiciel de paie adapté à son organisation, l’employeur doit se poser les bonnes questions.

Quelles sont les fonctionnalités dont j’ai besoin ?

La première question à se poser porte sur les fonctionnalités du logiciel de paie. Ai-je besoin d’une solution pour uniquement produire la paie et les déclarations sociales ou ai-je besoin d’autres fonctionnalités comme l’aide à la gestion du personnel par exemple.

À noter que certaines solutions proposent des fonctionnalités supplémentaires dans la formule de base, d’autres en option. C’est un facteur à prendre en considération dans le choix de la solution.

Nous vous conseillons de réaliser en amont le process idéal que vous souhaiteriez ainsi que le cahier des charges de votre plan de paie afin de croiser ses besoins avec les offres des différentes solutions de paie.

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Ai-je la compétence en interne ou ai-je besoin d’accompagnement ?

Certaines solutions permettent de réaliser les paies ainsi que le paramétrage inhérent aux spécificités individuelles de l’entreprise en toute autonomie tandis que d’autres offrent un service d’accompagnement allant jusqu’à la co-production des paies.

Ainsi, il convient de se demander si l’entreprise dispose des compétences nécessaires en interne pour la production des paies en toute autonomie ou si, au contraire, l’utilisateur a besoin d’être accompagné par un expert en paie et droit social.

Quel est le budget alloué au système de paie ?

Le prix d’un système de paie peut varier du simple au double en fonction des fonctionnalités proposées et du degré d’accompagnement. Il existe plusieurs modes de facturation :

• Une facturation au bulletin de salaire produit.
• Sous forme d’abonnement en fonction d’une tranche d’effectif.
• Une licence à régler en “one shot” (pour les logiciels à installer en monoposte).

Il est généralement facturé en sus un abonnement fixe correspondant à la maintenance de la solution ainsi que l’accès au portail déclaratif pour la DSN.

Vous pouvez retrouver quelques exemples de logiciels dans notre article : Les meilleurs logiciels de paie pour les TPE/PME.